Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Chciałabym Wam dziś polecić świetną książkę i opowiedzieć o ciekawym kejsie, który w niej zaprezentowano. Dodatkowo mam dla Was zaproszenie na spotkanie z 1 z autorów.

W lipcu pisałam Wam o świetnej książce, którą odkryłam podczas jednej z konferencji o komunikacji wewnętrznej. To „Corporate Rebels” autorstwa 2 Holendrów – Pima de Morree i Joosta Minnaara. Od razu po wysłuchaniu prezentacji Pima na konferencji, kupiłam na Amazonie ich książkę. Dziś jest już dostępna po polsku. Niedawno Studio Emka, które ją wydało, podesłało mi polski egzemplarz tej publikacji. Pani Klaro, dziękuję!

Rzucili pracę, by odkryć sukces postępowych firm
Pim i Joost kilka lat temu rzucili swoje prace w inżynierii, ponieważ nie byli zadowoleni z tego, jak dziś wyglądają miejsca pracy. Ruszyli w świat, by poznać sekrety firm, w których pracuje się inaczej. Podróżując po świecie, przeprowadzali wywiady z postępowymi, wyjątkowymi firmami (w tym m.in. z Google, Zappos czy Spotify, ale też wieloma mniej znanymi w naszej części świata), które przeszły transformację i stworzyły miejsca pracy, w których pracuje się lepiej, wydajniej, pracownicy są bardziej zaangażowani i szczęśliwi. Rozmawiali nie tylko z prezesami, ale też z pracownikami. Z tych wywiadów układa się konkretny przepis na sukces, który opisali w swojej książce. A to, co usłyszeli, powtarza się w kolejnych firmach.  

Przykłady z całego świata
Polecam Wam tę publikację, jeśli szukacie świetnych przykładów z całego świata o tym, jak zaufanie i transparentna komunikacja zmieniają miejsca pracy, wpływają na zaangażowanie pracowników i ich poziom zadowolenia z pracy oraz co ważne od strony biznesowej – wpływają na wyniki firm. Zanim jednak sięgniecie po książkę, przeczytajcie poniżej jeden z przykładów. To opowieść o tym, jak w belgijskim Ministerstwie Spraw Społecznych znacznie poprawiono poziom zaangażowania pracowników, wprowadzając jazzową atmosferę w pracy.
 
Poznacie Franka
Przenieśmy się zatem do Brukseli. Poznacie Frank van Massenhove. To on stoi za tę niesamowitą transformacją.

Frank van Massenhove przekształcił belgijskie Ministerstwo Spraw Społecznych z kostniałej insytucji w miejsce o jazzowej atmosferze, gdzie pracownicy są szcześliwsi i bardziej zaangażowani (źródło zdjęcia tutaj)

Ale zacznijmy od początku. Frak pojawił się w Ministerstwie zatrudniony na stanowisku Chairman of the Belgian Federal Office of Social Affairs. Co zastał? Dramat. Komunikacja wewnętrzna zawstydziła go, wręcz się wzdrygał się. Pracownicy byli nieszczęśliwi i zdemotywowani. Nie pokazywali inicjatywy, która została stłamszona. Mieli trudności w określeniu swojej roli, a obsługa klienta była skandaliczna. Ministerstwo miało opinię najnudniejszej i najgorzej działającej jednostki państwowej. Kiepsko prawda? To jeszcze dołóżcie do tego system IT, który też nie działał dobrze.

Przeterminowane zasady w firmach
Na łamach tej książki przeczytacie, że zasady zarządzania, które dziś mamy w firmach, zostały wymyślone w poprzedniej epoce. Dziś powinniśmy powiedzieć – 2 epoki temu, ponieważ czasy pandemiczne to kolejna już epoka. Zarządzanie dziś w firmach oparte jest o zbiór przeterminowanych idei. Znacie to?

Zdaniem Franka najgorsi managerowie to ci, którzy przejmują całą kontrolę. To jest bezpieczne rozwiązanie, ale pokazuje brak zaufania. Pracownicy pozbawieni są bowiem odpowiedzialności i prawa własności.

Cel: jazzowa atmosfera w pracy
Frak chciał to zmienić. Problem polegał na tym, że nie wiedział do końca jak.
Postawił sobie następujące cele:
•    stworzyć organizację opartą na wolności, zaufaniu i odpowiedzialności  
•    wprowadzić jazzową atmosferę, gdzie pracownicy niezależnie od wieku czuliby się jak w domu
•    sprawić, że urzędnicy będą szczęśliwi
•    stworzyć bardziej wydajne miejsce pracy
•    być atrakcyjnym miejscem dla klientów i pracowników, by dobrze się tam czuli, jak w domu

Oznajmił pracownikom: to jest nasz kierunek działania, ale jak tam dojdziemy, zależy od was.

W Ministerstwie Spraw Społecznych w Belgii urzędnicy sami decydują, gdzie, kiedy i jak pracują. Efekty są godne uwagi - wyższe zaangażowanie pracowników  (źródła zdjęć: Google Maps & corporate-rebels.com)

Zadawał pytania
Prawda jest taka – i przyznaje się do tego w książce – że nie wiedział, jak dokonać tej transformacji. Postanowił jednak zapytać o to pracowników. Jak mówi, aby by zmienić kulturę organizacyjną firmy, musisz mieć pracowników po swojej stronie. Dlatego poprosił pracowników, aby opisali swoją wymarzoną przyszłość. Zadawał im pytania i uważnie słuchał odpowiedzi. Tak wykonano tę transformację!

I możecie powiedzieć, ale filozofia – zadawać pytania. To prawda, metoda nie jest wyrafinowana, ale przypomnijcie sobie, ile razy Wy pytaliście np. w badaniach pracowników o to, co zmienić np. w komunikacji wewnętrznej i jak oceniają pewne kwestie. I co się potem działo z odpowiedziami. Ile razy od Was słyszałam, że NIC! Że wyniki badania wylądowały w szufladach, że pracownicy nigdy nie poznali wyników i że nigdy wielkich zmian nie wprowadzono, mimo że wyniki badań przyniosły konkretne podpowiedzi, co zmienić. Zadawanie pytań jest proste, ale usłyszenie, co pracownicy mówią, zaryzykowanie i wdrożenie tych zmian, to odwaga. Wiele firm z tym ma problem. Frak nie miał tego problemu, słuchał, zaryzykował i wdrażał i odniósł sukces.
Cały proces zmian w tym belgijskim Ministerstwie trał 3 lata.

Jak dokonano transformacji?
Frak zaczął zastanawiać się, jak przyciągnąć młodych i zdolnych, świeże talenty do pracy w najnudniejszym i najgorszym Ministerstwie w całej Belgii. Taką mieli opinię!
Zapytał swoich dorastających dzieci. Na pytanie, kim jest dla nich nowoczesny pracodawca, powiedzieli mu, że:
•    przeszkadza im staromodny sposób pracy
•    chcą decydować o tym, gdzie i kiedy pracują
•    symbole prehistoryczne w biurze, hierarchia i dyplomy nie odpowiadają im
•    chcą zaufania i możliwości oceny przełożonego
•    chcą elastycznej kultury pracy  

Zaraz po wysłuchaniu prezentacji Pima na konferencji Poppulo Bootcamp latem 2020, kupiłam na Amazonie ich książkę. Teraz dostępna jest już po polsku. W książkach, które czytam, za zakładki służą mi liście, które zbieram w parkach w różnych zakątkach świata

A potem pytał swoich pracowników. Jesteście ciekawi, co zmieniono?
W Ministerstwie wprowadzono następujące zmiany:
•    nie ma ustalonych na sztywno miejsc pracy, biurek
•    są przestrzenie, które można dopasować do siebie
•    są ciche pokoje, miejsca spotkań
•    pracownicy nie muszą siedzieć w pracy
•    podstawą jest zaufanie
•    każdy decyduje, kiedy i gdzie pracuje
•    na 1 tys. pracowników w biurze każdego dnia jest ok. 200
•    urzędnicy decydują, jak obsługa i ich praca ma wyglądać
•    nikt nie sprawdza, ile godzin pracownicy spędzają w pracy
•    najwyższa kadra kierownicza siedzi przy tych samych biurkach co inni pracownicy

Sieć zespołów zamiast hierarchii
Ministerstwo zaczęło działać jako sieć zespołów. Efekty są bardzo dobre. Ministerstwo wygrało nawet  kilka nagród za ten proces transformacji.
To teraz poczytacie, jakie osiągnęli efekty:
•    urzędnicy pracują 6h, ale są bardziej produktywni
•    produktywność w ciągu 3 lat wzrosła o 18% i potem o 10% rocznie
•    mają najniższy wskaźnik nieobecności w pracy z powodu choroby w całej Belgii
•    nie odnotowano przypadków wypalenia zawodowego
•    zatrudniają tyle samo kobiet co mężczyzn
•    mamy mogą łączyć pracę z wychowywaniem dzieci
•    przed transformacją dostawali średnio 3 CV na ogłoszenie o pracę, teraz 60
•    18% pracowników służby cywilnej chciało pracować w tym Ministerstwie, teraz 93%
•    każdy dostał laptopa i telefon z dostępem do internetu
•    zdigitalizowano dokumenty
•    69% pracowników preferuje pracę z domu, 92% może to robić, czyli są stanowiska, gdzie muszą być na miejscu – pewnie obsługa klienta
•    jeśli ktoś chce sprawdzać swój czas pracy, rejestrować go, to może to robić i 16% urzędników robi

Jak powiedział Frak: robimy tę samą pracę, ale sposób jej wykonania jest inny.
To współpraca i komunikacja oparte na zaufaniu. Kultura oparta na wolności i zaufaniu działa.
I co Wy na to? I w książce „Korporacyjni rebelianci” przeczytacie o wielu takich firmach.

Spotkanie z autorami
A już wkrótce będziemy mieli okazję posłuchać Pima de Morree podczas spotkania online skierowanego do polskich czytelników tej książki. Organizuje je wydawca Studio Emka.

Spotkanie odbędzie się online 12 grudnia 2020 (sobota) o g. 11 na Zoomie – zapisy: marketing@studioemka.com.pl. Spotkanie będzie po angielsku z symultanicznym tłumaczeniem na polski. Ja będę na pewno!  

Zapraszam Was też na bloga autorów tej książki.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
• szkolenia otwarte z komunikacji wewnętrznej (także online)
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Zdjęcia: Studio Emka, Corporate Rebels; inne: podpisy pod zdjęciami