Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Czasami w badaniach komunikacji wewnętrznej, które robię w firmach, wychodzą ciekawe rzeczy. Np. pracownicy wskazują, że doceniają możliwość zadawania pytań podczas town hall meetings czy podczas chatu z zarządem, ale… tych pytań nie zadają. U Was też tak jest? Czyli chcą mieć taką opcję, choć sami chętni do zadawania pytań na forum nie są. Ale gdyby mieli taką potrzebę, to chcą mieć taką funkcjonalność. I generalnie – choć sami nie mają potrzeby pytania albo odwagi do zadania pytania – dobrze oceniają otwartość zarządu na ewentualne pytania. Bardzo to ciekawe, czyż nie?  

Co możemy zrobić, aby zachęcić pracowników do dialogu z zarządem czy z inną wybraną grupą osób podczas dużych spotkań?

1.    Dlaczego nie chcą zadawać pytań? Zaczęłabym od ustalenia, dlaczego tych pytań podczas roadshowu czy town hall meetingu nie ma. Nie trzeba zaraz robić wielkich badań, choć można. Na start wystarczą rozmowy z pracownikami, aby poznać ich obawy. I pod to należałoby ułożyć plan działania, aby ich aktywizować.

2.    Anonimowe pytania a nie pod nazwiskiem. To kluczowa kwestia. Wg mnie lepiej jest dać pracownikom możliwość zadawania pytań anonimowo. Wtedy jest szansa, że je zadadzą, a my usłyszymy więcej. Możemy też dać im obie opcje: jeśli chcesz anonimowo – proszę bardzo, jest taka opcja; a jeśli chcesz się podpisać imieniem i nazwiskiem, bo nie jest to dla Ciebie problemem – proszę bardzo, możesz to zrobić.  

3.    Zebranie pytań przed spotkaniem. Trzeba mieć w sobie sporo odwagi, by na forum zadać pytanie np. zarządowi, z którym na co dzień nie ma się kontaktu. Wstać, wziąć mikrofon podczas np. town hall meetingu i zadań pytanie. Dlatego jeśli widzicie, że to problem dla Waszych pracowników, pomóżcie im. Pytania można zebrać wcześniej, wystawiając np. fizyczną skrzynkę pytań lub poprzez utworzenie adresu email, gdzie można takie pytania przesłać. Jednocześnie warto zapewnić, że podczas odczytania na spotkaniu, odpowiadający nie dowiedzą się, kto zadał dane pytanie, czyli będzie anonimowo.    

4.    Zadawanie pytań podczas spotkania przez aplikację. Jeśli zadawanie na forum jest zbyt krępujące dla pracowników, można to zrobić na czacie i wtedy moderator przekazuje lub odczytuje pytania zarządowi. Wiem też, ze często korzystanie z aplikacji Menti do zadawania pytań na takich spotkaniach. Sprawdźcie jej funkcjonalności. Być może będzie pomocna i dla Waszych pracowników.

5.    Spisanie pytań, które trafiły w ostatnim czasie do zespołu komunikacji. Aby ośmielić pracowników, możecie też zastanowić się, z jakimi pytaniami spotkaliście się ostatnio w swojej pracy w zespole komunikacji. Spiszcie je i wykorzystajcie do udzielenia odpowiedzi na forum. Być może komunikowaliście ostatnio ważny projekt i to on zrodził kilka dodatkowych pytań od pracowników. Warto je wykorzystać i odpowiedzieć na nie na forum.

6.    Wygenerowanie FAQ do omawianego problemu. Jeśli Wasze spotkania z zarządem są tematyczne, to możecie przed takim spotkaniem wygenerować potencjalne pytania do tej tematyki, czyli FAQ. I to te pytania zadać podczas spotkania, aby ośmielić pracowników do zadawania własnych pytań.

7.    Właściwa postawa odpowiadających. Wpływ na niechętną postawę pracowników do zadawania pytań, mają czasami też odpowiadający, którzy nie wiedzą, jak się zachować podczas odpowiadania. Poznałam kiedyś osobę, która każdą swoją odpowiedź na pytanie pracowników, zaczynała od: nie, nie da się, nie można. Po czym przechodziła do merytorycznego wyjaśniania, dlaczego nie można. I na końcu swojej odpowiedzi po przeanalizowaniu za i przeciw sama dochodziła do wniosku, że w sumie to trzeba to jeszcze raz przeanalizować, bo może jednak się da.

Ale jeśli ta osoba każdą odpowiedź zaczynała od NIE, to obawiam się, że pracownik, który zadał pytanie, zanim usłyszał uzasadnienie, zamknął się na odpowiedź i wcale jej nie usłyszał. A szkoda, bo konkluzja była taka, że w sumie to może się da, ale trzeba o przeanalizować. Czy taka postawa odpowiadającego zachęca inne osoby do zadawania pytań? Oczywiście, że nie. Dlatego edukujcie zarządy, ćwiczcie z nimi odpowiedzi. Jeśli uważają, że nie jesteście dla nich autorytetem – tak, wiem, często tak jest; przykro mi – wynajmijcie zewnętrznego szkoleniowca albo coacha. Może jemu zaufają.   

8.    Większa dostępność odpowiadających. Zdarza się również tak, że zarząd nagle np. pod wpływem fatalnych wyników audytu komunikacji wewnętrznej, podejmuje decyzję, że od poniedziałku będzie bardziej otwarty dla pracowników. Otwiera drzwi swoich biur na oścież, organizuje town hall meeting albo roadshow i jest zdzwiony, że pracownicy nie chcą zadawać pytań. Poważnie?! Są zaskoczeni?! Bo ja w ogóle. Jeśli ktoś zawsze był za szklaną ścianą i nagle otworzy drzwi, to chyba oczywiste, że odbiorcy będą potrzebowali czasu, aby się z tymi otwartymi drzwiami oswoić.

Uczenie pracowników, że mogą zadawać pytania i uzyskać odpowiedzi, po których nic złego im się nie stanie, to proces. Nie zadzieje się po jednym ogłoszeniu, że od poniedziałku drzwi do członków zarządu są otwarte i zapraszamy w każdą środę o g. 15. Zaplanujcie działania aktywizujące Waszych pracowników i monitorujcie, jak reagują w trakcie i po każdym spotkaniu. Ewaluacja jest niezbędna, aby dowiedzieć się, dlaczego pracownicy nie chcą zadawać pytań. Powodzenia! Dacie radę!

A jeśli znacie rozwiązanie, które działa na pracowników i zaczynają po nim zadawać pytania, dajcie mi znać. Chętnie dodam do powyższej listy.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
• szkolenia otwarte i kursy na platformie z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Fot: Pixabay.com