Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Jak zachęcić pracowników do korzystania z intranetu i współtworzenia go

Odwieczne wyzwanie wszystkich specjalistów od komunikacji wewnętrznej. Co zrobić, by pracownicy chętniej zaglądali do intranetu nie tylko po to, by zapoznać się z tym, co do niego ładujemy, ale też by sami tworzyli ciekawe treści i publikowali je na jego łamach? Poniżej kilka wskazówek.

Zanim jednak zaczniecie wprowadzać zmiany, warto przeprowadzić audyt intranetu (i robić to regularnie raz na kilka lat czy nawet raz do roku, jeśli mamy możliwości czasowe i finansowe). Można w nim zapytać pracowników, co warto zmienić, dodać lub usunąć, z czego najchętniej korzystają, jakich informacji poszukują itp. Tak, aby intranet był odzwierciedleniem realnych potrzeb użytkowników, a nie jego twórców czy wizji zarządu.

Co warto mieć w intranecie, aby pracownicy chętniej do niego zaglądali?

KONTENT:

  • publikowanie informacji na wyłączność, czyli takich, które będą dostępne tylko w intranecie, aby pracownicy nie mieli alternatywnego źródła,
  • intranet jako repozytorium dokumentów – jedyne miejsce, gdzie można znaleźć np. wniosek urlopowy, regulamin pracy itp.,
  • treści powinny być podane w ciekawy sposób, właściwy dla komunikacji w XXI wieku, aktualne, poprawnie stworzone; same teksty to za mało, dziś komunikacją rządzą wideo i grafika,
  • treści powinny mieć różne formy przekazu: tekst, wideo, audio, infografiki itd.,
  • publikowanie informacje powinny być potrzebne. Przed publikacją warto zadać sobie pytania, czy ktoś czeka na taką treść, czy komuś pomoże ona w pracy, jaki cel spełnimy, upubliczniając ją,
  • warto pokazywać ludzi (zdjęcia, wideo), ponieważ chętniej oglądamy swoich kolegów przy pracy niż bezosobowe grafiki ilustrujące dany projekt,
  • rozmowy z ważnymi w firmie osobami, niedostępnymi dla wszystkich pracowników,
  • warto zachęcać zespoły, by tworzyły własne strony w ramach intranetu, gdzie mogą opisać, czym się zajmują, jakie obecnie realizują projekty, z jakimi sprawami można się do nich zwrócić itp.,
  • stworzenie stałych rubryk, np. nowi pracownicy, awanse, aktualne projekty,
  • intranet jako workflow, czyli nie tylko newsy, a miejsce łączące wiele firmowych systemów,  zadań i projektów, prawdziwy kombajn firmowej komunikacji.

INTERAKRTYWNOŚĆ:

  • automatyczne, mailowe powiadomienia o opublikowanych w intranecie nowościach (działają jak newsletter czy po prostu mail, po opublikowaniu np. newsa, system automatycznie wysyła do pracowników maila z informacją, że pojawiła się nowa treść),
  • dodanie wtyczek społecznościowych typu: lubię to, share/podaj dalej, skomentuj itp.,
  • książka adresowa (wraz z personalizowanymi profilami pracowników) połączona ze strukturą firmy,
  • konkursy dla pracowników,
  • przenikanie się instrumentów komunikacji wewnętrznej np. artykuł w gazecie – ciąg dalszy w intranecie i np. dodanie skomentuj to, podyskutuj czy oceń,
  • pytanie do kilku wybranych pracowników na ważny aktualnie w firmie temat,
  • sondy firmowe,
  • stworzenie forum wymiany doświadczeń i wiedzy.

DESIGN & USABILITY:

  • przyjazdy graficznie,
  • intuicyjny w obsłudze,
  • społecznościowy, web 2.0,
  • maksymalnie zbliżony konstrukcyjnie i pod względem rozwiązań do najlepszych stron internetowych,
  • bez błędów technicznych,
  • łatwo dostępny (bez zbędnych haseł, kliknięć),
  • oparty na potrzebach użytkowników.

Jak włączyć pracowników w tworzenie intranetu?

ANGAŻOWANIE:

  • wyciąganie pojedynczych osób i angażowanie ich w tworzenie treści (cytat w artykule, wywiad, prosta relacja wideo nakręcona telefonem),
  • napisz sam artykuł, przygotuj relację  – podpiszemy Cię Twoim imieniem, zostań redaktorem, współtwórca intranetu,
  • rekrutacje na stanowiska rysownika (np. firmowych komiksów), fotografa z firmowych imprez, redaktorów,
  • formularz do zgłoszenia tematów do komunikacji,
  • zachęcanie do dyskusji z autorem tekstu/redakcją,
  • szukanie korespondentów, talentów dziennikarskich, osób, które na co dzień nie mogą wykazać się swoimi umiejętnościami, bo wykonują w pracy zadania dalekie od dziennikarstwa, ale lubią pisać, kręcić wideo itp.,
  • współpraca z pracownikami, szukanie tematów, osób chętnych do podzielenia się nowościami z życia ich zespołów,
  • wypracowanie zasady - masz projekt – opowiedz o jego efektach na łamach intranetu,
  • miejsce do zgłaszania pomysłów na ulepszenia i zmiany w intranecie.

W tym miejscu zapraszam również do poczytania wskazówek, które zebrałam we wpisie Jak zaangażować pracowników w tworzenie wewnętrznej gazety firmowej.

PROMOCJA:

  • akcje promujące intranet i jego możliwości - promocja narzędzia wśród pracowników. intranet  jak każdy produkt potrzebuje reklamy,
  • szkolenia z obsługi intranetu, prezentacje funkcjonalności np. podczas onboardingu, czyli szkolenia wprowadzającego dla nowych pracowników.

A po lekturze zapraszam na Facebooka bloga i do dzielenia się waszymi pomysłami na angażowanie pracowników w komunikację.

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga,
• newsletter – raz w tygodniu nowy wpis z bloga w Waszych skrzynkach e-mailowych (zapisy – prawa kolumna bloga, sekcja newsletter),
szkolenia z komunikacji wewnętrznej – terminy najbliższych szkoleń.

Fot. MB/Agra, Indie