Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Piotr Miller, ekspert ds. komunikacji wewnętrznej w Banku Gospodarstwa Krajowego wraca do nas z ich kolejnym super projektem. Oj będzie Wam się podobać. Gwarantuję, że po lekturze wywiadu i obejrzeniu ich wewnętrznej TV, będą u Was achy i ochy. I zazdrość pewnie też, ale niech będzie ona inspirująca i zachęcająca do działania. BGK TV to pełen profesjonalizm! Musicie to zobaczyć.

Nie przedłużając, przypomnę tylko, że Bank Gospodarstwa Krajowego jest polskim bankiem rozwoju – jedyną taką instytucją w naszym kraju. Jego misją jest wspieranie zrównoważonego rozwoju społeczno-gospodarczego Polski.

Wśród narzędzi komunikacji BGK ma: intranet, digital signage, newsletter, MS Teams, spotkania, mailingi, tapety na komputery, sms-y, gadżety, akcje specjalne oraz wewnętrzną TV, którą uruchomiono niedawno i której przyjrzymy się dokładnie w wywiadzie poniżej. Zapraszam.

Piotr Miller, ekspert ds. komunikacji wewnętrznej w Banku Gospodarstwa Krajowego (LinkedIn)

Maja: Bardzo cieszę się, że wracasz do mnie z Waszym nowym, super projektem. W Banku Gospodarstwa Krajowego uruchomiliście własną telewizję. Zacznijmy od początku. Skąd pomysł na wewnętrzną telewizję?

Piotr: O telewizji wewnętrznej w BGK mówiono od dawna. Jako anegdotę mogę powiedzieć, że po raz pierwszy usłyszałem o tym pomyśle pierwszego dnia swojej pracy. 3 lata temu pojechałem na wyjazd integracyjny swojego przyszłego departamentu. Podczas warsztatów rozmawialiśmy z dyrekcją o naszych planach na następny rok. Pamiętam, jak moja ówczesna dyrektor, Iza Mościcka podeszła do mojej grupy i powiedziała: dopiszcie telewizję wewnętrzną. Spojrzałem na Izę, a ona dodała: Ty ją zrobisz. Uśmiechnąłem się, pojawił się błysk w oczach i grzecznie odpowiedziałem: oczywiście!

Mimo tego, że zazwyczaj na końcu się dziękuje osobom za inspiracje i pomoc w realizacji projektu, to zrobię to już teraz. Jak widzisz, nieoceniona w tworzeniu telewizji była rola Izy Mościckiej, która zaraziła mnie tym szalonym pomysłem. Z biegiem czasu mogę powiedzieć, że jest prawdziwym wizjonerem.

Tak powstał pomysł na nowe narzędzie i kanał do komunikacji. Natomiast samo uruchomienie go wyszło od potrzeby podejścia w atrakcyjny sposób do promowania strategii. Na podstawie analizy matrycy narzędzi wybraliśmy właśnie telewizję wewnętrzną.

Maja: To powiedz nam, jak wyglądały przygotowania? Co musieliście zorganizować?

Piotr: Każdy projekt zaczynam od tego samego, czyli badania rynku. Sprawdzam, czy ktoś już wdrożył takie rozwiązanie i jak to zrobił. Kontaktuję się z agencjami i weryfikuję, jakie są możliwości. Na tym etapie kształtuje się zarys projektu, który później nabiera formalnego kształtu w postaci dokumentacji. Jesteśmy bankiem państwowym, więc liczba wymaganych dokumentów jest długa, ale… nie będę Cię tym zanudzał.

Po przygotowaniu dokumentacji wyszliśmy na rynek w poszukiwaniu agencji. Przy jej wyborze braliśmy pod uwagę przede wszystkim kreatywność, proponowaną wizualizację studia, doświadczenie, rozwiązania kreatywne oraz cenę. Gdy wybraliśmy najlepszą ofertę, podpisaliśmy umowę i zaczęliśmy działać. Należy pamiętać, że w tym całym procesie kluczowa była pomoc zespołu odpowiedzialnego za zakupy, który krok po kroku przeprowadził nas przez jego meandry.

Maja: Jakie były początki pracy z agencją?

Piotr: Z agencją spotykaliśmy się regularnie, wspólnie wypracowywaliśmy formaty naszej telewizji. Był to bardzo istotny etap, ponieważ zależało nam, by jak najbardziej przypominała telewizję śniadaniową. Czyli żeby dzięki śniadaniowej wieloformatowości była dynamiczna i przyjemna w odbiorze dla pracowników.

Kolejne kroki to nazwa telewizji oraz jej gospodarze – czyli prowadzący, reporterzy i prezenterzy newsów. Długo pracowaliśmy nad nazwą telewizji oraz jej logo. Chcieliśmy, by nazwa była ponadczasowa i jednoznacznie kojarzyła się pracownikom, stąd BGK TV. Logo natomiast miało nawiązywać do naszego banku, ale też być nowoczesne i możliwe do wykorzystania zarówno w materiałach graficznych, jak i scenografii.

Studio to od początku nasze oczko w głowie. Zdecydowaliśmy się na stworzenie jego w centrali, ponieważ chcieliśmy ułatwić dostęp naszym gościom i prowadzącym. Priorytetem przy jego tworzeniu była możliwość wielokrotnego wykorzystania przy jednoczesnym demontażu po nagraniu odcinka i montażu przed nagraniem kolejnego. To dom naszej telewizji, do którego zapraszamy gości, więc mimo kamer i dodatkowego oświetlenia, miało być wygodnie, przyjemnie i tak po prostu komfortowo.

 
 
Profesjonalne studio wewnętrznej telewizji Banku Gospodarstwa Krajowego jest montowane przed nagraniem każdego kolejnego odcinka programu

Maja: A kim są Wasi prowadzący? Jak wyglądał casting?

Piotr: Gdy już mieliśmy wypracowane formaty, wizualizacje studia oraz nazwę i logo telewizji, przyszedł czas na poszukiwanie gwiazd naszej bankowej telewizji. Mieliśmy do wyboru: albo oddać prowadzenie telewizji profesjonalistom albo przeprowadzić casting i wybrać prowadzących spośród pracowników. Wybraliśmy drugą ścieżkę. Telewizja miała być nasza więc i prowadzącymi powinni być nasi pracownicy. Tym zabiegiem chcieliśmy sprawić, aby pracownikom łatwiej było utożsamiać się z BGK TV.

W sierpniu, w intranecie ogłosiliśmy 2-etapowy casting. Pierwszy etap polegał na wysłaniu nagrania, w którym kandydat czyta wybranego przez siebie newsa. Na podstawie tych nagrań wybraliśmy 20 wyróżniających się pracowników i zaprosiliśmy do drugiego etapu.

W dniu 2 etapu castingu zaprosiliśmy wszystkich, którzy się zgłosili na szkolenie medialne z Maćkiem Kurzajewskim. Było to podziękowanie za samo zgłoszenie oraz zainspirowanie do dalszego rozwoju w tym kierunku. Natomiast dla osób, które przeszły do kolejnego etapu, dobry trening przed spotkaniem z jury. Drugi etap to wystąpienie przed jury. W jego skład wchodzili organizatorzy po stronie banku, agencji oraz sam Maciek Kurzajewski. Każdy uczestnik miał za zadanie zaprezentować swoje umiejętności przed profesjonalną kamerą i w studyjnym oświetleniu.

 
Jednym z etapów wewnętrznego castingu na prowadzących TV było zaprezentowanie przez kandydatów swoich umiejętności przed profesjonalną kamerą

 
Szkolenie z wystąpień przed kamerą dla przyszłych prowadzących BGK TV prowadził dziennikarz Maciej Kurzajewski

Po drugim etapie odbyła się narada jury i wybór 10-osobowej drużyny BGK TV.

Zwycięzcy castingu na prowadzących wewnętrzna telewizję w BGK – Agnieszka Zalewska, Edyta Gracka, Kasia Ptaszek, Paweł Śliwka, Marek Kaniewski, Magda Stępczyńska, Justyna Piątek, Agata Sobolewska, Miriam Gędek i Diana Sołdaj

Każdy odcinek prowadzi inna para prowadzących, kto inny przedstawia wiadomości oraz zbiera głosy pracowników w sondzie. Podziału dokonaliśmy zgodnie z predyspozycjami zwycięzców castingu.

Maja: Super, bardzo profesjonalnie. Zaplanowaliście 5 odcinków poświęconych Waszej nowej strategii biznesowej, ponieważ to ona była pretekstem do stworzenia BGK TV. Jak ją omawialiście? To nie jest prosty i atrakcyjny temat dla pracowników.

Piotr: Strategia w żadnej organizacji nie należy do prostych tematów. Z drugiej strony zarządowi w każdej firmie zależy na tym, by pracownicy ją znali. Dzięki temu łatwiej jest im zrozumieć cele biznesowe oraz utożsamiać się z wizją i misją organizacji. Bank Gospodarstwa Krajowego swoją strategię opiera na 5 filarach:
1.    Zrównoważony rozwój,
2.    Zaangażowanie społeczne,
3.    Współpraca i biznes międzynarodowy,
4.    Transformacja cyfrowa i procesowa,
5.    Efektywny model zarządzania.

Skoro nasza strategia ma 5 filarów, to w pierwszej serii naszej telewizji powstanie również 5 odcinków. Nasza telewizja to seria krótkich, 20-minutowych odcinków z bogatą formą, różnorodną ramówką i dynamicznym przekazem. Poważną tematykę odcinka podajemy w przystępny sposób.

Nasz cel to uczyć bawiąc, bawić ucząc. Każdy odcinek BGK TV to:
•    sonda, badająca znajomość tematu wśród pracowników,
•    kanapowe spotkanie w studiu z ekspertami, którzy rozwijają temat,
•    firmowy teleekspres – czyli kompaktowy program informacyjny pokazujący wprost działania banku w danym obszarze,
•    i reportaż z regionów, potwierdzający zaangażowanie oddziałów banku w realizację strategii.

 
Jednym z formatów wykorzystywanych w BGK TV jest firmowy teleekspres, gdzie prezentowane są działania banku podane w krótki, informacyjny sposób

W treściach pokazywanych w telewizji dbamy o dynamikę i pozytywny nastrój, lekkość narracji, omawianie trudnych tematów na przykładach i konkretach oraz różnorodność treści.

Maja: Gdzie można oglądać Waszą telewizję?

Piotr: Każdy odcinek telewizji ma swoją premierę na Teamsach. Dwa tygodnie przed premierą wysyłamy na skrzynki mailowe pracowników zaproszenia z linkiem, datą, godziną oraz krótkim opisem odcinka. Na kilka dni przed emisją podbijamy zaproszenia w intranecie, krótkim video lub aktualnością.
 

Każdy odcinek programu ma swoją premierę na MS Teams Banku Gospodarstwa Krajowego

Tydzień po premierze umieszczamy odcinek w intranecie na specjalnie przygotowanej witrynie, gdzie pracownicy mogą obejrzeć wszystkie udostępnione wcześniej odcinki oraz przeczytać wszelkie aktualności dotyczące telewizji – jest to taka nasza platforma VOD.

 
Po premierze każdy odcinek programu jest dostępny w firmowym intranecie BGK

Maja: To brzmi jak ogrom pracy do wykonania przed każdym odcinkiem! Jak powstawanie każdego odcinak wygląda od kuchni?

Piotr: Za nim opowiem o tym, jak tworzymy każdy odcinek zaznaczę, że publikujemy je co miesiąc. To bardzo mało czasu na jego przygotowanie. Dlatego wspólnie z agencją musieliśmy wypracować idealny model współpracy, który pozwoli wyrobić się z tworzeniem jakościowego odcinka. Pracę nad każdym odcinkiem zaczynamy więc jeszcze przed publikacją poprzedniego.

Tworzenie odcinka rozpoczynamy od spotkań z liderami filaru strategii i wspólnego wybrania tematów do poszczególnych formatów. Ustalamy, co istotnego wydarzyło się, a co dopiero będzie się działo w danym filarze. Wybieramy kilka tematów i na ich podstawie dobieramy ekspertów, którzy najwięcej wiedzą o wybranym działaniu. Przeważnie są to pracownicy na stanowiskach eksperckich, menedżerskich, a nie dyrektorzy – dzięki temu pokazujemy, że strategia nie dotyczy tylko dyrekcji i zarządu, ale też kolegów i koleżanek na tych samych stanowiskach co oglądający.

Po wybraniu tematów, ekspertów, spotkaniach z nimi i ustaleniu, na czym chcieliby się skupić w swoich wypowiedziach, agencja tworzy scenariusz dla gospodarzy odcinka, spisuje newsy i tworzy pytania dla reporterów terenowych. Całość jest oczywiście akceptowana przez liderów i ekspertów.

Na nagranie odcinka w studiu mamy jeden dzień. Wszystko musi być dokładnie zaplanowane i rozpisane w harmonogramie. Każdy wie, o której godzinie ma make-up, o której próbę i nagranie. Jak widzisz, czasu jest nie wiele, a stresu… sporo. Dlatego tak ważna jest pozytywna i przyjazna atmosfera w studiu. Każdy, kto do niego przyjdzie, ma czuć się swobodnie, czyli… jak w domu.

 
Nagranie każdego odcinka BGK TV, który trwa 20 minut, zajmuje 1 dzień pracy w studiu i 1 dzień wyjazdowy do regionu

 
W nagraniach programu BGK TV Zespołowi Komunikacji Wewnętrznej pomaga zewnętrzna agencja i pracownicy innych zespołów banku, jak Logistyka czy Zespół Bezpieczeństwa

Poza nagraniami w studiu każdemu odcinkowi towarzyszy wyjazd do regionu i jest to oddzielny dzień nagraniowy. W nagraniach pokazujemy pracowników oraz to, jak wygląda realizacja filaru strategii w ich regionie. W końcu BGK TV to nie tylko centrala, ale również 16 regionów i 4 przedstawicielstwa zagraniczne.

Jak widzisz, dzieje się wiele i myślę, że to doskonałe miejsce, by podziękować:
•    Agencji LiveAge, a w szczególności Dorocie Wojtczak – człowiek orkiestra, pamięć absolutna i wieczny uśmiech. W projektach takich jak ten fundamentem współpracy jest zaufanie, a na Dorocie i Agencji LiveAge można polegać jak na Zawiszy,
•    naszemu IT za nieocenioną pomoc przy premierze każdego odcinka,
•    Departamentowi Logistyki i Administracji za pomoc przy montażu i demontażu studia oraz przygotowywanie pomieszczeń pod jego tworzenie,
•    Departamentowi Bezpieczeństwa, który czuwa by wszystko było zgodnie z przepisami i zasadami,
•    wszystkim, prowadzącym i ekspertom, którzy tak mocno angażują się w odcinki BGK TV i napędzają nas do działania.

Maja: Myślę, że dla Logistyki i Bezpieczeństwa to też ciekawa odskocznia od codziennych zadań. Wiem, że mierzycie skuteczność swoich działań? Jak nowy kanał komunikacji oceniają pracownicy? Jak zareagowali na TV?

Piotr: Ewaluacja działań przy każdej kampanii to podstawa. Pozwala nam ona dostosowywać narzędzie, kanał i komunikację do odbiorców. Po każdy odcinku wysyłamy do widzów, krótką ankietę. Po pierwszych 3 odcinkach wyniki są bardzo pozytywne, a feedback napędza nas do realizacji kolejnych.

Poza odpowiedziami z ankiety weryfikujemy również kanały komunikacji, którymi informujemy o premierze odcinka i publikacji jego w intranecie. Chcemy używać tylko tych kanałów, które faktycznie są skuteczne. Dodatkowo dokładnie analizujemy naszych widzów. Sprawdzamy, czy naszymi widzami są głównie kobiety, czy mężczyźni oraz ich wiek, weryfikujemy ich staż pracy w banku oraz ich stanowisko. Patrzymy też, który obszar w naszym banku najczęściej ogląda telewizję, a który najmniej.

Robimy to wszystko po to, aby stworzyć idealnie dopasowany do odbiorcy kanał komunikacji, z którego będą korzystali z przyjemnością, a nie z przymusu.

Maja: A czy wiecie już, co wydarzy się z Waszą telewizją po skończonym 5. odcinku? Jakie macie plany na ten format? Będzie kolejny sezon?

Piotr: Planujemy kolejne odcinki BGK TV jednak trochę w innej formie. Chcemy zaskoczyć pracowników i odejść od myślenia o telewizji jako o kanale jednostronnym. Mamy pewne szalone pomysły, które wierzę, że zrealizujemy. Nie chcę jeszcze zdradzać szczegółów, ale myślę, że będzie to prawdziwy game changer.

Na koniec chciałbym dodać, że aby tworzyć telewizję wewnętrzną, potrzebny jest... cały Zespół Komunikacji Wewnętrznej. Mimo tego, że jestem liderem tego projektu, to wiem, że tylko dzięki zespołowi mogę się w niego tak mocno zaangażować. W końcu nasz zespół poza BGK TV robi mnóstwo ciekawych, potrzebnych, ale też pracochłonnych projektów, jak np. audyt komunikacji wewnętrznej, wspaniałe kampanie bezpieczeństwa i zrównoważonego rozwoju, prezenty świąteczne dla pracowników, wigilię menedżerską i wiele, wiele innych.

Dlatego serdecznie dziękuję Ani Mikułowskiej, Ani Ziemczonek, Kasi Chorzeli, Lidce Zombirt, Magdzie Rybak i Sewerynowi Nowickiemu. A swojej Szefowej – Edycie Blachowskiej gratuluję stworzenia wspaniałego Zespołu Komunikacji Wewnętrznej. Edyta, każdy z nas potwierdzi, że jesteś najlepszym Szefem – dzięki, że jesteś!    

Maja: Zanim zaprosimy czytelników bloga do obejrzenia dwuminutowego wideo o Waszej BGK TV, powiem Ci na koniec, że tę Waszą zespołowość i wzajemne wsparcie widać też w tym wywiadzie. Bardzo Ci dziękuję Piotrek, że ponownie podzieliliście się swoimi działaniami na moim blogu. Brawo za ten projekt! Czekam na kolejne.

To teraz zapraszamy Was z Piotrkiem do BGK TV. Co Wy na to? Dla mnie pełen profesjonalizm w wykonaniu i świetny efekt na wizji.

Zobacz krótkie wideo i BGK TV (YouTube)

A jeśli chcecie poznać inne projekty BGK, to zapraszam na 2 inne wywiady, które dostępne są na moim blogu:
•   Program tv z 9-letnią prowadzącą. Zobacz, jak BGK zakomunikował nowe firmowe wartości
•    Grywalizacyjna przeprowadzka w czasie pandemii Banku Gospodarstwa Krajowego

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
• szkolenia otwarte i kursy na platformie z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Zdjęcia i screeny: Bank Gospodarstwa Krajowego