Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

W kwietniu miałam okazję napisać o tym na prośbę dziennikarza z Bostonu. Link do jego artykułu w języku angielskim znajdziecie tutaj: 6 Reasons Employees are Avoiding the Use of Your Intranet. A że przygotowałam dla niego dużo materiału, postanowiłam napisać o tym także po polsku.

Dlaczego pracownicy nie chcą korzystać z intranetu?

1. Narzędzie nie jest przyjazne użytkownikom
Jednym z głównym powodów, dla których pracownicy nie chcą korzystać z firmowego intranetu, jest jego niewłaściwe zaprojektowanie. Nie jest ono przyjazne użytkownikom, jest nieintuicyjne czy źle zorganizowane. Wyszukiwarka nie działa właściwie, nawigacja jest skomplikowana, znalezienie pożądanych informacji jest trudne i czasochłonne. To wszystko nie zachęca do korzystania. Zamiast wspierać pracowników w sprawnym wykonywaniu zadań, korzystanie z intranetu sprawia, że codzienna praca jest jeszcze bardziej skomplikowana.

Dobry intranet powinien być uszyty na miarę danej firmy. Dobór jego funkcjonalności powinna poprzedzać analiza potrzeb pracowników i firmy.  Nie odwrotnie! Najpierw analiza, potem szukanie intranetu, który spełni nasze oczekiwania.
Jest jeszcze jedna zła wiadomość – nawet raz dobrze skonstruowany intranet, nie będzie służył organizacji na zawsze. Powinien rozwijać się tak, jak rozwija się firma i ludzie, którzy ją tworzą. Pamiętajmy również, że wdrożenie intranetu to jednorazowe działanie, ale za tym powinno iść przemyślane utrzymanie i rozwój. Jeśli skupimy się tylko na wdrożeniu, szybko możemy polec. Warto więc zaplanować, jak będziemy utrzymywać zainteresowanie nim. A możemy to robić poprzez promocję, edukację czy rozwój funkcjonalności.   

2. Nieprzemyślane funkcjonalności
Niestety zdarza się, że firmy przeszukują dostępne na rynku rozwiązania, a następnie wybierają według nich najlepsze. Ale co to znaczy najlepsze? Najlepsze to takie narzędzie, które spełnia oczekiwania pracowników. Dlatego w pierwszej kolejności powinniśmy zapytać ich o te oczekiwania, stworzyć na postawie tych rozmów listę funkcjonalności, które powinien mieć intranet, a dopiero potem szukać rozwiązania, które spełni te potrzeby. Decydując się na nowy intranet, powinniśmy mieć przed sobą perspektywę pracowników, a nie naszą, zespołu IT czy komunikacji wewnętrznej, zarządu czy dostawcy intranetu.

Warto przyglądać się trendom, ale wykorzystujmy je jako inspiracje – koniecznie weryfikujmy czy nasza grupa docelowa rzeczywiście chce z nich korzystać i czy ich potrzebuje.
Najlepsze intranety to te, które odpowiadają na potrzeby użytkowników, zostały zaprojektowane wraz z nimi i wraz z nimi rozwijają się, by wspierać ich w pracy. Raz wdrożone rozwiązania wymagają regularnej analizy i odpowiedzi na pytanie, czy nadal właściwie wpierają swoich użytkowników.    

3. Śmietnik informacyjny
Kolejny ważny powód zniechęcający pracowników do korzystania z intranetu to niewłaściwa zawartość intranetu. Jeśli pracownicy nie znajdują tam informacji, które pomagają im rozwiązywać zadań i realizować stawiane przez przełożonych cele, to nie dziwmy się, że nie chcą zaglądać do intranetu.
Intranet to narzędzie, które ma ułatwiać współpracę i komunikację w firmie pomiędzy pracownikami. Powinien więc być narzędziem pracy, gdzie pracownicy zrealizują zadania lub które podpowie im, jak to zadanie wykonać. To za jego pośrednictwem powinni łączyć się łatwo z innymi pracownikami. Jeśli szybciej i łatwiej jest im zadzwonić do innego działu i uzyskać informację, intranet będzie nieużywany. Zawartość intranetu musi być użyteczna i pożądana przez pracowników. Właściwy content to taki, która dobrany został do potrzeb użytkowników.

4. Brak edukacji i promocji
Barierą w korzystaniu z intranetu, jak i każdego innego firmowego narzędzia, może być również brak wiedzy na temat tego, jak działa, czemu służy i jak może wspierać pracę użytkowników. Edukacja na temat możliwości narzędzia, jego zawartości i funkcjonalności jest niezbędna. Także promocja tych rozwiązań.
Wewnętrzne narzędzia komunikacji są jak produkty, które wymagają reklamy i zachęty, by z nich skorzystać. Pisałam o ty w artykule Narzędzia komunikacji to produkty do sprzedania pracownikom.

Jeśli pracownik nie wie, jakie możliwości ma dane rozwiązanie, co znajdzie w środku i jak to narzędzie może usprawnić jego pracę, może omijać taki intranet, szukając pomocy w innym miejscu. Obawa przed kontaktem z nowymi technologiami, lęk przed tym, że inni mogą zobaczyć nasz brak umiejętności, mogą prowadzić do rezygnacji z próby skorzystania z nowego rozwiązania. Pracownik może uznać, że lepiej nie wystawiać się na krytykę i nieprzyjemne uczucia.
Wdrożenie intranetu to wykonanie 1/3 pracy. Pozostałe dwie równie ważne części do wykonania to edukacja i promocja. Webinary, spotkania, platforma e-learingowa, tutoriale czy nawet drukowane materiały mogą być pomocne.

5. Chaos informacyjny
Przyczyną, dla której pracownicy nie chcą korzystać z intranetu, może być także chaos komunikacyjny, który panuje w firmie. Jeśli jest wdrożonych wiele narzędzi, nie są one uporządkowane, za pomocą każdego przekazywane są różne informacje, bez określenia, kto, kiedy i jaki rodzaj treści, gdzie komunikuje, to także może zniechęcać do korzystania z firmowych rozwiązań dedykowanych komunikacji.

Pracowników powinniśmy uczyć, gdzie i jaki rodzaj informacji znajdą. Narzędzia komunikacji wewnętrznej powinny być jak centrum handlowe. Jako klient wiem, co znajdę, w którym sklepie, a jak już wejdę do tego sklepu, to wiem, jakich produktów mogę się tu spodziewać, a czego na pewno w tym sklepie nie mogę kupić.
Ale aby móc rozpocząć taką edukację, najpierw trzeba posprzątać firmowe narzędzia – przypisać im cele i określić zawartość. Jak to zrobić? Sprawdźcie moje porady w artykule Jak uporządkować komunikację wewnętrzną w firmie. Cieszył się bardzo dużą popularnością. 

Zdaję sobie sprawę z tego, że powodów, dla których pracownicy nie chcą korzystać z firmowego intranetu, jest więcej i że nie wyczerpałam tematu. Mam jednak nadzieję, że powyżej znajdziecie kilka podpowiedzi i być może inspiracji do zmiany Waszych intranetów. A jeśli potrzebujecie wsparcia w diagnozie Waszych narzędzi (nie tylko intranetów) czy w zaplanowaniu ich rozwoju, dajcie znać. Moja firma zajmuje się takim doradztwem.

A Wy co byście dodali do tych 5 punktów? Jak poradziliście sobie z niechęcią pracowników do korzystania z intranetu? Dajcie znać w komentarzu poniżej lub na Facebooku bloga.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga,
• newsletter – raz w tygodniu nowy wpis z bloga w Waszych skrzynkach e-mailowych (zapisy – prawa kolumna bloga, sekcja newsletter),
• szkolenia z komunikacji wewnętrznej – terminy najbliższych szkoleń otwartych, ofertę szkoleń zamkniętych i sesji indywidualnych.

Foto główne: gratisography.com