Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Jak uniknąć błędów we wdrożeniu intranetu. Kwestie, które warto przeanalizować

Ten wpis bardzo ułatwi Waszą pracę, jeśli stoicie przed wyzwaniem wdrożenia intranetu lub rozważacie realizację takiego projektu. Łukasz Szymański z Ideo krok po kroku opowiada, jak przygotować się do wdrożenia nowego intranetu, na co zwrócić uwagę, na jakie pytanie powinniście najpierw odpowiedzieć sobie wewnątrz organizacji, by potem nie tracić czasu, energii i pieniędzy podczas wdrożenia.

Firmę Ideo znacie już z mojego bloga. Projektują i wdrażają aplikacje dedykowane, które usprawniają funkcjonowanie biznesów. Jedną z kategorii takich aplikacji są intranety. I mogą one być zarówno dla niewielkich organizacji zatrudniających kilkudziesięciu pracowników, jak i dla międzynarodowych korporacji. Napisali też książkę w tym temacie (szczegóły są tutaj) i bezpłatnego ebooka (do pobrania tutaj). Więcej o ich doświadczeniu w budowaniu intranetów znajdziecie na ich stronie, a ja oddaję już miejsce na blogu Łukaszowi.

I jeszcze moja mała podpowiedź: skopiujcie sobie pytania, które są w tym tekście i dokładnie (najlepiej zespołowo, także z wyższą kadrą kierowniczą) odpowiedzcie na nie przed wysłaniem zapytania do firm robiących intranety.


Łukasz Szymański, Kierownik Marketingu i PR w Ideo (LinkedIn)

Jak uniknąć błędów we wdrożeniu intranetu. Kwestie, które warto przeanalizować
Decyzja o wdrożeniu intranetu powinna być przemyślana i odpowiednio zaplanowana. Wcześniejsze określenie potrzeb oraz celów, jakie platforma ma spełnić, może ustrzec Cię przed popełnieniem wielu błędów wdrożeniowych. Oto kilka wskazówek, które wspomogą dokonanie analizy.

Analiza przedwdrożeniowa – czy jest potrzebna?
Intranet często jest systemem złożonym, który wpływa na szereg procesów w organizacji. Jego implementacja może znacząco podnieść jakość i efektywność wykonywanej pracy. Wspiera nie tylko komunikację czy procesy biznesowe, ale również obszary nieformalne - interpersonalne, wpływając tym samym na atmosferę w pracy.
Decydując się na system, który dotyczy tak wielu aspektów funkcjonowania organizacji, należy podjąć wszelkie możliwe działania, które mogą wpłynąć na powodzenie projektu. Dobrze przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa jest chyba jedynym sposobem na rzetelne przygotowanie się do wprowadzenia tak istotnego narzędzia w struktury organizacyjne. Pozwoli na poznanie specyfiki funkcjonowania firmy oraz wskaże obszary, które powinny zostać usprawnione, a także te, które dobrze spełniają swoją rolę. Wewnętrzna analiza jest cenna dla samych zarządzających i managerów, którzy mają dzięki niej jedną z niewielu okazji na kompleksowy przegląd przedsiębiorstwa.

Zanim jednak skontaktujesz się z firmą, której zlecisz wykonanie intranetu i zmierzysz się z opracowaniem briefu opisującego Twoje oczekiwania odnośnie wdrożenia, warto pewne kwestie przemyśleć samodzielnie. Wiele przedsiębiorstw nie wie, z czym będzie się mierzyć, wysyłając zapytania do wdrożeniowców.
Przedstawiamy kompleksowy zestaw pytań, który prezentuje uniwersalne podejście do zagadnienia. Przeprowadzenie według niego analizy sprawdzi się w każdej branży oraz firmie, niezależnie od jej wielkości czy celów biznesowych, jakie reprezentuje.

Zapoznaj się z przedstawionymi poniżej kwestiami. Poświęć na to tak dużo czasu, ile będzie potrzeba. Nie spiesz się – przemyślenie pewnych kwestii zapewni lepsze powodzenie wdrożenia.

„… wciąż słyszę o intranetach wdrażanych z pominięciem etapu analizy przedwdrożeniowej. Chcę wtedy głośno protestować. Czy Wasze firmy naprawdę mają czas na to, aby próbować i ryzykować zamiast poświęcić więcej czasu na początku na analizę, by potem projektować narzędzie, które faktycznie usprawni pracę i komunikację pomiędzy pracownikami?” – podsumowała Maja Biernacka w recenzji książki „Intranet. Skuteczna komunikacja wewnętrzna w organizacji”.

Checklista projektowania intranetu – kilka kwestii, które warto przeanalizować

1.    Cel
Firmy mogą decydować się na wprowadzenie intranetu w swoje struktury z różnych powodów. Najczęściej planując wdrożenie intranetu mamy na myśli kilka powodów (lub celów do osiągnięcia), które niekoniecznie muszą się pokrywać. Określenie już na początku, jaki jest nadrzędny powód, dla którego decydujemy się wdrożyć platformę intranetową, pozwoli ukierunkować wszystkie podejmowane działania.

Zastanów się: jaki jest główny cel wdrożenia intranetu? Jaki charakter ma mieć wdrażany intranet?
•    Komunikacyjny – poprawa przepływu informacji oraz zwiększenie ich jakości
•    Biznesowy – skrócenie szeregu procesów oraz realizacji bieżących zadań
•    Finansowy – obniżenie kosztów związanych z prowadzeniem dokumentacji, długimi procesami wewnętrznymi oraz przeznaczaniem czasu na kwestie, które mogą zostać zrealizowane taniej dzięki ich zautomatyzowaniu narzędziami IT
•    Integracyjny – udostępnienie pracownikom narzędzia społecznościowego pozwalającego na budowanie atmosfery, wspomaganie integracji itp.
•    Wizerunkowy – budowanie pozytywnego obrazu firmy jako nowoczesnej, wykorzystującej innowacyjne rozwiązania i narzędzia
•    Inne – np. otrzymane dofinansowanie, otoczenie konkurencyjne itp.

Urszula Kandefer, ekspert ds. systemów komunikacji wewnętrznej w Ideo (LinkedIn)

Opinia eksperta – Urszula Kandefer, ekspert ds. systemów komunikacji wewnętrznej w Ideo: Zdarza się, że firmy nie do końca wiedzą, po co właściwie decydują się na wdrożenie intranetu. W takich przypadkach dążą do celu, który nie jest jasno określony, więc poruszają się w pewnym sensie po omacku. Czasem trafią, ale częściej skutkiem jest intranet, który nie spełnia swoich funkcji. Jest to prawie idealny sposób na zmarnowanie czasu i pieniędzy potrzebnych na wdrożenie.

2.    Korzyści
Cele i korzyści są ze sobą ściśle powiązane, dlatego może się okazać, że np. określenie celów finansowych jako nadrzędne, da odpowiedzi na to, jakie korzyści chce się osiągnąć poprzez intranet. Warto w tym zakresie zaznaczyć jak najwięcej (oczywiście zgodnych z prawdą) określeń. Pozwoli to w późniejszym czasie na wskazanie, czy implementację można uznać za sukces.

Zastanów się: jakich korzyści oczekujesz po wdrożeniu intranetu w struktury swojej organizacji?
•    Szybsze przekazywanie aktualnych/ważnych informacji pracownikom
•    Wdrożenie spójnej polityki komunikacyjnej
•    Sprawniejszy obieg informacji i dokumentów w organizacji
•    Niższe koszty dystrybucji informacji i dokumentów
•    Niższe koszty i przyspieszenie realizacji procesów biznesowych
•    Udostępnienie narzędzi do zarządzania wiedzą/szkolenia pracowników
•    Wprowadzenie narzędzi do pracy grupowej
•    Integracja rozproszonych aplikacji
•    Budowanie pozytywnego wizerunku firmy wśród pracowników
•    Integracja zespołu
•    Inne

Opinia eksperta – Urszula Kandefer: Bardzo często w swojej pracy spotykam się z przekonaniem, że to wdrożeniowiec powie klientom, do czego jest im potrzebny intranet. Zawsze polecam samodzielnie wskazać, jakie obszary mają ulec poprawie po jego wdrożeniu. Tylko tak możemy zaprojektować i wdrożyć intranet, który będzie spełniał swoje cele.

3.    Budżet
Wskazanie budżetu, w jakim ma się zamknąć wdrożenie, jest ważne nie tylko dla zleceniodawcy, ale również dla firmy wdrażającej. Może się okazać, że w ramach danego budżetu nie jest możliwe spełnienie pewnych oczekiwań, które są wymagane przez Klienta. W takim wypadku konieczne jest pójście na ustępstwa w zakresie funkcji realizowanych przez wdrażaną platformę lub odpowiednie zwiększenie budżetu.

Zastanów się: jaki budżet planujesz przeznaczyć na realizację platformy?
•    < 30 tys. zł
•    30 tys. zł – 50 tys. zł
•    50 tys. zł – 100 tys. Zł
•    powyżej 100 tys. zł

Opinia eksperta – Urszula Kandefer: Klient zazwyczaj nie wie, w jakich ramach może się zamknąć takie wdrożenie. Rozpoznanie rynku pozwoli uniknąć niemiłego rozczarowania, jak chociażby znaczne przekroczenie budżetu, zanim całość zostanie z sukcesem wdrożona. Pamiętajmy również, że intranet z założenia jest platformą, która ma rozwijać się wraz z potrzebami organizacji. Mając to na uwadze, może jesteś w stanie określić te elementy platformy, które są rzeczywiście konieczne oraz te, które wystarczy, jeśli będą dodane później.

4.    Moduły
Intranet może posiadać szeroki wachlarz rozwiązań dopasowany indywidualnie do danego przedsiębiorstwa. Umiejętne zaprojektowanie poszczególnych jego komponentów znacznie zwiększa jego przydatność i gwarantuje dopasowanie do potrzeb danej organizacji. Pamiętaj jednak, że wybór modułów w dużym stopniu wpływa na budżet – im więcej możliwości ma dać nowy intranet, tym będzie droższy.
 

Zaprezentowane poniżej moduły stanowią jedynie przykład i nie są listą „zamkniętą”. Dobry wdrożeniowiec zaproponuje rozwiązania dedykowane i w pełni dopasowane do danej organizacji. Szczegóły ich funkcjonowania są wówczas omawiane indywidualnie.

Zastanów się: jakie moduły mają znaleźć się w systemie intranetowym?

Opinia eksperta – Urszula Kandefer: Jedną z największych zalet intranetu jest jego modułowa budowa. Daje to możliwość doboru komponentów według własnych preferencji. Ponadto, decydując się na jakieś rozwiązania, możemy mieć świadomość, że nie jest konieczne wdrażanie ich od razu. Wraz z rozwojem firmy i potwierdzaniem wartości, jaką niesie za sobą intranet, mogą się pojawić nowe potrzeby lub budżet na jego dalszy rozwój. Warto o tym pamiętać na poziomie planowania i skupić się na elementach NAPRAWDĘ koniecznych na start.

5.    Promocja i szkolenia
Brak promocji wewnętrznej stanowi jeden z najbardziej tragicznych w skutkach błędów. Użytkownicy, którzy nie widzą sensu zastosowania nowej aplikacji, niechętnie podejdą do korzystania z niej. Niezależnie od tego, jakie funkcje będzie prezentowała i jak bardzo będzie pomocna w realizacji bieżących zadań i w skróceniu szeregu procesów. Jeśli kadra nie będzie wiedziała, po co i jak korzystać z nowego systemu, nikt nie będzie chciał z niego korzystać, a wdrożenie będzie całkowicie bezcelowe.

Zastanów się: jak zostanie przeprowadzona promocja nowego narzędzia /szkolenie z obsługi intranetu w Twojej firmie?
•    Z jakim wyprzedzeniem pracownicy zostaną poinformowani o nadchodzących zmianach?
•    Czy zostaną zaproszeni do konsultowania ich?
•    Jakimi kanałami będzie prowadzona promocja/szkolenie?
•    Czy promocja i edukacja zostaną wdrożone jeszcze przed uruchomieniem aplikacji?
•    Czy działania te zostaną przeprowadzone we własnym zakresie, czy zostanie to zlecone firmie wdrażającej platformę?
•    Kto będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie promocji/szkolenia? Czy w ten proces będzie zaangażowany zarząd czy dedykowany do tego zespół liderów opinii?

Opinia eksperta – Urszula Kandefer: Kluczem do cieszącego się zainteresowaniem pracowników intranetu jest nie tylko wdrożenie całego zestawu funkcji. To dopiero 1/3 pracy. Reszta leży w przeprowadzeniu przemyślanej promocji i rzetelnej edukacji. Zarówno jedno, jak i drugie może odbyć się poprzez webinary, tutoriale, przygotowanie platformy e-learningowej czy materiały drukowane. Ważne, by komunikat i jego forma były zawsze dopasowane do charakteru firmy i nawyków jej pracowników.
 

Podsumowanie
Zanim skontaktujesz się z agencją zlecając wykonanie intranetu, warto dokładnie przemyśleć własne potrzeby. Pomoże to stworzyć w pełni spersonalizowany i dopasowany do oczekiwań system. Takie przygotowanie się zwiększa szansę na pozytywne przyjęcie zmian w obszarze organizacji, ale również oszczędności zarówno czasowe, jak i finansowe. Pozwoli również na skrócenie całego procesu, który i tak już jest czasochłonny.

***

Tyle od Łuaksza, a ja przypominam Wam także o bezpłatnym ebooku o intranetach wydanym przez firmę Ideo (do pobrania tutaj) i o ich książce, której recenzję znajdziecie u mnie na blogu tutaj. Dużo praktycznych porad.


 

Ten wpis powstał we współpracy z firmą Ideo.

Fot. i grafiki: Ideo