Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Jak zbudować dobry mix komunikacyjny

Zadano mi ostatnio na jednym ze szkoleń indywidualnych pytanie, czy w planie komunikacji dla danego projektu powinniśmy użyć wszystkich narzędzi komunikacji, którymi dysponujemy w firmie. No właśnie, powinniśmy? Czy lepiej nie przesadzać? Nie o przesadę tu chodzi. Już wyjaśniam.

Czym jest mix komunikacyjny?
Mix komunikacyjny polega na odpowiednim dobraniu narzędzi komunikacji wewnętrznej, aby dotrzeć do naszej grupy docelowej. Tworząc taki mix, musimy się zastanowić, które narzędzia powinny znaleźć się w planie komunikacji, które dadzą nam najwyższą skuteczność w dotarciu do naszych odbiorców.  

Jakimi narzędziami komunikacji dysponujesz?
W pierwszej kolejności powinniśmy zrobić listę wszystkich narzędzi komunikacji, które mamy. Pomocna jest w tym matryca narzędzia (zapraszam po nią na szkolenie z planowania, omówimy, przećwiczymy i potem wyślę Ci wersję edytowalną do pracy własnej) albo po prostu własna lista i charakterystyka dostępnych narzędzi. I być może pomyślisz sobie: jaki banał. To Cię zaskoczę. Gdy robię to ćwiczenie na szkoleniach czy podczas pracy z klientami, gdy budujemy kampanię lub strategię komunikacji, nie wymieniają oni wszystkich narzędzi. Często zapominają o tych rzadziej stosowanych albo uważają, że spotkanie to nie narzędzie komunikacji.

Gdy już mamy pełną listę dostępnych w firmie narzędzi komunikacji wewnętrznej, musimy zrobić ich charakterystykę. Nie wzbraniaj się przed tym. Tu znowu mogę przywołać wiele przykładów, gdy osoby robiące takie charakterystyki odkrywały, jak wiele nie wiedzą o danym narzędziu albo nie są pewne, czy wiedza, którą mają, jest prawdziwa np. czy dane narzędzie ma jakiś element albo ilu pracowników z niego korzysta albo czy dana grupa pracowników faktycznie ma do niego dostęp.

Po co nam taka charakterystyka? Aby uporządkować naszą wiedzę o narzędziach, aby dowiedzieć się o nich jak najwięcej, ustalić odbiorców (pewnych, a nie, że "mi się wydaje, że produkcja ma do tego dostęp" albo "IT mówiło mi, że wszyscy mogą z tego korzystać"; mówili jedno, a życie swoje), określić stopień popularności (i znowu, nie ma, że "mi się wydaje, że pracownicy chętnie z tego korzystają") i zobaczyć, w czym mogą nam pomóc podczas np. planowanej kampanii skierowanej do pracowników.
Jeśli podczas robienia takiej charakterystyki masz wątpliwości, nie zgaduj tylko ustal, jak jest naprawdę.   

Które narzędzia wykorzystać w miksie?
I dopiero z takiej porządnie opracowanej matrycy bierzemy narzędzia do zmiksowania w naszym planie komunikacji. Nie wszystkie jak leci. Nie wszystkie, tylko dlatego, że je mamy. To marny argument. Wybieramy najskuteczniejsze narzędzia w dotarciu do danej grupy i do danego projektu. I może się okazać, że kilka wystarczy z naszego bogatego portfolio.

Ile narzędzi powinno być w miksie komunikacyjnym?
Tu nie ma jednej odpowiedzi. Tyle, aby dotrzeć do naszych grup docelowych z przekazem i zbudować w nich postawę, na której nam zależy. Nie powiem Wam, czy będą to 3 czy 5. Ważne, aby dobrać je do grup i przekazu. Jeśli wiemy, że pracownicy produkcji lubią oglądać wideo na monitorach tv na stołówce i nasz przekaz nadaje się do pokazania w krótkiej formie wideo, to wpiszmy takie narzędzie i taką formę do planu. Ale to samo narzędzie dostępne np. na korytarzach biurowca może się w ogóle nie sprawdzić dla pracowników biurowych. Oni wolą obejrzeć je spokojnie na wewnętrznym portalu społecznościowym lub poczytać (zamiast oglądać) o tym w artykule w intranecie, czyli w ogóle nie sprawdzi się tutaj wideo. Tu oprócz znajomości narzędzi kłania się znajomość grup docelowych, czyli powinniśmy mieć matrycę odbiorców (zapraszam na szkolenie z planowania – tam też ją omawiamy).

Które narzędzia są najskuteczniejsze?
Warto też wiedzieć – i to powinniśmy wpisać w naszej charakterystyce narzędzia – które narzędzia są najskuteczniejsze w naszej komunikacji wewnętrznej. I znowu nie zgadujemy, żadne "mi się wydaje" albo "słyszałam, że" albo "na konferencji słyszałam, że w innej firmie sprawdza się to, to u nas też weźmiemy to". Nie! Twoja praca to nie zgadywana. Masz to wiedzieć z pomiarów, ze statystyk i z badań ilościowych (ankiety) i jakościowych (rozmowy z Twoimi pracownikami).

Watro też poczytać, co w tym zakresie dzieje się na świecie. Polecam wyniki ostatniego globalnego badania w tym temacie – State of the Sector 2020 by Gatehouse.  

Poświęćcie czas na poznanie Waszej komunikacji wewnętrznej, a zobaczycie, że efekty przyjdą. Udanego miksowania!

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
szkolenia otwarte z komunikacji wewnętrznej (także online)
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Fot. Pixabay.com