Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Kiedy warto zaktualizować naszą wiedzę o odbiorcach komunikacji wewnętrznej

O tym, że powinniśmy dużo wiedzieć o naszych odbiorcach, aby nasza komunikacja wewnętrzna była skuteczna, myślę, że już wiecie. I mam nadzieję, że macie już w swoich zasobach narzędzia do takiej diagnozy, czyli albo persony albo matrycę odbiorców albo jakkolwiek inaczej nazwane narzędzie, które pozwoli Wam taką charakterystykę zrobić. Powinniście mieć te narzędzia i na ich podstawie zrobić charakterystyki naszych czytelników, słuchaczy, oglądaczy, czyli pracowników.

Zrobione, prawda? Jeśli jednak jeszcze nie macie tego zrobionego, to czas najwyższy. Hej, to nasze narzędzia do pracy! Bez nich tylko udajemy, że pracujemy i nie działamy profesjonalnie. Taka jest prawda. Więc do roboty. A jeśli szukacie szablonów do wykonania tego działania, to polecam moje szkolenie na żywo lub kurs na platformie zatytułowany planowanie komunikacji wewnętrznej.

A jak już takie charakterystyki mamy, to warto od czasu do czasu przyjrzeć się naszym personom czy matrycy odbiorów i sprawdzić, czy nadszedł czas na aktualizację. Po co? Aby nie planować działań komunikacji w oparciu o nieaktualne dane.  

Kiedy powinniśmy zrobić aktualizacje person czy matrycy?

To zależy od tego, ile dzieje się dookoła. Poniżej kilka podpowiedzi, kiedy takie aktualizacje warto wykonać. Zacznijmy od działań dotyczących tego, co dzieje się wewnątrz firmy. Aktualizacje warto zrobić:
•    gdy w Twojej firmie jest duża rotacja pracowników
•    gdy zatrudniacie wiele nowych osób, czyli dochodzą nam nowi odbiorcy, którzy mogą różnić się od naszych wcześniejszych odbiorców
•    zmieniliśmy profil zatrudnienia, np. teraz zatrudniamy głównie młodych ludzi, ponieważ mamy wiele stanowisk juniorskich właśnie dla nich
•    przejęliśmy nowe spółki
•    otwieramy nowe oddziały firmy
•    w naszej firmie zaszły duże zmiany, które mocno wpłynęły na pracowników, nie tylko projektowe, ale też np. personalne, jak np. zatrudnienie nowego prezesa czy wymiana całego zarządu, co pociągnęło za sobą kaskadowe zmiany
•    w firmie wprowadzono zmianę sposobu pracy, np. nastąpiło przejście z office na home office czy na pracę hybrydową, przejście z offline na totalny online
•    nastąpiła świadoma zmiana kultury organizacyjnej

Ale musimy też pamiętać, że na naszych odbiorców ma także wpływ to, co dzieje się za oknem i nie o pogodzie tu mowa. Co może być takim czynnikiem zewnętrznych, który odbija się na wnętrzu firmy? Kilka pomysłów poniżej:
•    pandemia
•    konflikt zbrojny za rogiem
•    nowy duży gracz na rynku, na którym działamy
•    mocne ruchy obecnej konkurencji
•    inne tragedie i nieszczęścia

To wszystko wpływa na to, jak zachowują się nasi pracownicy. I to są te momenty, kiedy powinniśmy być czujni. Warto wtedy zastanowić się, czy to jest ten moment, kiedy warto byłoby przyjrzeć się, co zmieniło się komunikacyjnie u naszych odbiorców.

Jak często powinniśmy aktualizować naszą wiedzę o odbiorcach?

Znowu, to zależy. Może raz na 6 czy 12 miesięcy wystarczy, jeśli niewiele się dzieje wewnątrz firmy. A może dzieje się tyle, że trzeba przysiąść do tego na chwilę co kwartał. To nie musi być nie wiadomo, ile godzin naszej pracy poświęcone na zaktualizowanie naszej wiedzy o grupach docelowych. Czasami 30 minut, godzinka wystarczą.

Jak aktualizować persony czy matrycę odbiorców?

W pojedynkę może to być trudne i obarczone błędem, ponieważ bazować będziemy tylko na naszej wiedzy i doświadczeniach dot. tych grup. A jak wiadomo, nasza percepcja jest ograniczona. Dlatego najlepiej byłoby zrobić grupową burzę mózgów. Jeszcze lepiej, gdy zaprosimy do takiej burzy mózgów przedstawicieli tych grup docelowych. A jeszcze lepiej, gdy podeprzemy się świeżymi badaniami stanu komunikacji wewnętrznej przeprowadzonymi na naszych grupach docelowych i wyciągniemy z badania mięso przy pomocy metryczki do badania.

Bardzo zachęcam Was do poświęcenia czasu na wykonanie takich charakterystyk. Ja nie umiem bez nich pracować. Do dzieła! Możecie być zaskoczeni, czego nowego dowiecie się o swoich odbiorcach. A za tym przyjdą Wam do głowy kolejne pomysły, jak usprawnić w oparciu o tę wiedzę komunikację z nimi.  

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów)
szkolenia otwarte i kursy na platformie z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Zdjęcie: obraz autorstwa gpointstudio na Freepik