Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Budowanie strategii komunikacji wewnętrznej – cz. 1 - DIAGNOZA

Tworzenie strategii komunikacji wewnętrznej w organizacji to żmudny proces wymagający sporego rozeznania w funkcjonowaniu firmy i zależnościach w niej występujących.

Pierwszym etapem rozpoczynającym prace nad pisaniem strategii komunikacji wewnętrznej powinno być zdiagnozowanie stanu obecnego, w jakim organizacja znajduje się nie tylko w kontekście komunikacji wewnętrznej. Ten etap jest trudny, bo czasochłonny i długi, ale przeprowadzony rzetelnie, okaże się bardzo pomocny (a szczególnie wnioski, do jakich dojdziemy po tym etapie) do stworzenia najbardziej pożądanej części strategii, czyli planu działania.

Są firmy, które prace nad stworzeniem strategii, rozpoczynają od razu od spisania planu działania, czyli np. listy narzędzi komunikacji wewnętrznej potrzebnych do wdrożenia w firmie. Ale skąd wiedzą, że akurat intranet sprawdzi się w ich firmie i pracownicy faktycznie na niego czekają i będą z niego chętnie korzystać? To jak leczenie bez badania. Nawet najbardziej leniwy lekarz zadaje jednak swojemu pacjentowi kilka pytań, jak się obecnie czuje, zanim spisze mu na kartce czy recepcie strategię leczenia.

Wspomniałam wcześniej, że powinniśmy zdiagnozować stan obecny firmy, nie tylko w kontekście komunikacji wewn. Pamiętajmy, że żaden obszar działania każdej organizacji nie funkcjonuje w oderwaniu od innych. Dlatego przystępując do zdiagnozowania stanu komunikacji wewnętrznej w firmie, pomocna będzie analiza innych obszarów funkcjonowania organizacji takich jak np. strategia PR czy HR czy ogólna strategia biznesowa firmy.

Co więc zrobić, aby zdiagnozować stan obecny komunikacji wewnętrznej w organizacji:
(poniżej stan idealny)

  1. przeprowadzić audyt komunikacji wewnętrznej (wraz z analizą desk research dostępnych narzędzi oraz z badaniami ilościowymi i jakościowymi),
  2. przeanalizować strategię biznesową firmy,
  3. przeanalizować strategie PR, HR i employer brandingową, jeśli takowe zostały spisane (jeśli nie, wskazane jest odbycie długich rozmów z przedstawicielami zespołów odpowiedzialnych za PR, EB czy HR),
  4. przeanalizować wyniki badania zaangażowania pracowników,
  5. przeanalizować wyniki badania kultury organizacyjnej firmy,
  6. zrobić analizę obecnych trendów w obszarze komunikacji wewnętrznej,
  7. zrobić benchmark – czyli sprawdzić i spisać, jak inni to robią, co się sprawdziło w organizacjach podobnych do naszej.

Warto także poświęcić czas na wykonanie analizy SWOT i opisanie grup interesów (grup docelowych i stworzenie tzn. person). Pamiętajmy, aby grupy te podzielić na zbieżne (nasi sojusznicy), obojętne (tych których warto pozyskać) i konfrontacyjne (tu skupiamy się na  neutralizacji).

Jeśli macie pomysł, co jeszcze warto dopisać do tej listy, czekam na Wasze komentarze pod wpisem. Chętnie dodam, aby stworzyć kompletną listę, która ułatwi nam prace nad kolejnymi strategiami.

Przeprowadzenie audytu i analiza tak wielu dokumentów to długi proces, ale tylko on pozwoli na odkrycie tego, jak obecnie wygląda komunikacja wewnętrzna w firmie, które narzędzia sprawdzają się, jakie instrumenty należy wprowadzić, by udrożnić odkryte zatory komunikacyjne itp.

I jeszcze jedno – nie ma firmy, w której nie istnieje komunikacja wewnętrzna. Nawet w najmniejszych zespołach istnieje formalny lub nieformalny przepływ informacji, dlatego nawet w małych firmach warto poświęcić czas na zatrzymanie się na chwilę i przyjrzenie się temu, co już jest, by wyciągnąć właściwe wnioski i stworzyć strategię komunikacji wewnętrznej. Taką, która faktycznie będzie służyć organizacji i wspierać rozwój komunikacji w firmie i rozwój Waszej firmy, a nie będzie tylko ładnie wyglądającym dokumentem, z którego nic wartościowego nie wyniknie ani dla firmy ani ludzi ją tworzących. 

Wskazówki dotyczące tworzenia pozostałych części strategii komunikacji wewnętrznej, czyli etapu planowania, realizacji i ewaluacji znajdziecie tutaj.

Fot. MB/Indie/Himalaje