Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Co wybierasz? Skuteczne czy nowoczesne narzędzia komunikacji wewnętrznej?

Czasami obserwuję, jak firmy rzucają się na kolejne nowoczesne rozwiązania w obszarze narzędzi komunikacji wewnętrznej i ponoszą porażki. Szkoda, że takich zrywów i chęci działania nie ma w zakresie przekazu. Pozytywne efekty dla firmy i odbiorców komunikacji, czyli naszych pracowników, byłyby lepsze. Wróćmy jednak do narzędzi.

PORTALE SPOŁECZNOŚCIOWE
Na przestrzeni ostatnich lat widziałam nieraz, jak firmy bez większego zastanowienia wdrażały np. wewnętrzne portale społecznościowe. Jak tłumaczyły się? Bo przecież Facebook, LinkedIn i Instagram są takie modne, wszyscy tam siedzą, więc w firmie też powinniśmy to mieć. Albo – jak usłyszałam w zeszłym tygodniu – zespół IT uznał, że skoro mamy to w pakiecie Microsoft, to dajmy pracownikom – niech korzystają. A to tak łatwo nie działa.

Słyszałam potem na szkoleniach opowieści, jak te wewnętrzne media potem leżały przykryte kurzem, bo nikt z zespołu komunikacji nie miał czasu się nimi porządnie zająć w gąszczu innych zadań, a pracownicy sami z siebie nie pędzili do nich, aby dzielić się tam ochoczo swoją wiedzą i doświadczeniem.

Wewnętrzne portale społecznościowe możemy nadal w Polsce klasyfikować jako nowoczesne. I one mogą sprawdzić się bardzo dobrze w komunikacji wewnętrznej, pod warunkiem, że wiemy, jak je wdrożyć i jak dbać o ich utrzymanie, czyli podtrzymywanie zainteresowania wśród naszych odbiorców. Samo rzucenie się na nie, bo są nowoczesne i modne, to za mało. Same się nie rozkręcą w firmie. Wiem, szkoda.

Sukcesu zewnętrznego Facebooka nie da się niestety tak łatwo powtórzyć wewnątrz firmy tylko dlatego, że mamy to samo narzędzie dedykowane dla naszych pracowników. Grupa docelowa i cel działań za pośrednictwem takiego narzędzia są inne wewnątrz firmy. Publikowanie kotków, memów i zdjęć z wakacji dla przyjaciół na zewnętrznym, prywatnym Facebooku, a firmowych newsów i komentowanie ich pod okiem szefa czy nawet prezesa na wewnętrznym portalu społecznościowym, to inna bajka.

Narzędzie, które jest więc nowoczesne i śmiga w komunikacji zewnętrznej od lat, nie zawsze sprawdzi się jako skuteczne wewnątrz firmy. Co nie znaczy, że takie portale są złe. Wręcz przeciwnie. One mogą sprawdzić się dobrze, jeśli spełnimy kilka warunków.

INFOKIOSKI
Innym przykładem są infokioski. Moi ulubieńcy! Często spotykam je w przestrzeni zewnętrznej. Idziemy od McDonalds’a i mamy ekran, gdzie możemy złożyć zamówienie, zapłacić i odebrać bilecik z naszym zamówieniem. Idziemy do centrum handlowego i mamy dotykowy ekran, gdzie sprawdzimy, jak szybko dojść do naszego ulubionego sklepu. Idziemy na dworzec PKP i mamy ekran, gdzie możemy przewijać rozkład jazdy kolejnych pociągów, by znaleźć ten nasz. Idziemy do sklepu i mamy kasy samoobsługowe.

Takie elektroniczne kioski są w wielu miejscach i pozwalają nam załatwić daną sprawę.

I tu jest magiczna odpowiedź, dlaczego z nich korzystamy. Bo pozwalają nam załatwić daną sprawę, rozwiązać jakiś nasz problem. Czy firmowe newsy w infokiosku ustawionym na produkcji pozwolą załatwić jakaś sprawę? Tak. Możemy dowiedzieć się czegoś z życia firmy czy zdobyć informacje do wykonania naszych zadań. Ale to nie jest niestety nam aż tak bardzo potrzebne – według wielu pracowników – jak wiedza, o której godzinie odjeżdża nasz pociąg albo zakup hamburgera.

Od lat na moich szkoleniach powtarzam, że narzędzia stricte newsowe to przeżytek. Teraz narzędzia komunikacji MUSZĄ (już nawet nie, że powinny) być i newsowe i być do załatwiania zadań. Wtedy mamy digital workplace, czyli onlinowe miejsce pracy, gdzie pracownik ma cały firmowy świat.

O co dokładnie chodzi? O to, że w takim combo mogę przeczytać ostatnie newsy firmowe i zobaczyć film opublikowany przez inny zespół np. w intranecie. Ale mogę tam też złożyć wniosek urlopowy, sprawdzić czas pracy, załatwić inne kwestie onlinowo, które kiedyś załatwiało się, biegając z papierami do pokoju nr 7.

Jeśli tego nie będzie, to będziemy mieli tylko intranet np. w nowoczesnym infokiosku. Czy zadziała? Słuchając Was na szkoleniach, wiem, że raczej nie. Spróbujcie dodać tam kwestie do załatwienia online i brak alternatywy, aby tę kwestię załatwić. Wtedy pracownicy muszą skorzystać z online.

Czy takie zmuszanie jest dobre? To temat na inny wpis, bo odpowiedź nie jest jednoznaczna.

WEWNĘTRZNA APLIKACJA NA TELEFON
Inny przykład, wewnętrzna aplikacja na telefon dla pracowników. Nowoczesne narzędzie? Bez wątpienia. Czy skuteczne? To zależy. Jeśli mamy tam tylko tablicę z firmowymi newsami, kopię (często okrojoną) intranetu i to jeszcze z newsami publikowanymi tylko przez zespół komunikacji wewnętrznej w czasach, gdzie każdy powinien mieć szansę bycia nadawcą, to ciężko nam będzie zyskać popularność wśród pracowników.

Są wyjątki: patrz aplikacja VW Poznań dla pracowników produkcji (mój wywiad znajdziesz TUTAJ). Ale tu mamy do czynienia z wieloletnią tradycją komunikacji w firmie i przyzwyczajeniem pracowników do wielości narzędzi komunikacji.

Ale jeśli dołożymy do tych newsów interakcje, rozwiązywanie spraw, czatowanie, komentowanie, inne interaktywne elementy i ważny dla odbiorców content (to podstawa, ważniejsza kwestia niż samo narzędzie), zwiększamy wtedy szanse na powodzenie takiego narzędzia. Czyli zwiększamy jego skuteczność.

I jeszcze 1 kwestia w temacie aplikacji. Firmy czasami wdrażają je, ale są dostępne tylko na służbowe telefony, a te zazwyczaj mają tylko pracownicy biurowi. Dlaczego tylko na służbowe? Boże święty, przecież nie da się na prywatne, bo to zło i zaraz zgubią, udostępnią i wypłyną poufne informacje. To nie moje słowa, to słowa, które słyszę na szkoleniach od Was, a Wy słyszycie to w firmach od IT, prezesa albo działu bezpieczeństwa.

Dziwne, bo VW Poznań udostępnił aplikację 7 tysiącom pracownikom produkcji na prywatne maile i telefony i… przejeżdżałam ostatnio obok ich fabryki w Poznaniu i nadal stoi. Nie słyszałam o żadnym kryzysie. A aplikacja działa już kilka lat.

Wróćmy do aplikacji tylko dla biura. A gdzie dostęp dla reszty pracowników? A co, jeśli trzon Waszego biznesu to produkcja? Oni nie mają dostępu. Czyli wdrożyliśmy kolejne narzędzie dla i tak najlepiej poinformowanej grupy docelowej, czyli biura. Czy to poprawia skuteczność naszej komunikacji wewnętrznej? Do grupy biurowej pewnie tak. Tam, gdzie są pieniądze, czyli na produkcji, już tej skuteczności nie poprawiliśmy.

GAZETA DRUKOWANA
I jeszcze jedno narzędzie. Nie wiem, czy wiecie, ale gazeta wewnętrzna, taka drukowana, wciąż jest skuteczna. CO prawda coraz mniej firm z nich korzysta (i ten spadek jest znaczący), ale te, które to robią, mówią, że wciąż się sprawdza. Nie tylko mówią tak w moim ulubionym międzynarodowym badaniu State of the Sector (zobacz wyniki ostatniego badania na moim blogu TUTAJ), ale i są to też moje obserwacje.

Pracowałam z wieloma firmami produkcyjnymi i słyszałam od Was na szkoleniach, że macie gazetę drukowaną i miewa się dobrze. I co? To nie jest nowoczesne narzędzie. To oldschoolowe rozwiązanie. Niemodny, nieekologiczny druk. A działa. Tak, działa, może być skuteczny, jeśli jest dobre dobrany do grupy docelowej.
Czy kiedyś zniknie z komunikacji wewnętrznej? Jest to możliwe. Dam Wam wtedy znać, na razie don’t worry.

NA KONIEC
Podsumowując: nowoczesne narzędzia nie są co do zasady skuteczne. Mogą być, jeśli dobrze zaplanujemy, jak je wykorzystamy w firmie, mądrze wdrożymy i będziemy mieć zasoby do ich utrzymania. Utrzymanie narzędzia, czyli to jak o nie dbamy każdego dnia, jest wg mnie ważniejsze niż samo wdrożenie. To w dobrym utrzymaniu narzędzia widzę sukces komunikacji wewnętrznej.

Planujcie wdrażanie nowych narzędzi z głową. Niech nasza komunikacja wewnętrzna będzie nowoczesna, ale skuteczna przede wszystkim.  

A jeśli chcecie posłuchać więcej o skutecznych narzędziach i poznać ciekawe przykłady działań firm, to o narzędziach opowiadam na moim szkoleniu i kursie ze strategii komunikacji wewnętrznej i na kursie o narzędziach. Sprawdźcie szczegóły TUTAJ.

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów)
szkolenia otwarte i kursy na platformie z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Zdjęcie: Pexels.com