Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Znamy już wyniki dorocznego badania stanu komunikacji wewnętrznej State of the Sector organizowanego przez brytyjską agencję Gatehouse (A Gallagher Company).
W ostatnim badaniu wzięło udział ponad tysiąc osób z 45 krajów. Mamy więc fajny podgląd na to, co dzieje się w komunikacji wewnętrznej na świecie. Połowa respondentów pochodzi z UK, a po ok. 20% z reszty Europy i Ameryki Północnej. Co mnie bardzo cieszy, aż 57% badanych pełni funkcje tylko w zakresie komunikacji wewnętrznej, czyli nie mam żadnych dodatkowych zadań z obszaru HR, PR, marketingu czy administracji, jak to często bywa u nas w Polsce.

Rośnie też liczba osób zajmujących się komunikacją wewnętrzną w przeliczeniu na liczbę pracowników. Zobaczcie porównanie poniżej roku 2019 do 2020. A jak jest u Was? Jak wypadacie na tle tych międzynarodowych wyników?

Nasze zadania
W które działania jesteśmy angażowani najczęściej? Spójrzcie na wyniki poniżej.

Króluje komunikowanie strategii, wizji i wartości (67% odpowiedzi bardzo zaangażowany), korporacyjne ogłoszenia (np. HR-owe, aktualności, zmiany) – tu mamy 59% odpowiedzi bardzo zaangażowany. Między 45-50% znalazły się zachęcanie do dialogu z pracownikami, wspieranie zmian organizacyjnych, rozwijanie i wdrażanie nowych technologii w obszarze komunikacji.

Ciekawie też prezentuje się podział na regiony:

Najbardziej rozwinięte komunikacyjnie regiony świata, czyli UK i Ameryka Północna (Kanada i USA) stawiają na komunikowanie strategii, wizji i wartości. Reszta świata wybiera korporacyjne komunikaty, a dopiero potem komunikowanie strategii. Czyli wygląda na to, że u nas króluje bieżączka. Zwróćcie też uwagę na nowe technologie. W UK i w Ameryce Północnej nie są one w TOP3.

Bariery w komunikacji
Co nam najczęściej przeszkadza w działaniu? 3 kwestie z najwyższą liczbą odpowiedzi to:
1.    za dużo kwestii do zakomunikowania
2.    trudności w dotarciu do pracowników
3.    kiepska komunikacja managerów liniowych

Planowanie komunikacji
To moje ulbione pytanie. Jak to u nas jest z planwoaniem i strategicznym podejściem do realizowanych działań? Niestety nadal byle jak – żadnej zmiany w porównaniu do 2019 r. 65% badanych ma spisany plan komuniakcji dla planownaych kampanii. 55% ma plan na rok i tylko co 3. osoba ma strategię. Persony zrobiło tylko 18%, a matrycę narzędzi 46%.

A reszta dlaczego tego nie ma? Bo im się nie chciało. Nie widzę innego wytłumaczenia. I nie rozumiem, jak można pracować bez takich podstaw. Jeśli potrzebujecie wsparcia w przygotowaniu person, matrycy narzędzi czy odbiorców, planu komunikacji czy strategii, pamiętajcie, że jestem tu, by Wam pomóc podczas współpracy lub na moich szkoleniach, gdzie możecie przeanalizować i zabrać ze sobą szablony do wykonania tych ważnych w naszej codziennej pracy dokumentów. 

Przeraża jednak ten poniższy wynik - spośród tych, którzy nie mierzą wpływu komuniakcji, 44% twierdzi, że nie robi tego, ponieważ firma nie jest tym zainteresowana. 

Przejdźmy teraz do najskuteczniejszych narzędzi komunikacji wewnętrznej.

Komunikacja bezpośrednia

Komunikacja bezpośrednia miewa się nadal bardzo dobrze i jest bardzo skuteczna. To dobrze, bo to oznacza, że nadal ze sobą rozmawiamy i technologia nie zastąpiła bezpośredniego kontaktu jeszcze tak bardzo. Najlepiej wg badanych sprawdzają się:
•    konferencje, roadshowy i town halle dla wyższej kadry kierowniczej i managerów 89%
•    konferencje, roadshowy i town halle dla wszystkich pracowników 88%
•    nieformalne spotkania informacyjne 83%
•    telefoniczne konferencje i onlinowe dla wyższej kadry kierowniczej i managerów 81%
•    spotkania w mniej formalnej atmosferze, gdzie dzielimy się wiedzą i uczymy na błędach 80%
•    wideo konferencje i telefoniczne konferencje, ale dla wszystkich pracowników 80%

Porównałam te wyniki z rokiem 2019 i nie różnią się znacznie.

Drukowane materiały
Spójrzcie na te linie – czerwona linia to wyniki z 2020, a pomarańczową to wynik z 2019. Prawie żadnych zmian, czyli tyle samo firm korzysta z druku obecnie, co rok temu.

A jak jest z efektywnością? Top 3 jeśli chodzi o skuteczność tych narzędzi to:
•    magazyn drukowany 84% (skok o +7% w porównaniu do 2019)
•    drukowane newslettery 78% (-2%)
•    listy, notatki oraz druki zostawiane na biurkach 72%

A TOP 3 jeśli chodzi o wykorzystywanie to:
1.    plakaty, banery
2.    ulotki
3.    wydruki pozostawione na biurkach
23% firm nadal stosuje magazyny drukowane.

To całkiem niezłe wyniki jak na ten coraz mniej lubiany przez Was druk. Często słyszę, że Wasze firmy mają plany odejścia od druku i przejścia na rozwiązania digitalowe. Nie do końca jest to dla mnie zrozumiałe, tym bardziej, jeśli wcześniej nie zapytaliście Waszych pracowników o ich preferencje.  

Wewnętrzna komunikacja digitalowa

Najpierw spójrzmy na kolorowe linie – to wyniki pokazujące, ile firm korzysta z danego rozwiązania. Królują email, intranet, wideo, e-newsletter. A jak jest z ich efektywnością?
Odpowiedzi bardzo efektywne i całkiem efektywne dają nam następujące wyniki:
1.    wideo 86% (+2%)
2.    komunikatory mobilne (np. SMS, WhatsApp) 85% (-2%)
3.    email 85% (nie umiera, wciąż miewa się znakomicie) (+4%)
4.    e-newsletter 79% (-6%)

Ekrany i monitory – tak lubiane w Polsce, czego nie rozumiem – są efektywne wg 65% (+2%) badanych a wewnętrzne media społecznościowe dostały 56% odpowiedzi (+4%). Intranet dostał 57% wskazań (-6%).

Spójrzmy jeszcze na sztuczną inteligencję:
•    chodzi głównie o chat boty
•    zaledwie kilka procent firm korzysta z nich i nie ma wyraźnej zmiany w porównaniu do 2019 r.
•    efektywność jest na poziomie 62% (tak jak w 2019 r.)
Trochę zaskakuje mnie ten brak skoku w wykorzystaniu sztucznej inteligencji w komunikacji wewnętrznej na świecie. Najwyraźniej nadal jesteśmy w komunikacji wewnętrznej na etapie „obwąchiwania” tego rozwiązania. Ale w sumie to może dobrze, że komunikacja bezpośrednia wciąż jest doceniana i zostawia roboty w tyle.
Spójrzmy jeszcze na urządzenia, za pomocą których pracownicy mają dostęp do tych narzędzi.

Nadal najczęściej mamy do nich dostęp przez komputer i służbowe telefony czy inne służbowe urządzenia. Spadło korzystanie z tych narzędzi na urządzeniach domowych (-9%) oraz na prywatnych urządzeniach mobilnych (-5%). Chciałabym wierzyć, że to efekt work-life balance, a nie zakazu korzystania na prywatnych urządzeniach w obawie przed wyciekiem danych. Jednak można na to spojrzeć z drugiej strony - 41% firm pozwala pracownikom na dostęp do wewnętrznych narzędzi za pomocą prywatnych urządzeń. Brzmi lepiej.

I jeszcze rzućcie okiem na podcast. Rośnie w siłę, choć nadal korzystamy z niego rzadko.

Media społecznościowe w firmach

Rozwiązania Microsoftu są najczęściej stosowane w obszarze wewnętrznych mediów społecznościowych (SharePoint, Teamsy i Yammer). I co ciekawe Teamsy już wyprzedziły Yammera – często od Was słyszę, że widzicie przyszłość bardziej w zespołowej współpracy na Teamsach niż komunikacji na Yamerze. Porównałam to z wynikami zeszłorocznymi i:
•    w 2019 r. Yammera wskazało 37% badanych, w 2020 r. 39%, czyli + 2%
•    w 2019 r. Teamsy wskazało 21% respondentów, a w 2020 r. aż 47%, czyli mamy skok o 26%

Komunikacja kierownicza
Na koniec zostawiłam ważną kwestię, czyli komunikację kadry kierowniczej. To nasz klucz do sukcesu w komunikacji wewnętrznej.

Im bliższej nas jest kadra kierownicza, tym gorzej oceniamy jej kompetencje komunikacyjne. Tak samo było w wynikach zeszłorocznych. Bezpośredni przełożony, z którym mamy częsty kontakt i inni liniowi managerowie, mają wg nas słabsze kompetencje komunikacyjne niż wyższa kadra kierownicza. I prawie 20% badanych ocenia te kompetencje komunikacyjne managerów jako słabe.  

W raporcie State of the Sector 2020 znajdziecie też dane dotyczące stosowanych narzędzi dedykowanych komunikacji z kadrą kierowniczą i listę narzędzi, które wykorzystywane są, aby zwiększyć widoczność kadry w komunikacji wewnętrznej. Link do całego raportu podaję kilka linijek niżej.

Cały raport
Zachęcam Was do wnikliwej lektury całego raportu. Nie mamy takich badań w Polsce, dlatego posiłkujmy się poglądem na komunikację wewnętrzną na świecie, pamiętając, że na naszym podwórku może być trochę inaczej, a na Waszym firmowym jeszcze inaczej i bez sprawdzenia tego, nie dowiemy się, jak jest w rzeczywistości.  
Cały raport możecie bezpłatnie pobrać na stronie Gatehouse tutaj.

Webinar
A jeśli chcilibyście posłuchać o wynikach zgromadzonych w tym raporcie, zapraszam Was na webinar z Andy Macleod, People, Service & Excellence Director w Gatehouse. Webinar odbędzie się 27 lutego 2020. Zapisać można się tutaj.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga i LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów)
• szkolenia otwarte z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – raz w miesiącu z nowymi wpisami (zapisy – prawa kolumna bloga)

Grafiki: raport SoS 2020