Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Intranet na 2021 rok – sprawdź, co MUSI zawierać (część 1)

Co tam u Was słychać? Pracowita końcówka roku w komunikacji wewnętrznej? Mam nadzieję, że macie w kalendarzu wpisane też planowanie kolejnego roku w komunikacji. Jeśli nie, to czas najwyższy zabrać się za to. To już ostatni dzwonek.

Do planowania całej komunikacji wewnętrznej na 2021 polecam Wam bezpłatny kurs online międzynarodowej ekspertki komunikacji wewnętrznej Rachel Miller – jest tutaj. A jeśli na liście działań na kolejny rok macie digitalowe rozwiązania, to mój dzisiejszy wpis może być pomocny w zaplanowaniu zmian w intranecie lub wdrożeniu takiego w Waszej firmie.

Digitalowe rozwiązania w pandemii to teraz must have, a wewnętrzny intranet powinien być jak internet. Powinien być podstawowym miejscem do onlinowej pracy dla każdego pracownika.  

Co powinien zawierać nowoczesny intranet na miarę dzisiejszych potrzeb? Przepytałam zaprzyjaźnioną firmę Ideo, która specjalizuje się w projektowaniu i wdrażaniu intranetów i innych aplikacji, które usprawniają funkcjonowanie biznesów. Poniżej znajdziecie moje typy i podpowiedzi od tych, którzy na co dzień współpracują z takim firmami jak Wasze, by stworzyć sprawny intranet, z którego pracownicy chętnie będą korzystać.

A że podpowiedzi wyszło nam milion dwieście i są szczegółowe, to podzieliliśmy wpis na 2 części. Z tak konkretnymi podpowiedziami jeszcze łatwiej będzie Wam zaplanować zmiany.

A podpowiedzi ze mną przygotowali:


Urszula Kandefer, ekspert ds. systemów komunikacji wewnętrznej w Ideo (LinkedIn)
 
Damian Leszczyński, starszy programista, architekt systemów komunikacji wewnętrznej w Ideo
 

Łukasz Szymański, Kierownik Marketingu i PR w Ideo (LinkedIn)

Tu tylko wspomnę, a szerzej opiszę na końcu – Ideo przygotowało dla Was bezpłatny interaktywny dokument do pobrania. Pomocny, jeśli planujecie prace nad nowym intranetem, ale także jeśli zastanawiacie się, co moglibyście poprawić w już istniejącym. Jak na firmę digitalową przystało, Ideo wspiera współpracę zdalną, stąd interaktywna forma dokumentu, która ułatwia pracę rozproszonym zespołom projektowym. Na końcu podam Wam też link do ich bezpłatnego ebooka o intranetach. Ale to później, najpierw zajmijmy się intranetem na 2021.  


Tu czeka na Was interaktywny brief intranetowy do pobrania

Najciekawsze funkcjonalności podzieliliśmy według kilku kategorii.

KATEGORIA: SZUKAJ
•    struktura organizacyjna jak drzewo

Jak ja czasami widzę te Wasze struktury w intranecie wstawione jako obrazek albo w PDF-ie w XXI wieku… Nowoczesne intranety mają interaktywne struktury w formie drzewa, po którym można chodzić i klikać na kolejne osoby. Idąc wyżej, dojdziemy do prezesa, a schodząc niżej do kolejnych zespołów i pracowników tam zatrudnionych. PDF-y i jpgi proszę wykasować.

•    edytowalny profil pracownika
A jak już klikniemy na imię i nazwisko danego pracownika w strukturze, to przeniesiemy się na jego profil. Tu warto, aby oprócz podstawowych danych kontaktowych (często zaciąganych automatycznie z systemu HR-owego czy kadrowego), dodać miejsce, gdzie pracownik sam może napisać kilka słów o sobie. O projektach, które realizuje, kompetencjach czy nawet hobby. Te słowa ułatwią potem znalezienie danej osoby w wyszukiwarce pracowników.

Nowoczesne intranety, zintegrowane z systemami kadrowymi, dają między innymi podgląd na to:
•    czy dana osoba jest na urlopie, w delegacji czy w firmie
•    jeśli na urlopie, to kto ją zastępuje
•    jeśli w delegacji, to u jakiego klienta i kiedy wróci
•    jeśli w firmie, to gdzie dokładnie siedzi (tu pojawia się interaktywna mapka firmy); dodatkowo integracja z systemem rezerwacji zasobów i wspólnym kalendarzem może pokazać, że aktualnie dana osoba jest na spotkaniu w salce konferencyjnej
•    kiedy dana osoba planuje urlop
•    kto jest przełożonym tej osoby i kto jest w zespole razem z nią

To nie magia, to powinno być standardem!

Zdjęcie na takim profilu pracownika jest obowiązkowe. I już Was słyszę: ale nasi pracownicy nie chcą uzupełniać i dodawać swoich zdjęć! Zróbcie akcję promocyjną, konkurs, wykorzystajcie onboarding, aby już wtedy nowy pracownik uzupełnij swój profil.

Podczas pracy zdalnej informacje na profilu są jeszcze bardziej przydatne. I wtedy gdy jesteśmy w biurze też, szczególnie jeśli zatrudniacie setki pracowników. Ile znacie historii (bo ja sporo słyszałam od Was), kiedy ktoś kogoś pomylił albo dziwnie się zachował, bo nie wiedział, czy dana osoba jest pracownikiem? Chyba zrobię oddzielny wpis o tym na blogu.

•    wyszukiwarka pracowników, artykułów i dokumentów
To punkt, na który powinniście szczególnie zwrócić uwagę. I nie tylko teraz w pandemii, gdy pracujemy z domu i musimy szybko uzyskać dostęp do dokumentów, artykułów i innych firmowych  treści online. Zadbajcie o sprawną wyszukiwarkę. Ona powinna być wysoko na liście priorytetowych funkcjonalności intranetu. I koniecznie powinna być tam opcja wyszukiwania pracowników, aby szybko ustalić, do kogo zwrócić się z daną sprawą, aby jak najszybciej ją rozwiązać.

Najbardziej rozbudowaną opcją jest wyszukiwarka pełnotekstowa, która przeszukuje także zawartość plików tekstowych (doc, PDF, xls itp.). Idealnie jeśli uwzględnia odmianę wyrazów, ale także ma mechanizm autouzupełniania/podpowiedzi.

Wyszukiwarka musi oczywiście uwzględniać system uprawnień, ponieważ w intranecie informacje mogą być profilowane, np. manager może mieć dostęp do dodatkowych treści, których nie powinien zobaczyć pracownik. W takim wypadku wyszukiwarka powinna pokazywać tylko dostępne dla danego pracownika treści.

Wyszukiwarka i podpowiedzi, jak z niej korzystać autorstwa Ideo w intranecie firmy DPD (źródło: Ideo)

Dobra wyszukiwarka to podstawa. Co z tego, że contentu będzie dużo, jeśli użytkownicy nie będą mogli do niego dotrzeć. Zadbajcie o wyszukiwarki w intranecie! (źródło: Ideo)

•    aktualne archiwum, repozytorium dokumentów
Takie archiwa powinny być cenne jak kopalnie. Opracujcie – najlepiej włączając w to pracowników – zasady dotyczące publikacji dokumentów w takich miejscach. Jak mają być tytułowane, w jakich formatach zapisywane, że musi być autor, aby było wiadomo, z kim się skontaktować.

Warto też wdrożyć opcję podglądu na historię wersji danego dokumentu. Poza tym nowoczesne intranety mają wbudowaną opcję „wirtualnego skanera”, który umieszczane w intranecie pliki może przekształcać na formę tekstową. Jest to przydatne pod kątem zarówno dalszej edycji, jak i samego wyszukiwania.
Warto też rozważyć moduł, jaki ma np. intranet firmy Provident (swoją drogą stworzony we współpracy z Ideo). Tam system co jakiś czas wysyła mailem do autora intranetowej publikacji zapytanie weryfikujące czy treść jest nadal aktualna. Jeśli pracownik go nie potwierdzi, to każdy kto otworzy daną treść, zobaczy ostrzeżenie, że publikacja ta może być nieaktualna.

 
W intranecie firmy Provident po określonym czasie od publikacji autorzy tekstów otrzymują zapytanie wysyłane z automatu z systemu, aby potwierdzili, czy ich artykuł jest nadal aktualny. Jeśli tego nie zrobią, każdy czytelnik takiego artykułu zobaczy na górze strony stosowną informację (źródło: Ideo)

 Wewnętrzna baza dokumentów skonstruowana w podziale na blogi tematyczne. Nad nią wyszukiwarka z podpowiedziami, jak skuteczniej wyszukiwać pożądane treści (źródło: Ideo)

A tu podgląd na zawartość bazy w kategorii Helpdesk (źródło: Ideo)

Można też ustalić zasady edycji, takie jak np. te w Wikipedii – każdy, kto zauważy, że w tekście jest błąd lub dany fragment jest nieaktualny, może go zmienić (lub zgłosić konieczność zmiany, która jest wysyłana bezpośrednio do autora). Zależnie od ustawień, możliwe jest wyświetlanie historii takich zmian.

•    kalendarz aktualnych wydarzeń
Kolejna pomocna funkcjonalność – kalendarz zbierający wszystkie firmowe imprezy, duże spotkania, ważne daty np. rozliczenia, wzięcie udziału w badaniu zaangażowania itp. Możecie w nim też zaznaczyć wydanie nowego numeru gazety wewnętrznej, wypuszczenie kolejnego newslettera, start audytu komunikacji i inne komunikacyjne działania.
Zazwyczaj taki kalendarz widoczny jest z poziomu strony głównej i ma określoną liczbę osób, które mogą go edytować. Można też stworzyć kalendarz wydarzeń nieoficjalnych, takich niefirmowych, np. koncerty, wystawy, imprezy dla maluchów – to przyda się po pandemii, jak nas otworzą. W takim wypadku każdy użytkownik intranetu może być autorem zgłaszającym wydarzenia, które mogą także zainteresować innych.

 
W firmowym intranecie może być też kalendarz firmowych wydarzeń (źródło: Ideo)

KATEGORIA: DOSTĘPNOŚĆ
•    personalizowany content na stronie głównej

Dla mnie to najfajniejsza funkcjonalność nowoczesnych intranetów. To użytkownik narzędzia decyduje, które treści będzie widzieć na stronie głównej.
W intranecie Provident pracownik ustawia, z których obszarów, pionów i działów chce widzieć informacje. Są też powiadomienia o nowych treściach, na które pracownik może się zapisać. Z kolei w innym intranecie stworzonym przez Ideo – dla Empik – profilowana jest cała strona główna, gdzie pracownik decyduje, które bloki widzi. Zawsze jednak jest tak, że pewne treści i bloki na stronie głównej są obowiązkowe dla wszystkich, a pozostałe pracownik może spersonalizować.


Przykładowa makieta strony głównej autorstwa Ideo. Pierwszym krokiem projektowania wyglądu intranetu powinno być zaplanowanie elementów, które mają się znaleźć na poszczególnych podstronach, ich układu i ewentualnych zależności między sobą. Dopiero potem do akcji wkracza grafik (źródło: Ideo)

•    wersja mobilna lub aplikacja
W obecnych czasach – i nie mam tu na myśli pandemii, ale w ogóle nasze nieustanne bycie online – taka wersja intranetu dostępna z poziomu telefonu może być bardzo przydatna. Albo jako strona albo dedykowana aplikacja. Oczywiście responsywna, czyli dopasowana do oglądania na ekranie nie za dużego urządzenia. Często też firmy określają, które treści mogą być wyświetlane w wersji mobilnej, czyli które mogą być dostępne poza firmą. Ach ta obsesja na punkcie bezpieczeństwa!

Do czego może przydać się taka wersja na telefon? Wyobraźcie sobie, że jesteście na spotkaniu i macie pod ręką tylko telefon, a wiecie, że w intranecie jest plik, który akurat by się przydał. Kilka kliknięć i jest na ekranie. Albo np. Wasi handlowcy muszą po każdej wizycie u klienta przygotować raport. Najlepiej by mogli zrobić to na świeżo, bezpośrednio po spotkaniu, a nie dopiero po powrocie do biura.

Poza tym jeśli w intranet jest wbudowany obieg dokumentów, to Wasz szef np. jadąc windą, dostanie na telefon powiadomienie, że do systemu właśnie dodaliście fakturę, która zgodnie z obowiązującymi w firmie zasadami wymaga jego akceptacji. Wystarczy na telefonie 1 kliknięcie „akceptuj”.  
A jeśli macie moduł zarządzania projektami, to możecie szybko przepiąć zadanie do innego pracownika, czy np. zlecić fakturę do wystawienia. Możliwości można wymieniać bez końca. Fajne, prawda?

•    powiadomienia mailowe lub notyfikacje w intranecie
Takie powiadomienia o nowych publikacjach są w kategorii działań push, gdyż są ważne dla naszej komunikacji wewnętrznej. Nasza praca to też zachęcanie pracowników do zapoznawania się z ważnymi treściami, więc takie powiadomienia mailowe o nowej publikacji wysyłane automatycznie przez system lub ikonka w intranecie pokazująca, że czeka na czytelników nowa publikacja, zadanie czy dokument do zatwierdzenia, to pożądane rozwiązania. Wpiszcie je na listę pomysłów.

Tak, wiem, dla wielu to spam. Dlatego nowoczesne intranety dają szansę użytkownikowi zadecydować, czy chce takie powiadomienia dostawać, jak często i w jaki sposób. Co Wy na to? Takie powiadomienia lubimy!

Dodajcie to tego opcję wysyłki powiadomień SMS z poziomu intranetu (!) dla najważniejszych i najpilniejszych informacji, np. w trakcie pandemii czy innej kryzysowej sytuacji.

 
System powiadomień o nowych publikacjach w intranecie firmy Provident (źródło: Ideo)

Tyle na dzisiaj. W kolejnym wpisie w częsci nr 2 tutaj opowiadamy Wam, na co warto zwrócić uwagę, projektując nowoczesny intranet na 2021 w kategoriach:
•    dialog i współpraca
•    zadania
•    dla specjalisty komunikacji wewnętrznej

A teraz obiecane dodatki.

Pobierz bezpłatny dokument do pracy nad nowym intranetem
Mam dla Was jeszcze 2 rzeczy. Pierwsza to przygotowany przez Ideo bezpłatny interaktywny dokument do pobrania. To brief, w którym znajdziecie pytania do przemyślenia, na które warto sobie odpowiedzieć na etapie analizy potrzeb takiego nowego intranetu. Przyda się, jeśli macie już w firmie intranet i zastanawiacie się, jak go usprawnić. Ten dokument pomoże Wam w przemyśleniu potrzeb i oczekiwań, ale też pomoże w zestawieniu tego, co już macie z tym, co jeszcze można by dodać.

Przyda się również zanim wyślecie zapytanie do dostawcy intranetu. To bardzo pomocne, bo zebrane w 1 dokumencie najważniejsze kwestie. Dzięki temu o niczym nie zapomnicie. Przyspieszy to też złożenie zapytania.

I od razu zaznaczam, że to nie jest tylko ładnie opracowana graficznie tabelka, którą sobie wydrukujecie. W tym briefie możecie wypełniać odpowiedzi, dodawać komentarze, zapisać go i przesyłać do innych osób w organizacji, które mogą go zaopiniować czy dodać swoje 3 grosze. Czyli to nie tyle formularz do wypełnienia, co narzędzie wspierające Wasze planowanie wypasionego intranetu na 2021. Taka pomoc od Ideo – dzięki Łukasz za przygotowanie dokumentu.  

Bezpłatny brief czeka na Was tutaj.

Do pobrania jest też bezpłatny, obszerny ebook od Ideo o intranetach. To skrócona wersja ich książki, o której pisałam tutaj. Ebook możecie pobrać tutaj.

Dziękuję Uli, Damianowi i Łukaszowi z Ideo za poświęcony czas i podpowiedzi z pierwszej ręki, co jest teraz na topie w projektowaniu nowoczesnych intranetów.

A może Wasze intranety mają ciekawą funkcjonalność, którą chcielibyście pokazać? Dajcie znać, chętnie pokażę ją na blogu.
I zapraszam za kilka dni na drugą część wpisu. Bo to jeszcze nie koniec podpowiedzi!

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
szkolenia otwarte z komunikacji wewnętrznej (także online)
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Ten wpis powstał we współpracy z Ideo.

Grafiki: Ideo