Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Intranet na 2021 rok – sprawdź, co MUSI zawierać (część 2)

Mam nadzieję, że lektura pierwszej część podpowiedzi, co powinien zawierać intranet na 2021 r. jest już za Wami. Jeśli nie, skoczcie tutaj i poczytacie o funkcjonalnościach, które zebraliśmy w kategoriach:
•    szukaj
•    dostępność

Dziś razem z moimi gośćmi – Ulą Kandefer, Damianem Leszczyńskim i Łukaszem Szymańskim z Ideo, firmy projektującej i wdrażającej nowoczesne rozwiązania digitalowe, w tym intranety, kontynuujemy naszą opowieść-podpowiedź, co MUSI mieć nowoczesny intranet.

I przypominam, że na końcu wpisu czeka na Was interaktywny brief do pobrania przygotowany przez Ideo. I ebook od nich o intranetach również. Nie ma opcji, aby po lekturze tych 2 wpisów, pobraniu briefu i jego analizie i po przeczytaniu ebooka ktoś z Was nadal nie wiedział, jak zbudować intranet na miarę 2021 roku.

Tu czeka na Was interaktywny brief intranetowy do pobrania

A podpowiedzi ze mną przygotowali:


Urszula Kandefer, ekspert ds. systemów komunikacji wewnętrznej w Ideo (LinkedIn)
 
Damian Leszczyński, starszy programista, architekt systemów komunikacji wewnętrznej w Ideo
 

Łukasz Szymański, Kierownik Marketingu i PR w Ideo (LinkedIn)

KATEGORIA: DIALOG I WSPÓŁPRACA
•    komentowanie i szybkie lajki

Mimo że wciąż jesteśmy online, to wcale nie oznacza, że chętnie zabieramy głos publicznie, komentując firmowe treści. Ale i tak sugerowałabym, aby komentarze pod artykułami znalazły się w Waszych intranetach. Mogą się bowiem zdarzyć sytuacje, kiedy taka funkcjonalność okaże się pomocna. Lajki czy serduszka też są ok. To taka szybka forma pokazania, że jesteśmy na tak albo że widzieliśmy dany wpis.  
Ciekawym rozwiązaniem jest też licznik pokazujący, ile osób już zobaczyło dany wpis. Może zadziałać motywująco na pracownika, który go jeszcze nie przeczytał. Można też rozważyć wprowadzenie przydzielania punktów za takie social mediowe aktywności.

•    forum i wiki do wymiany wiedzy i informacji
Badania pokazują, że ten obszar zarządzania komunikacją jest niestety zaniedbany. Tyle wiedzy i doświadczeń ma każdy z nas i trzyma je bardzo często tylko w głowie i/lub na dysku komputera. Zadbajcie w 2021 roku o stworzenie pracownikom możliwości wymiany wiedzy i doświadczeń, nie tylko w intranecie. W pandemii, gdy pracujemy z domów, dostęp do takiej wiedzy online jest jeszcze ważniejszy. W każdej firmie można znaleźć co najmniej kilku pasjonatów, którzy – gdy dacie im szansę – chętnie będą dzielić się swoją wiedzą i doświadczeniem z innymi np. na blogu w intranecie.

KATEGORIA: ZADANIA
•    bezpieczny, bo wewnętrzny wetransfer

Jak wygląda w Waszej firmie przesyłanie dużych plików? Mam nadzieję, że nie robicie tego przez platformę np. wetransfer. Ja też ją lubię, ale to narzędzie zewnętrzne. Do wrażliwych treści lepiej użyć bezpiecznego rozwiązania. I tu znowu powołam się na ten fajny intranet w firmie Provident – tam stworzono właśnie takie narzędzie do przesyłania wewnętrznie dużych plików. Poza tym ten system pamięta za użytkowników, aby skasować plik po określonym czasie. Mądry system.
A dlaczego nie mailem? Ponieważ bardzo dużych plików nie da się wręcz czasami przesłać jako załącznik. Każdy serwer pocztowy ma ustawione ograniczenia. Poza tym nawet jeśli się da, to blokują nam skrzynki.

 
Intranet w firmie Provident ma Przechowalnię, czyli taki wewnętrzny system do przesyłania dużych plików (jak wetransfer); (źródło: Ideo)

•    rezerwacje zasobów
Teraz nie bijemy się już o salki i służbowe auta. Rzutniki też są nam mniej potrzebne. Ale pandemia kiedyś się skończy, więc zadbajcie o taki moduł w Waszym intranecie. Podpytajcie pracowników, co chcieliby rezerwować online i przenieście to do intranetu. I pamiętajcie, że w taki sposób można też zarezerwować miejsce w hotelu czy np. zapisać się na szkolenie.

 
Formularz zapisu na firmowe wydarzenie – przykład z intranetu firmy Provident (źródło: Ideo)

•    formularze online do załatwiania spraw
Podobnie z elektronicznymi formularzami. I tu znowu nie ma co zgadywać. Zapytajcie Waszych pracowników podczas prac nad nowym intranetem, co chcieliby załatwiać online, a jak potrzebujecie moderatora takich warsztatów, to zapraszamy z Ideo do kontaktu.

W świecie zewnętrznym czasami jestem wręcz oburzona, że nie mogę czegoś zrobić online tylko muszę gdzieś iść. Przecież wewnątrz firm też może to tak działać. Złożenie wniosku o urlop, rozliczenie delegacji, przesłanie faktury czy wręcz cały obieg dokumentów. To można zrobić online nawet wtedy, gdy nie pracujemy zdalnie.

To jeszcze Wam powiem, że w nowoczesnych intranetach wniosek urlopowy może zawierać pole do wpisania osoby zastępującej. I wtedy od razu widać, z kim trzeba się skontaktować, gdy nas nie ma w pracy. Co więcej, taka osoba jest wtedy pokazywana przy „naszych projektach” w trakcie naszej nieobecności, by każdy wiedział, że dany temat nie jest zostawiony sam sobie. Rewelacja!

•    obieg dokumentów, rejestr umów i faktur
Czasy drukowania i biegania po podpisy powinny być już za nami. Takie systemy do obiegu dokumentów to nie tylko ekologiczne rozwiązanie, ale też oszczędność czasu. I widać, kto się ociąga i kogo trzeba lekko popchnąć, aby zatwierdził procesowaną umowę, bo zamula cały proces. Nie mówiąc już o sytuacji, w której osoba konieczna do akceptacji danej umowy jest w tygodniowej delegacji lub zwyczajnie pracuje w innym oddziale firmy i konieczna byłaby wysyłka dokumentu kurierem, a więc po pierwsze czas, po drugie dodatkowe koszty.

 
Jednym z systemów do obiegu dokumentów jest Logito – autorska platforma Ideo 

•    help desk
Składanie ticketów do help desku IT, ale też do innych zespołów również można przenieść do intranetu. Są gotowe moduły do wdrożenia. O botach wspierających taki kontakt z help deskiem nie wspominając. Rozważcie to, gdy będziecie projektować nowy intranet lub rozbudowywać obecny.  

•    dostęp ze strony głównej do różnych systemów firmowych
Może być też tak, że w Waszych firmach są już wdrożone różne systemy do załatwiania spraw wszelakich. I to jest ok. Ale zadbajcie o to, aby z poziomu strony głównej intranetu, pracownik miał przejście (linkami) do tych wszystkich systemów bez konieczności logowania się do nich. To bardzo ułatwia pracę. Niech strona główna intranetu będzie jak pulpit – centrum nawigacyjne dla pracowników. Jest szansa, że wtedy chętniej będą z niego korzystali. 


Linkownia to miejsce w intranecie zbierające najważniejsze i najpopularniejsze linki (źródło: Ideo)

Taki blok z linkami do innych systemów może być widoczny na każdej podstronie intranetu, zawsze w tym samym miejscu. Można ustawić kolejność linków czy dodać własne skróty. Każdy pracownik może wybrać też swój zestaw linków, aby wyświetlić sobie skróty do najczęściej używanych systemów. Szczególnie sprawdza się to w firmach, gdzie tych systemów jest nawet kilkadziesiąt. Ideo donosi, że są takie!

•    podgląd na realizację KPI-ów
Widziałam też w kilku intranetach wyświetlane na stronie głównej wskaźniki realizacji firmowych KPI-ów. Były tam np. procentowe wyniki sprzedaży w danym kwartale. I każdy pracownik widział, jak idzie firmie w danym czasie. Wystarczy do tego prosta integracja z CRM czy innym systemem, w którym na bieżąco raportowane są wyniki. Jeśli w firmie wykorzystujecie grywalizację, to na takim dashboardzie może znaleźć się także aktualny ranking, a obok niego porady, co zrobić, by zdobyć dodatkowe punkty i przeskoczyć lidera.

  
Stan realizacji celów widoczny na stronie głównej intranetu w firmie Provident. I jeszcze fajny tip nad tym – podpowiedź, jak skuteczniej korzystać z wyszukiwarki (źródło: Ideo)

KATEGORIA: DLA SPECJALISTY KOMUNIKACJI WEWNĘTRZNEJ
•    ankiety i sondy do badania opinii

Choć jest wiele zewnętrznych i tanich narzędzi, być może warto, aby i Wasz intranet miał takie rozwiązanie. Wtedy będziecie mogli szybko przygotować krótką sondę do intranetu czy obszerniejszą ankietę. I wszystko będzie bezpieczne, bo wewnątrz Waszego narzędzia.
W przypadku większych, bardziej rozbudowanych badań (np. gdy chcecie zorganizować audyt komunikacji wewnętrznej) sugerowałabym jednak skorzystanie z zewnętrznych, specjalizowanych rozwiązań do ankietowania. Również dlatego, że czasem zewnętrzny system bywa oceniany przez pracowników jako bardziej anonimowy.

 
Konkurs na nazwę intranetu to dobry sposób na promocję nowego narzędzia i zintegrowanie pracowników wokół jednego tematu. A przy okazji można pokazać im, jak działają wewnętrzne ankiety w intranecie. Powyżej przykład z intranetu DPD (źródło: Ideo)

•    automatyczne wewnętrzne newslettery
Aby ułatwić sobie pracę, warto też pomyśleć o tym, aby w intranecie były automatyczne newslettery. Taki pushowany newsletter przyda się szczególnie dla tych pracowników, którzy nie za często  zaglądają  do intranetu. Za jego pomocą możemy przekazywać im na bieżąco najważniejsze informacje dotyczące firmy w skondensowanej wersji.

Takie newslettery mogą być całkowicie automatyczne (samo się zrobi!) lub to Wy jako redaktorzy możecie wybierać newsy i z nich budować newsletter. Możecie też dodawać własne, dedykowane dla newslettera treści.

•    statystyki są obowiązkowe
Nie chcę nawet słyszeć, że macie intranet bez statystyk. Proszę przy mnie takich rzeczy nie mówić. To powinno być karane!
Mierzenie komunikacji to nie dodatek do naszej pracy, ale obowiązkowe działanie. Zadbajcie o to, aby Wasze systemy miały taki moduł. I zaglądajcie tam często, wcześniej ustalając, jakie wskaźniki byłyby dla Was satysfakcjonujące. Statystyki to kopalnia wiedzy o naszej efektywności, ale też papierek lakmusowy zainteresowań i potrzeb pracowników.

Np. to, że wiele osób kilka razy w miesiącu w wyszukiwarce intranetu szuka danego dokumentu, wcale nie oznacza, że jest on taki fajny (chociaż może tak być). Może to oznaczać, że nie jest on umieszczony w intuicyjnym dla odbiorców miejscu lub wręcz nie ma go tam w ogóle.

 
Posiadanie dostępu do zaawansowanych statystyk w intranecie powinno być obowiązkowe. Podobnie jak analizowanie przez specjalistów komunikacji wewnętrznej danych, które w nich się znajdują (źródło: Ideo)

  Przydatny jest też podgląd na historie wyszukiwanych fraz. To podpowiedzi, czego najczęściej szukają w intranecie pracownicy (źródło: Ideo)

•    intuicyjny i łatwy CMS
I na koniec koniecznie zadbajcie o Wasze miejsce pracy, czyli o to, aby system do zarządzania intranetem, tzw. CMS był intuicyjny w obsłudze. Przyspieszy to publikowanie wpisów lub ich akceptowanie, dodawanie wideo czy moderowanie komentarzy. Edytor tekstu powinien być prosty w obsłudze jak Word. I w nowoczesnych intranetach tak właśnie wygląda i działa.  
Warto pomyśleć też o przemyślanym systemie przydzielania uprawnień. Może być np. tak, że dany pracownik ma możliwość tworzenia i dodawania nowych treści, ale dopóki nie zostaną one zaakceptowane przez jego przełożonego, będą widoczne tylko dla autora i dla przełożonego.

Można też dać wymóg akceptacji danej treści przez kilka osób. Są też opcje współpracy przy redagowaniu treści dzięki komentarzom (to takie rozwiązanie podobne do trybu śledzenia zmian w Wordzie).

Sporo tych funkcjonalności na 2021 rok, prawda? Wiem, ale zależało nam, aby zebrać wszystkie najważniejsze elementy dla Was w jednym wpisie. Ok, wyszły 2 wpisy, bo dużo podpowiedzi przygotowaliśmy dla Was. Według mnie te funkcjonalności to podstawa nowoczesnego intranetu. Wyobrażacie sobie taki intranet w Waszej firmie? I na dodatek śmiga bez problemów technicznych, wygląda przyjemnie dla oka i zawiera użyteczne treści dla pracowników. Takich intranetów życzę Wam w 2021 r. A jak już je wdrożycie, to pamiętajcie, że na moim blogu jest dużo miejsca na wywiad z Wami o Waszych komunikacyjnych sukcesach.

Pobierz bezpłatny dokument do pracy nad nowym intranetem
To na koniec tak, jak w poprzednim wpisie, przypominam Wam o 2 plikach do pobrania:

1.    Pierwszy to przygotowany przez Ideo bezpłatny interaktywny dokument. To brief, w którym znajdziecie pytania, na które warto sobie odpowiedzieć zanim wyślecie zapytanie do dostawcy intranetu. Bardzo pomocne, bo zebrane w 1 dokumencie najważniejsze kwestie. Dzięki temu o niczym nie zapomnicie. Przyspieszy to też złożenie zapytania. Przyda się również, jeśli macie już w firmie intranet i zastanawiacie się, jak go usprawnić. Ten dokument pomoże Wam w przemyśleniu potrzeb i oczekiwań, ale też pomoże w zestawieniu tego, co już macie z tym, co jeszcze można by dodać.

To nie jest tylko ładnie opracowana graficznie tabelka, którą sobie wydrukujecie. W tym briefie możecie wypełniać odpowiedzi, dodawać komentarze, zapisać go i przesyłać do innych osób w organizacji, które mogą go zaopiniować czy dodać swoje 3 grosze. Czyli to nie tyle formularz do wypełnienia, co narzędzie wspierające Wasze planowanie wypasionego intranetu na 2021. Bezpłatny brief czeka na Was tutaj.

2.    A drugi dokument do pobrania też jest bezpłatny. To obszerny ebook od Ideo o intranetach. To skrócona wersja ich książki, o której pisałam tutaj. Ebook czeka na pobranie tutaj.

I jeszcze raz dziękuję Uli, Łukaszowi i Damianowi z Ideo za poświęcony czas i podpowiedzi, co jest teraz na topie w projektowaniu nowoczesnych intranetów.

A może Wasze intranety mają ciekawą funkcjonalność, którą chcielibyście pokazać? Dajcie znać, chętnie pokażę ją na blogu.

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
szkolenia otwarte z komunikacji wewnętrznej (także online)
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Ten wpis powstał we współpracy z Ideo.

Grafiki: Ideo