Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Narzędzia dla specjalisty ds. komunikacji wewnętrznej

Zebrałam kilka moich ulubionych narzędzi, które każdego dnia ułatwiają mi pracę w komunikacji wewnętrznej i nie tylko. Chętnie poznam Wasze i być może odkryję coś nowego.

To lista kilkunastu stosowanych przez mnie – w większości bezpłatnych – narzędzi w obszarze komunikacji wewnętrznej. Naprawdę nie pamiętam, jak moje życie wyglądało przed ich powstaniem i odkryciem. Dziś dzięki nim moja praca jest o wiele łatwiejsza i szybsza.

1. canva.com – proste w obsłudze, bezpłatne w wersji podstawowej narzędzie do tworzenia grafik i infografik. Wystarczy założyć bezpłatnie konto. Przydaje się również do tworzenia kolaży zdjęć (opcja grids - przykład poniżej, po prawej). Możemy też wybierać spośród wielu propozycji tła grafiki, napisów, ikonek oraz gotowych zdjęć. Narzędzie to dostępne jest w wersji polskiej.

Źródło: screen canva.com

2. webankieta.pl – proste w obsłudze, intuicyjne i bardzo tanie narzędzie do tworzenia ankiet online. Oferuje gotowe pytania, a gdy chcemy zbudować pytania sami, możemy wybierać spośród wielu możliwych form: pytanie otwarte, zamknięte, z suwakiem, wyliczanki  itp. Łatwo również przeniesiemy tu dane z ankiet papierowych i wygenerujemy raport. Wśród dodatkowych funkcji znajdziemy możliwość dodania logo firmy do ankiety, dostęp do statystyk prowadzonego badania, a nawet importowanie danych do prezentacji.

Źódło: screen webankieta.pl

3. freshmail.pl – narzędzie do tworzenia i wysyłki newsletterów i mailingów. W moje ocenie jest genialne – proste w obsłudze (prościej już chyba nie da się), niezawodne i bogate w funkcjonalności aż chce się bawić w tworzenie nowych newsletterów. Znajdziemy tu gotowe layouty newsletterów lub ich części, które możemy dowolnie, jak klocki łączyć ze sobą. Jest też narzędzie do zbierania adresów e-mail lub importowania gotowej bazy. Co ważne narzędzie to jest bezpłatne do pewnego pułapu działań, które w nich prowadzimy. Korzystam z Freshmaila do wysyłki mojego newslettera (zapisać możecie się na niego w prawej kolumnie bloga, podając swój adres @).

Źródło: screen freshmail.pl

4. Press service i brand24.pl – dobry specjalista ds. komunikacji wewnętrznej powinien wiedzieć, co wokół mówi się o firmie, dlatego dostęp do monitoringu mediów jest wskazany. Można też pozyskane tą drogą informacje przekazywać dalej pracownikom. W swojej pracy w różnych miejscach zazwyczaj korzystałam z 2 rozwiązań i to je polecam moim klientom. Brand24 monitoruje internet (portale internetowe, media społecznościowe, fora itd.), a Press service dodatkowo prasę drukowaną, radio i telewizję. Narzędzia są płatne, ale w rozsądnych cenach.

5. bitly – to strona, gdzie możemy wygenerować krótki link zamiast długiego, który mamy. Narzędzie jest bezpłatne, także wtedy, gdy założymy na nim konto. A warto to zrobić, ponieważ mamy wtedy dodatkową możliwość tworzenia własnych nazw linków i nie musimy bazować na tych wygenerowanych przez program, które składają się z przypadkowych liter i cyfr. Poza tym po zalogowaniu się na konto możemy podejrzeć statystyki kliknięć w link.

6. shutter stock lub fotolia  – to bardzo bogata baza płatnych zdjęć na każdy temat. Dlatego jeśli nie posiadamy ilustracji do artykułu, możemy podeprzeć się zdjęciem z takiej bazy. W komunikacji wewnętrznej ważna jest autentyczność, dlatego polecam skupianie się na zdjęciach zrobionych wewnątrz firmy, przez jej pracowników i na których są pracownicy. Nie kupieni w bazie, ale prawdziwi, którzy pracują w naszej firmie. Jestem też zwolenniczką wykorzystywania zdjęć zrobionych przez pracowników, nawet jeśli są one dużo gorszej jakości niż te kupione i obrobione w programie graficznym. Takie zdjęcia są po prostu wiarygodne i uważam, że w komunikacji wewnętrznej wolimy oglądać zdjęcia zrobione przez naszych kolegów niż zawodowych fotografów. W internecie można też znaleźć serwisy oferujące bezpłatne zdjęcia.  

7. tagxedo.com – tego narzędzia używam do tworzenia chmury wyrazów, np. analizując odpowiedzi pracowników na pytania otwarte. Gdy takich odpowiedzi jest wiele, ciężko jest wyłapać najważniejsze i powtarzające się kwestie. Wystarczy, że zbierzemy wszystkie odpowiedzi w jeden tekst i wkleimy go do tagxedo, a on pokaże nam najczęściej użyte w tekście słowa – będą one większą czcionką od pozostałych. Możemy dodatkowo wybrać czcionkę, jej kolor, także kolor tła grafiki i jej kształt. Poniżej klasyczny przykład w prostokącie, ale jeśli chcecie stworzyć z wyrazów ptaka czy jabłko też jest taka opcja. Układ wyrazów też jest dowolny – poziomo, pionowo, ukośnie itd. Narzędzie jest bezpłatne. Oczywiście taka analiza nie jest wystarczająca, by zbadać, co pracownicy powiedzieli w pytaniach otwartych. Może być jednak dobrym wstępem do dalszej analizy.

Źródło: własna kompozycja

8. wetransfer.com – używam do przesyłania plików dużej wielkości. W bezpłatnej wersji można przesłać jednorazowo do 2 GB danych. Wystarczy wpisać adres odbiorcy, nadawcy i załadować plik do wysyłki. W odpowiedzi otrzymamy link, z którego możemy przesyłane dane ściągnąć. Ważne – link jest aktywny tylko przez kilka dni, dlatego najlepiej ściągnąć dane zaraz, gdy otrzymamy e-maila z linkiem.

9. smallpdf – ostatnio koleżanka pokazała mi tę stronę. Pozwala na kompresowanie i konwertowanie pdfów. Oprócz tego, że możemy zmniejszyć ich wagę, narzędzie pozwala też zamienić np. jpga w pdfa, pdfa w excella itp., także odblokować pdfa czy nałożyć na niego hasło. W podstawowej wersji narzędzie jest bezpłatne.

10. słownik ortograficzny i słownik języka polskiego – warto mieć linki pod ręką i nie ma sensu zgadywać, czy dobrze napisaliśmy dane słowo. Ja zawsze, gdy mam wątpliwości, sprawdzam. Lepiej przyznać się przed sobą, że mamy wątpliwości niż później tłumaczyć się z błędu i pąsowieć przed setkami pracowników.

11. freemind – program do pobrania. Czasami stosuję to narzędzie do tworzenia map myśli. Jest bezpłatne i wymaga trochę zabawy, by je poznać. Potem idzie już z górki.

12. scribus – to program do pobrania. W przeszłości do składu publikacji DTP używałam tego narzędzia. Dziś takich  zadań już nie wykonuję, skład bardziej skomplikowanych newsletterów czy gazet wewnętrznych zlecam profesjonalistom. Ale jeśli nie macie takiej możliwości, scribus daje radę. Wystarczy, że zaimportujemy tekst, zdjęcia i możemy je dowolnie ustawiać. Narzędzie do szałowych nie należy, choć mi wystarczyło. Pamiętam, że gdy w jednej z firm, w których pracowałam na stanowisku ds. komunikacji wewnętrznej, moi koledzy z IT dowiedzieli się, w jaki programie składam firmowego, wewnętrznego newslettera, zaczęli mi bić brawo. W ich ocenie ten program nie był najwyższych lotów. Dla mnie był jednak ok.

Źródło: nibyblog.pl

A Wy z jakich narzędzi korzystacie? Podrzucie Wasze propozycje w komentarzach poniżej lub na Facebooku. Chętnie je poznam.  

*****************

Wpisy z bloga na bieżąco:
-> Facebook bloga,
-> newsletter – jeśli wolicie dostawać je e-mailem, to raz w tygodniu wysyłam newsletter z nowym wpisem wprost do Waszych skrzynek. Zapisać można się na niego poprzez formularz, który jest w prawej kolumnie bloga.

Sprawdźcie również terminy najbliższych szkoleń z komunikacji wewnętrznej.
 

Grafika główna: MB/Poznań, pozostałe grafiki: źródła powyżej