Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Jak utrwalać zmianę wprowadzoną w organizacji?

Zwykło się mówić, że jedyna stała rzecz w firmie to zmiana. Wciąż coś zmieniamy i komunikujemy to – zmiany produktowe, zmiany w sposobie zarządzania firmą czy te dotyczące działania zespołów. To proces, który nie ma końca. Musimy jednak pamiętać, że jeśli chcemy, aby zmiana była trwała, musi być utrwalana. Jednorazowe działanie nie wystarczy. Odbiorca jest zbyt oporny. Ciężko każdemu z nas zmienić nawyki, z dnia na dzień zrezygnować z przyzwyczajeń lub przekonań i stosować się do nowych wytycznych. Więc jeśli już zainwestujemy pieniądze, czas i energię w przeprowadzenie wewnętrznej kampanii informującej o zmianie, to aby nie zmarnować naszej pracy, pamiętajmy o zaplanowaniu także wzmacniania komunikacyjnego tej zmiany.

Wprowadzanie zmian w firmie, pionie czy zespole, to burzenie zastanych struktur, starego porządku, statusu quo i licznych przyzwyczajeń pracowników. Wiele z tych osób, które nawet na krótko zmienią sposób postępowania, szybko wróci do swoich starych nawyków. To tak jak z nawykami w życiu prywatnym – jeśli codziennie pijemy kawę z mlekiem, nie zaczniemy od razu naturalnie pić czarnej kawy, jeśli całe życie nosimy koszulki, nagle nie zaczniemy z przyjemnością nosić garnituru każdego dnia – bo to niewygodne, bo koszulki są fajniejsze, bo biała kawa jest smaczniejsza i w ogóle „bo po co coś zmieniać”. Przekładając to na język organizacji – bo zarząd i kadra kierownicza znowu coś wymyślili itp. Gdy zmieniamy własne nawyki w prywatnym życiu konieczna jest samodyscyplina. Tak samo jest w firmie – wprowadzone zmiany trzeba wśród pracowników utrwalać.

Co możemy zrobić, aby zmianę utrwalać?
1.    W codziennej komunikacji nieustannie nawiązujmy i wspominajmy o wprowadzonej zmianie.
2.    Pokazujmy efekty i rezultaty wynikające ze zmiany. To pomoże przekonać pracowników, że warto się do niej zastosować.

3.    Odwołujmy się do przyszłości – dzięki temu pracownicy uświadomią sobie, dokąd prowadzą wdrażane działania i jaki jest ich cel. Warto, aby wiedzieli, w jaki sposób ich postępowanie teraz przesądzi o sukcesie ich i firmy w przyszłości.
4.    W dalszym ciągu angażujmy ambasadorów i liderów zmiany, którzy pierwotnie brali udział w jej komunikowaniu.

5.    Zaangażujmy kadrę kierowniczą. O tym, kiedy warto to robić, możecie przeczytać w moim wpisie Kiedy warto zaangażować kadrę kierowniczą w działania komunikacyjne. O ile w pierwszym etapie wprowadzania zmiany ważne jest zaangażowanie osób zarządzających na najwyższych szczeblach, o tyle potem w jej wzmacnianiu kluczowa jest rola kadry kierowniczej niższego szczebla, kierowników liniowych – to oni będą tłumaczyć pracownikom, dlaczego warto stosować się do zmiany, a także egzekwować od swoich zespołów jej stosowanie.
6.    Koniecznie przypominajmy kadrze managerskiej o tym, że ciągle powinna wymagać od swoich zespołów stosowania się do zmiany. Pamiętajmy, że przykład zawsze idzie z góry. Bądźmy przygotowani na to, aby wspierać kadrę w dostarczaniu pomysłów na utrwalanie zmiany.

Jakich narzędzi możemy użyć do utrwalania zmiany w firmie?
1.    Jeśli dysponujemy budżetem, warto pomyśleć o przeprowadzeniu jednej lub dwóch dodatkowych mini kampanii w firmie, które pomogą utrwalić zmianę w organizacji. Warto to zrobić w odstępnie kilku tygodni lub miesięcy od zorganizowania pierwotnej komunikacji, czyli rozłożyć działania w czasie, aby po jakimś czasie przypomnieć zmiany pracownikom.
2.    Wykorzystujmy różnorodne kanały dotarcia, np. intranet, wideo, wywiady, wewnętrzne wydawnictwa, plakaty, gadżety nawiązujące do zmiany. Dywersyfikujmy narzędzia, aby dotrzeć do tych pracowników, którzy korzystają tylko z wybranych narzędzi. Pokazujmy liczby, efekty dotychczasowych zmian, tych, którzy je stosują i rezultaty, jakie dadzą te zmiany w przyszłości.

3.    Zmiany mogą budzić wątpliwości, mogą powstawać pytania. Często opieramy się zmianie, ponieważ nie rozumiemy jej. Dlatego rozważmy zorganizowanie co jakiś czas np. czatu, w trakcie którego pracownicy będą mogli zadać nurtujące ich pytania i wyjaśnić wątpliwości lub zorganizujmy miejsce np. skrzynkę pytań, gdzie mogą przesłać pytanie lub je tam wrzucić.
4.    Organizujmy konkursy (jeśli mamy taką możliwość), w których wykorzystamy tematykę zmiany. Dzięki temu w luźniejszy, przyjemniejszy sposób pokażemy pracownikom, jak inni stosują się do nowych wytycznych. Poza tym może nam też to pomóc w powiązaniu zmiany z przyjemnym aspektem, jakim jest konkurs, a właściwie z nagrodami, które można wygrać.   
5.    Nagradzajmy i pokazujmy prekursorów zmiany lub osoby, które osiągają najlepsze rezultaty w jej wdrażaniu. Możemy zrobić to np. w intranecie, ale większą motywację u pracowników uzyskamy, gdy docenimy ich publicznie: na forum zespołu, w trackie dorocznego firmowego spotkania lub podczas dedykowanego eventu.

Powyżej podałam tylko kilka przykładów rozwiązań. Możliwości jest wiele i to Wy, z uwagi na to, że najlepiej znacie swoje organizacje, najlepiej wiecie, co warto w nich zastosować. Najważniejsze jest jednak to, aby działania związane ze wzmacnianiem zmiany ująć już w pierwotnym planie komunikowania i uwzględnić potrzebne zasoby i budżet. Czyli planując komunikowanie zmiany, powinniśmy podzielić plan na 2 etapy – wdrożenie zmiany i jej podtrzymanie.

Jeśli zainteresował Was temat komunikowania zmian, to polecam jeszcze 2 moje wpisy poruszające ten wątek:
1.    Jak wspierać się komunikacją wewnętrzną w procesie zmiany?
2.    Pasywne i aktywne komunikowanie zmian

Wasze projekty
Pamiętajcie, że jeśli zrealizowaliście ciekawy projekt komunikowania zmian, na blogu jest dużo miejsca na mój wywiad z Wami lub Wasz wpis gościnny. Zapraszam do kontaktu. Dotychczasowe wywiady znajdziecie tutaj.

Fot. Pixabay.com