Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Kompania Piwowarska zamknęła Małe Piwo – portal społecznościowy dla pracowników i przeniosła komunikację z niego na Yammera (portal społecznościowy produkcji Microsoftu). Także korporacyjną i brandową komunikację mailową. Z jakim skutkiem? Zapraszam na drugą część rozmowy z Wojciechem Mrugalskim, kierownikiem ds. komunikacji i Natalią Kleczewską, specjalistą ds. PR z Zespołu Komunikacji Wewnętrznej Kompanii Piwowarskiej.

Wojciech Mrugalski i Natalia Kleczewska z Zespołu Komunikacji Wewnętrznej Kompanii Piwowarskiej

Część 1 i opowieść o zamknięciu Małego Piwa jako portalu zewnętrznego znajdziecie tutaj: Kompania Piwowarska i jej pomysł na budowanie otwartości komunikacyjnej – case study cz. 1.

Maja Biernacka: Czym różni się komunikacja na Yammerze od tej, którą prowadziliście na Małym Piwie – serwisie społecznościowym dla pracowników?
Wojciech Mrugalski: "Małe Piwo" to obecnie jedna z głównych grup na Yammerze. Przenieśliśmy ducha Małego Piwa na Yammera. Staraliśmy się, żeby naszymi ambasadorami na Yammerze były osoby, które były aktywne wcześniej. Pierwotnie chcieliśmy odtworzyć Małe Piwo praktycznie w całości, ale po analizie uznaliśmy, że nie wszystkie funkcjonalności, które tam daliśmy pracownikom, były przydatne. Pracownicy korzystali z 2-3. Generalnie chodziło o to, by mogli wypowiadać się, wrzucić zdjęcie, skomentować treści. Dużym zainteresowaniem cieszyły się też konkursy. Zrobiliśmy analizę, które funkcjonalności działają, które nie i zastanowiliśmy się, jak te, które działają można przenieść, ale połączyć w jeden nurt, by wykorzystać na Yammerze. To proste narzędzie, nie ma tu miejsca na wyszukane funkcjonalności. Ale to dobrze - prostota sprzyja komunikacji!

Teaserowy plakat promujący Yammera w Kompanii Piwowarskiej

MB: Oprócz przeniesienia komunikacji z Małego Piwa poszliście jeszcze krok dalej. Przenieśliście tam również mailową komunikację korporacyjną.
Natalia Kleczewska: Pomyśleliśmy, że skoro wprowadzamy takie narzędzie, a jednocześnie pracownicy wciąż narzekają, że jest za dużo komunikacji mailowej, to spróbujemy nie wciskać już im informacji przez maila. Postanowiliśmy zmienić ich nastawienie do komunikacji – chcieliśmy, aby sami zaczęli jej poszukiwać. Aby zmienili nawyki. Już nie przyjdzie do nich wszystko w mailu – teraz muszą sami sprawdzić, co dzieje się w firmie. Dlatego część komunikacji mailowej – tej oficjalnej, korporacyjnej przekierowaliśmy na Yammera do oficjalnej grupy "KP". Kiedyś wysyłaliśmy informacje mailem z Działu Komunikacji  z jednego adresu mailowego. Każdego dnia do pracowników wychodziło kilka lub nawet kilkanaście komunikatów. Coraz więcej osób chciało też wysyłać informacje za pomocą tego kanału, bo uważali, że wtedy pracownicy przeczytają je.
Gdy w maju 2015 r. uruchomiliśmy Yammera, przenieśliśmy tam nie tylko ducha Małego Piwa, ale i wszystkie informacje, które wcześniej wychodziły z oficjalnego aliasu mailowego Działu Komunikacji.
Kiedyś pracownicy mogli komentować tylko treści na Małym Piwie, teraz także te korporacyjne. Gdy wysyłaliśmy te treści mailem, nie mieli takiej szansy.
Konsekwencją tych 2 decyzji było stworzenie 2 grup na Yammerze, którymi zarządzamy – KP i Małe Piwo, czyli zachowaliśmy podział na treści korporacyjne i lżejsze, rozrywkowe. Osoby, które są zainteresowane treściami korporacyjnymi, wchodzą tylko na KP, a ci, którzy czekają na konkursy czy wydarzenia, odwiedzają grupę Małe Piwo.

Na Yammera przeniesiono także mailową komunikację marek skierowaną do pracowników

Co ważne na Yammera przeniosły się też nasze marki. Wcześniej miały swoje adresy mailowe, skąd wysyłały informacje do wszystkich pracowników, teraz tych maili już nie ma. Jest też na Yammerze nasz prezes, który ma swojego wideo bloga. Zrezygnowaliśmy też z komunikowania mailowo zmian kadrowych. Kiedyś był mail w tej sprawie, teraz pracownik sam musi poszukać tej informacji w intranecie. Podobnie zrobiliśmy z ogłoszeniami dotyczącymi rekrutacji wewnętrznych.

Yammerowy wideo blog prezesa Kompanii Piwowarskiej  

MB: Ale nadal funkcjonuje firmowy intranet. Jaka jest relacja Yammera do intranetu?
NK: Feed z Yammera z grupy KP widoczny jest także w naszym intranecie. Dlatego nawet jak ktoś nie ma nawyku wchodzenia do Yammera, to w intranecie widzi najważniejsze informacje. Nasz intranet to baza informacji na temat poszczególnych działów, to też repozytorium dokumentów. Yammer ma służyć do szybkiej komunikacji i dostępny jest dla wszystkich, którzy mają maila w naszej firmowej sieci. Dostępny jest także poza firmą i z urządzeń mobilnych. Intranet tylko z firmowej sieci.

Fragment instrukcji pokazującej, jak korzystać z Yammera na telefonie

MB: Jakie były pierwsze reakcje pracowników na tak dużą zmianę w komunikacji wewnętrznej?
WM: Część osób z radością przyjęła zmiany i od razu zaczęła korzystać. Część ludzi działa na zasadzie przyzwyczajenia. Wiele osób mimo zmasowanej komunikacji dotyczącej tego, jak używać Yammera, do czego służy, jak uaktualnić profil, ustawić powiadomienia itp., zignorowała to narzędzie. Z czasem zorientowali się jednak, że jak nie będzie ich na Yammerze, to nie będą mieli informacji w ogóle. W październiku, czyli po kilku miesiącach od pierwszej, majowej akcji komunikacyjnej ponownie przekazaliśmy w kampanii najważniejsze aspekty działania tego narzędzia.

MB: Jakie jeszcze funkcjonalności ma Yammer oprócz publikowania treści przez każdego pracownika, tworzenia grup i komentowania zawartości?
NK: Admin może dodać ogłoszenie, to wpis, który jest widoczny w feedzie u góry tak długo, dopóki użytkownik nie przeczyta treści, czyli nie kliknie we wpis. Dzięki temu mamy pewność, że kluczowe informacje nie spadną poniżej w feedzie, zepchnięte przez kolejne informacje. Można tu także pochwalić daną osobę czy dział. Można uruchamiać ankiety, udostępnić treść osobie lub do grupy, polubić wpis, dodać nieograniczoną liczbę zdjęć. Wpisy można też tagować. Posty publikują konkretne osoby, nie ma możliwości, by zrobił to np. dział czy marka. Chcemy, żeby za wpisami stali ludzie, aby było wiadomo, kto do nas mówi i do kogo zwracamy się, zadając pytanie.
Są profile pracowników, a na nich imię i nazwisko, zdjęcie, adres mailowy i historia aktywności. Grup na Yammerze jest wiele, bo pracownicy mogą sami je zakładać i tworzyć treści. Jest więc klub biegaczy, codzienna prasówka czy grupy regionalne.

Materiały promujące nowe narzędzie

MB: Co dało Wam uruchomienie Yammera?
WM: Yammer dał nam możliwość komunikacji wielokierunkowej, mamy feedback od pracowników dotyczący wszystkich treści. Każdy ma prawo napisać i skomentować wszystko. To duża transparentność, bo widać także, gdy ktoś nie odpowiada na pytanie skierowane do niego. A jeśli odpowiada, wszyscy zobaczą odpowiedź. Coraz więcej wolności komunikacyjnej oddajemy naszym pracownikom.

MB: Jak więc prezentują się pierwsze statystyki po kilku miesiącach działania?
NK: Na 2,8 tys. pracowników 2,5 tys. osób aktywowało konta. Wkrótce planujemy badanie, które powie nam więcej.

MB: Co dalej?
WM: Chcemy, by Yammer był narzędziem współpracy w projektach. Można tu tworzyć zamknięte grupy projektowe, pracować jednocześnie na tych samych dokumentach zamiast wymieniać się kolejnymi dokumentami mailowo. Na razie skupiliśmy się na podstawowej funkcji tego narzędzia – jest do informowania, do komentowania. Ale już rozmawiamy z działami i mówimy im, jak mogą korzystać z Yammer w codziennej pracy. Pojawiliśmy się także na spotkaniach regionów sprzedaży i zachęcaliśmy do korzystania z yammerowej aplikacji na telefony. Pokazywaliśmy, jak siły sprzedaży mogą wykorzystać to narzędzie do swojej pracy, kiedy mogą np. szybko zrobić zdjęcie wystawki czy działań konkurencji i podzielić się z innymi pracownikami sprzedaży. Część naszych sprzedażowców już z tego korzysta. Wymieniają się zdjęciami, inspirują się.
Co dalej? Zamykamy też drukowaną wersję gazety „Świat Piwa”, by jej elektroniczną wersję zintegrować z Yammerem, ale to już inna historia.

MB: Bardzo Wam dziękuję za rozmowę i podzielenie się doświadczeniami.

Jeśli chcielibyście dowiedzieć się jeszcze więcej o funkcjonalnościach Yammera - portalu społecznościowego dla pracowników - odwiedźcie stronę Microsoftu.

Maja Biernacka
agencja komunikacji wewnętrznej
bee DIFFERENT

Grafiki: Kompania Piwowarska