Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Łukasz pisze, że w jego firmie już wszyscy pracują zdalnie, Gosia, że u nich wprowadzono pracę zdalną połączoną z dyżurami w firmie, a moja obecna klientka, Pani Agnieszka napisała mi, że w ich firmie produkcyjnej wszyscy pracują normalnie z ograniczeniem dla spotkań i delegacji. Sytuacja jest bardzo dynamiczna i firmy podejmują różne decyzje. Co będzie jutro, tego nie wie nikt. Więc póki jeszcze jesteśmy w firmach, zastanówmy się, którymi narzędziami komunikacji wewnętrznej możemy pomóc naszym pracownikom w komunikacji i we współpracy w przypadku przejścia na pracę zdalną i jak my zdalnie możemy przekazywać im komunikaty.  

Łukasz z Elastic365 napisał pod moim postem na Linkedin, gdzie wrzuciłam mój pierwszy blogowy wpis o komunikacji w czasie koronawirusa, że w jego firmie przejście na pracę zdalną było kwestią jednej decyzji. Od dawna konstruował pracę w firmie tak, aby mieć taką opcję dla swoich pracowników.

Wiem, że wielu z Was nie jest w tak komfortowej sytuacji, dlatego poniżej zebrałam garść porad, jak możemy ułatwić naszym pracownikom pracę i komunikację w tych trudnym okresie. To zarówno narzędzia do współpracy, ale też do centralnej komunikacji od Was, gdzie możecie przekazywać bieżące informacje wszystkim pracownikom, którzy pracują w trybie home office.

1.    Mail
Stary, poczciwy mail sprawdzi się dobrze podczas home office, oczywiście pod warunkiem, że Wasi pracownicy mogą korzystać z niego na domowych komputerach lub mogą zabrać firmowy laptop do domu i łatwo za jego pośrednictwem połączyć się z firmową pocztą. Jeśli nie, marsz do zespołu IT po ustalenie, jak to zrobić odgórnie, masowo, bezpiecznie i asap, zanim rząd wyśle nas do domów obowiązkowo.

2.    Teamsy Microsoftu
Jeśli macie w firmie Office 365, to macie Teamsy już w pakiecie. Jeśli nie, możecie ja zainstalować bezpłatnie (z limitem użytkowników). Daje możliwość czatownia, organizacji wideo konferencji, pracy projektowej w grupach, udostępniania prezentacji podczas spotkań online. Sprawdźcie szczegóły tutaj. Jeśli się na nią zdecydujecie, koniecznie poinstruujcie pracowników, jak z niej korzystać. Microsoft ma w swoich zasobach materiały na ten temat.

Bezpłatna aplikacja Microsoft Teams do pracy i komunikacji zespołowej

3.    Wewnętrzne media społecznościowe
Yammer, Workplace from Facebook czy Slack – teraz przydadzą się bardzo, szczególnie jeśli Wasi pracownicy mają je też w swoich telefonach w wersji mobilnej. Zachęcajcie pracowników do rozmawiania za ich pośrednictwem zamiast organizacji spotkań. Niech zakładają dodatkowe grupy projektowe i tu realizują wspólne zadania. A Wy za pośrednictwem tego kanału przekazujcie oficjalne komunikaty.

W ostateczności – choć to jest mało bezpieczne rozwiązanie – możecie tymczasowo założyć grupę zamkniętą na zewnętrznym Facebooku i tam zaprosić (tymczasowo!) pracowników, aby na bieżąco informować ich o kryzysowej sytuacji. I sama nie wierzę sobie, że Wam to proponuję. Bo na co dzień uważam to za złe rozwiązanie obarczone dużym ryzykiem. Ale wiem też, jak w wielu firmach w Polsce wygląda stan narzędzi komunikacji wewnętrznej (słabo, niestety), dlatego w chwilach kryzysu możemy sięgnąć po Facebooka.

Tylko obiecajcie mi, że to tymczasowe rozwiązanie i jak wirus zniknie, przeanalizujecie stan swoich narzędzi i wdrożycie sensowne rozwiązania. Facebook nie jest bezpiecznym narzędziem do swobodnej komunikacji wewnętrznej. I istnieje ryzyko, że pracownicy się tam rozsiądą i zostaną na dłużej, także po zakończeniu komunikacji kryzysowej. Facebook ma swojego wewnętrznego, płatnego odpowiednika dla firm – nazywa się Workplace from FB.  

Workplace from FB to wersja Facebooka dla firm

4.    Intranet w wersji mobilnej
Tak, wiem, nie macie intranetów w wersji mobilnej. Ale jeśli macie, to przypomnijcie pracownikom o tym wraz ze wskazówkami, jak zainstalować go na telefonie. Poproście o włączenie automatycznych powiadomień, jeśli takie są.  

Można też rozważyć wybranie jednej strony z intranetu z bieżącymi komunikatami i udostępnić ją po zalogowaniu na prywatnych telefonach pracownikom fizycznym, którzy nie mają na co dzień dostępu do intranetu. Nie jest to idealne rozwiązanie, ale lepsze to niż brak informacji.  

5.    Komunikatory wewnętrzne
Teamsy mają funkcję czatu, Skype prywatny też, choć znowu z bezpieczeństwem tu różnie, Messenger facebookowy podobnie. Dlatego lepiej postawić na wewnętrzne, bezpieczne narzędzie. Zachęcajcie pracowników do tej formy kontaktów zamiast spotkań bezpośrednich.

6.    Extranet
Jeśli macie zewnętrzny intranet w firmie i do tej pory był dedykowany tylko np. pracownikom produkcji, rozważcie danie do niego tymczasowego dostępu także pracownikom biurowym. I tam będziecie mogli publikować kolejne komunikaty. Być może Wasz extranet ma też inne funkcje, które teraz w sytuacji kryzysowej przydadzą się np. zakładanie grup i prace projektowe w nich.

7.    Webinary, podcasty, wideo, live streaming, webcasty
Jest bardzo dużo narzędzi komercyjnych, które dają możliwość organizacji webinarów dla Waszych pracowników, webcastów czy przeprowadzania live streamingów. Sprawdźcie z IT, czy narzędzia, które macie już w firmie, nie mają takich funkcji. Bo być może mają, ale nigdy z nich nie korzystaliście. Podcasty, czyli nagrania dźwiękowe też można wykorzystać, wideo także w miejsce spotkań typu town hall.

8.    SMS
Pamiętacie, że SMS w sytuacjach kryzysowych może być bardzo skuteczny. To wiadomość typu push, krótka, konkretna, powszechnie znana i łatwa do użycia (nadawania) i odebrania.

9.    Aplikacje
Jeśli Wasi pracownicy korzystają z wewnętrznych narzędzi do współpracy, zadań czy też do komunikacji i są one w wersji mobilnej, np. w aplikacji, nawet jeśli do tej pory nie służy do wewnętrznej komunikacji centralnej, teraz można je wykorzystać do przesyłania ważnych komunikatów do pracowników. Oczywiście jeśli dają taką możliwość. Np. aplikacje w urządzeniach przenośnych dla przedstawicieli handlowych czy dla kierowców w firmach logistycznych.

10.    Inne rozwiązania
Oczywiście sprawdzi się także dostęp do danych w chmurze, działające sprawnie VPN-y, laptopy zabierane do domu (z szyfrowanymi danymi), zgody na pracę na prywatnych urządzeniach i za ich pośrednictwem dostęp do firmowych danych. Niezbędna jest ścisła współpraca z IT i sprawne podejmowanie decyzji przez kadrę kierowniczą.

Pamiętajcie o poinformowaniu pracowników, z jakich narzędzi mogą korzystać podczas home office i jak one mogą im pomóc w codziennej współpracy i komunikacji, gdy nie ma ich w biurze.  Poinformujcie ich także, za pośrednictwem których narzędzi mogą odczytywać oficjalne informacje kryzysowe od firmy. Zapewnijcie sobie zdalny dostęp do tych narzędzi, abyście w przypadku pracy zdalnej mogli takie komunikaty dystrybuować.

Wasze pomysły i stosowane rozwiązania
Jeśli korzystacie z jeszcze innych rozwiązań i macie ochotę podpowiedzieć innym osobom, co w Waszych firmach się sprawdza, dajcie znać (kontakt). Dodam do listy.

Sprawdźcie też mój wpis: Koronawirus - jak komunikować się z pracownikami w sytuacji kryzysowej.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
• szkolenia otwarte z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – raz w miesiącu z nowymi wpisami (zapisy – prawa kolumna bloga)

Fot. główne: Pixabay.com