Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Coraz popularniejsze stają się i w Polsce lunche czy śniadania z CEO. Na co warto zwrócić uwagę, gdy zabieramy się za organizację takiego przedsięwzięcia dla pracowników? Kiedy warto wdrożyć taką formę komunikacji zarządu z pracownikami? Czy ma ona szansę na zwiększenie zaangażowania pracowników?

Uczestnicy spotkania
Dobór uczestników, którzy wezmą udział w takim spotkaniu z prezesem, powinien być dobrze przemyślany. Jeśli chcemy wymieszać pracowników różnych szczebli, warto zadbać o proporcje w doborze managerów i specjalistów. Zbyt duża liczba kadry kierowniczej średniego szczebla może sprawić, że specjaliści nie będą mogli dojść do głosu. Warto też, aby uczestnicy reprezentowali różne działy firmy, chyba, że zdecydujemy się dobrać ich do tematu danego spotkania, aby poznać opinie w jednym konkretnym celu. Wtedy dobór po specjalizacjach będzie wskazany. Możemy też zaprosić samych specjalistów lub tylko managerów, jeśli zależy nam na dyskusji na konkretny temat właściwy dla tej grupy.
Nie przygniatajmy gości zbyt dużą liczbą członków zarządu obecnych na spotkaniu. Sam CEO albo jeden z członków zarządu wystarczy. Przyda się być może także obecność asystentki, która będzie notowała najważniejsze kwestie. Podczas spotkania mogą powstać ciekawe pomysły, pojawić się konkretne zastrzeżenia i propozycje usprawnień. Ważne jest, by ich nie stracić.
Ile osób powinno wziąć udział w takim spotkaniu? Myślę, że 6-8 osób w sumie wystarczy.

Temat dyskusji
Można rozważyć wprowadzenie opcji dyskusji na konkretny temat, który wcześniej zostanie zakomunikowany uczestnikom lub postawić na luźną formę wymiany myśli. Ważne, by CEO był przygotowany i miał w rękawie kilka tematów i pytań do dyskusji.

Komunikacja organizacji spotkania
Musimy określić zasady, na podstawie których dobierzemy uczestników spotkania. Reguły powinny być przejrzyste i zakomunikowane wszystkim pracownikom. Udział w spotkaniu może być formą nagrody za wyniki w pracy, efektem oceny rocznej, nagrodą w firmowym konkursie itp. Warto wcześniej to przemyśleć i ustalić. Niestety słyszałam o przypadkach firm, które nie poinformowały o zasadach doboru uczestników i powstał w firmie zgrzyt. Ci, którzy byli na śniadaniu z prezesem, nie wiedzieli do końca, dlaczego akurat oni znaleźli się tam, nie wspominając o reszcie pracowników, która też zadawała sobie różne pytania m.in. o celowość takich spotkań.
Uczestników spotkania powinniśmy poinformować również o obowiązującym dress codzie na spotkaniu i zasadach jego przebiegu.

Czas i częstotliwość
Myślę, że 1 h do maksymalnie 1,5 h będzie idealnym rozwiązaniem i częstotliwość raz w miesiącu wydaje się być do udźwignięcia.

Przebieg spotkania
Warto zadbać o to, by uczestnicy poznali się. Możemy poprosić ich o przyczepienie identyfikatorów z imieniem i nazwą działu albo postawić kartki przed nimi. Ważne, by CEO wpisał się także w ten trend. Dobrze byłoby również poprosić uczestników o powiedzenie kilku słów o sobie na początku spotkania. Możemy też – dla rozluźnienia atmosfery – poprosić także o kilka słów dotyczących prywatnego życia, np. hobby.
To CEO powinien być moderatorem takiego spotkania jako zapraszający. To dobry czas dla niego na zbudowanie swojego wizerunku i pokazie ludzkiej twarzy. Powinien mieć przygotowane tematy i pytania do rozmowy. Fajnie byłoby, gdyby rozmowy dotyczyły nie tylko pracy i zeszły od czasu do czasu na mniej formalne tematy (w końcu to śniadanie czy lunch). To CEO powinien zacząć od tego, by nadać ton takiej rozmowie i zachęcić innych uczestników do mniej formalnych dyskusji. Powinien także zadbać o to, by każdy miał szanse opowiedzenia o swoich doświadczeniach w pracy i wyrażenia opinii.

Na początku warto zaznaczyć, po co się spotkaliśmy, podziękować za przybycie, krótko nakreślić pożądany przebieg spotkania. Na koniec z kolei podziękujmy za wszystkie pomysły i zachęćmy uczestników do dalszego kontaktu, gdyby pojawiły się nowe idee.  
Jeśli nasz CEO jest obcokrajowcem, zadbajmy o to, by uczestnicy czuli się w rozmowie z nim swobodnie (znali język, którym posługuje się lub zaprośmy tłumacza).

Działania do zrobienia po spotkaniu
Warto wysłać uczestnikom podziękowanie za udział w spotkaniu. Jeśli CEO zgodziłby się je wysłać osobiście, zyska kolejny punkt. W mediach firmowych odnotujmy to spotkanie – zamieśćmy zdjęcia i np. opinie uczestników.

Kiedy warto zorganizować śniadanie czy lunch z prezesem
Włączenie pracowników w dyskusję, danie im szansy na bycie wysłuchanym przez CEO i podzielenie się swoimi spostrzeżeniami może być ciekawym narzędziem do budowania zaangażowania i wzmacniania identyfikacji z firmą. Oczywiście samo w sobie cudów nie zdziała. Powinno być jednym z wielu działań, które mają na celu poprawę zaangażowania.
Rozważmy wprowadzenie takiego rozwiązania, gdy:
•    chcemy poznać opinie pracowników na dany temat lub ogólne nastroje panujące w firmie,
•    chcemy budować wizerunek zarządu,
•    nie mamy narzędzi komunikacji dół-góra-dół (pracownicy-zarząd-pracownicy),
•    mamy utrudniony kontakt z wybraną grupą pracowników np. produkcji, obsługi klienta,
•    chcemy nagrodzić wybranych pracowników,
•    chcemy budować zaangażowanie pracowników i otwartą kulturę organizacyjną.

Artykuł, który zainspirował mnie do stworzenia tego wpisu, znajdziecie na forbes.com:  How CEO Lunches Increase Employee Engagement by Christine Comaford.

Zapraszam także na Facebooka bloga, gdzie można śledzić kolejne wpisy. A jeśli wolicie dostawać je e-mailem, to raz w tygodniu wysyłam newsletter z nowym wpisem wprost do Waszych skrzynek. Zapisać można się na niego poprzez formularz, który jest w prawej kolumnie bloga.

Pozdrawiam
Maja Biernacka
bee DIFFERENT
agencja komunikacji wewnętrznej
Poznań

Fot. MB/Mumbai, Indie