Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Dziś kilka podpowiedzi, co zrobić, jeśli w badaniu stanu komunikacji wewnętrznej wyszło Wam (albo ewentualnie wiemy to z obserwacji sytuacji w firmie), że plotki rządzą w firmie. Nie da się ich pozbyć w 100%, ale są sposoby, aby zmniejszać ich ilość. Aby pomyśleć o możliwych rozwiązaniach, najpierw trzeba jednak ustalić przyczynę takiego stanu rzeczy.

Poszukajmy więc powodów i zastanówmy się, co możemy zrobić, aby komunikację wewnętrzną w tym obszarze usprawnić.

PROBLEM 1. Za mało oficjalnych informacji
Jeśli w Waszych firmach sporo się dzieje, a oficjalnej komunikacji od zespołu komunikacji czy kadry kierowniczej jest jak na lekarstwo, to sprawa jest jasna i prosta. Pracownicy plotkują, ponieważ widzą, ile dzieje się w firmie, słyszą to od kolegów, ale nie widzą potwierdzenia tych działań w oficjalnym stanowisku firmy w formie komunikatów. W takiej sytuacji musimy zwiększyć liczbę oficjalnych komunikatów.

PROBLEM 2. Codzienna komunikacja pokrywa mało istotne tematy
W tej sytuacji sporo dzieje się w naszych firmowych wewnętrznych mediach, wciąż o czymś piszemy, wciąż o czymś mówimy, niby jest ok, ale pracownicy nadal plotkują. Dlaczego? Być może piszemy o mało ważnych z punktu widzenia odbiorców kwestiach. Nadawcom wydaje się, że tematy są ok, forma podania treści także albo nawet chcieliby pisać o ważniejszych kwestiach, ale nie ma na to zgody kadry kierowniczej. Co możemy zrobić w takiej sytuacji?

Warto przeanalizować oczekiwania tematyczne pracowników i porównać je z tym, co dzieje się w wewnętrznych mediach. Jeśli problemem jest najwyższa kadra kierownicza, która chomikuje ważne kwestie dla siebie, należałoby spróbować przekonać ich do zmiany postawy, poprzez pokazanie negatywnych konsekwencji ich dotychczasowych działań. I tu wyniki badań, z którymi trudno dyskutować, mogą nam mocno w tym pomóc.  

PROBLEM 3. Oficjalne informacje pojawiają się za późno
Być może u Was oficjalne informacje są, nadawcy są chętni do komunikowania ich, ale proces powstawania i zatwierdzania komunikatów trwa dłuuugooo. Znacie to, prawda? Tu rozwiązanie jest oczywiste, choć wiem, że nie jest to łatwe do przeskoczenia. Trzeba skrócić proces decyzyjny i szybciej komunikować się z pracownikami.

Czasami jest tak, że zarządy zwlekają z podaniem oficjalnej informacji, ponieważ czekają na moment aż wszystko się wyjaśni i będą mieli komplet informacji. Ale w międzyczasie plotki wychodzą z ich gabinetu i robią swoje. Czasami lepiej jest powiedzieć pracownikom: stan na teraz jest taki, że wiemy tyle i tyle, a jak będziemy mieć więcej informacji, to przekażemy je Wam.  

PROBLEM 4. Oficjalne informacje wychodzą z niskiej rangi źródła
A może w Waszej firmie problem plotek leży w innym miejscu. Komunikaty oficjalne są, ale nadawcy nie są odpowiednio dobrani do nich. Pracownicy oczekują większej obecności najwyższej kadry kierowniczej, chcą, aby to zarząd do nich mówił o ważnych kwestiach, a tymczasem robi to tylko zespół komunikacji albo inni pracownicy. Ich ranga w strukturze firmy nie jest zbyt wysoko, przez co nie są traktowani poważnie. Do przemyślenia podniesienie rangi nadawców. Zastanówcie się, kto powinien, które tematy komunikować, aby nadać im odpowiednio dużą rangę.

PROBLEM 5. Narzędzia komunikacji nie pokrywają wszystkich grup docelowych
A może są w Waszej firmie grupy docelowe, które mają ograniczony dostęp do oficjalnych komunikatów. A skoro słabiej one do nich docierają, to jest miejsce na plotki. Warto sprawdzić, czy narzędzia komunikacji wewnętrznej, które macie wdrożone w firmie, pokrywają wszystkie grupy docelowe, szczególnie te kluczowe biznesowo (zestawienie matrycy odbiorców i matrycy narzędzi się kłania – jeśli jeszcze nie macie, zapraszam na szkolenie lub kurs z planowania komunikacji). A jeśli pokrywają, to czy są wykorzystywane przez tych odbiorców, czyli czy korzystają z dostępnych dla nich narzędzi komunikacji.

PROBLEM 6. Przełożeni otrzymują informacje za późno
Jest też jeszcze 1 opcja, która przychodzi mi do głowy. Być może w Waszej firmie komunikacja idzie na zasadzie: wszystko do wszystkich. Czyli przełożeni, którzy są bardzo ważnych narzędziem komunikacji, otrzymują te same komunikaty, co ich podwładni i w tym samym czasie. A to nie daje im czasy na zapoznanie się z tematem wcześniej, na dopytanie, by zgłębić temat i na to, aby odpowiedzieli na pytania swoich pracowników w tym temacie.

Być może też Wasi przełożeni nie są nadawcami w kaskadzie. Czyli wszystko idzie intranetami, mailingami i newsletterami. A ten ważny dla pracownika człowiek = najważniejsze narzędzie komunikacji = szef nie ma szansy na włączenie się w komunikację i budowanie swojego wizerunku. Sprawdźcie, czy tak nie jest u Was.

Jeśli macie jeszcze jakiś pomysł, skąd biorą się w firmie plotki i jak im zaradzić, dajcie znać. Chętnie dodam Wasze pomysły i Was jako autorów.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
• szkolenia otwarte i kursy na platformie z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Grafika: Pixabay.com