Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Muszę się Wam przyznać, że gdy słuchałam opowieści Eweliny z TE Connectivity, kilkakrotnie przerywałam jej, mówiąc „ja też tak miałam”. Rozmowa z Eweliną była moim powrotem do przeszłości, do czasów, gdy rozkręcałam komunikację wewnętrzną, pracując na etacie 100 lat temu w allegro. Podobne działania, chodzenie wszędzie i namawianie pracowników, wędrówki między piętrami z nowym numerem gazety i te same teksty menadżerów, którzy w końcu przekonali się do komunikacji i mówili: „potrzebuję miejsca w gazecie, aby opisać nasz projekt”. Piękne to były czasy.

Zapraszam Was na wywiad z Eweliną Florkiewicz, która 2 lata temu pojawiła się w firmie TE Connectivity w Bydgoszczy, gdzie zastała niewiele w komunikacji. Od tamtej pory postawiła komunikację na nogi, wdrożyła wiele narzędzi przy poparciu dyrektora fabryki i co najważniejsze przekonała do komunikacji pracowników. Z zerowego zainteresowania, półuśmieszków czy wręcz odmawiania przyjęcia gazety doszła dziś do punktu, gdzie prawie wszyscy czytają kwartalnik, a mistrzowie żartują, że gdy pojawia się nowy numer, trzeba wstrzymać produkcję, bo wszyscy są zajęci czytaniem.

Myślę, że wielu z Was odnajdzie w tej rozmowie siebie. 1 osoba w firmie produkcyjnej, samodzielne stanowisko ds. komunikacji i wyzwanie w postaci zbudowania komunikacji wewnętrznej. To także wywiad dla tych, którzy zastanawiają się, jak rozkręcić komunikację w firmie. Mnóstwo tu podpowiedzi, jak to zrobić. Zapraszam na wywiad.

Ewelina Florkiewicz, Communication Coordinator, TE Connectivity (LinkedIn)

Maja: Ewelina, zanim zaczniemy opowieść, jak z poziomu zero rozkręcić komunikację wewnętrzną w firmie, powiedz nam proszę w 3 zdaniach, czym zajmuje się Wasza firma?

Ewelina: TE Connectivity w Bydgoszczy jest częścią światowego koncernu, lidera w dziedzinie technologii przemysłowych, który w 140 krajach zatrudnia 85 000 osób. W Bydgoszczy jest nas około 1100 osób i mieścimy się w 2 lokalizacjach. Jest to fabryka integrująca zaawansowane procesy, w skład których wchodzą: tłocznia, galwanizernia, przetwórstwo tworzyw sztucznych, precyzyjna narzędziownia i montaż produktów końcowych. Nasza firma specjalizuje się w produkcji złączy i systemów kablowych dla uznanych klientów takich jak Siemens, ABB, Grundfos i wielu innych. Ponad 500 osób to pracownicy wydziałów produkcyjnych, którzy nie mają bezpośredniego dostępu do komputera i firmowej poczty, pracujący w systemie 2 i 3 zmianowym.

Maja: W firmie pojawiłaś się w 2020 r. Co wtedy zastałaś?

Ewelina: Moja przygoda z TE Connectivity rozpoczęła się dokładnie w lutym 2020 roku tuż przed pandemią COVID-19 i powszechną kwarantanną, która była dla firmy poważnym wyzwaniem. Paradoksalnie ta trudna sytuacja sprawiła, że poznałam firmę i rozpoczęłam działania komunikacyjne w naprawdę szybkim tempie.

Pytasz, co zastałam? Przyznam, że naprawdę niewiele. Komunikacja wewnętrzna w formie wysyłanego memorandum lub po prostu wiadomości do wszystkich była prowadzona okazyjnie i adresowana przez różne osoby. Jeszcze przed pandemią cyklicznie organizowano spotkania ze wszystkimi pracownikami tzw. town hall meetings, podczas których Dyrektor Zakładu poruszał ważne w danym momencie tematy.

Z narzędzi komunikacyjnych to oprócz codziennych spotkań, odpraw przełożonych z pracownikami w zasadzie byłoby tyle. Zastałam jednak również bardzo pozytywne nastawienie mojego szefa – Rafała Radwańskiego, Dyrektora Zakładu, który na start obdarzył mnie pełnym zaufaniem i otwartością wobec moich pomysłów. Zostałam włączona do jego bezpośredniego zespołu, dzięki czemu nie tylko szybko poznałam firmę, ale także miałam lepszy kontakt z całą kadrą zarządzającą. Po czasie dowiedziałam się, że wiele osób z dosyć sporą dozą sceptycyzmu podchodziło do tego stanowiska i zakresu obowiązków.

Absolutnie mnie to nie dziwi, bo rzeczywiście było to coś nowego. Już kilkukrotnie zdarzyło się, że pracownicy powiedzieli mi to wprost, dodając, że są bardzo pozytywnie zaskoczeni tym, jak to wygląda dzisiaj, a ich wątpliwości były nieuzasadnione. Daje to ogromną satysfakcję z wykonanej pracy.

Warto jeszcze wspomnieć, bo to dość ciekawe, że zastałam również sprawnie i regularnie prowadzoną komunikację korporacyjną, która choć na wysokim poziomie to z powodu dostępności narzędzi, ograniczeń językowych, a także braku dopasowania do naszych lokalnych realiów, nie funkcjonowała w świadomości pracowników.

Maja: To od czego zaczęłaś? Wiem, że wdrożyłaś kilka narzędzi.

Ewelina: Przede wszystkim zaczęłam od tego, aby możliwie w jak najkrótszym czasie dowiedzieć się jak najwięcej na temat firmy. Z pomocą menadżerów różnych szczebli starałam się zrozumieć każdy z obszarów i zadając setki pytań, poznawałam specyfikę firmy, panującą tu atmosferę, a przede wszystkim pracujących tu ludzi. Następnie przygotowałam swoją diagnozę, spisałam największe trudności, jakie zaobserwowałam. Do tego wszystkiego dopasowałam swoje pomysły na narzędzia i działania, co spotkało się z uznaniem szefa. Tak powstała nasza strategia, którą nadal wspólnie realizujemy.

Zaczęłam właściwie od podstaw. Najpierw powstał jeden adres e-mail do wysyłania kategoryzowanych komunikatów do wszystkich pracowników. Wprowadziłam także zasadę, że każda wiadomość musi był wysłana bezpośrednio przeze mnie po korekcie językowej i graficznej. Dzięki regularnym komunikatom związanym z pandemią koronawirusa wszyscy dosyć szybko się do tego przyzwyczaili. Wygospodarowałam także miejsce na ramki do plakatów, które już na stałe zagościły w najczęściej uczęszczanych miejscach. Wymieniam je regularnie i zazwyczaj mam na nie plan z trzymiesięcznym wyprzedzeniem. Wymyślam, projektuję i również wieszam je samodzielnie.

Bardzo zależało mi na tym, aby usprawnić przepływ informacji do pracowników wydziałów produkcyjnych, którzy nie dysponują firmową pocztą, a wszelkie wiadomości otrzymują od brygadzistów na początku zmiany. Poza tym chciałam mieć z pracownikami możliwie jak najbardziej bezpośredni kontakt. Przygotowanie dedykowanej aplikacji nie wchodziło w grę, więc stworzyłam zamkniętą grupę na Facebooku z odpowiednim regulaminem i dostępem tylko dla pracowników naszego oddziału.

Tak powstało nie tylko narzędzie do komunikowania, ale również przestrzeń do integracji połączonej z budowaniem świadomości na temat firmy. Zaczęłam tworzyć rozmaite konkursy i quizy zakończone oczywiście osobistym wręczeniem nagród zwycięzcom, a często po prostu wszystkim uczestnikom. Stopniowo z miesiąca na miesiąc grupa zyskiwała na popularności, choć oczywiście początki wcale nie były spektakularne. Zainteresowanie i zaangażowanie rosło systematycznie, ale powoli.

Jeden z numerów kwartalnika TEraz firmy TE Connectivity wg pomysłu Eweliny

Największym jednak projektem wprowadzonym w pierwszym roku było stworzenie firmowej gazety. Jest to kwartalnik wydawany oczywiście w formie drukowanej i wyglądającej tak jak prawdziwe czasopismo. To bardzo czasochłonne przedsięwzięcie. Nasza gazeta zawsze ma 20 stron, są w niej stałe rubryki jak na przykład wywiady, fotorelacje, historie pracowników itp.

Maja: Wg badań międzynarodowych i moich badań w firmach drukowane rozwiązania nadal się sprawdzają, szczególnie w takich firmach, jak Twoja, czyli produkcyjnych. Jak pracownicy zareagowali na gazetę? Jak udało Ci się ich przekonać, aby zaczęli w niej publikować swoje artykuły?

Ewelina: Przyznam się, że tworząc pierwszy numer, wiedziałam, że absolutnie nie może on być ostatnim i musimy temu medium dać szansę przynajmniej na kilka numerów. Z jednej strony byłam podekscytowana tym projektem, ale też pełna nadziei oraz obaw. Pierwszy numer był dodawany do prezentów z okazji święta firmy tzw. Orange Day. Choć zebrał bardzo pozytywne opinie i wywołał spore poruszenie, myślę, że wówczas mało kto wierzył, że pojawi się kolejny numer.

W tym roku w firmie TE Connectivity również odbędzie się akcja Orange Day z konkursami dla pracowników

Następny po upływie 3 miesięcy wręczałam osobiście wszystkim pracownikom. Dodam, że to wcale nie taka błahostka, ponieważ pracujemy w 3 budynkach na kilku piętrach i w systemie zmianowym. Generalnie mnóstwo dźwigania i chodzenia. Oprócz tego, że pracownikom jest miło dostać coś osobiście, to dodatkowo mogę obserwować reakcję pracowników, czasem porozmawiać, posłuchać ich opinii i starać się zrobić dobre wrażenie.

Komunikacja wewnętrzna to także dział do zadań specjalnych. Tu podczas pakowania prezentów dla 1100 pracowników w czasie pandemii

Na początku reakcje były różne, zdarzało się, że pracownicy odmawiali przyjęcia gazety, nawet na nią nie patrząc. Co ciekawe podczas tworzenia pierwszych numerów miałam też bardzo duży kłopot ze zdjęciami do artykułów, ponieważ prawie nikt nie chciał wyrazić zgody na druk z jego wizerunkiem.

Teraz, gdy właśnie drukuje się 9 numer, wygląda to zupełnie inaczej. Wiele osób traktuje publikację ze swoim udziałem jako wyróżnienie, co niesamowicie mnie cieszy, bo o to właśnie chodzi! A gdy rozdaję, to widzę, że od razu gazeta jest wertowana, a pracownicy sprawdzają, co jest ciekawego i czyje zdjęcia są tym razem.

Gazeta, którą część pracowników na początku omijała wielkim łukiem, dziś jest czytana prawie przez wszystkich

Pytasz, jak udało mi się przekonać ludzi – przede wszystkim był to proces. Ktoś został poproszony, aby mnie wesprzeć w przygotowaniu materiału, potem okazywało się, że powstał dobry tekst, który spodobał się pracownikom, więc kolejnym było już nieco łatwiej i z większą otwartością podchodzili do tematu.

Maja: Pomagasz im w takiej publikacji? Na jakie wsparcie mogą liczyć?

Ewelina: Tak, gwarantuję bardzo duże wsparcie. Wiele osób nie czuje się pewnie w słowie pisanym, a dodatkowo mają swoje zadania do wykonania i nie dysponują wolnym czasem. Szczerze mówiąc, myślę, że gdybym nie oferowała korekty, redakcji, wykonania zdjęć, to mało osób zdecydowałoby się na współpracę. Poza tym czuję, że to jednak przede wszystkim moje zadanie. Zazwyczaj pracownicy wyposażają mnie w wiedzę i wszelkie merytoryczne informacje, których potrzebuję do stworzenia tekstu. Następnie ja to układam, daję do weryfikacji i wspólnie pracujemy nad wersją idealną.

Czasem zdarza się też, że dostaję niemal gotowe teksty. Najważniejsze dla mnie jest to, że już nie muszę szukać tematów. Często już nawet ze sporym wyprzedzeniem menadżerowie rezerwują miejsce na materiał o swoim zespole, kończącym się projekcie czy nowych maszynach. Bardzo dużo uwagi poświęcam, aby wszystkie materiały były ze sobą spójne, poukładane i atrakcyjne wizualnie. W naszej gazecie pojawiają się również reklamy dotyczące na przykład rekrutacji, programów dla pracowników, wydarzeń itp.

Maja: I tak też było u mnie, gdy pracowałam na etacie. Z czasem gazeta stała się tak popularna, że menadżerowie dzwonili i prosili o rezerwację 2 stron na ich projekt. Super! Wróćmy jeszcze na chwilę do grupy na Facebooku, która cieszy się dużym zainteresowaniem. Co tu komunikujecie? Co Ty, a o czym piszą pracownicy?

Ewelina: Tak, grupa cieszy się dużym zainteresowaniem – obecnie należy do niej prawie połowa pracowników. Na bieżąco monitoruję statystyki i bardzo mnie cieszy, że jej członkowie chętnie reagują i komentują posty. Co zaskakujące i bardzo pozytywne pracownicy są najaktywniejsi w piątkowe i sobotnie wieczory.

Zamknięta grupa na Facebooku dla pracowników TE Connectivity powstała, aby integrować pracowników

Na grupie publikuję posty o bardzo różnej tematyce – oczywiście za jej pośrednictwem promuję wszelkie wydarzenia i akcje charytatywne, które organizuję; wiadomości o statusach projektów czy sukcesach poszczególnych zespołów i osób; zachęcam do udziału w rekrutacjach wewnętrznych; informuję też o różnych kwestiach organizacyjnych oraz w innej formie przekazuję to, co jest wysyłane za pośrednictwem e-maila do wszystkich pracowników.

Pojawiają się też filmiki. Oczywiście są też konkursy. Ogromną popularnością cieszą się wszelkie fotorelacje, wszyscy chętnie wyszukują siebie lub koleżanki i kolegów na zamieszczonych zdjęciach.

Nie jest to częste, ale zdarza się także, że członkowie grupy sami wstawiają posty. Najczęściej dzielą się zdjęciem np. z zespołowego wyjścia, wspólnego sukcesu lub pokazują swoje sportowe osiągnięcia czy aktywności prywatne jak np. wyjście na koncert.

Maja: A nie obawiacie się, że te informacje mogą w łatwy sposób wypłynąć z zamkniętej grupy? Wystarczy prosty share.

Ewelina: Nie, ponieważ w przypadku zamkniętych grup można tę funkcjonalność po prostu wyłączyć. Pracownicy mogą udostępniać treści z innych profili czy stron, ale nie mają możliwości dzielenia się treściami opublikowanymi na naszej grupie.

Maja: Stosujesz też quizy, ankiety, konkursy, macie wydarzenia i akcje specjalne. Jak dużym zainteresowaniem cieszą się Wasze akcje?

Ewelina: To wszystko stopniowo się rozpędza. Na przykład w pierwszym konkursie wzięły udział 3 osoby, które na dodatek uprosiłam, aby wpisały odpowiedź. Dziś często jest to nawet 50-60 uczestników. Zwycięzcom staram się osobiście dostarczać nagrody i przy okazji dziękować za udział.

Co do akcji specjalnych to jak wiesz, w kwestii frekwencji jest wiele czynników – czas, miejsce, temat itd. W ostatniej akcji wspólnego sadzenia drzew, która odbyła się w sobotę o 8 rano, wzięło udział ponad 100 osób. Pracownicy zabrali swoich bliskich, było też stoisko z kawą, herbatą i posiłkiem. To był wspaniały początek weekendu. Szczególnie że zamiast planowanych 800 sadzonek posadziliśmy 1800, czym wywarliśmy duże wrażenie na leśniczych, z którymi organizowaliśmy tę akcję.

Wspólne sadzenie drzew przez 100 pracowników TE Connectivity. Efekt – 1800 sadzonek!

Pracownicy też bardzo chętnie angażują się w akcje charytatywne. Gdy wspieraliśmy zbiórkę na rzecz synka jednego z kolegów, to na grupie działały aż 24 licytacje przeróżnych usług i produktów wystawionych przez pracowników.

Maja: To spore zaangażowanie, biorąc pod uwagę, że zaczynałaś od zera. A czy Wasza kadra kierownicza też angażuje się w komunikację? Jak ich zachęcasz?

Ewelina: Z przekonaniem mogę powiedzieć, że kadra kierownicza jest zaangażowana w komunikację i świadoma tego, jak jest istotna. Czuję, że na tym etapie nie muszę ich zachęcać do aktywnego udziału. Czasem tylko mobilizuję do działania lub dostarczenia informacji w terminie, jednak wiem, że jest w nich dużo zrozumienia co do zasadności pewnych działań.

Jak wspomniałam wcześniej, wszystko zaczęło się od Dyrektora, który dał mi dużą swobodę działania i uwierzył, że moje pomysły przyniosą efekty. Myślę, że bez tej otwartości kierownictwa efekty wprowadzanych narzędzi i rozwiązań mogłyby być zupełnie inne.

Ponadto robię wszystko, aby być wsparciem dla menadżerów, bo swoją rolę rozumiem w ten sposób, że to jednak ja jestem dla nich, a nie oni dla mnie. Myślę, że ta współpraca układa się naprawdę dobrze tak samo, jak z działem HR.

Maja: Bardzo dobre podejście. I super, że Twój szef jest tak otwarty. Niestety nie wszyscy komunikatorzy wewnętrzni mają takich szefów. I to wszystko robisz sama! Jesteś grafikiem, copywriterem, redaktorem, rozwieszaczem plakatów i roznosicielem gazet. Skąd ja to znam! Sporo tego, ale widać i słychać, że bardzo lubisz to robić, a komunikacja wewnętrzna to Twój żywioł.
 

A powiedz mi jeszcze, jakie 3 wskazówki dałabyś osobom, które tak jak Ty kilka lat temu, pojawiają się dziś w firmach i mają podobne wyzwanie: nic nie ma albo jest niewiele w komunikacji i trzeba ją rozkręcić.

Ewelina: Uważam, że plan to absolutna podstawa! Żeby go zrobić, trzeba poznać firmę, ludzi, przeprowadzić wiele rozmów, poczuć atmosferę i wybrać rozwiązania, które będą adekwatne do tej akurat rzeczywistości. Warto się do tego przyłożyć, a dalej konsekwentnie działać.

Moim zdaniem konieczna jest również cierpliwość i wytrwałość. Komunikacja wewnętrzna to bardzo krucha materia, a efekty z wdrażanych rozwiązań nie będą widoczne natychmiast. Aby je osiągnąć, trzeba działać systematycznie i co bywa trudne, jednocześnie być gotowym na porażki, krytyczne uwagi. Musimy pamiętać, że nigdy nie zadowolimy 100% naszej firmowej populacji i nie każdy będzie nam kiwał z uznaniem. Dlatego warto być elastycznym, otwartym i słuchać wszelkich opinii z dużą uważnością.

Na zakończenie zachęcę do kreatywności, która obojętnie czy dysponujemy dużym budżetem czy niemal żadnym, jest niezbędna. Chciałabym, aby wszyscy początkujący pamiętali, że pieniądze oczywiście są nam potrzebne do realizowania naszych zadań, ale nie są niezbędne zwłaszcza na starcie.

Maja: Idealne lekcje – dziękuję. W kółko je powtarzam na moich szkoleniach. To na koniec jeszcze zapytam o Wasze plany na przyszłość. Co szykujecie w komunikacji wewnętrznej?

Ewelina: Przede wszystkim chciałabym się skupić na utrzymaniu i udoskonaleniu tego, co mamy teraz. Wbrew pozorom to nie jest takie łatwe. Na początku 2023 roku szykuję także wdrożenie nowego intranetu. Zaczniemy od wersji podstawowej, która będzie stopniowo rozwijana w zależności od potrzeb i zainteresowania pracowników.

Bardziej skoncentruję się także na mierzeniu i weryfikowaniu skuteczności podejmowanych działań. Teraz robię to bardzo często, ale najczęściej poprzez prośbę o informację zwrotną wysyłaną do poszczególnych grup przez e-mail lub w trakcie rozmów. Zależy mi na tym, aby to w jakiś sposób usystematyzować.

Istotna jest także bezpośrednia praca z liderami niższych poziomów zarządzania jak np. mistrzowie czy brygadziści, której chciałabym w przyszłym roku poświęcić zdecydowanie więcej uwagi. Mam również nadzieję, że w najbliższym czasie uda mi się przeprowadzić więcej szkoleń ze skutecznej komunikacji. Generalnie plany są i jest ich jak zawsze dużo.

Maja: W takim razie trzymam kciuki za dalsze rozpędzanie komunikacji wewnętrznej w Waszej firmie. Miło mi było posłuchać osoby, która przeszła tę samą drogę co ja. Dziękuję Ci Ewelina za ten wywiad.

Ewelina: Również dziękuję za możliwość opowiedzenia naszej historii. Będzie mi bardzo miło, jeśli to, co udało nam się wspólnie wypracować w TE Connectivity w Bydgoszczy, posłuży innym firmom za inspirację lub motywację do działania.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
• szkolenia otwarte i kursy na platformie z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Screeny i zdjęcia: TE Connectivity