Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Pracownicy niebiurkowi, czyli wszyscy ci, którzy nie pracują przy biurkach, przemieszczają się w pracy jak np. przedstawiciele handlowi czy kierowcy lub pracują przy liniach produkcyjnych, to bardzo często osoby, które w firmach odpowiadają za najważniejsze części biznesu. Bez nich nie byłoby produktu czy usługi, czyli podstaw działania każdej z firm. I niestety często wychodzi w audytach komunikacji wewnętrznej i innych badaniach, że grupa ta bywa zaniedbana komunikacyjnie.

Komunikacja z tą grupą nie należy do łatwych ze względu na specyfikę pracy tych osób, ich ograniczony dostęp terytorialny, technologiczny lub czasowy do narzędzi komunikacji wewnętrznej. Dlatego tym bardziej powinniśmy zwiększyć wysiłki, by lepiej tę grupę poznać, zrozumieć specyfikę ich pracy i testować nowe rozwiązania komunikacyjne z nimi.

Już jakiś czas temu natknęłam się w internecie na brytyjski raport z połowy 2019 r. poświęcony właśnie tej grupie i postanowiłam wyciągnąć z niego kilka wniosków dla Was. To elementy z raportu „Remotely interested?” przygotowanego przez Jenni Field, która szefuje Chartered Institute of Public Relations (CIPR) oraz Benjamina Ellisa z SocialOptic. Raport możecie pobrać bezpłatnie tutaj. A poniżej znajdziecie kilka wniosków, które z niego wyciągnęłam.

INFORMACJE
Tylko 3% pracowników mówi, że otrzymuje za dużo informacji na temat firmy, zespołu i biznesu. Co oznacza, że reszta otrzymuje wystarczającą ilość lub czuje niedosyt. Podobne wnioski wyciągam z badań audytowych, które robię. Mimo wielu informacji w firmowych intranetach, gazetach czy newsletterach, pracownicy często zaznaczają w ankietach, że jest ich za mało. To ciekawe, ponieważ, gdy patrzy się na działania komunikacyjne firm, jest ich wiele i pracownicy wręcz często są zasypywani informacjami.

Tu może być jedno ważne ALE. Być może za mało jest informacji ważnych dla pracowników. Warto to lepiej zbadać, aby dowiedzieć się, które tematy zaspokoiłyby te informacyjne potrzeby i to je powinniśmy dystrybuować, a nie wszystko jak popadnie.

I to widać w kolejnym wyniku. Tylko 63% badanych ma wszystkie informacje niezbędne do pracy. Czy wiecie, jakie efekty przynosi nasza praca, gdy każdego dnia realizujemy działania, mając luki informacyjne? Nie jest dobrze.  

KOMUNIKACJA BEZPOŚREDNIA

36% badanych uważa, że ich przełożony jest najbogatszym w informacje kanałem komunikacji i jednocześnie najdokładniejszym. Ważnym źródeł informacji są także koledzy z pracy. Te 2 źródła oceniono jako mające najbardziej przydatne informacje do pracy. Wniosek: króluje komunikacja bezpośrednia.

NARZĘDZIA
Respondenci wskazali także, że ważnym źródłem informacji są dla nich tablice ogłoszeń, ale co ciekawe, ekrany czy monitory uznano za najmniej interesujące. Tuż obok nich wymieniono wiadomości tekstowe wysyłane na telefony. To też jest ciekawe, ponieważ SMS-y to narzędzia typu push, gdzie wysyłamy krótkie komunikaty, więc wydawać by się mogło, że to dobre rozwiązanie.

Autorzy raportu zwrócili też uwagę na tzw. „trzecie miejsce” (czyli miejsce między pracą a domem). To te miejsca w firmie, gdzie odpoczywany od pracy, np. chillout roomy, kantyny, stołówki itp. Często ładujemy się tam nachalnie z naszą komunikacją wewnętrzną, wierząc, że dotrzemy tam do naszych niebiurkowych pracowników. I to może działać. Choć zdarzyło mi się spotkać firmy, które mówiły, że to mają być miejsca odpoczynku dla pracowników i celowo nie chcą tam pojawiać się z plakatami, gazetami czy ekranami. Wg autorów tego badania powodem, dla którego monitory uzyskały tak niski wynik w tym badaniu, jest to, że są one właśnie w takich „trzecich miejscach”. Dla mnie wynik wskazujący, że monitory nie są skuteczne, ale już tablice informacyjne tak, jest trochę dziwny. Dlatego najlepiej byłoby zapytać Waszych pracowników, co i gdzie powinno się pojawiać, aby było dla nich najlepszym rozwiązaniem. Wniosek z tego badania jest jednak taki: „miejsca trzecie” nie zawsze się sprawdzają, więc nie pakujmy się tam z naszymi działaniami bez wcześniejszej analizy.

Ważnym narzędziem komunikacji wewnętrznej dla tej grupy pracowników jest gazeta drukowana. I to nie jest zaskoczeniem. Druk nadal miewa się dobrze, jeśli jest odpowiednio dobrany do grupy docelowej. Pracownicy niebiurkowi korzystają również z intranetu i – co warto mieć w pamięci – ze strony www firmy. Strona zewnętrzna firmy i zewnętrzne media społecznościowe to ważne źródła informacji dla pracowników, którzy nie pracują przy biurkach.

ŹRÓDŁA INFORMACJI

O biznesie pracownicy niebiurkowi najczęściej dowiadują się z maili, od kolegów i z newsów oraz z zewnętrznych źródeł jak tv czy broszury. O organizacji – przede wszystkim z maili i intranetu, na dalszych pozycjach są strona www i manager. Ale już o zespole najwięcej informacji mają od managera, od kolegów z zespołu i ze spotkań zespołu.

WNIOSKI
Pamiętajcie o tej grupie pracowników, bo często są podstawą Waszych biznesów. Dbajmy o ich poziom doinformowania i kanały dotarcia do nich. Pracujmy nad narzędziami komunikacji dopasowanymi do ich specyfiki pracy – włączajmy ich w wypracowywanie takich rozwiązań. Oni najlepiej wiedzą, czego potrzebują. Nie bójmy się druku, przeanalizujmy miejsca, gdzie lokujemy narzędzia komunikacji.  

Miejmy też na uwadze zewnętrzne narzędzia, które wg zamysłu raczej są dla klientów czy potencjalnych pracowników. Nasi pracownicy też tam zaglądają i też czerpią stamtąd informacje o firmie.

Co ważne, pracownicy niebiurkowi cierpią na niedobór informacji. Warto sprawdzać, których dokładnie informacji im brakuje i wychodzi naprzeciw tym oczekiwaniom.

PODCAST
Jeśli temat komunikacji z pracownikami niebiurkowymi jest Wam bliski, to posłuchajcie, co autorzy o wynikach tego badania powiedzieli Chuck’owi Gose podczas jego podcastu ICology. Znajdziecie go tutaj.

A cały raportu możecie pobrać bezpłatnie tutaj.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga i LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów)
• szkolenia otwarte z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – raz w miesiącu z nowymi wpisami (zapisy – prawa kolumna bloga)