Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Jak wspierać pracowników w czasie pandemii koronawirusa

W Polsce odwołano już nawet loty krajowe, Czesi mają zakaz wychodzenia z domów, Włosi dzielnie walczą, chaos wszędzie, a ja zastanawiam się, czy UE to przetrwa. Ale widać też dużą solidarność wśród ludzi, co jest budujące. To też duża próba dla pracodawców. Co mogą zrobić, by pomóc swoim pracownikom? Co my możemy zrobić w komunikacji wewnętrznej i HR?

Przybywam z podpowiedziami:

1.    INFORMOWANIE. Szczególnie w sytuacji kryzysowej brak informacji odbierany jest ze  zdwojoną siłą. Dlatego zadbajcie o regularne informowanie Waszych pracownikom o kolejnych działaniach podejmowanych przez firmę, o aktualnej sytuacji w Waszej organizacji, o inicjatywach, które pojawiają się zarówno od pracowników, jaki po stronie pracodawcy, a może nawet w Waszym mieście. Najlepiej za pośrednictwem jednego, stałego narzędzia komunikacji. Pamiętacie o pracownikach fizycznych, mobilnych - oni też chcieliby wiedzieć, co dzieje się i jakie firma ma plany, a oni prawa.

2.    PRAWA I OBOWIĄZKI. To wyjątkowy czas, podczas którego pracownicy, pracodawcy, ale i rząd mogą skorzystać z wyjątkowych praw (także w kierunku Waszej firmy, jak np. nakazanie produkcji deficytowego towaru). Informujcie o tym swoich pracowników. W internecie jest wiele materiałów, pamiętacie tylko, aby korzystać z tych wiarygodnych, czyli np. tych dystrybuowanych przez jednostki administracji publicznej (przykład).

3.    POMOC PSYCHOLOGICZNA. Jeśli już wcześniej mieliście wdrożony w firmie program pomocy psychologicznej (są coraz popularniejsze w UK i USA), to jest moment na ich wzmocnienie. Jeśli nie macie takich programów, a teraz nie macie głowy i środków na ich wdrożenie, przeszukajcie internet – jest wiele bezpłatnych inicjatyw, w ramach których oferowane jest wsparcie psychologiczne – darmowe webinary, konsultacje telefoniczne, mailowe, udostępniane są bezpłatnie archiwalne materiały. Jeśli ktoś z Was ma taką listę i chciałby się nią podzielić, dajcie mi znać – opublikuję na blogu dla innych specjalistów komunikacji wewnętrznej – MY także możemy sobie pomóc. Kontakt do mnie jest tutaj.

4.    INICJATYWY. Być może w bezpieczny sposób jako firma możecie zorganizować akcję wsparcia np. dla służ medycznych albo seniorów. Ja wczoraj przyłączyłam się do akcji #PosiłekDlaLekarza (wczoraj zebrane było 120 tys. zł, dziś, tj. 16.03 jest już 250 tys. zł!)

Firma 4F przekazuje część dochodu, gogle, teraz będzie produkować odzież ochronną dla służb medycznych. Firma Agata Meble przekazała 1 mln zł na walkę z wirusem, restauracje skrzykują się #gastropomaga i bezpłatnie gotują dla pracowników służby zdrowia. To nie muszą być wielkie akcje, teraz nawet najmniejsze działania są ważne i wspierające. Pamiętajcie tylko o zachowaniu bezpieczeństwa.

5.    ZOSTAŃ W DOMU. Jeśli możecie, przejdźcie na pracę zdalną, zachęcajcie do tego innych i Waszych pracodawców. I siedzimy z tyłkiem w domu, nie wychodzimy, nie gromadzimy się. To trudna sytuacja dla wszystkich. Dla mnie siedzenie w domu to nie problem, od lat pracuję z domu. Ale brak klientów, odwołane szkolenia, zawieszone współprace to problem. Naprawdę wszystkich to dotyka. Jeśli mamy powstrzymać tego paskudnego wirusa, musimy przerwać jego przenoszenie się – ZOSTAŃ W DOMU!

6.    ELASTYCZNOŚĆ. Ta wartość teraz jest szczególnie potrzebna. Osobiście się z nią spotkałam w ostatnich dniach – udało mi się bezpłatnie odwołać pewne zobowiązania, ja także dałam możliwość bezpłatnego odwołania udziału w moim szkoleniu. Pamiętajcie o tym, planując Wasze działania. Urlopy, praca zdalna, rodzice w domach z dziećmi, skupienie się na najważniejszych projektach, zostawienie chwilowo mniej istotnych kwestii. To małe decyzje, które teraz mają dużą wagę.

7.    OBAWY PRACOWNIKÓW. W moim Poznaniu pracownicy 2 dużych firm skierowali do swoich pracodawców listy nawołujące do zamknięcia zakładów. W tych firmach pracuje kilkanaście tysięcy osób.
Rozumiem obawy nas wszystkich, strach i niepewność, ale to nie jest takie proste, ot tak zamknąć firmę. Dlatego tłumaczmy naszym pracownikom, dlaczego pewne radykalne ruchy nie są możliwe lub wręcz szkodliwe w szerszym kontekście. Być może zamkniecie Waszej fabryki przerwie ważny łańcuch dostaw, który i tak jest teraz zagrożony przy zamkniętych granicach państw. Informujcie pracowników o sytuacji, w jakiej jest firma, ale też inne podmioty, aby pokazać, że to nie dotyczy tylko Was. Tłumaczcie, na czym polega konieczność zachowania ciągłości działań i jaki to ma wpływ na otoczenie. 

8.    WIDOCZNOŚĆ NAJWYŻSZEJ KADRY KIEROWNICZEJ. W komunikacji kryzysowej konieczne jest, aby kadra kierownicza była widoczna dla pracowników. To od nich powinny wychodzić najważniejsze komunikaty. To oni muszą pokazać, że czuwają nad tą sytuacją, mają plan, dostosowują go do zmieniających się warunków. Wspierajcie ich, przygotowujcie plany komunikacji, twórzcie dla nich komunikację (ghostwriting), doradzajcie. To test dla komunikacji wewnętrznej i liderów. 

9.    ODPOWIADANIE NA PYTANIA PRACOWNIKÓW. Obok podstawowej zasady jako jest ciągłość informacji, w komunikacji kryzysowej równie ważne jest także słuchanie, co mówią pracownicy i odpowiadanie na ich pytania. Stwórzcie miejsce, gdzie mogą te pytania zadać i otrzymać odpowiedzi. Skrzynka pytań (najlepiej mailowa, nie stacjonarna!), grupa w medium społecznościowym, infolinia – to dobre rozwiązania. Odpowiadajcie szybko, wyznaczcie osoby do tego. Dementujcie plotki!

10.    PRACOWNICY POZA GRANICAMI POLSKI. Jeśli Wasi pracownicy utknęli za granicą – zaopiekujcie się nimi, analizujcie działania rządu, współpracujcie z ambasadami, pomóżcie im wrócić do kraju. Jeśli macie pracowników oddelegowanych do pracy za granicą albo spółki za granicą, pamiętajcie o tych pracownikach, aby również mieli dostęp do informacji.

11.    PRZYPOMINANIE O PODSTAWOWYCH ZASADACH. Nie zaszkodzi przypominać pracownikom o podstawowych zasadach bezpieczeństwa, które na bieżąco przekazują służby sanitarne. Poniżej podaję linki do rzetelnych informacji (możecie bezpłatnie korzystać z ich grafik, filmików i tekstów).

W Polsce dane dotyczące koronawirusa najlepiej brać ze stron:
•    Ministerstwo Zdrowia
•    Główny Inspektorat Sanitarny 
•    rządowa strona poświęcona wirusowi, ale wygląda na to, że to to samo, co jest na stronie Ministerstwa Zdrowia
•    Urząd Miasta i Urząd Wojewódzki w Waszym regionie lub wyznaczone przez nich jednostki kryzysowe
•    NFZ w Waszym regionie
•    media społecznościowe tych instytucji np. FB Ministerstwa Zdrowia
•    ale też warto spojrzeć na stronę WHO 
•   mapa na bieżąco aktualizowana, zbierająca przypadki z całego świata - stworzona i aktualizowana przez Johns Hopkins Whiting School of Engineering, US

12.    ŻYCZLIWOŚĆ I POMOC. Przydadzą się zawsze, ale teraz szczególnie. Zachęcajcie pracowników, by dbali o siebie, bliskich, ale też swoich kolegów z pracy.

13.    PRZYGOTUJ SIĘ. Wiem, że macie teraz więcej na głowie niż zwykle, a i wtedy było już dużo, ale przygotujcie się na pogorszenie się sytuacji i na sytuację, gdy okaże się, że wirus postanowił odwiedzić Waszą firmę. Nie chcę straszyć. Ale według doniesień naukowców jest to wręcz pewne.

Damy radę. Musimy dostosować się do nowych warunków i przetrwać to. To sytuacja tymczasowa. Trzymajcie się zdrowo. Dbajcie o siebie.

Dalsze czytanie
Poniżej 2 moje poprzednie wpisy o komunikacji około wirusowej:
•    Mobilna komunikacja wewnętrzna w czasie koronawirusa
•    Koronawirus - jak komunikować się z pracownikami w sytuacji kryzysowej

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
szkolenia otwarte z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – raz w miesiącu z nowymi wpisami (zapisy – prawa kolumna bloga)

Fot. główne: Pixabay.com