Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Niestety komunikacja między zespołami to w wielu firmach słabe ogniwo. A przecież to tam jest codzienna współpraca, tam są projekty i tam są pieniądze. Warto pochylić się nad tym obszarem działania firmy i zaplanować, jak możemy go usprawnić komunikacyjnie.

Co my w komunikacji wewnętrznej możemy tu zdziałać? Wiele. Dziś kilka podpowiedzi ode mnie. A do stworzenia tego wpisu zainspirowała mnie moja klientka, która takie pytanie ostatnio mi zadała. Olga, piszę ten wpis z myślą o Tobie.

Co faktycznie nie działa?
Na początek warto byłoby ustalić, co tak faktycznie nie działa. Czy naszym zespołom brakuje narzędzi do komunikacji między sobą. A może to kwestiach ich postawy, np. nie wiedzą, że to, co robią w swoim zespole, może przydać się innemu zespołowi? A może to pojedyncze jednostki są problemem, np. szef zespołu jest typem, który trzyma wszystkie informacje dla siebie i przekazuje je tylko do góry do swojego szefa. A może w naszej firmowej komunikacji w ogóle nie mówimy o projektach i ich efektach? Każdy zespół siedzi sobie w swojej przestrzeni i z efektami pracy nie wychodzi poza 4 ściany?

Gdy to zdiagnozujemy, łatwiej nam będzie wyjść naprzeciw barierom, które utrudniają komunikację poziomą między zespołami w firmie. Inne działania podejmiemy, jeśli to brak narzędzi jest problem, a inne, gdy zawodzi postawa.

Co robią inne zespoły?
Jeśli w naszej firmie zespoły nie wiedzą, co robią inne działy i np. raz na jakiś czas ktoś odkrywa, że wymyśla koło na nowo i że to koło już ktoś inny w firmie wymyślił, to mamy problem z przepływem wiedzy i doświadczeń między zespołami. Warto wtedy zaplanować działania komunikacyjne, w ramach których będziemy o tych projektach mówić.

Oczywiście przez pryzmat zespołów, czyli który zespół, co stworzył, kto za tym stoi, kto się do czego przyczynił, aby pokazywać autorów i doceniać ich. Nie mówimy czy nie piszmy o projektach. Piszemy i mówimy o ludziach, którzy te projekty tworzą. Niby taka oczywistość, ale zdarza mi się nie widzieć tego w Waszych wewnętrznych mediach.

Przygotujmy narzędzie komunikacji, które będzie najlepsze do prezentacji tego typu treści, np. seria artykułów w intranecie albo seria wideo w newsletterze czy wewnętrznym medium społecznościowym. Ważna będzie regularność w mówieniu o tym, co dzieje się w naszych zespołach. Bohaterami muszą być nasi pracownicy.

Kto jest kim?
Często brak wiedzy o tym, co robią inne zespoły, łączy się z brakiem wiedzy, kto tam w ogóle pracuje, czym się zajmuje i jakie ma kompetencje. A to też wpływać może na jakość pracy innych zespołów, które np. zlecają działania poza firmę w poszukiwaniu eksperta, nie wiedząc, że taka osoba siedzi 2 piętra wyżej i mogliby z wiedzy tej osoby skorzystać.

Pisałam o tym szerzej tutaj: Pracownicy nie znają się, nie wiedzą, kto co robi. Komunikacja między zespołami szwankuje. Co zrobić? Skoczcie tam po więcej pomysłów, jak pokazywać naszych pracowników.

A pokazywać zespoły możemy w strukturze organizacyjnej firmy, w dedykowanych ku temu materiałach np. w intranecie, ale też podczas akcji specjalnych, jak np. drzwi otwarte zespołów. Nieraz słyszałam od Was na moich szkoleniach, jak śmieszne działania przygotowały zespoły z okazji takich dni otwartych, gdzie pracownicy nie tylko opowiadali o sobie, ale też z przymrużeniem oka pokazywali, co na co dzień robią.

Przegląd projektów firmowych
Inną opcją jest organizowanie town hall meetingu albo innego wewnętrznego spotkania, podczas którego zespoły regularnie np. raz na pół roku zaprezentują swoje dokonania. Taki firmowy przegląd projektów i tego, na jakim etapie z nimi jesteśmy i co nam to wszystkim da.

Inna opcja – fajnie byłoby, aby nasze zespoły miały swoje podstrony np. w intranecie, gdzie na bieżąco komunikują, co u nich słychać. Albo np. zespoły mają swoje grupy na wewnętrznym medium społecznościowym, np. na Yammerze czy Workplacie i tam regularnie możemy poczytać, co nowego wymyślili. Byłoby super, ale z doświadczenia wiem, że ciężko jest nam zmobilizować zespoły do takich regularnych aktywności.

Zacznijmy więc od zespołów tzw. usługowych, czyli HR, kadry, IT czy prawnicy. To zespoły, do których często przychodzą wszyscy pracownicy, więc zespołom tym powinno zależeć na tym, aby komunikować, co u nich słychać, z czym przyjść albo jak załatwić daną sprawę.

Mówienie o tym, co robią te zespoły, może pomóc im w kontakcie z ich wewnętrznymi klientami. Jeśli np. do danego zespołu usługowego pracownicy wciąż zgłaszają się z tym samym problemem, to stworzenie dedykowanego miejsca np. w intranecie, gdzie ten zespół odpowie raz i porządnie na najczęściej pojawiające się pytania i problemy, może ułatwić pracę takiemu zespołowi. To teraz tam będą odsyłać pracowników, bez konieczności tłumaczenia danego zagadnienia każdemu z osobna.

Zacznijmy od pierwszego dnia
Warto też, aby informacje o zespołach – szczególnie tych usługowych – pokazywane były już podczas onboardingu. Aby każdy nowy pracownik wiedział, gdzie znajdzie informacje o nich i z jakimi zagadnieniami może się do nich zgłosić. To ułatwi dalszą pracę takiej nowej osobie. Warto też już podczas tych pierwszych dni mówić nowym pracownikom, jakie narzędzia komunikacji mamy i jak mogą aktywnie z nich korzystać, np. pisać o i mówić o tym, na jakim etapie są ich projekty.

Braki w narzędziach
A co możemy zrobić, jeśli nasza diagnoza wykazała, że zespołom brakuje narzędzi do codziennej pracy? Być może nie ma firmowego czatu, miejsca, gdzie można zakładać grupy projektowe, jak np. MS Teams albo brakuje kreatywnej przestrzeni do burzy mózgów dla projektów crossdziałowych. Zapytajcie Waszych pracowników, co pomogłoby im w pracy między zespołowej. Z pewnością podpowiedzą Wam, co warto wdrożyć. Pytać o to warto już podczas diagnozy.  

Niewłaściwa postawa
Może się też okazać, że problemem nie są narzędzia komunikacji wewnętrznej, bo ich macie w firmie wiele, ale postawa zespołów czy wybranych osób. Jeśli mamy to zdiagnozowane, ponownie należy się zatrzymać i zastanowić, jak takie postawy możemy zmieniać.

Czy jest to kwestia indywidualna i szkolenie lub coaching wystarczą dla opornych osobników? A może to kwestia bardziej złożona i dotyczy większości pracowników? Wtedy być może należy pochylić się nad kulturą organizacyjną i zmianami w tym obszarze.

Pamiętajcie tylko, że kampanie nastawione na zmianę postaw nie mogą być jednorazowym strzałem. Praca nas zmianą postaw to jak praca nad zmianą nawyków i jedna akcja zbyt wiele nie zdziała.  

Jeśli macie inne pomysły, jak usprawnić komunikację poziomą między zespołami w firmie, dajcie znać. Chętnie dodam Wasze pomysły do tego wpisu lub przeprowadzę z Wami wywiad na bloga.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
• szkolenia otwarte i kursy na platformie z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Fot.: Pixabay.com; grafika: Przecinek.com