Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Wciąż na moim szkoleniu ze skutecznego pisania do pracowników pada to samo pytanie. Jak mamy zwracać się do pracowników? Szanowni, kochani czy drodzy? Która wersja jest prawidłowa? Dziś o tym. I od razu na wstępie chciałabym zaznaczyć, że to, co napiszę poniżej, to moja opinia i moje odczucia. Chętne poznam, jakie są Wasze i jaki Wy styl przyjęliście w firmie.

Styl komunikacji zależy od kultury
I jak na konsultanta komunikacji przystało, odpowiem: to zależy. Nie ma 1 prawidłowej odpowiedzi. Styl komunikacji do pracowników zależy przede wszystkim od kultury organizacyjnej, którą mamy w firmie, która kształtowała się latami. Jeśli jest zdefiniowana w ramach realizowanej strategii, to super, wtedy to pewnik. Może być też tak, że styl komunikacji został wypracowany w nieformalny sposób i mocno się zakorzenił – też dobrze. Na pewno styl jakiś jest, choć – jak się okazuje podczas dyskusji na moich szkoleniach – nie zawsze wszystkim odpowiada.  

Zdecydowanie mówię NIE kochaniu się
Którym formom zdecydowanie mówię „nie!”. Mój faworyt to „kochani”. Nie, nie, nie! Protestuję! „Kochani” zostawiłabym to dla zwrotów do rodziny i przyjaciół. Mnie bardzo razi nazywanie obcych ludzi zwrotem „kochani”. Miałam kiedyś nawet taki pomysł, że za każdym razem, jak na webinarze czy w social mediach nadawca wróci się do swoich odbiorców, czyli też do mnie uczestniczącej w tym spotkaniu per „kochani”, to opuszczam takie miejsce.

Musiałam jednak szybko z tej zasady zrezygnować, bo nie miałabym, co followerować i oglądać. Ech… Wszędzie wszyscy mówią „kochani”. To skąd tyle hejtu w internecie pytam się, skoro wszyscy się tak kochają, hmmm…? Dla mnie „kochani” jest nie na miejscu.  

A co z „drodzy”? Tu już jest łagodniej np. "moi drodzy", ale… nieraz słyszałam sarkastyczne głosy pracowników, którzy otrzymywali mailing od zarządu z takim zwrotem, a byli słabo wynagradzani. Drwili, bo jak ma się „drodzy” do wynagrodzeń tych odbiorców, do których się tak zwracamy. Dla mnie „drodzy” jest dziwne.

To może „szanowni Państwo”? Jeśli kultura organizacyjna Waszej firmy jest bardzo hierarchiczna, sztywna, z zamkniętymi drzwiami i oficjalnym stylem komunikacji, to taki styl per „szanowni Państwo” pasuje. Choć dla mnie to bardzo sztywny styl i ja bym go nie wybrała. A nawet gdybym go w firmie zastała, ot próbowałabym go zmienić, dyskutując na ten temat najpierw z zarządem. Mam jednak świadomość tego, że w niektórych firmach tak „Państwowo” było, jest i pewnie będzie.

Do rozważenia neutralne formy
Jeśli to wszystko powyżej nie za bardzo brzmi dobrze, to na co postawić? Ja bym wybrała „dzień dobry”, „cześć”, ewentualnie „koleżanki i koledzy”.  Wybrałabym to, co najbardziej pasuje do stylu komunikacji, który jest stosowany przez większość odbiorców. Wybrałabym to, co jest naturalne w Waszej firmie. Wybrałabym to, co nie odbiega od codziennej komunikacji, co jest autentyczne dla danej firmy.

Miałam też do czynienia z firmą, która w swojej komunikacji wewnętrznej uwzględniała też osoby, które nie chcą identyfikować się z daną płcią, więc tam koleżanki i koledzy by nie przeszło.  

Zdarzyło mi się też słyszeć o firmach, które mają własne nazwy zwroty do swoich pracowników. Nic mi niestety w głowie nie zostało, więc nim Wam nie przytoczę (podrzućcie coś, to dodam tu do wpisu). Ale mam coś z zewnątrz – byłam ostatnio na kursie Atlas Pasywnego Inwestora i tam Michał Szafrański zwracał się do nas "Atlasjanie". I dla mnie to było zabawne, budowało wspólnotę wśród uczestników tego szkolenia.

Różne oczekiwania grup docelowych
I tu dochodzimy do kolejnego punktu, do kolejnego pytania, które pada na moich szkoleniach: a co jeśli część osób w naszej firmie jest ze sobą na Ty, a reszta zwraca się do siebie per Pan, Pani? Jeśli nic nie da się z tym zrobić, czyli jeśli nie da się przejść na 1 formę komunikacji, by to uspójnić, to zostawiałabym obie wersje.

To jak wtedy – maja obie wersje – powinniśmy w naszej masowej komunikacji zwracać do wszystkich? Rozważcie połączenie „dzień dobry” i „cześć”. I wtedy każdy z odbiorców wybierze sobie ten zwrot, który jest dla niego. Ja tak zaczynam maila do uczestników moich szkoleń – piszę: „dzień dobry, cześć” obok siebie.

Możecie też – jeśli czujecie się mocno zdezorientowani w takiej mieszanej komunikacji – wywołać temat do tablicy i przedyskutować go w firmie. I wspólnie zadecydować, jak będzie się komunikować.

Czego nie robić!
Zdecydowanie odradzam różne style komunikacji na zewnątrz i wewnątrz firmy. Np. do potencjalnych kandydatów mówimy na Linkedin w ramach działań employer brandingowych per Ty, a w firmie wszyscy są Panami i Paniami. Albo odwrotnie. To się kłóci. To jest nieautentyczne. Kandydat złapany na Ty, przychodzi na rozmowę o pracę i nagle jest Panem lub Panią.  

Tak samo może być w komunikacji marketingowej czy PR na zewnątrz. Coraz częściej w tej zewnętrznej komunikacji przechodzimy na Ty i mi ten brytyjski styl bardzo odpowiada.

Wiem, że ten wydawać by się mogło błahy temat, bywa u Was problematyczny. Tym bardziej zachęcam do tego, aby go wyprostować w Waszych firmach. A może w Waszej firmie znaleźliście już rozwiązanie, jak się z tą kwestią uporać? Dajcie znać.  

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
• szkolenia otwarte i kursy na platformie z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Grafika: Pixabay.com