Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Jak złożyć świąteczne życzenia pracownikom podczas pracy zdalnej

Wiem, że już planujecie, jak zorganizować Mikołajki i święta, mimo że jeszcze trochę czasu do nich. Donosicie mi, że zastanawiacie się, jak zrobić to w tych wirusowych czasach, kiedy tyle obszarów życia zostało wywróconych do góry nogami. Dziś kilka podpowiedzi, co możemy zrobić z życzeniami świątecznymi od CEO, całego zarządu, prezesa, czy kto tam u Was jest na górze.

Która forma sprawdzi się u Was? To zostawiam Was. Czasami, gdy opowiadam o różnych propozycjach działań podczas moich szkoleń, słyszę od Was, że u kogoś w firmie to nie przejdzie, bo Wy to tylko digital, bo eko i inne powody. Rozumiem. Potraktujcie poniższe propozycje jako podpowiedzi do wyboru lub modyfikacji. Mi też nie wszystkie odpowiadają.   

Pandemiczne życzenia świąteczne od kadry kierowniczej
List w kopercie. Jeszcze zeszłoroczne badanie stanu komunikacji wewnętrznej na świecie State of the Sector pokazało, że choć druk nie jest często wykorzystywany w firmach, to tam, gdzie jest używany, miewa się dobrze, a nawet bardzo dobrze. Jest skuteczny w komunikacji z wybranymi grupami.

Teraz mamy pandemię, więc większość działań staramy się wykonywać online, ale… taki drukowany list w kopercie może sprawdzić się w również w digitalowych czasach, aby wywołać zaskoczenie. Tak, wiem, może przenosić wirusy i jest nieekologiczny. Ale czy nie macie już dość online’u? Czy nie lubicie dostawać kartek świątecznych i pocztówek z wakacji? Ja wysyłam i bardzo lubię je też dostać. Jak reagujecie na kartkę świąteczną online a jak na tę drukowaną? Jak na życzenia wysłane SMS-em a jak na te złożone osobiście podczas rozmowy telefonicznej? Jest różnica, prawda?

Coraz rzadziej dostajemy kartki świąteczne, pocztówki z wakacji czy nawet drukowane rachunki. Mi pomysł drukowanego listu wysyłanego do pracowników czy wręczanego im w pracy np. z okazji jubileuszu firmy czy właśnie pandemicznych świąt podoba się i uważam, że może zadziałać pozytywnie.

Jest mocniejszy niż elektroniczna kartka świąteczna, którą wielu traktuje bezosobowo jak kolejnego maila. Taki drukowany list może mieć – a nawet powinien – odręcznie napisane imię adresata, czyli pracownika i powinien być odręcznie podpisany przez nadawcę, który życzenia składa. Warto też pomyśleć o ciekawej formie życzeń – o tym poniżej.  

Kartka online. Dziękuję za wszystkie kartki online, które otrzymuję, ale u mnie wygląda to tak, że czytam, kasuję, idę dalej. Kartki drukowane mają większą moc. Nie wyślę ich w tym roku do moich klientów, ponieważ większość pewnie będzie pracowała w grudniu z domu, a nie dysponuję ich prywatnymi adresami. Z kolei pytanie ich o adresy domowe sprawi, że niespodzianki nie będzie. Złożę im życzenia telefonicznie. Również dlatego, że onlinowe wersje kartek świątecznych mnie nie przekonują.

MMS, SMS – tego też nie czuję, no chyba, że dostałabym SMS-a od prezesa, który nigdy wcześniej do mnie nie pisał. Wtedy ewentualnie może to na mnie zrobić wrażenie. Jeśli w Waszej firmie zespół jest mały, to postawiłabym jednak na indywidualne rozmowy telefoniczne z życzeniami niż SMS od szefa.
Automatyczne odpowiedzi – w USA popularne jest, że aktorzy, politycy czy piosenkarze publikują w mediach społecznościowych „swoje” numery telefonów i każdy, kto napisze od nich, dostaje zwrotnego automatycznego SMS-a lub potem inne wiadomości np. o nowym filmie, koncercie czy spotkaniu w mieście fana. W USA korzystają z rozwiązania, które nazywa się Community. Może jakoś Was to zainspiruje.

Po napisaniu wiadomości do Baracka Obamy na specjalny numer telefonu otrzymywało się wiadomość zwrotną od prezydenta (Twitter)

Kiedyś w Indiach na Twitterze z okazji promocji filmu, każdy, kto zatwittował do twórców filmu i odpowiednio zaadresował twitta poprzez dodanie @ czy hashtaga (nie pamiętam już, choć też zatwittowałam, aby zobaczyć, jak to działa), dostawałam z automatu zwrotnego twitta z odpowiedzią. Fani oszaleli i twittowali na potęgę, choć wszyscy wiedzieli, że to po prostu automat. Mechanizm do rozważenia.

Gdy w tym albo zeszłym roku wpłaciłam pieniądze na WOŚP za pośrednictwem ich strony i systemu płatności, po wpłaceniu przeniosło mnie z powrotem na stronę WOŚP, gdzie wyskoczył Jurek Owsiak i w wideo powiedział: Cześć Maja, dzięki, że wpłaciłaś pieniądze! Nie wiem, ile kombinacji imion nagrał Jurek, pewnie tysiące, ale mimo że było widać cięcie wideo, efekt końcowy był fajny. Takie cuda dostarcza firma Vintom. A działa to tak:

Spersonalizowane podziękowanie od Jurka Owsiaka po wpłaceniu środków na WOŚP (link)

Do rozważenia użycie takich automatów w komunikacji wewnętrznej, szczególnie jeśli zatrudniacie tysiące pracowników. Format nie jest jeszcze wyeksploatowany.    

Nagranie na telefon. Słyszałam kiedyś, że jeden z klubów piłkarskich przygotował nietypową akcję dla kibiców. Szukałam jej w internecie teraz, gdy pisałam ten wpis i nie mogłam tego znaleźć, więc jest ryzyko, że zamiast „słyszałam o tym” powinnam napisać „śniło mi się”. Nieważne. Chodziło o to, że każdy, kto zatelefonował pod wskazany numer, mógł odsłuchać nagrania przygotowanego przez trenera, który opowiadał, jak wyglądają przygotowania piłkarzy do nowego sezonu.

W Carlsbergu w UK pracownik, który zadzwoni pod wskazany numer telefonu, może posłuchać cotygodniowego podcastu CEO. Oczywiście to tylko nagranie – jedno dla wszystkich i na dodatek przygotowane wcześniej, ale można rozważyć do wykorzystania do składania pandemicznych życzeń pracownikom.

Kiedyś odebrałam telefon, a tam pani powiedziała, że zdzwoni z Radia Zet i zaprasza mnie do wzięcia udziału w konkursie. To było nagranie. Nie wiem tylko, skąd wzięli mój numer telefonu – pewnie jakaś baza, w której nie życzyłam sobie być. I znowu mechanizm jest, więc może CEO życzenia mógłby tak złożyć.  

Townhall meeting online zamiast firmowej Wigilii. Brzmi strasznie i sama nie wiem, co o tym myśleć. Rozważcie. Zamiast tego rozważyłabym formę bardziej angażującą niż słuchanie CEO na Teamsach czy Zoomie. Może jakaś grywalizacja połączona z integracją, awatary świąteczne zamiast zdjęć pracowników lub udział w koncercie online.
To było jakoś na początku pandemii, kiedy jeden z moich ulubionych zespołów, Massive Attack ogłosił, że weźmie udział w koncercie online, ale w formie gry. Polegało to na tym, że w grze Minecraft dali koncert wirtualny i każdy, kto miał tę grę, mógł jako swój awatar iść na ten wirtualny koncert i sobie potańczyć i poskakać. Nie wzięłam w tym udziału, bo świat gier to nie moja bajka, ale mamy kolejną inspirację do rozważenia.

Znalazłam na YT występ innego zespołu w tej formule. Wyglądało to tak:

Onlinowy koncert w grze Minecraft (YouTubie)

Życzenia. Oczywiście można też nagrać wideo prezesa czy zarządu z życzeniami i opublikować np. w intranecie czy wewnętrznym medium społecznościowych jak Yammer czy Workplace. Albo poprosić zarząd, aby nagrali krótkie życzenia każdy od siebie i potem można zrobić z tego składankę. Przejrzałam You tube, aby znaleźć fajny przykład takich życzeń, ale wideo, które tam widziałam, były raczej w kategorii szablonowych. No może John Legere, CEO T-Mobile w USA wyłamuje się. Sami zobaczcie. 

CEO T-Mobile w USA, John Legere co roku składał pracownikom, klientom i konkurencji oryginalne życzenia świąteczne (YouTube)

CEO T-Mobile ponownie w akcji (YouTube)

W wideo z 2019 r. zastosowali patent, gdzie na końcu kadra kierownicza otwiera prezenty od CEO, ale aby dowiedzieć się, co dostali, trzeba było przejść na ich Twittera, gdzie opublikowane były indywidualne wideo z otwierania prezentów.

Wideo główne jest tutaj:

Kadra kierownicza T-Mobile otwiera prezenty świąteczne. Aby zobaczyć, co dostali, trzeba było przejść na ich Twittera, gdzie każda z osób opublikowała wideo z otwierania prezentu (YouTube)

Można zmodyfikować na nasze potrzeby i na końcu wideo z życzeniami od CEO zamieścić informację, że jeśli chcesz sprawdzić, jak członkowie zarządu odpowiedzieli CEO na życzenia albo co życzą pracownikom, skocz na Yammera czy do intranetu. Zawsze to jakaś odmiana w przeciwieństwie do zwykłych życzeń opublikowanych w formie wideo w wewnętrznym medium.
Podobne nagrania można zrobić wśród pracowników. Mogą to być życzenia skierowane do wszystkich albo do wybranej osoby, czyli 1 pracownik w wideo składa życzenia innej osobie albo innemu zespołowi.

Kiedyś Zuza z poznańskiego Carlsberga – pisałam już o tym na blogu przed laty – zdzwaniała się na Skypie z kadrą managerską stacjonującą w różnych częściach świata i prosiła o złożenie życzeń po polsku. Czytali przygotowany przez nią tekst, koślawiąc nasz trudny język polski. Składanka z nagraniami wyszła zabawnie i co ciekawe kadra chętnie wzięła udział w tej akcji.

I po raz 167. powtórzę na moim blogu – ważne jest, aby życzenia były od szefa, człowieka, a nie z automatu od firmy, jakieś bezosobowe formułki z internetu. Niech to będą życzenia ludzkie – od człowieka dla człowieka. A nie seryjna korespondencja od bota. Napisane od siebie, nawet jeśli nie brzmią tak pięknie jak internetowe rymowanki, działają mocniej, bo są autentyczne.
Prezent z odręcznie podpisanym liścikiem. Jeśli będziecie wysyłać pracownikom prezenty do ich home office, pamiętajcie, że ręcznie podpisane listy, liściki mają większą moc niż wydruki. Wiem, że nie zawsze to jest możliwe ze względu na wielkość zatrudnienia.

Wdzięczność. Ten rok był naprawdę ciężki dla nas wszystkich. Nawet jeśli w Waszej firmie jest w miarę ok od początku pandemii, to na pewno wszyscy przeżyliśmy długie tygodnie czy nawet miesiące niepewności i zmian. Było trudno, to wiemy wszyscy. Nie skupiajmy się na tym. Na koniec roku postawiłabym na wdzięczność i przywołanie tego, za co jesteśmy wdzięczni. Podkreśliłabym to, co nam się udało. Skupmy się na przywołaniu sukcesów. Każdy z pracowników na pewno mógłby wskazać chociaż jeden taki powód, a taka składanka wideo na koniec roku byłaby mocnym kopniakiem energetycznym dla wielu.

Inne świąteczne wpisy
Kontynuować czytanie możecie w kolejnych wpisach. To archiwalne wpisy z czasów, kiedy naszym największych zmartwieniem w grudniu był brak śniegu:
•    Świąteczna komunikacja wewnętrzna
•    Prezenty świąteczne? Od szefa, nie od firmy
•    Czy warto wręczać pracownikom prezenty?

Wasze pomysły
A jakie Wy macie pomysły? Co planujecie? Dajcie znać, chętnie dopiszę do listy. Dzielmy się doświadczeniami. W tych trudnych czasach jest to jeszcze bardziej mile widziane i wskazane.  
Poniżej pomysły od Agaty, Marty i Agaty – dzięki dziewczyny.

A takie plany ma Marta z Future Processing:

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
szkolenia otwarte z komunikacji wewnętrznej (także online)
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Grafiki i wideo: źródła pod nimi