Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

W październiku 2016 r. Facebook ogłosił, że ich testowa wersja portalu społecznościowego dla firm Facebook at work zmienia nazwę na Workplace by Facebook i odtąd będzie dostępna dla wszystkich. Jest w Polsce firma, która znalazła się w gronie 1000 wybranych firm na świecie, której dano możliwość przetestowania tego narzędzia.   
 

W tej firmie pracuje Justyna Skorupska, którą poznałam na jednym z moich szkoleń. Dziś wraca do mnie z case study dla Was o wdrożeniu Facebook at work w firmie, w której obecnie pracuje. Dziękuję Justyna! Zapraszam na wywiad z Justyną Skorupską, Public Relations & Employer Branding Manager i Agnieszką Haładus, Board Office and Corporate Communication w firmie Trans.eu.

 Justyna Skorupska, Public Relations & Employer Branding Manager w Trans.eu

Agnieszka Haładus, Board Office and Corporate Communication w Trans.eu

Facebook Workplace w Trans.eu

Maja Biernacka: Zanim przybliżycie nam Facebook at work, a właściwie już Workplace by Facebook, opowiedzcie nam kilka słów o Waszej firmie.
Justyna Skorupska: Grupa Trans.eu jest jednym z europejskich liderów rynku w dostarczaniu informatycznych rozwiązań biznesowych dla branży transportowej – przewoźników, spedytorów i załadowców. Poza Polską Grupa działa w 10 innych państwach Europy, zatrudniając w sumie 459 pracowników. Naszą siedzibą jest Wrocław, gdzie firma zatrudnia blisko 350 pracowników, dbających o rozwój technologiczny systemu, obsługę klienta opartą na budowaniu jego pozytywnych doświadczeń oraz utrzymanie całej infrastruktury sieci firm w grupie, aby zapewnić większe bezpieczeństwo informacji oraz usprawnić komunikację pomiędzy spółkami.

Maja: A jak zorganizowana jest u Was komunikacja wewnętrzna? Kto za nią odpowiada?
Justyna: Staramy się, by za komunikację wewnętrzną odpowiadali wszyscy pracownicy.  Naszym zadaniem, jako Board Office Teamu, jest jedynie dostarczenie im odpowiednich narzędzi i dopilnowanie, by najważniejsze informacje na pewno dotarły do zainteresowanych. Nazwałabym to raczej rolą moderatora. Jest to także zgodne z systemem wartości, który od lat funkcjonuje w firmie. DRAGON, bo tak się ten system nazywa, to skrót od takich terminów jak: delivery, respect, awareness, growth, openness, now with passion. Dla nas to naprawdę ważne i mocno się ich trzymamy.

 DRAGON – system wartości w Trans.eu

Maja: Jakich narzędzi komunikacji wewnętrznej używacie w Trans.eu?
Justyna: Obecnie cała komunikacja wewnętrzna odbywa się za pomocą Facebook Workplace. Dodatkowo wdrażamy Urve, czyli system do zarządzania ekranami (telewizorami) rozmieszczonymi w firmie.

Maja: Agnieszka, skąd pomysł na wdrożenie portalu Facebook Workplace?
Agnieszka: Długo szukaliśmy odpowiedniego narzędzia do intranetu. Miało być intuicyjne, proste, a jednocześnie takie, które umożliwi nie jednostronną komunikację, ale raczej zachęci wszystkich pracowników do dzielenia się wiedzą, sukcesami, pomysłami czy wątpliwościami. Prezes każde kolejne odrzucał, mówiąc „to jeszcze nie to, nie tego szukamy”. Szukaliśmy więc dalej. O tym, że Facebook przygotowuje wersję dla firm, dowiedzieliśmy się przypadkiem. Wysłaliśmy wiele e-maili i wiadomości z prośbą o dołączenia do – wtedy jeszcze – Facebooka at Work, jednak przez długi czas pozostawały bez odpowiedzi. Możliwość pojawiła się w sierpniu 2016 r. i właśnie w połowie sierpnia udało nam się założyć konta i rozpocząć testowanie.

Maja: Czy wcześniej mieliście w firmie intranet?
Agnieszka: Zanim wdrożyliśmy Workplace, korzystaliśmy z intranetu opartego na Wordpressie. TransInside, bo tak nazywał się nasz biuletyn firmowy, budowaliśmy i rozwijaliśmy przez wiele lat. Miał jednak wciąż wiele niedoskonałości i nie dawał tego, na czym zależało nam najbardziej: nie zachęcał do interakcji. Komunikacja była głównie jednostronna.

Maja: A jak wyglądało wdrożenie tego narzędzia? Czy Facebook pomagał Wam w tym?
Agnieszka: W połowie sierpnia 2016 r. otrzymaliśmy zaproszenie na webinar, podczas którego zaprezentowano nam koncepcję serwisu, wygląd i główne funkcjonalności, a także przekazano, co i do kiedy musimy zrobić, aby móc dołączyć do programu Early Adopters (przyp.: od 2015 r. Facebook at work dostępny był tylko dla wybranych firm w wersji beta). Przede wszystkim należało dostarczyć Facebookowi listę pracowników wraz z dotyczącymi ich informacjami. Otrzymaliśmy dostęp do platformy oraz wskazówki, jak przygotować się do wdrożenia. Odbył się także drugi webinar, podczas którego otrzymaliśmy praktyczne porady, w jaki sposób najlepiej zacząć tworzyć grupy. Mieliśmy także wsparcie techniczne dla działu IT. Data wdrożenia została nam odgórnie narzucona i mieliśmy na nie około trzech tygodni. W początkowej fazie przeznaczony nam opiekun odpowiadał na wszelkie pytania natury technicznej i udzielał wsparcia. W momencie, gdy już otrzymaliśmy dostęp do platformy, komunikacja przeniosła się do międzynarodowej grupy wewnątrz serwisu, a problemy techniczne zgłaszaliśmy adminowi.  

Maja: Jak poinformowaliście pracowników o tym, że w firmie dostępny będzie firmowy Facebook? Czy przygotowaliście kampanię informacyjno-promocyjną?
Agnieszka: Mieliśmy 3 tygodnie na wdrożenie, to niewiele czasu. Aby zwrócić uwagę pracowników, użyliśmy teaserów. Kilka dni przed planowanym wdrożeniem wszystkim pracownikom na monitorach pojawiły się wygaszacze nawiązujące do mema z Gry o Tron: Brace Yourself. Winter is coming. U nas było to New blog is coming. Następnie w intranecie pojawił się pop-up w tej samej konwencji – kolejno pojawił się wpis informujący o pożegnaniu ze starym blogiem i zapowiadający premierę Facebooka. Później pracownicy otrzymali jeszcze graficznego maila nawiązującego do wygaszacza oraz pop-up`a, a ostatecznie starego bloga przykryła maska przekierowująca do Facebooka at Work.

Wygaszacz na ekran komputera promujący nowy portal w Trans.eu

W dniu wdrożenia każdy pracownik znalazł na swoim biurku muffinkę wraz z karteczką zachęcającą do logowania do nowego serwisu. Wraz z Prezesem przygotowaliśmy powitalny post wideo oraz kilka konkursów dla pracowników. Ponadto jeden z teamów, który tworzy internetowy serwis newsowy dla branży transportowej, przygotował także humorystyczny specjalny odcinek wewnętrzny informujący o starcie Facebooka.

Muffinki dla pracowników na start Facebook Workplace

Maja: Jakie były pierwsze reakcje pracowników?
Agnieszka: W pierwszym momencie przeżyliśmy trochę szok komunikacyjny – każdy był ciekawy nowego narzędzia. Nagle pojawiło się bardzo dużo różnego rodzaju treści, więc część pracowników poczuła się wręcz oszołomiona. Bardzo pozytywnie wypadło powitalne wideo Prezesa. Szczególnie ciepło Facebook został przyjęty przez nasze zagraniczne spółki, które w końcu poczuły się zintegrowane w komunikacji wewnętrznej.

Promocja Facebook Workplace wśród pracowników Trans.eu

Maja: Jak zorganizowaliście firmowego Facebooka? Czy są tam np. grupy z treściami firmowymi, do których każdy pracownik musi należeć?
Agnieszka: Na FB nie ma czegoś takiego, jak grupy obowiązkowe. Istnieją jedynie grupy domyślne, do których można przypisać wszystkich pracowników, ale każdy może dobrowolnie je opuścić, nie da się tego zmienić. Utworzyliśmy jedną główną grupę domyślną, do której należą wszyscy pracownicy, także ci ze spółek międzynarodowych. Staramy się w niej postować w języku angielskim wszystkie ważne informacje dotyczące produktu, wyników, postępów prac itp. Są też mniejsze grupy podzielone według lokalizacji, w których pracujemy oraz grupy skierowane do konkretnych spółek. Jest też grupa offtopowa, czyli taka, gdzie są wpisy niekoniecznie dotyczące pracy oraz dotycząca benefitów oferowanych przez firmę. Podział ten uznajemy na razie za testowy. Niewykluczone, że będziemy go modyfikować.

Facebook Workplace w Trans.eu

Maja: Co mogą pracownicy robić na Facebook Workplace?
Agnieszka: Wrzucać krótkie, szybkie wpisy,  a także tworzyć dłuższe artykuły. Tworzyć własne grupy (powstało ich przez miesiąc ponad 80!), mogą się oznaczać i wzajemnie wywoływać, angażując nawzajem (podobnie jak na zwykłym Facebooku). W grupach można także dodawać i gromadzić różne pliki. Bardzo przydatna jest też oczywiście funkcja tworzenia wydarzeń, zarówno prywatnych wewnątrz grup, jak i ogólnofirmowych. Pomocne są też ankiety, które można tworzyć w grupach.

Maja: A jak zarządzacie tym narzędziem?  
Agnieszka: Mamy wyznaczonych adminów, zarówno do zarządzania profilami i grupami, jak i adminów grup. Staramy się pilnować, aby w grupach utworzonych odgórnie dla wszystkich lub większości pracowników panował porządek i ludzie umieszczali wpisy zgodnie z przeznaczeniem grup. Na razie Facebook ma problem z algorytmem i kiepsko funkcjonuje sortowanie postów pod konkretnego użytkownika, dlatego jednak aby nie powstał całkowity chaos informacyjny, trochę musimy Facebookowi pomagać. Poza tym, musimy też pilnować, aby konta nowych pracowników były tworzone na czas, a profile tych, którzy odchodzą odpowiednio dezaktywowane.

Maja: Zdradzicie nam, jakie są pierwsze statystyki? Jest w tym narzędziu w ogóle dostęp do takich danych?
Agnieszka: Tak, Facebook udostępnia tzn. pulpit firmowy, na który składa się kilkanaście różnych statystyk. Możemy sprawdzić, ile mamy aktywnych pracowników dziennie, tygodniowo, miesięczne, ilu jest użytkowników aplikacji mobilnych, ile postów i komentarzy jest umieszczanych, jak wygląda aktywność grup itp. U nas z 460 pracowników, aktywnie korzysta około 400 tygodniowo.

Maja: Co najbardziej podoba się Wam w komunikacji za pomocą tego portalu? A co warto byłoby poprawić?
Agnieszka: Bardzo podoba nam się dynamika komunikacji w porównaniu z poprzednim narzędziem, które mieliśmy. Widać, że łatwość korzystania i dobra znajomość narzędzia bardzo zachęcają pracowników do ciągłej aktywności i zaangażowania. Świetne jest to, że dzięki aplikacjom mobilnym można wrzucać newsy z każdej delegacji, konferencji czy szkolenia. Z minusów – brakuje np. miejsca do gromadzenia linków (tak, jak np. w Slack, gdzie można przypinać linki do kanałów) czy integracji z google docs (nie można zapisywać dokumentów bezpośrednia z google drive, trzeba konwertować na .doc czy pdf, funkcja, którą np. także posiada Slack).
Przeprowadziliśmy wśród pracowników ankietę i  skarżą się oni, że szybką reakcję uniemożliwia brak powiadomień, jeśli przeglądarka jest wyłączona, przez co wielu pracowników wciąż preferuje Skype. Za to mobilna aplikacja, która nazywa się Work chat działa genialnie. Niedopracowana wydaje się być również możliwość dodawania dłuższych wpisów. Istnieje wprawdzie możliwość stworzenia estetycznie wyglądającej i przyjemnej dla oka czytelnika notatki opatrzonej zdjęciami, jednak minusem jest to, że nie można dodać jej bezpośrednio z poziomu grup. Ankietowani wskazali, że przydatne byłyby także takie funkcjonalności, jak możliwość zbudowania struktury firmy czy dodawanie statusów np. o nieobecności w pracy lub spotkaniu, kalendarz czy programy do zarządzania projektami. Ci, którzy są przyzwyczajeni do korzystania z nich, do planowania i omawiania zadań za pomocą Facebooka podchodzą raczej sceptycznie. Przekonać ich może jednak zapowiadana przez Facebooka integracja z Asaną, aplikacją do zarządzania projektami.

Maja: Jaką rolę odgrywa teraz Workplace w Waszej firmie w kontekście komunikacji?
Agnieszka: To narzędzie sprawdza się fantastycznie w dużych firmach, z oddziałami ulokowanymi w różnych miejscach. Komunikacja pracowników z różnych lokacji jest dużo łatwiejsza – więcej do siebie piszemy, więcej o sobie mówimy, więc więcej o sobie wiemy.

Maja: Facebook zapowiedział, że w momencie oddania portalu do powszechnego użytku, będzie on płatny.  Czy w związku z tym dalej zamierzacie z niego korzystać?
Agnieszka: Tak, obecnie narzędzie jest płatne, ale płatność pobierana jest tylko za aktywnych użytkowników, więc takie rozwiązanie na pewno jest korzystne dla nas.

Maja: Polecilibyście Facebooka do celów wewnątrz firmowych jako społecznościowy intranet – enterprise social network?
Agnieszka: Jako społecznościowy intranet? Jak najbardziej. Jeżeli mielibyśmy nazwać Facebooka intranetem, to na pewno wielu funkcjonalności brakuje. A jeżeli mówimy o firmowym kanale społecznościowym, to możemy śmiało polecać.

Maja: Bardzo dziękuję Wam za podzielenie się Waszymi doświadczeniami z korzystania z tego narzędzia. Super, że firma z Polski znalazła się w gronie wybranych przez Facebooka. I brawa za sprawne przygotowanie ciekawej kampanii promującej ten portal wśród pracowników.

O Facebook at work, obecnym Workplace pisałam już wcześniej, przybliżając jego funkcjonalności. Polecam wpisy:
• Intranet od Zuckerberga – Facebook at work 
• Facebook at work – intranet dla pracowników

Więcej informacji znajdziecie też na stronach tego portalu:  workplace.fb.com i  facebook.com/workplace.

******

Aktualizacja 9.01.2017: Po publikacji tego wpisu skontaktowałam Trans.eu z organizatorami duńskiej konferencji IntraTeam 2017 i... 1.03.2017 Agnieszka Haładus opowiadać będzie w Kopenhadze o przygodzie Trans.eu z Workplace by Facebook. Jeśli interesuje Was komunikacja wewnętrzna, a szczególnie intranety i świat digital, sprawdźcie program tego wydarzenia.

*****

Wpisy z bloga na bieżąco:
-> Facebook bloga,
-> newsletter – jeśli wolicie dostawać je e-mailem, to raz w tygodniu wysyłam newsletter z nowym wpisem wprost do Waszych skrzynek. Zapisać można się na niego poprzez formularz, który jest w prawej kolumnie bloga.

Sprawdźcie również terminy najbliższych szkoleń z komunikacji wewnętrznej.

Grafiki: Trans.eu