Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Kiedy warto zaangażować kadrę kierowniczą w działania komunikacyjne

Niejednokrotnie pisałam o roli kadry managerskiej w komunikacji z pracownikami oraz o tym, w jaki sposób my, specjaliści w tym zakresie, możemy jej w tym pomagać. Informujemy zatrudnionych o wielu kwestiach, ale czy we wszystkie te działania powinniśmy włączać osoby zarządzające? Kiedy najlepiej jest angażować kadrę kierowniczą, jak i kogo dokładnie wybrać?

Przekazujemy pracownikom różne informacje: o konkursach, o możliwości uczestniczenia w zawodach sportowych, zmianach w systemie benefitów, akcjach świątecznych, przeprowadzce do nowego budynku, innowacyjnych projektach czy strategicznych kontraktach firmy, wynikach finansowych, zmianach na kluczowych stanowiskach itd. Im większa firma, tym więcej dzieje się w niej każdego dnia. Jako osoby odpowiadające za komunikację w organizacji powinniśmy umiejętnie wybierać, w jakie działania włączać poszczególne osoby zarządzające, aby odpowiednio wykorzystać ich autorytet oraz bezpośredni kontakt z pracownikami. Jak to zrobić? Czym się kierować? Poniżej znajdziecie kilka podpowiedzi, które warto wziąć pod uwagę.

KIEDY: W jakich sytuacjach warto włączyć kadrę managerską w komunikację? Warto to zrobić, gdy:
•    mamy do czynienia z ważną dla firmy zmianą lub mówimy o istotnych wydarzeniach, np. jubileuszu działalności,
•    wprowadzane działania, projekty, zmiany wpływają na sytuację wszystkich zatrudnionych lub pracowników poszczególnych pionów, zespołów (oddziałują na dużą grupę osób),
•    mamy do czynienia z sytuacją, która powstała niezależnie od firmy, a która ma wpływ na organizację; dodatkowo może wzbudzać duże obawy u pracowników, które należy rozwiać i zapewnić zatrudnionym poczucie bezpieczeństwa,
•    chcemy uniknąć rozprzestrzeniania się niepotrzebnych plotek – jasny i zdecydowany komunikat od przełożonego pomoże uciąć niepotrzebne spekulacje,
•    działania mogą spotkać się z oporem zatrudnionych,
•    chcemy pozyskać zaangażowanie pracowników, zmotywować ich.  

JAK: Kolejny etap to określenie formy, w jakiej najlepiej przekazać daną informację. Komunikację możemy przeprowadzić:
•    w trakcie dużych eventów, tzw. town hall meetings,
•    bardziej kameralnych spotkań zespołów,
•    poprzez wideo, w którym wypowiada się dana osoba,
•    mogą to być też wywiady w intranecie i wydawnictwach wewnętrznych,
•    e-maile do pracowników,
•    podczas kaskadowania informacji – oczywiście zależy to od rodzaju komunikowanych informacji. Jeśli zależy nam na tym, aby każda grupa pracowników otrzymała przekaz od swojego bezpośredniego przełożonego, przekaz, który wspierany będzie wytłumaczeniem danej kwestii, zebraniem uwag od pracowników czy edukowaniem ich na dany temat, kaskadowanie będzie dobrym wyborem. Przy wyborze tej opcji należy jednak pamiętać, że potrzebna będzie większa ilość czasu. W zależności od wielkości organizacji, kaskadowanie informacji może trwać do kilku tygodni. Więcej o kaskadowaniu możecie przeczytać pod tagiem spotkania kaskadowe http://beedifferent.pl/tags/spotkania-kaskadowe (szczególnie polecam case z GSK, który tam znajdziecie).

KOGO: Warto też dokładnie przemyśleć, kogo dokładnie z kadry zarządzającej zaangażujemy w  nasze działania. Podpowiedzi poniżej:
•    prezes i inne osoby z zarządu – prezesa powinniśmy włączać w naszą komunikację dość ostrożnie, aby nie osłabić jego autorytetu i wpływu na pracowników. Najlepiej jeśli „firmuje” on swoją osobą duże, znaczące zmiany i projekty, którym chcemy nadać szczególną rangę. Może to być np. komunikacja nowej strategii, zmiana postaw, zwyczajów w całej organizacji (np. zmiany w kulturze organizacyjnej), rozwój lub ekspansja firmy (np. wkroczenie na rynek zagraniczny), informacja o wynikach spółki i wyrazy uznania dla pracowników. Szczególnym przypadkiem jest sytuacja kryzysowa. Wtedy warto, aby prezes był silnym przywódcą, który wzbudzi zaufanie pracowników, da im poczucie bezpieczeństwa i przekona, że firma wyjdzie z kryzysu. Wszystko zależy również od kultury organizacji i działań z zakresu personal brandingu – może się zdarzyć, że w niektórych firmach prezes będzie pojawiał się w komunikacji częściej;

•    kadra managerska wyższego szczebla, np. dyrektorzy całego pionu – osoby te powinny zostać włączone w przypadku, gdy komunikujemy wydarzenia i projekty ważne z punktu widzenia pracowników danego obszaru. Może być to przykładowo pozyskanie ważnego kontraktu na produkcję czy wdrożenie projektu mającego ogromny lub strategiczny wpływ na późniejszy rozwój firmy. Ich rola będzie znacząca także podczas zmiany, np. procesów w danym obszarze, a także zmianach personalnych, które mocno poruszyły pracowników;

•    osoby zarządzające średniego szczebla – kierowników mniejszych zespołów angażujmy w sytuacjach, w których chcemy zakomunikować zmiany ważne dla danego zespołu, tematy czy zmiany, które bezpośrednio go dotyczą. Może się też zdarzyć, że warto, aby dana informacja została przekazana w bardziej kameralnym gronie, w którym panuje większa otwartość – dzięki temu pracownicy będą bardziej skłonni do zadawania pytań i łatwiej będzie można wyjaśnić wszelkie wątpliwości;

•    bezpośredni przełożony – mam tu na myśli także prezesa lub osoby z zarządu, jeśli przekazują informacje swoim bezpośrednim współpracownikom, np. dyrektorom, managerom, a tych z kolei, gdy komunikują coś kierownikom, managerom średniego szczebla. Ta grupa osób zarządzających jest kluczowa, gdy chcemy zmotywować zespół, zwiększyć jego zaangażowanie (np. przy ważnym dla firmy badaniu), dokładnie wyjaśnić pewne kwestie (np. powód wprowadzanej zmiany), a także, gdy podejmowane w organizacji działania dotyczą kwestii personalnych lub związanych z wynagrodzeniem – gdy wyjaśnienie i omówienie wybranych zagadnień jest istotne. Jest to też dobry pomysł, gdy chcemy zmotywować pracowników do zaangażowania się w wybraną akcję. Czasami przełożony może nawet spróbować przekonać konkretne osoby z zespołu, ponieważ zna je lepiej i wie, jakie posiadają kompetencje.

Jeśli macie wątpliwości odnośnie wyboru osób, które powinny zostać włączone w dany proces komunikacyjny lub zastanawiacie się, czy w ogóle angażować kadrę zarządzającą, przeanalizujcie sytuację, wczuwając się w rolę pracownika. W jaki sposób chciałby on dowiedzieć się o danej sytuacji? Jak by się czuł, gdyby zakomunikował mu to prezes, dyrektor, kierownik albo lider zespołu? Czy wystarczyłby mu email czy jednak wolałby wziąć udział w spotkaniu i zadać pytania?  

Więcej o roli kadry zarządzającej możecie przeczytać na blogu we wcześniejszych wpisach:
•    Jak wzmacniać kompetencje komunikacyjne kadry kierowniczej?
•    Managerze, dziel się informacjami z pracownikami 

Zdjęcie: Pexels.com