Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Budować zdalnie się nie da, ale na szczęście komunikować można. Także z pracownikami na budowach. Firmy Budimex nie muszę Wam przedstawiać. Ten gigant budowniczy zatrudnia 7,5 tys. pracowników w ok. 200 lokalizacjach. Zespołem Komunikacji kieruje Kinga Romanowska, którą poprosiłam, aby zdradziła nam szczegóły ich akcji aktywizującej pracowników w czasie pandemii. W Budimeksie postanowili bowiem nie poddawać się przeciwnościom za oknem, tylko wzmocnić odporność pracowników, aby móc dalej działać. W ramach kilkumiesięcznego wyzwania zrealizowano wiele akcji dla pracowników.

To zanim zaproszę Was na wywiad z Kingą, zdradzę jeszcze, jakie narzędzia komunikacji wewnętrznej stosuje Budimex. Są to: intranet, TEAMS, chat bot, newsletter, maillingi, wygaszacze ekranu, sms-y, pop-upy.

 
Kinga Romanowska, Kierownik Działu Komunikacji w Budimex SA (Linkedin)

W organizację Summer Challenge, o którym możecie poczytać poniżej, zaangażowane były także Martyna, Kamila i Iwona.

Summer Challenge Team Budimex w składzie: Martyna Pawul, Specjalista ds. budowania wizerunku pracodawcy (Linkedin), Kamila Urbaniak, Specjalista ds. komunikacji wewnętrznej (Linkedin) oraz Iwona Gierczak, Specjalista ds. szkoleń i rozwoju (Linkedin)

Maja: Zanim przejdziemy do wywrotki komunikacyjnej, jaką spowodowała w firmach pandemia, opowiedz nam proszę, jak wyglądała u Was komunikacja z pracownikami biurowymi i tymi na budowach przed pandemią.

Kinga: Kluczowym narzędziem komunikacji w naszej firmie jest intranet. Mam o tyle komfortową sytuację, że o ile w wielu firmach szefowie od komunikacji skarżą się na to, że pracownicy nie śledzą treści publikowanych w firmowym intranecie, u nas jest na odwrót. Pracownicy są zainteresowani tym, co dzieje się w firmie, komentują posty, które publikujemy – ważne jest to, co było zakomunikowane w firmowym intranecie. Ale oczywiście staramy się też docierać do nich innymi kanałami, jak: maillingi, comiesięczny newsletter, webinary na TEAMS. W komunikacji z pracownikami na budowach, w szczególności dotyczy to pracowników fizycznych – kluczowe są spotkania z przełożonymi – to oni są przekazicielami informacji firmowych. Sprawdzają się też smsy i tradycyjne formy, jak plakaty, ulotki, gadżety.

Maja: A jaka była Twoja pierwsza reakcja, gdy pojawiła się pandemia?

Kinga: Szczerze mówiąc, szykowałam się na najgorsze. W Polsce brakowało maseczek, płynów dezynfekujących. W przypadku naszego biznesu bardzo trudna była decyzja o wdrożeniu pracy zdalnej – po prostu budować zdalnie się nie da. Musieliśmy zrobić wszystko, by tak zorganizować pracę, aby budowy nie zostały zamknięte. Trzeba było działać naprawdę szybko i na bieżąco reagować na potrzeby pracowników. W parę dni postawiliśmy stronę poświęconą koronawirusowi, gdzie pracownicy mogli znaleźć najważniejsze informacje.

Bardzo ważna też była rola liderów – ich stała obecność i tłumaczenie sytuacji, w jakiej się znaleźliśmy – w tym celu organizowaliśmy z pracownikami webinary na TEAMS, wysyłaliśmy co tydzień komunikaty. Pracownicy mogli też dzwonić na linię HRServiceDesk, aby zgłosić swoje potrzeby.

W sytuacjach kryzysowych niesamowite jest to, jak ludzie potrafią się jednoczyć i brać sprawy w swoje ręce. Zdecydowaliśmy się publikować tzw. Dobre Praktyki z budów i dzielić się nimi z innymi. Na przykład jeden z naszych pracowników z laboratorium centralnego opracował na podstawie przepisu WHO płyn do dezynfekcji, kolega ze służb BHP sam szył maseczki, nasi pracownicy pomagali w dostosowaniu szpitala MSWiA w Warszawie do tego, by mógł on pełnić funkcję szpitala zakaźnego, mój szef – dyrektor pionu zarządzania zasobami ludzkimi wziął udział w akcji hot16challenge, aby w ten sposób wesprzeć szpitale, ja bym się nie odważyła - takie historie dawały nam siłę i nadzieję, że damy radę.

 Cezary Mączka, członek zarządu Budimex SA wziął udział w #hot16challenge. To ogólnopolskie wyzwanie muzyczne, które odbyło się w kwietniu 2020 r. Każdy artysta w ciągu 72 godzin od otrzymania nominacji musiał nagrać 16-wersową zwrotkę pod dowolny beat i nominować kolejnych wykonawców. W ramach akcji zebrano ponad 3.6 mln zł na fundację Siepomaga. Wideo jest też tutaj.

Ale też włączaliśmy się w akcje na rzecz pomocy służbie zdrowia, domom pomocy społecznej czy domom dziecka w ramach inicjatywy „Jesteśmy razem – POMAGAMY”. W sumie przekazaliśmy na ten cel prawie 3 mln zł.

Maja: Ja też bym się nie odważyła rapować publicznie jak Twój szef. A wyszło mu to super! Opowiadałaś mi niedawno podczas szkolenia, że postanowiliście przekuć tę kryzysową sytuację w pozytywne działania. Wdrożyliście kampanię budującą odporność. Co dokładnie zrobiliście?

Kinga: W czasie lockdown pracownicy przyzwyczaili się do korzystania z aplikacji TEAMS. Spotkania, szkolenia, webinary – mogły być realizowane dzięki tej aplikacji. W naszej organizacji, która jest mocno rozproszona, realizacja projektów z zakresu wellbeing zawsze wiązała się z ogromnymi kosztami, dotarcie do wszystkich pracowników było praktycznie niemożliwe. Ale kiedy nastała era TEAMS, sytuacja się zmieniła i postanowiliśmy to wykorzystać. Wtedy narodził się pomysł programu, który nazwaliśmy „Summer Challenge”. Nasz cel to zachęcić pracowników po lockdown do aktywności fizycznej, wzmocnienia odporności, zadbania o zdrowe odżywianie. Ale to nie wszystko, w ramach programu mogli oni też skorzystać z warsztatów radzenia sobie ze stresem, oddychania, czy uważności. Niestety żałuję, że nie ja wpadłam na ten pomysł, zrodził się on w głowie mojej szefowej – Aldony Orłowski. Ale cieszę się, że mogłam być częścią zespołu, który go zrealizował.

 Summer Challenge w Budimeksie trwał od czerwca do września i miał na celu zachęcić pracowników po lockdownie do aktywności fizycznej, wzmocnienia odporności i zadbania o zdrowe odżywianie

Maja: A jak dokładnie wyglądała ta kampania?

Kinga: Kampanię zaplanowaliśmy w okresie od czerwca do września (ramy czasowe wyznaczyło nam kalendarzowe lato). Naszą komunikację podzieliliśmy na trzy obszary: Dla Ciała, Dla Ducha i Dla Umysłu. W ramach tych grup zaplanowaliśmy różne aktywności: treningi online, konkursy: na fit przepis (z którego powstała książka kucharska), wyzwanie w aplikacji endomondo – zrobić tyle kilometrów: pieszo, na rowerze, w biegu, aby okrążyć Ziemię – pracownikom to się udało, a w zamian przekazaliśmy 10 tys. zł na cel charytatywny (wsparliśmy osobę niepełnosprawną ruchowo), czy warsztaty z cyklu „4o” - odreagowanie, oparcie w sobie, oddychanie, obecność.

 
Wśród aktywności dla pracowników Budimeksu było też wyzwanie w aplikacji endomondo. Celem (zrealizowanym!) było zrobienie tylu kilometrów (pieszo, na rowerze lub biegając), aby okrążyć Ziemię

Zbudowaliśmy landing page akcji, co tydzień pracownicy otrzymywali porcję wiedzy na temat zdrowego stylu życia, nowe treningi oraz zaproszenia na webinary. Za opracowanie całej identyfikacji graficznej kampanii oraz koordynację projektu odpowiadała Kamila Urbaniak z mojego zespołu – niezwykle zdolna i pomysłowa. Wspierały ją koleżanki z innych działów – Maryna Pawul z Rekrutacji i EB, która wymyśliła wyzwanie w endomondo oraz Iwona Gierczak z Działu Szkoleń i Rozwoju, która zadbała o realizację warsztatów „4o”. Tworzenie tego projektu w tak silnym zespole było naprawdę prawdziwą frajdą.

Efektem konkursu na fit przepis było wydanie książki kucharskiej z 72. przepisami zaproponowanymi przez pracowników

Maja: I jak zareagowali Wasi pracownicy?

Kinga: Liczby mówią same za siebie:
•    13 000 odsłon „zdrowych” postów
•    3 000 odbytych treningów online
•    400 uczestników webinarów
•    72 autorskie przepisy kulinarne
•    26 uczestników Warsaw Business Run
•    144 uczestników wyzwania
•    ponad 49 000 przebytych kilometrów
•    2 miliony SPALONYCH KALORII!

26 pracowników Budimeksu wzięło też udział w Warsaw Business Run

Maja: To duże zaangażowanie. To na koniec powiedź nam jeszcze proszę, jakie 3 lekcje wyciągasz dla siebie z komunikacji w czasie pandemii. Czego nauczył Cię ten czas?

Kinga: Liczy się szybkość reakcji, jeśli jesteśmy w stanie praktycznie od razu odpowiedzieć na potrzeby pracowników, dotrzeć do nich z odpowiednim przekazem – wygrywamy. Ważne, by komunikacja w takich sytuacjach miała swój rytm, stała się pewnym rytuałem, wtedy pracownicy czują się bezpiecznie, wiedzą, czego mogą się spodziewać.

Przekonałam się również, jak ważna jest rola liderów. Pandemia pokazała mi też, że ludzie potrafią wziąć sprawy w swoje ręce, zrobić naprawdę niesamowite rzeczy, aby pomóc innym, ale też działać na rzecz firmy. Takich przykładów w Budimeksie było bardzo dużo i je na pewno zapamiętam na długo.

Maja: Super! Dziękuję Kinga za Twój czas i pokazanie nam Waszej akcji.  

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
• szkolenia otwarte z komunikacji wewnętrznej (także online)
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Zdjęcia i grafiki: Budimex