Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Ambasador to rzecznik projektu, osoba, która będzie poszerzać grono odbiorców naszego projektu, dobrze mówić o naszych założeniach, działaniach i planach. To osoba, która zbuduje dobry klimat dla naszych działań i wesprze nas w ich realizacji. To ktoś, kto jest wtajemniczony w dany projekt, nie tylko wie, o co w nim chodzi, ale przede wszystkim to „czuje” i wierzy w celowość realizowanych działań. Bez tego trudno będzie wykrzesać z niego zaangażowanie i wiarygodność w przekazie, który chcemy, aby roznosił. Naturalnymi ambasadorami projektu są osoby wchodzące w skład grupy projektowej.

Czy ambasador powinien być częścią operacyjnego zespołu projektowego i być na co dzień zaangażowany w jego działania? Z pewnością przyniosłoby to lepsze rezultaty, ponieważ będzie dobrze poinformowany i bardziej zaangażowany. Ale można sobie wyobrazić sytuację, gdy ambasadorem projektu zostaje członek zarządu firmy, który ze względu na ograniczone możliwości czasowe jest tylko briefowany przez zespół projektowy nt. jego głównych założeń. Albo gdy ambasador nie bierze udziału w spotkaniach operacyjnych a jedynie tych kluczowych. 

Szukając ambasadora, warto zwrócić uwagę, aby była to osoba chętna do działania, bywająca w wielu miejscach firmy, zorientowana dobrze w codziennym życiu organizacji, o dobrej opinii wśród pracowników, kreatywna, umiejąca budować relacje z ludźmi i mająca autorytet.

Zadania dla ambasadora:

• promocja założeń projektu,
• informowanie o założeniach projektu,
• budowanie pożądanego wizerunku wokół projektu i jego celów,
• zbieranie w terenie opinii o działaniach projektowych (także tych negatywnych, mogących prowadzić do sytuacji kryzysowej),
• realizacja poszczególnych działań projektowych.

Ambasadorem może zostać zarówno szeregowy pracownik, jak i osoba z wyższej kadry kierowniczej. W tym drugim przypadku można z pewnością wykorzystać jej autorytet i siłę przebicia. To osoba, która może dotrzeć do tych grup, na których nam zależy, a do których z dotarciem z przekazem może mieć problem szeregowy pracownik. Również zadania w takim przypadku będą inne dla ambasadora z top managementu. Mając pozyskaną taką osobę do wsparcia naszych działań, możemy wykorzystać ją np. do zostania twarzą akcji, głównym głosem naszych działań podczas ważnych firmowych spotkań (nie tylko tych dotyczących stricte projektu) czy w trakcie kampanii promocyjnej, aby wypowiedziała się w naszych kanałach komunikacji wewnętrznej.

Jak znaleźć ambasadorów?

Na początku warto odpowiedzieć sobie na następujące pytania:

• komu oprócz zespołu projektowego może zależeć na realizacji przedsięwzięcia (projektu), nad których pracujemy,
• kto ma autorytet wśród grup docelowych, do których chcemy dotrzeć, realizując dany projekt,
• kto dobrze zna osoby z tych grup docelowych, często z nimi współpracuje, spotyka się z nimi poza pracą,
• kto interesuje się zagadnieniami, które porusza nasz projekt (być może mamy współpracownika, który ze swoimi codziennymi zadaniami nie pasuje do naszego zespołu projektowego, ale wiemy, że taka tematyka interesuje go, także np. prywatnie),
• kogo szczególnie zainteresują wyniki naszych projektowych działań,
• kto ma już doświadczenie w realizacji takiego lub podobnego projektu wyniesione np. z innej organizacji.

Przydatna będzie również struktura organizacyjna firmy - przejrzenie jej i zebranie grupy potencjalnych nazwisk kandydatów. Następnie warto rozeznać się wśród pracowników, odpowiadając sobie na powyższe pytania, ogłosić poszukiwania w kanałach komunikacji wewnętrznej (w atrakcyjny sposób – może ogłoszenie rekrutacyjne, reklama w magazynie firmowym, baner w intranecie), rozmawiać z pracownikami i pytać o polecenie poszukiwanych kandydatów. Warto również porozmawiać z kierownikami, managerami, dyrektorami itd., którzy powinni znać swój zespół i zapytać, kogo by polecili.

Macie jeszcze jakiś pomysł, jak zebrać ambasadorów? Dopisujcie śmiało poniżej.

A już w kolejnym wpisie opowiem o tym, jak zorganizować współpracę z ambasadorami projektu.

A teraz zapraszam na Facebooka bloga.

Fot. MB/Indie, Mumbai