Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Wysyłacie do pracowników maile czy mailingi? Jaka jest różnica i gdzie to nazewnictwo może być ważne?

Maile wysyłamy do 1 osoby lub małej grupy osób, aby realizować w pracy bieżące zadania. Proste. Mailingi z kolei to maile, które wysyłamy do dużych grup pracowników lub wszystkich. Dystrybuują je zazwyczaj zespoły komunikacji, IT, HR czy inne, które mają do przekazania wszystkim pracownikom hurtowo w tym samym czasie jakąś ważną informację z ich obszaru działania. Zdarza się (a powinno być to normą), że te mailingi przygotowywane są w narzędziach dedykowanym mailingom i newsletterom, gdzie w prosty sposób możemy ułożyć tekst w relacji do grafiki, łatwo dodać zdjęcia itd. Narzędzia te dają też możliwość pomiaru, ile osób otworzyło mailing, ile kliknęło w dany link itd. Przykładowe narzędzia to Mailchimp, Freshmail czy Getresponse, Poppulo czy Bananatag.

Zdarzyło mi się widzieć mailingi wklejone po prostu do maila w Outlooku, czasami miały dodatkowe grafiki, np. banner górny mówiący o tym, czego dany mailing dotyczy. Niestety wtedy dostępu do statystyk nie mamy – po takiej wysyłce nie wiemy nic. Nie jest to więc dobre rozwiązanie.  

Wróćmy jednak do głównego wątku. Dlaczego ten podział na maile i mailingi jest ważny? Gdy zdecydujecie się zorganizować dla pracowników badanie stanu komunikacji wewnętrznej w postaci ankiety czy wywiadów indywidualnych czy grup fokusowych, to ważne jest rozróżnienie, czego badanie dotyczy. Jeśli będzie pytać pracowników o maile, ocenią wszystkie maile, które wpadają do ich skrzynki każdego dnia. Te codzienne od kolegi z piętra wyżej także.

Dlatego warto wyjaśnić, że chcemy ocenić mailingi, czyli te maile, które wysyłane są przez wybrane zespoły do wszystkich pracowników. Dlaczego? Bo na nie macie duży wpływ jako komunikacja wewnętrzna. To często Wy w zespole komunikacji za nie odpowiadacie. Często nawet, gdy mailingi wysyła np. zespół IT, wcześniej to Wy sprawdzacie, czy ta wiadomość nadaje się do wysyłki, redagujecie ją, macie wpływ na ostateczny kształt. Na te mailingi macie wpływ, więc warto posłuchać, jak oceniają je pracownicy. Ich głosy to podpowiedzi, co warto zmienić, aby były skuteczniejsze.

Czy na codzienne maile takie 1:1 każdego pracownika mamy wpływ? Też, mniejszy i inny. Możemy np. wdrożyć w firmie zasady komunikacji mailowej, w których będziemy zachęcać pracowników np. do tego, aby nie dodawali wielkich załączników, czy aby w tytule wpisywali słowo, czego mail dotyczy np. PILNE, DECYZJA, SPOTKANIE, FYI. Możemy też edukować ich, jak pisać skuteczniej maile. Wpływanie jednak na pracowników w tym obszarze jest dużo trudniejsze niż szybkie podjęcie decyzji o zmianie zasad tworzenia mailingu, za który to Wy odpowiadacie.

Zwróćcie uwagę na tę małą różnicę, aby oceniać w badaniu to, na co macie znaczący wpływ w zespole komunikacji.    

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
• szkolenia otwarte i kursy na platformie z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Grafika: Pixabay.com