Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Moja dzisiejsza rozmówczyni nie miała wyboru. W ramach łączenia z inną spółką, firma, w której pracuje, musiała przejść w komunikacji na Yammera. Porzucili więc ulubione, jednokierunkowe mailingi do pracowników na rzecz dwustronnej komunikacji w wewnętrznym medium społecznościowym, gdzie każdy pracownik może być nadawcą.

Dziś prawie każdy pracownik zapoznaje się z komunikatami tam publikowanymi, a i udział w komentowaniu i lajkowaniu powoli się rozkręca. Jak skutecznie zamienić jednokierunkową komunikację w dwukierunkową i zachęcać pracowników do pojawienia się na Yammerze? Jak podejść do nadawców mailingów, którzy teraz mogą publikować swoje treści tylko na Yammerze? Co się sprawdziło? Wie to Gabrysia Grzeszcz z firmy All For One Poland, która przeprowadziła firmę z jednokierunkowych mailingów na dwukierunkowego Yammera.

Gabriela Grzeszcz, Internal Communication & Employer Branding Specialist w All for One Poland (LinkedIn)

Maja: Gabrysia, zanim opowiesz nam o rewolucji komunikacyjnej w Waszej firmie, powiedz nam proszę w 3 zdaniach, czym zajmuje się Wasza firma?

Gabrysia: Działamy w branży IT i zajmujemy się wdrożeniami, rozwojem i utrzymaniem usług SAP, rozwojem oprogramowania i usługami bezpieczeństwa IT. Od 2021 roku jesteśmy częścią All for One Group – wiodącego partnera SAP w Europie Środkowej. W Polsce jest nas ponad 500.  Mamy biura w całej Polsce - w Złotnikach, koło Poznania, Poznaniu, Warszawie, Gdańsku, Krakowie i Bydgoszczy.

Maja: I nagle zostałaś postawiona przed faktem łączenia spółek i dużych zmian w komunikacji. Jak wyglądała Wasza komunikacja przed połączeniem?

Gabrysia: Dotychczas korzystaliśmy z komunikacji mailowej. Mieliśmy określoną grupę nadawców, która wysyłała komunikaty na listy dystrybucyjne m.in. do wszystkich pracowników. Przy używaniu mailingów dominują komunikaty z góry na dół. W naszym przypadku wychodziły one m.in. od zarządu, managerów, team leaderów czy osób z takich zespołów jak HR, marketing, administracja. Pracownicy, aby dopytać o daną kwestię, wysyłali maile bezpośrednio do danej osoby.

Co więcej, jak każda komunikacja mailowa była w typie push, czyli pracownicy dostawali powiadomienie o nowym mailu. Byli zatem przyzwyczajeni do tego, że gdy pojawia się jakaś wiadomość, to z powiadomienia klikają bezpośrednio do komunikatu.

Maja: I nagle koniec! Boom! Wchodzi Yammer. Jak Ty jako osoba odpowiedzialna na jego wdrożenie przyjęłaś tę zmianę? Jak zaplanowałaś komunikację tego nowego narzędzia?  

Gabrysia: Odpowiednio dobrane narzędzia komunikacji wewnętrznej są szczególnie ważne w czasach, gdy większość z nas pracuje zdalnie. Spotkania na Teamsie nie zastąpią nieformalnych spotkań w kuchni przy kawie. Ludzie potrzebują miejsca, żeby porozmawiać o tych mniej formalnych sprawach. Dla mnie osobiście to również była duża zmiana. Dotychczas odpowiadałam za komunikację wewnętrzną w międzynarodowej korporacji IT, która również była jednokierunkowa – posługiwaliśmy się mailem.

Zmieniłam pracę i dołączyłam do All for One, gdzie sytuacja była odwzorowana 1:1. Wtedy dowiedziałam się od działu EB i komunikacji w Grupie, że powinniśmy dołączyć do Yammera. Ktoś kiedyś z Grupy utworzył kanał All for One Poland, ale nikt się nim nie opiekował. Było tam trochę treści, głównie po niemiecku.

Kanał All for One Poland służy do wymiany informacji ogólnofirmowych. Publikować tu posty mogą tylko wybrane zespoły

Pamiętam, że kiedyś kojarzyłam Yammera z materiałów o komunikacji wewnętrznej. Wydawał mi się interesującym narzędziem, bo wyglądem wtedy przypominał Facebooka. Dobrze czuję się w mediach społecznościowych, dlatego stwierdziłam – to nie może być nic trudnego. W końcu ponad 27 milionów Polaków posiada konto na Facebooku. Dlaczego zatem nie przenieść tego na grunt biznesowy?

Pracownicy byli też informowani, jak jest różnica między kanałem ogólnym i Talks

Rozpoczęłam od zrobienia reaserchu na temat Yammera w komunikacji wewnętrznej. Miałam także wsparcie od działu komunikacji w Grupie. Swój plan wprowadzenia Yammera oparłam na danych z ankiety dotyczącej strategii Employer Brandingu i komunikacji oraz na wywiadach indywidualnych. Sprawdziłam potrzeby komunikacyjne w poszczególnych działach.

Postanowiłam, że oprócz przeniesienia tego oficjalnego kanału, powinniśmy na start stworzyć drugi – mniej oficjalny, gdzie wszyscy pracownicy będą nadawcami i odbiorcami. Chciałam, aby mieli miejsce do dzielenia się tym, co jest istotne dla pracowników wewnątrz firmy.

Ustaliliśmy, że aby przyzwyczaić pracowników do nowego komunikatora, wprowadzimy te 2 kanały: All for One Poland oraz All for One Poland Talks. Na kanale All for One Poland będą mogły publikować te grupy, które dotychczas wysyłały komunikaty mailowe do wszystkich pracowników, czyli m.in. zarząd, HR, marketing, administracja, managerowie i team leaderzy, a natomiast pracownicy będą mogli komentować posty i je lajkować. Będą informacje organizacyjne czy systemowe dotyczące wszystkich pracowników.

Kanał Talks na firmowym Yammerze to przestrzeń do wymiany pomysłów wśród pracowników. Tu każdy może być nadawcą

Na kanale Talks natomiast będą pojawiały się treści nieco luźniejsze i pochodzące od wszystkich pracowników. Każdy zatem będzie nadawcą, jak i odbiorcą. Mogą być to m.in. polecenia konferencji, książki do przeczytania, ogłoszenia, pokazanie tego, co fajnego dany zespół zrobił. To także miejsce na docenienie na forum całej organizacji. Od nas będą się pojawiały także treści angażujące czy konkursy.

Maja: I jakie były Wasze początki?

Gabrysia: Pierwsza informacja o zmianie narzędzia wyszła od zarządu firmy. Ogłosiliśmy oficjalny start przejścia. Następnie wrzucaliśmy teasery na kanał All for One Poland, aby nadać kształt temu, jak będzie to wyglądać niebawem. Zaplanowaliśmy szkolenia dla nadawców komunikacji, a następnie dla pracowników. Na naszym Sharepoincie pojawiały się nagrania, dodatkowe grafiki i dokumenty FAQ z najczęściej zadawanymi pytaniami i odpowiedziami.

Jeden z teaserów zapowiadających nowe narzędzie – Yammera

Stworzyliśmy konkurs na kanale Talks, który zapoczątkował promowanie nie tylko narzędzia, ale i kanału, którego dotychczas nie było i pracownicy nie wiedzieli, do czego mogą go używać. Konkurs polegał na znalezieniu tematu, który wzbudzi pozytywną energię. Miał on być odpowiedzią na opublikowane inspiracje, czyli przykładowe tematy, które mogą się pojawiać na kanale. Pracownicy mieli opublikować go w formie postu i zebrać jak największą liczbę reakcji – polubień i komentarzy w tydzień. Postanowiliśmy nagrodzić 5 osób powerbankami, dzięki którym mogą naładować się pozytywną energią.

Dodatkowo, stworzyliśmy format krótkich filmików o nazwie „Wtorki z Yammerem”, na których raz w tygodniu zaczęłam pokazywać, jak używać tego narzędzia. Tak, aby do ludzi docierała praktyczna dawka wiedzy, ale nie zabierała im zbyt dużej ilości czasu.

Na start nowego narzędzia komunikacji przygotowano też krótkie filmiki „Wtorki z Yammerem”, gdzie raz w tygodniu Gabrysia pokazywała, jak w prosty sposób korzystać z tego rozwiązania

Maja: Sporo tych działań promocyjnych przygotowaliście. To duża zmiana dla pracowników. Nagle z mailowych jednostronnych komunikatów push przeszliście na społecznościową komunikację, gdzie każdy może się wypowiedzieć. Jak przyjęli tę zmianę pracownicy?

Gabrysia: Na początku dla pracowników był to szok. Jak można przestać używać maila? Co prawda, nie zrezygnowaliśmy z niego w 100%. Wciąż używamy go do wysyłania tzw. blokerów na wydarzenia online i stacjonarne, ale wynika to z możliwości technicznych.
Najpierw musieli przestawić się nadawcy, bo to oni mieli być ambasadorami tego narzędzia i jako pierwsi na nim komunikować.  Mimo że Yammer wyglądał i działał jak Facebook – bardzo intuicyjnie, mieli oni obawy. Musieli także nauczyć się standardów co do publikacji postów. Nie mógł to być zwykły post z klasyczną treścią.

Podpowiedzi dla nadawców, które treści warto publikować na kanale Talks na Yammerze

Wdrożyłam listę hasztagów i grafik, aby posty wizualnie przykuwały uwagę. Hasztag wskazywał na nazwę działu/zespołu/obszaru, skąd dany post pochodzi np. #HRNEWSPL. Nadawcy musieli zacząć ich używać, aby pracownikom łatwiej było później odnajdywać konkretne treści.

Starałam się poświęcić jak najwięcej czasu tym osobom, być dla nich, bo uważam, że to bardzo ważny moment. Stworzyliśmy grupę na Teamsie i spotkania tuż po wdrożeniu. Dzięki grupie na Teamsie wymieniamy się spostrzeżeniami dotyczącymi Yammera i jesteśmy w kontakcie. W tym tygodniu mamy także spotkanie przypominające o standardach treści.

Aby posegregować treści publikowane na Yammerze, został on podzielony na zakładki

Maja: To jeśli chodzi o nadawców. A jak zareagowali pracownicy?

Gabrysia: Dla pracowników to też była nowość. Nie ukrywam, że najbardziej zależało nam na kanale All for One Poland, bo to na nim miały pojawiać się najistotniejsze informacje. Powiadomień od Yammera mogliśmy używać tylko w sytuacjach pilnych, wymagających szybkiego działania. Zatem w większości przypadków pracownicy sami musieli zaglądać do Yammera.

Na szczęście w naszej firmie był on zintegrowany z Teamsem, więc nie musieli oni poszukiwać linków czy gdziekolwiek się logować. Po włączeniu komputera, Yammer z Teamsem włączają się same. Jest on dostępny także w wersji mobilnej.

Maja: Jak dziś zorganizowany jest Wasz Yammer? Czy może jest coś jeszcze oprócz tych 2 grup?

Gabrysia: Yammera wdrożyliśmy pod koniec maja i postawiliśmy na 2 pierwsze kanały, aby przyzwyczaić pracowników do nowego narzędzia. Yammer jednak nie służy nam tylko do oficjalnych i mniej oficjalnych komunikatów, ale również do dzielenia się wiedzą.

Wśród kanałów Yammera jest też miejsce do dzielenia się wiedzą o technologii SAP, w której działa firma All For One Poland

Właśnie uruchomiliśmy kanał „SAP implementation Q&A”. Zachęcamy – jak nazwa wskazuje – do zadawania pytań i odpowiedzi na temat dotyczący wdrożeń SAP, czyli jednej z technologii, w której działamy.

Maja: Słyszę na szkoleniach, że w wielu firmach Yammer czy inne narzędzie społecznościowe nie przyjęło się. Statystyki są marne, pracownicy nie chcą się angażować i dzielić treściami. A jak jest u Was?

Gabrysia: Na początku zachęcenie zarówno nadawców, jak i odbiorców (którzy nagle stali się dodatkowymi nadawcami), było bardzo trudne. Mimo że jak mi się wydawało – prawie każdy ma Facebooka, mało kto na nim publikuje. Większość tylko reaguje na posty.

Barierą był także brak powiadomień. Początkowo nasze posty na kanale All for One Poland miały ok. 100-200 wyświetleń w pierwszych dniach publikacji. Czyli 100/200 pracowników na 500 je odczytywało. Teraz są na poziomie 400, a czasem nawet i 500 wyświetleń w pierwszych dniach!

Pracownicy zrozumieli, że powinni zacząć śledzić te komunikaty, ponieważ są one ważne i jeśli nie będą tego robili – wszystko ich ominie np. zapisy na imprezę firmową.
Kaskadowaliśmy też te informacje przez team leaderów i managerów, ponieważ są oni pierwszą linią kontaktu z pracownikami. Wzrost wyświetleń zanotowaliśmy także po półrocznym spotkaniu pracowników, na którym podkreśliliśmy tę informację.

Na początku sporadycznie pojawiały się 1-2 polubienia. Teraz w zależności od rodzaju treści ta liczba wzrasta do 20. Jeśli chodzi o komentarze bywa podobnie – są treści, gdzie pracownicy śmiało angażują się, bo jest to dla nich interesujący temat np. teraz, gdy wprowadzamy wartości i pytamy, jak widzą je w swoim życiu codziennym.

Na kanale Talks sprawdzają się nam konkursy, na którym można zgarnąć nie tylko gadżety firmowe, ale również wyjścia na konferencje branżowe. Wiem, że zmiana narzędzia to proces i wymaga czasu.  Jednak uważam, że jak na tak krótki czas, który minął od czasu wdrożenia, czyli pół roku – jesteśmy pozytywnie nastawieni.

Na start kanału Talks na Yammerze przygotowano dla pracowników konkurs

Maja: Jakie macie dalsze plany dla tego narzędzia?

Gabrysia: Aktualnie planujemy dalsze przenosiny, czyli przejście z grup działowych na kanały działowe na Yammerze. Teraz sytuacja wygląda tak, że niektóre działy mają grupy na Teamsie, a niektóre grupy mailowe. Chcemy ujednolić i zacząć używać tutaj Yammera. Nie wykluczamy, że będzie więcej grup do dzielenia się wiedzą. Pracownicy z All for One Poland mogą dołączać także do otwartych kanałów All for One Group, czyli międzynarodowych. Moim aktualnie ulubionym jest kanał Sustainability, ponieważ są mi bliskie zagadnienia z zakresu Społecznej Odpowiedzialności Biznesu.

Maja: Super. Dziękuję Ci za rozmowę i życzę powodzenia w dalszym rozkręcaniu Yammera.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
• szkolenia otwarte i kursy na platformie z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Zdjęcia i grafiki: All For One Poland