Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Jak podnieść jakość tekstów tworzonych przez pracowników do intranetu, newslettera i gazety

No co tu dużo mówić. Piszą, chcą się angażować, słyszeli, że trzeba się komunikować albo szef im kazał, ale gdy otrzymujesz kolejny tekst, załamka! O śródtytułach nie słyszeli, o ilustracjach znowu zapomnieli. Język korzyści? Ale czego Ty od nich wymagasz! I ten zespół IT jak coś wyśle! Albo prawnicy! Ech... znam to. Gdy pracowałam w korporacji, poprawiałam setki tekstów i wiem dokładnie, przez co przechodzisz. Dziś przybywam z pomocą.

Kilka głębokich wdechów, jeśli powyższy wstęp wywołał małą traumę i lecimy.  

EDYCJA I KOREKTA, ale z głową
Gdy pracowałam na etacie w korporacji, trafiały do mnie teksty przeróżnej jakości. Odpowiadałam wtedy za publikację tych treści w intranecie, wewnętrznej gazecie i za te wysyłane mailingiem. Sporo tego było i miałam dużo pracy m.in. z powodu tej niskiej jakości językowej twórczości pracowników. Nie miałam do nich pretensji, bo piękne pisanie nie było w zakresie ich obowiązków. Oni zostali zatrudnieni w innym celu w tej firmie. Co wtedy zrobiłam? Uznałam po jakimś czasie, gdy komunikację rozkręciłam już na tyle, że pracownicy chętnie dzielili się takimi treściami, że nie dam rady w kółko tych tekstów poprawiać. Widziałam, że jak tak dalej pójdzie, to będę musiała iść do szefa z prośbą, aby zmienił mi nazwę stanowiska ze specjalisty komunikacji wewnętrznej na adekwatne do tego, co robiłam, czyli na specjalistę ds. edycji i korekty tekstów. Na dłuższą metę nie miało to racji bytu.

Dlatego też oprócz poprawiania tekstu, zawsze w komentarzach pisałam pracownikom, dlaczego tak poprawiłam daną kwestię. Tłumaczyłam tam, czym jest śródtytuł i kiedy warto go stosować. Przypomniałam o ilustracjach i wskazywałam, co nimi może być. Wyjaśniałam, że w tekście można dodać komentarz innego pracownika, który też brał udział w tym projekcie, co uatrakcyjni przekaz i doceni cytowanego kolegę.

Śledzenie zmian
Zawsze wprowadzałam zmiany w trybie śledzenia zmian. I wiesz, co się stało? Po jakimś czasie teksty, które do mnie trafiały, były lepszej jakości? Dlaczego? Bo te podpowiedzi były proste i pracownicy szybko łapali, jak pisać lepiej. W tej firmie mieliśmy też fajną kulturę organizacyjną, gdzie ludzie byli otwarci na naukę. Gdy ktoś ich poprawiał, to nie strzelali focha (przynajmniej oficjalnie). Nieraz dostałam po moich poprawkach maila w stylu: ale zmasakrowałaś mój tekst! ale teraz brzmi bardzo dobrze! No waśnie. Oni widzieli, że efekt jest lepszy. To oni byli podpisani pod tymi tekstami, więc też zależało im na tym, aby tekst był dobrej jakości, nie tylko merytorycznej.

Autoryzacja tekstu
I tu ważna kolejna podpowiedź. Nawet jeśli masakrujesz tekst, zawsze wyślij go na koniec do autora do akceptacji. Zdarzyło mi się słuchać opowieści, że pracownicy boją się pisać, bo boją się, że zespół komunikacji poprawi tekst tak, że wyjdą głupoty merytoryczne, pod którymi ten pracownik zostanie podpisany. Nie rób tak! Ty nie musisz znać się na kwestiach merytorycznych, o których pisze ten pracownik. Oddaj to jemu. Niech sczyta poprawiony tekst. Wtedy i Ty masz pewność, że nic nie zostało niechcący przekręcone i pracownik może spać spokojnie, że merytorycznie jest nadal poprawnie.

EDUKACJA
Kolejną rzeczą, którą możesz zrobić, a nawet którą należy zrobić, jest edukacja. Nie załamuj rąk, tylko działaj! Oni naprawdę nie muszą wiedzieć, jak pisać ładnie, poprawnie i językiem korzyści. To nasza działka. Oni znają się na innych obszarach, o którym my nie mamy pojęcia (i nie chcemy pewnie mieć). Dlatego, aby ułatwić sobie pracę, edukuj pracowników piszących do gazety, newslettera czy intranetu (IT i prawników też! i jeszcze BHP dorzuciłabym, co Ty na to?), jak pisać.

Możesz zrobić dla nich webinar (polecane książki z pisania znajdziesz w biblioteczce i na blogu tutaj i tutaj) albo zaprosić osobę z zewnętrz do tego. Możesz przygotować serię wykładów albo zorganizować dla wybranych osób szkolenie zamknięte z pisania (tu od razu podrzucam Ci program mojego szkolenia zamkniętego w tym temacie właśnie dla takich zespołów czy osób, których poziom pisarski należy podnieść).

Właśnie trwają też zapisy na pierwszą edycję mojego kursu, jak pisać skuteczniej w komunikacji wewnętrznej. Przeniosłam moje jednodniowe szkolenie na platformę i teraz jest dostępne w formie ponad 90 lekcji wideo. Może taka forma nauki będzie ciekawa dla Twoich pracowników. Tylko nie martw się! To ja sprawdzę ich prace domowe w ramach kursu. Szczegóły na temat tego kursu znajdziesz tutaj. Sprawdź poniżej spis wszystkich 90 lekcji.

Zastanów się, która opcja byłaby dla Ciebie dobra, na co możesz aktualnie sobie pozwolić i do dzieła. Podniesiesz kompetencje komunikacyjne pracowników, a przez to ułatwisz sobie codzienną pracę. Tę wiedzę mogą też wykorzystać w codziennej komunikacji mailowej czy nawet podczas rozmów. Bo np. pisanie czy mówienie z perspektywy pracownika czy językiem korzyści – o czym uczę na szkoleniu i podczas kursu – sprawdza się nie tylko podczas pisania do intranetu.

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
szkolenia otwarte i kursy na platformie z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Fot. główne: gratisography.com; grafiki: Przecinek.com