Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Komunikacja wewnętrzna w małej firmie – od czego bym zaczęła

Alicja podrzuciła mi ostatnio temat w jednym z komentarzy pod moim wpisem na Facebooku – komunikacja wewnętrzna w mniejszych organizacjach, od czego zacząć.

  

Przybywam z podpowiedziami. W sumie to często od Was słyszę na szkoleniach, że przybywacie do nowych firm, gdzie Wasze stanowisko jest nowe i przed Wami wyzwanie przejęcia lub ułożenia podwórka pod nazwą komunikacja wewnętrzna. Co bym zrobiła na Waszym miejscu, gdyby mnie zatrudniono na takim stanowisku dzisiaj? Poniżej moje 10 kroków. 

Ustalmy tylko, ile osób liczy ta mniejsza firma. Załóżmy na potrzeby tego wpisu, że od 50 do 100 osób, ale potraktujcie to bardzo umownie. Poza tym te podpowiedzi sprawdzą się także w większych firmach. 

I na start wielka prośba… nie siadajcie i nie róbcie w nowej pracy tak, jak było do tej pory w tej firmie albo nie działajcie bez planu, bo wpadniecie w bieżączkę i w proces, który już był w tej firmie. Zacznijcie od nowa, profesjonalnie, zgodnie ze sztuką. Ułóżcie działania, jak należy – nie zakładajcie, że kontynuowanie tego jak było, będzie poprawne (jeśli wcześniej coś było; jak nie było, tym lepiej, zaczynacie od nowa). 

Ok, to zaczynam pracę jako specjalista komunikacji wewnętrznej w mniejszej firmie i…

TY W ORGANIZACJI NA START

  1.  Określ dobrze swoje obowiązki, oczekiwania względem Ciebie i komunikacji wewnętrznej 

W pierwszej kolejności warto byłoby jeszcze raz z przełożonym omówić zakres Twoich obowiązków, który już pewnie mniej więcej znasz po procesie rekrutacji. Teraz czas na szczegóły:
•    jakie cele są stawiane Tobie w komunikacji wewnętrznej
•    jakie cele są stawiane komunikacji
•    jakie są plany w obszarze komunikacji (czy to Ty masz je stworzyć, czy może są już nakreślone)
•    jakie masz możliwości, w jakich ramach masz się poruszać
•    jaki masz do tego budżet, inne możliwości np. szkolenie się, współpraca z agencjami, firmami badawczymi itp.
•    jakie są oczekiwania co do wyników i jak masz je prezentować
•    jak oceniana będzie Twoja komunikacyjna praca

Ustal to, aby nie było wątpliwości i aby wiedzieć, co możesz i gdzie masz dojść. 

DIAGNOZA NA START – dowiedz się, na czym stoisz

  1. Poznaj narzędzia – swoją przygodę z komunikacją w nowej firmie zaczęłabym od poznania masowych narzędzi komunikacji, którymi firma dysponuje. Najlepiej byłoby je wypisać i scharakteryzować (jeśli są) w postaci matrycy narzędzi (uczę tego na kursie i szkoleniu z planowania komunikacji – zapraszam tutaj) albo po prostu scharakteryzować, sprawdzając ich mocne i słabe strony. Dzięki temu dowiesz się, jakimi środkami dysponujesz do planowania działań komunikacji wewnętrznej.

  2. Poznaj procesy – teraz czas na poznanie procesów komunikacyjnych, czyli ustalenie, jak wygląda obieg informacji w firmie. Najlepiej byłoby spisać procesy w postaci mapy, tym bardziej, że nowa osoba nie zapamięta wszystkiego, więc notatki są wskazane. Potem przydadzą Ci się do analizy, czy ten proces jest właściwy. I pamiętaj, że w mniejszych firmach ten proces też jest, na mniejsza skalę, ale jest.

  3. Poznaj strategię biznesową – koniecznie! Ustal, co tam jest, w jakim kierunku zmierza firma i jak komunikacja ma ją wspierać. Poznaj też dobrze produkty czy usługi, które oferuje Twoja firma. To nic, że ich nie sprzedajesz – musisz znać biznes i to, o co toczy się codzienna walka. 

  4. Poznaj ludzi – to bardzo ważny punkt. Przestaw się – odpowiadasz za komunikację, więc wszyscy powinni Cię znać. I poznaj innych. Określ, które zespoły są dla Ciebie kluczowe. Z pewnością będą to produkt/usługa w zależności, co tam w firmie macie, HR, IT, administracja. Być może jeszcze inne zespoły.

    W małej firmie warto spotkać się z każdym zespołem. Nie, nie żartuję. Tak bym zrobiła. I jeśli możesz zrób to w ramach spotkań, najlepiej na sali, nie online. Opowiedz, kim jesteś, za co odpowiadasz, skąd przybywasz, jakie masz doświadczenie i że zaplanujesz komunikację i angażowanie pracowników w nią, ale o szczegółach będziesz informować, gdy to zrobisz. Na razie poznajesz zespoły i firmę. 

    Na takie spotkania warto zaprosić też Twojego nowego przełożonego, który zna zespoły i firmę i którego wskazówki (i sama obecność) będą pomocne. Opowiedz też, jak Ty możesz pomóc tym zespołom w komunikacji – przedstaw swoją ofertę, jeśli już ją masz.

    W ramach poznania pracowników warto także przygotować charakterystykę grup docelowych w postaci person lub matrycy odbiorców (ponownie zapraszam na moje szkolenie lub kurs z planowania – to wszystko tam jest). Problem polega jednak na tym, że w pierwszych tygodniach nowej pracy nie będziesz mieć dużej wiedzy o tych grupach, dlatego zacznij robić taką charakterystykę i z czasem ją uzupełnisz. Albo jeśli pracujesz w większym zespole np. HR czy PR, zaproś te osoby do wspólnego opracowania takich wewnętrznych person. Jeśli te osoby pracują w firmie dłużej, na pewno mają wiedzą o tych grupach i podzielą się ciekawymi insightami (jakie ładne słowo).  

  1. Zbadaj, co nie działa – byłoby super, gdyby można było teraz zbadać stan komunikacji w formie badania jakościowego i ilościowego. Kocham badania, bo to, co przynoszą, jest bezcenne. Jeśli nie możesz sobie pozwolić na współpracę np. ze mną, by zrobić taki audyt, wierzę, że jesteś w stanie przeprowadzić samodzielnie wywiady indywidualne z np. 10 pracownikami lub 2-4 grupy fokusowe. Zaplanuj pytania i przepytaj pracowników. Dowiesz się wielu ciekawych kwestii i wyłapiesz, co działa w komunikacji, a co trzeba usprawnić. A gdyby udało się jeszcze do tego zrobić ankiety skierowane do wszystkich, byłoby idealnie. Taka diagnoza dokładnie powie Ci, czym dalej się zająć. Nie musisz wtedy zgadywać.    

PLAN DZIAŁANIA, gdy już dowiesz się, na czym stoisz, czas na planowanie…

  1. Przygotuj plan działania – gdy już ustalisz, co działa, a co wymaga poprawy, zaplanuj działania naprawcze. Określ nadawców, wykonawców, grupy docelowe, cele, konkretne działania, czas realizacji i mierniki ewaluacji. Zaplanuj, czy powinny być wdrożone nowe narzędzia komunikacji. Przemyśl dobór tematów dla kampanii wewnętrznych. 

Skonsultuj z przełożonym, nie tylko dlatego, że od tego jest, ale też dlatego, że jako nowa osoba nie wiesz jeszcze wielu kwestii o nowej firmie i możesz pewne elementy źle oszacować. Znam takie przestrzały z własnego podwórka. Poznanie firmy, jej kultury i procesów zajmuje miesiące. 

Na jaki okres powinien być pierwszy plan komunikacji nowej osoby? Wg mnie ogólne kierunki warto oszacować na rok, a szczegóły co kwartał. A co powinno być w takim planie? Tego nie jestem w stanie powiedzieć – to zależy od sytuacji danej firmy. Jak już ustalisz, co nie działa w nowej firmie, zapraszam na mojego bloga – tu jest mnóstwo podpowiedzi. 

  1. Zaplanuj działania z otoczeniem:
  • ułóż współpracę z zarządem i określ ich rolę – to może być połączone z punktem: poznaj strategię biznesową. Zarząd będzie mega ważny w komunikacji z pracownikami. Jeśli do tej pory robili to ad hoc i bez większego przemyślenia albo w ogóle nic nie robili, czas na zmiany. Opowiedz, jakie masz plany (najlepiej po badaniu) na najbliższe miesiące i jak chcesz ich włączyć w komunikację. Ustalcie, jak będą dawać Ci znać, co ważnego warto zakomunikować pracownikom i w ogóle, jak będzie wyglądała Wasza współpraca;
  • zaplanuj działania dla kadry kierowniczej – nie zapomnij w swoim planie dobrze określić, jaką rolę w komunikacji wewnętrznej będzie miała kadra kierownicza. To nic, że w małej firmie jest ich mało i znają się wszyscy. Zaplanuj to, jak włączysz ich w komunikację, jakiego wsparcia od Ciebie potrzebują w komunikacji do swoich zespołów i jak będziesz podnosić ich kompetencje komunikacyjne (to niekończąca się opowieść w każdej firmie, a czasy pandemiczne pokazały, że nasze kompetencje komunikacyjne wymagają zmiany i dostosowywania się do zmieniającej się sytuacji; nowe czasy, nowe/inne kompetencje, np. komunikacja digitalowa, w rozproszonej strukturze, bez kontaktu fizycznego itd.). Wypracuj sobie zasady kontaktu z kadrą – to zaprocentuje w planowaniu komunikacji. Pamiętaj, że kadra kierownicza średniego i niższego szczebla to narzędzie czy – jak wolisz – kanał komunikacji i będą Ci potrzebni do sprawnego zarządzania Twoim komunikacyjnym podwórkiem. To oni są najbliżej pracowników. To tu jest realizacja celów, to tu dzieje się biznes operacyjny, to tu robi się pieniądze. 
  • zaplanuj działania angażujące pracowników – ostatnim elementem jest zaplanowanie działań angażujących pracowników w komunikację. Wg wyników badania, dopasowanych  do planu komunikacji i kampanii, które zrealizujesz.    
  1. Zaplanuj, kogo będziesz informować o swoich wynikach – czy tylko bezpośredniego przełożonego, a może warto od czasu do czasu przemycić do zarządu kilka wyników, aby budować swoją pozycję, pokazywać, że inwestowanie w komunikację ma sens i warto nadawać jej wysoki priorytet. Jak bym tak zrobiła. Nie liczyłabym, że mój szef dobrze sprzeda moje podwórko na górze. Sama bym też o to zadbała.

TY – POSZERZANIE KOMPETENCJI

  1. Ustal plan poszerzania Twoich kompetencji – jeśli po poznaniu firmy i zaplanowaniu działań komunikacyjnych czujesz, że w pewnych obszarach potrzebujesz wsparcia, określ, co to za obszary i zaplanuj, jak je będziesz rozwijać. Które blogi będziesz czytać, jakie książki kupisz, na które szkolenia pójdziesz, w których konferencjach weźmiesz udział, obsługi jakich programów się nauczysz itp. To bardzo ważny punkt. Każda firma wymaga trochę innych kompetencji. Być może w Twoim nowym miejscu pracy ważne będzie wdrożenie np. intranetu i rozkręcenie contentu z nim, a Ty czujesz, że przydałoby się poszerzyć wiedzę w tym temacie np. kreatywnego pisania, by sprawdzić obecne trendy. Albo w nowym miejscu słabym ogniwem jest kadra kierownicza i trzeba rozwijać ich kompetencje, a Ty nie masz w tym za dużego doświadczenia. Określ, czego potrzebujesz i jak tę wiedzę uzupełnisz. Najgorsze to stać w miejscu – wtedy komunikacja, za którą odpowiadasz też będzie stała w miejscu.

Więcej o tym, jak poszerzać swoje kompetencje, znajdziesz w poniższych wpisach: 

Pomocny będzie też mój bezpłatny ebook „100 narzędzi do pracy w komunikacji”. Do pobrania tutaj

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
• szkolenia otwarte z komunikacji wewnętrznej (także online)
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Fot. główne: Pixaba.com; grafika: Przecinek.com