Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Nie wiem, co Wy macie z tymi infokioskami i dlaczego tak ochoczo je stawiacie w firmach? Kto Wam powiedział, że to działa? Gdzie o tym przeczytaliście? Chyba tylko na stronach producentów. Według mnie to narzędzie nie działa, tzn. nie spotkałam jeszcze ani jednej firmy, w której infokioski by śmigały. Raz widziałam takie rozwiązanie, z których pracownicy korzystali, ale rzadko i tylko dlatego, że musieli, gdy chcieli np. złożyć wniosek urlopowy, który był tylko w wersji online. Czyli nie mieli wyboru. Generalnie uważam infokioski za stratę pieniędzy. Szczególnie w dobie smartfonów, laptopów i pandemii.

Infokiosk – a co to takiego?
Infokiosk to komputer wolnostojący gdzieś w firmie. Może być postawiony na korytarzu, na hali produkcyjnej czy w innym ogólnodostępnym miejscu. Może być ładnie obudowany i wyglądać np. jak te na zdjęciu poniżej.

Jego grupą docelową są zazwyczaj pracownicy fizyczni, którzy na co dzień nie mają dostępu (lub mają dostęp ograniczony) do intranetu i innych wewnętrznych systemów.
Czasami zawartość takiego infokiosku jest ograniczona, tzn. pracownik widzi tam tylko najważniejsze rzeczy z intranetu, a nie całą jego zawartość.

Dlaczego infokioski nie działają?
Powodów jest kilka.
1.    Po pierwsze czas, którego wciąż nam brakuje w pracy. Nieraz słyszałam od pracowników, że oni po prostu nie mają czasu na to, aby sobie postać nad takim komputerem i poczytać zawartość udostępnionego tam contentu.

2.    Bariera technologiczna – niestety zdarza się także, że pracownicy np. produkcji, którzy na co dzień nie mają do czynienia z komputerem, mają obawy przed korzystaniem z niego w miejscu pracy. Nie wiedzą, jak działa, jak się po nim poruszać. Nawet jeśli jednorazowo ich w tym zakresie przeszkoliły, to nie wystarczy, aby ich skutecznie ośmielić. Poza tym osoby starsze nawet jeśli już w miarę śmigają na smartfonach, to nie znaczy, że równie łatwo radzą sobie z komputerem. To kwestia godzin poświęconych na obsługę i oswojenie się z takim narzędziem.

3.    Pandemia pokazała nam, że musimy iść w online, czy nam się to podoba czy nie. Więc tym bardziej nie rozumiem, po co pakować się w te infokioski. Co to da pracownikom produkcji, gdy wyślecie ich do domu na przymusowy postój z powodu szalejącego koronawirusa? Nie będą mieli dostępu do firmowych treści, a Wy do nich nie dotrzecie z przekazem. Czy nie lepiej byłoby dać im aplikację albo extranet (storna www dostępna spoza pracy po zalogowaniu)?

4.    Aby skorzystać z takiego komputera trzeba się wychylić. Pracownik musi podjeść do komputera i spędzić tam trochę czasu. Jeśli nie jest obyty z takim narzędziem, zajmie mu to więcej czasu niż sobie śmigającej w sieci. Zdarzyło mi się usłyszeć od jednego z dyrektorów na produkcji, że to dobrze, że jego pracownicy nie korzystają z tych infokiosków, bo „oni przychodzą tu pracować, a nie czytać”. No właśnie. Podejście kadry kierowniczej niestety wciąż jest z epoki kamienia łupanego – nie siedzi przy biurku, nie pracuje przy linii, czyli się obija. Poza tym taki pracownik wystawia się na ekspozycję. Wszyscy widzą, że tam coś w tym komputerze robi, więc pewnie mu się nudzi w pracy.

5.    Koszt wdrożenia takiego narzędzia jest spory. Czy nie lepiej byłoby te środki przeznaczyć na aplikację?

6.    Dla mnie infokiosk to tak, jakby w firmie pracownikom biurowym postawiać stare PC-ety, czyli stacjonarne komputery, których przeniesienie z miejsca na miejsce wymaga kilku rąk, są ciężkie, wielkie, nie da się zabrać do domu i kto ich dziś w ogóle używa. Dziś żyjemy w świecie laptopów, ipadów, smartwatchy i smartfonów. Wszystko ma się dać przenieść, zabrać ze sobą i najlepiej, aby mieściło się w torbie lub nawet kieszeni. Infokiosk się nie zmieści.

7.    Jest jeszcze jeden powód, dla którego to narzędzie może nie działać. Są w nim niewłaściwe informacje, np. takie do poczytania, jak np. newsy z intranetu. Podobnie jak w przypadku aplikacji, infokiosk może się przyjąć, ale pod warunkiem, że za jego pośrednictwem pracownik rozwiąże jakieś zadanie, ten infokiosk mu pomoże w pracy, np. będzie mógł złożyć wniosek urlopy, sprawdzić czas pracy, wynagrodzenie, dni urlopu, zarezerwować auto służbowe czy przesłać pomysł do skrzynki pomysłów. Ale i tak uważam, że apka byłaby lepsza i też można na niej to robić.

Zalety infokiosków
To teraz poszukajmy zalet tego rozwiązania. To z pewnością nowoczesne narzędzie i teoretycznie daje pracownikom dostęp do firmowego contentu. A tym, którzy je wdrożyli, poczucie, że przecież dali pracownikom dostęp. I to by było na tyle. Innych zalet nie widzę. Jeśli widzicie jeszcze jakieś, dajcie znać, chętnie dopiszę.  

Co jest lepsze niż infokioski?
To trochę wygląda tak, że były sobie intranety, potem infokioski, następnie pojawiły się wewnętrzne media społecznościowe i teraz aplikacje. Wg takiego schematu idzie komunikacja wewnętrzna na świecie. I chociaż świat jest już na etapie aplikacji, Polska jest w fazie infokiosków. Zamiast mądrze przeskoczyć te 10 lat i od razu wskoczyć do aplikacji, my grzecznie idziemy bezmyślnie utartą ścieżką.

Według mnie zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest wdrożenie aplikacji na smartfony (sprawdźcie na moim blogu aplikacje dla pracowników uruchomione przez Exact Systems i Volkswagena) lub extranetu, czyli strony www dostępnej po zalogowaniu z dowolnego komputera, także z telefonu i z domu. Trzeba mocno wziąć pod uwagę czasy, w których żyjemy – mamy XXI wiek, króluje digital, umocnił w ostatnich miesiącach jeszcze bardziej swoją pozycję (ze względu na pandemię), więc teraz mobile jest bardzo ważny także wewnątrz firm. Do tego mamy niespodzianki, które życie przynosi – patrz pandemia. Musimy też brać pod uwagę preferencje naszych użytkowników, czyli pracowników. No właśnie. I tu dochodzimy do najważniejszego punktu. Czy pytaliście się Waszych pracowników, czy oni chcą mieć takie infokioski?

Sprawdźcie 2 aplikacje dla pracowników opisane na moim blogu, a uruchomione przez Exact Systems i Volkswagena

Za każdym razem, gdy słyszę od Was, że macie pomysł postawienia tych infokiosków, pytam się Was, czy pytaliście się pracowników. I zawsze odpowiedź jest taka sama: nie! To nie jest prawidłowa odpowiedź! Jeśli Wasi pracownicy chcą mieć takie urządzenia, to ok – wdrażajcie. Wtedy jest szansa, że to zadziała. I koniecznie dajcie mi znać, że działają. Naprawdę chętnie poznam taką firmę. Która ma oczywiście w takim infokiosku dostęp do statystyk, bo macie prawda?

Co blokuje firmy przed wdrożeniem skuteczniejszych rozwiązań?
Bezpieczeństwo informacji! Czasami od Was słyszę, że Wy to rozumiecie, ale Wasze IT czy dział bezpieczeństwa już nie. To poproście ich o potwierdzenie na piśmie, że infokiosk zadziała, że oni podpisują się pod przyszłym sukcesem wdrożenia, że pieniądze, które na to pójdą, przyniosą zysk. Nie wdrażamy narzędzi komunikacji, po to, aby je wdrożyć. Ale po to, aby usprawnić za ich pomocą komunikację wewnętrzną! I IT powinien być tu wykonawcą, a nie strategiem usprawnień. To Wy powinniście sugerować narzędzia usprawniające, na podstawie dobrej diagnozy zrobionej wśród pracowników.

A bezpieczeństwo informacji? Uważam, że jeśli pracownik chce wynieść informacje z firmy, to to zrobi i nie potrzebuje do tego dostępu do wewnętrznej sieci. Postawcie na budowanie zaufania, pogódźcie się z tym, że świat wewnętrzny w dobie digitalowych rozwiązań komunikacyjnych przenika się z zewnętrznym, że te granice zacierają się. Postawcie na budowanie odpowiednich postaw wśród pracowników, a nie na stawianie barier w dostępie do narzędzi i informacji. Choć pewnie Was nie muszę za bardzo do tego przekonywać. Podejrzewam, że problem jest bardziej po stronie biznesu i najwyższej kadry kierowniczej. Powinniśmy zatem uświadamiać ich i przekonywać do zmiany postaw.  

Tyle chciałam Wam dzisiaj powiedzieć.
Czekam na wieści od Was, jak takie infokioski działają lub nie u Was. Chętnie poznam Wasze historie.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
• szkolenia otwarte z komunikacji wewnętrznej (także online)
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Fot. główne: Pixabay.com; screen: Google