Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Cieszę się, że na polskim rynku jest coraz więcej firm tworzących intranety. Miałam okazję dokładnie przyjrzeć się kolejnemu z nich – Elastic Intranet. Aż chce się nim zarządzać. Ma bardzo intuicyjny panel do zarządzania, a do tego ciekawe funkcjonalności – bot-asystent pracownika i funkcja zwalniania rezerwacji salek podobają mi się najbardziej. Poprosiłam też Łukasza Skłodowskiego, CEO firmy Elastic Cloud Solutions, aby opowiedział nam o swoim produkcie. Łukasz był uczestnikiem jednego z moich szkoleń.
Firma Elastic Cloud Solutions zatrudnia 10 osób, a siedzibę ma w Białymstoku. Jej pracownicy przez lata zdobyli doświadczenie, tworząc rozbudowane rozwiązania intranetowe na bazie technologii SharePoint dla największych firm w Polsce. Teraz postawili sobie za cel stworzenie kompletnego i w pełni mobilnego miejsca pracy na miarę obecnego wieku. Sukcesywnie realizują ten cel, tworząc kolejne produkty z obszaru digital workplace. Pierwszym z nich jest właśnie Elastic Intranet.
Zapraszam na wywiad z Łukaszem.

Łukasz Skłodowski, CEO Elastic Cloud Solutions

Maja Biernacka: Łukasz, Elastic Intranet to pudełkowy, gotowy do wdrożenia produkt. Czy naprawdę nic nie musimy z nim więcej robić?
Łukasz Skłodowski: Tak, to w pełni funkcjonalny i gotowy intranet, który nie wymaga skomplikowanej instalacji i konfiguracji, czy miesięcy poświęconych na analizę oraz wdrożenie. W ramach gotowego pudełka dostarczamy starannie dopracowane moduły, jakie powinien zawierać każdy portal intranetowy.

 
Strona główna Elastic Intranet

Poza portalem udostępniliśmy też m.in. narzędzia do projektowania elektronicznych ankiet, testów i formularzy oraz całych procesów biznesowych (np. w obszarze HR). Obecnie pracujemy m.in. nad opartym o sztuczną inteligencję mobilnym asystentem pracownika – botem pomagającym załatwiać sprawy firmowe.
Postawiliśmy również na wykorzystanie nowoczesnych, rzadko jeszcze spotykanych w środowisku firmowym technologii, które jednak z powodzeniem stosowane są już na rynku konsumenckim. Nasze rozwiązania są odpowiedzią na potrzebę cyfryzacji otoczenia pracownika i wymagania coraz śmielej wkraczającego na rynek pracy pokolenia Millennials.

MB: Jakie dokładnie funkcjonalności oferuje Wasz intranet?
ŁS: Wielką bolączką istniejących na rynku rozwiązań jest skomplikowana obsługa, nawet w przypadku takich czynności jak tworzenie i redagowanie treści. Stworzyliśmy więc autorskie rozwiązanie tzw. edytor blokowy. Pozwala on na budowanie pięknych, multimedialnych i responsywnych stron, nie wymagając od tworzącego przy tym żadnej wiedzy technicznej. Dzięki temu portal firmowy wygląda świetnie nie tylko we wszystkich przeglądarkach, ale też automatycznie dostosowuje się do urządzeń mobilnych. Nasi klienci bardzo cenią sobie tę prostotę oraz szybkość redagowania informacji, jak i całych obszarów intranetu.

 
CMS do zarzadzania portalem jest intuicyjny i nie wymaga wiedzy technicznej, by z niego korzystać

Podstawowe dodatki to:
1. Elektroniczna gazeta firmowa, która pozwala szybko docierać do pracowników, a także śledzić ich zaangażowanie dzięki komentarzom, poleceniom i rozbudowanym statystykom. Dostępna jest w postaci aplikacji mobilnej dla wszystkich pracowników, nawet tych, którzy na co dzień nie pracują z komputerem. Dzięki powiadomieniom push informacje docierają do pracowników natychmiast, bez względu na to, gdzie są i jakich urządzeń używają.
2. Mobilna książka adresowa i struktura organizacyjna pozwalają szybko odnaleźć i nawiązać kontakt ze współpracownikami, bez potrzeby sięgania do komputera. Z łatwością odnajdziemy również ekspertów z poszczególnych dziedzin, dzięki wyszukiwarce kompetencji.
3. Moduł zarządzania lokalizacjami firmowymi pozwala m.in. na rezerwację salek konferencyjnych czy też zgłaszanie incydentów. Wykorzystuje on mikro-lokalizację, by zoptymalizować wykorzystanie przestrzeni firmowych. Po opuszczeniu sali konferencyjnej – lub gdy uczestnicy w określonym czasie nie pojawią się w pomieszczeniu – organizator otrzymuje powiadomienie z prośbą o zwolnienie rezerwacji.

 
Interaktywne plany pięter i pomieszczeń oraz rezerwacje salek– w Elastic Intranet można łatwo zarządzać zasobami firmy

4. Bank pomysłów pozwala z kolei angażować pracowników w rozwój firmy, komentować i zgłaszać innowacyjne pomysły w odpowiedzi na najważniejsze problemy organizacji.

Modułów jest więcej i można się z nimi zapoznać na naszej stronie: elastic365.com. A 20 września 2017 zapraszamy na webinarium (zapisy), gdzie wspólnie z firmą Microsoft pokażemy na żywo najważniejsze funkcjonalności i możliwości zastosowania ich do rozwiązania konkretnych przypadków biznesowych.

MB: Ciekawe rozwiązania, szczególnie ta opcja zwolnienia rezerwacji salki podoba mi się. Ile trwa wdrożenie takiego intranetu?
ŁS: Produkt oferujemy w modelu SaaS (czyli jako usługę z miesięcznym lub rocznym abonamentem) oraz jako rozwiązanie dedykowane (możliwe do wdrożenia w chmurze lub lokalnie u klienta).
Nasze produkty integrujemy z platformą SharePoint i Office 365, dlatego u klientów, którzy posiadają te platformy, proces jest jeszcze szybszy. Zależało nam na skróceniu czasu wdrożenia intranetu i osiągnęliśmy tu znaczący sukces. Według firmy Nielsen typowe wdrożenie intranetu w dużej organizacji trwa 6-18 miesięcy i kosztuje nawet 1 mln EUR, a nasz produkt w modelu SaaS można wdrożyć w firmie dowolnej wielkości nawet w 10 minut.

MB: 10 minut!? A czy można zamówić u Was unikalne moduły, których firma potrzebuje?
ŁS: Liczba dostępnych modułów systematycznie wzrasta – realizujemy je w odpowiedzi na potrzeby klientów. Jeżeli jakaś funkcjonalność może przydać się większej grupie klientów, realizujemy ją w ramach rozwoju produktu. Dzięki temu produkt rozwija się zgodnie z trendami na rynku, a nowe moduły dostarczamy klientom usługi w formie bezpłatnych aktualizacji.
Moduły na zamówienie wykonujemy w przypadku wdrożeń dedykowanych. Są to zwykle integracje z systemami dziedzinowymi klienta. W takim modelu nie mamy żadnych ograniczeń i możemy zaadresować nawet najbardziej specyficzne wymagania klienta.

MB: Na rynku mamy obecnie wiele propozycji intranetów opartych na SharePoincie. Jakie mają zalety? Jeszcze kilka lat temu nieraz słyszałam, że to toporne narzędzie.
ŁS: SharePoint jest platformą do tworzenia rozwiązań biznesowych i jako platforma nie ma sobie równych. Potwierdza to choćby fakt, że według Nielsena 9 na 10 intranetów w dużych organizacjach realizowanych jest właśnie na platformie SharePoint. Kluczem jest tu jednak słowo platforma – to znaczy, że aby zbudować na niej intranet niezbędne jest zatrudnienie firmy, która wszystkie niezbędne funkcjonalności portalu intranetowego wykona. Z powodu braku kompetencji – a czasami również odpowiedniego budżetu – dostawcy idą na skróty, czego efektem jest często niezbyt przyjazne w obsłudze rozwiązanie. To moim zdaniem jest właśnie źródłem tych niekorzystnych opinii pracowników, którzy zetknęli się z platformą SharePoint.
W ostatnim czasie jednak coraz mniej firm decyduje się na implementację wszystkich funkcjonalności intranetu od zera, zwracając się ku gotowym rozwiązaniom „z pudełka”. Na trend ten wskazał w ubiegłym roku w swoim raporcie Gartner oraz ekspert w dziedzinie rozwiązań intranetowych James Robertson, który przewidział, że niebawem 90% wdrożeń intranetów będzie realizowanych w oparciu o rozwiązania gotowe.
Mówiąc o SharePoint, warto wspomnieć, że coraz większą popularnością cieszy się platforma Microsoft Office 365. Jesteśmy pierwszą firmą na świecie, która zaoferowała gotowy intranet dla Office 365 dostępny w modelu SaaS w sklepie z aplikacjami dla platformy SharePoint – Microsoft Office Store.

MB: I z tego, co wiem, mocno z Microsoft współpracujecie. A powiedź mi jeszcze, jakie zalety ma Wasz intranet, oprócz pełnej gotowości do użycia.
ŁS: Tak, ściśle współpracujemy zarówno z polskim oddziałem Microsoft, jak również z zespołem, który tworzy platformę Office 365. Do tej pory jedynym sposobem na w pełni funkcjonalny intranet na bazie SharePoint było zatrudnienie zewnętrznego dostawcy w celu stworzenia takiej platformy od podstaw. Projekt trwał miesiącami i kosztował nawet setki tysięcy złotych, nie wspominając skomplikowanej obsługi i całego zespołu dedykowanego tylko do zarządzania treścią.
Dzięki Elastic Intranet firmy mają możliwość szybkiego wdrożenia gotowego, w pełni funkcjonalnego portalu intranetowego w czasie krótszym niż 10 minut.
Nasz autorski system zarządzania treścią pozwala na zwiększenie kreatywności i produktywności dzięki wykorzystaniu ponad 100 przygotowanych i gotowych do użycia szablonów (bloków). Redaktorzy mogą łatwo tworzyć artykuły, aktualności, strony wydarzeń czy wysłać newsletter, a wszystko to w solidnym, responsywnym i spójnym wyglądzie, bez potrzeby technicznych umiejętności.

Zobaczcie wideo o Elastic Intranet (YouTube)

Dodatkowo, Elastic Intranet nie zastępuje funkcjonalności czy wyglądu platformy SharePoint (nie jest zwyczajną „skórką”), lecz działa obok, wykorzystując wszystkie zalety, dzięki czemu aktualizacje produktu Microsoft czy migracja do wyższej wersji nie spowodują żadnych problemów, utraty danych czy dodatkowych kosztów.
W większości projektów intranetowych tworzonych na zamówienie finalnym efektem jest zestaw modułów i funkcjonalności, które powielane są w typowych wdrożeniach. Dzięki Elastic Intranet firmy mogą zaoszczędzić czas i koszty niekończących się analiz, ponieważ produkt zrodził się na podstawie setek intranetowych projektów, w celu dostarczenia najlepszego możliwego rozwiązania – aktualności, wydarzenia, newsletter, książka adresowa, struktura organizacyjna, mapy lokalizacji, rezerwacja zasobów, baza wiedzy i wiele innych użytecznych funkcjonalności. Poza tym nasz produkt pozwala firmom na budowanie całkowicie nowych modułów z gotowych bloków – bez technicznych czy programistycznych umiejętności. Dzięki temu daje możliwość ciągłego zwiększania zaangażowania pracowników bez dodatkowego czasu i kosztów potrzebnych na prace programistyczne.

MB: Wspomniałeś, że pracujecie nad osobistym asystentem pracownika dostępnym m.in na urządzeniach mobilnych. Jak będzie działał taki bot?
ŁS: Osobisty asystent to zupełnie nowe podejście do realizacji celów biznesowych i obsługi procesów w firmie. Obsługiwane głosem chatboty, wykorzystujące sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe będą coraz śmielej wykorzystywane zarówno na rynku konsumenckim jak i w firmach.

 
Dzięki Elastic Intranet część zadań można powierzyć botom

Asystent wspiera pracowników od początku ich obecności w firmie, dostarczając niezbędną wiedzę oraz ułatwiając realizację zadań. Może udzielić odpowiedzi na pytania na podstawie wiedzy zgromadzonej w firmowej bazie wiedzy, a gdy nie uda mu się znaleźć odpowiedzi na pytanie – przekieruje rozmowę do odpowiedniego eksperta w firmie.
Zastosowań jest całe mnóstwo – bot może pracować np. jako konsultant pierwszej linii help desku albo umawiać i przypominać nam o spotkaniach. Jeżeli np. spieszymy się na spotkanie na drugim końcu miasta, może zamówić nam Ubera albo kolację, kiedy musimy zostać dłużej w pracy.

MB: Stawiacie na mobilny dostęp do oferowanych funkcjonalności. Jakich jeszcze funkcjonalności możemy się spodziewać?
ŁS: Telefon zawsze mamy ze sobą. Nie ma więc problemu, by wypełnić wniosek urlopowy lub delegację bezpośrednio na urządzeniu, bez potrzeby dostępu do komputera czy przywożenia dokumentów do oddziału. Opracowaliśmy technologię, dzięki której pracownicy przy pomocy asystenta mogą szybko podejmować decyzje na urządzeniach mobilnych i ubieralnych. Na przykład, akceptacja wspomnianego wniosku urlopowego przez managera może odbyć się jednym ruchem ręki na smartwatchu lub w trakcie jazdy autem przy użyciu głosu w odpowiedzi na pytanie asystenta (tu integrujmy się m.in. z Android Auto). Pracujemy również nad tym, by system uczył się podejmowanych decyzji i w przyszłości mógł na podstawie zgromadzonych danych wspierać lub nawet automatycznie podejmować decyzje. Takie rozwiązania będą znajdywały coraz więcej zastosowań w środowiskach firmowych.

Naszym celem jest, by pracownik mógł załatwić wszystkie sprawy firmowe za pomocą swojego telefonu. Dlatego pracujemy już nad kolejnymi rozwiązaniami zwłaszcza z obszaru automatyzacji procesów biznesowych i HR.

 
Intranet od Elastic dostępny jest również w wersji mobilnej, a projektując kolejne rozwiązania firma dąży do tego, by pracownicy ich klientów mogli załatwić za pomocą telefonu jak najwięcej firmowych spraw

MB: Swój produkt oferujecie także klientom zagranicznym.
ŁS: Tak, obecnie klienci z różnych zakątków świata jak Niemcy, USA ale również tak egzotyczne jak RPA, Chile czy Kolumbia używają Elastic Intranet do usprawniania komunikacji wewnętrznej i zarządzania wiedzą. Od zespołów zawierających tylko 16 osób aż po organizacje zatrudniające kilkanaście tysięcy pracowników.

MB: Dziękuję Łukasz za te obszerne wyjaśnienia. Z pewnością będę śledziła rozwój Waszego produktu. Powodzenia!

A Was zapraszam 20 września 2017 na webinar, w którym Łukasz wspólnie z Microsoft opowie więcej o Elastic Intranet. Zapisać można się tutaj.

 
******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga,
• newsletter – raz w tygodniu nowy wpis z bloga w Waszych skrzynkach e-mailowych (zapisy – prawa kolumna bloga, sekcja newsletter),
• szkolenia z komunikacji wewnętrznej – terminy najbliższych szkoleń otwartych, ofertę szkoleń zamkniętych i sesji indywidualnych.

Grafiki: Elastic Cloud Solutions, screen YouTube