Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Jesteś strażakiem czy specjalistą od komunikacji wewnętrznej? Kiedyś, gdy byłam w zerówce, wybraliśmy się na wycieczkę do straży pożarnej. Miałam wtedy okazję sprawdzić, jak to jest nosić strój strażaka. Jest w nim bardzo gorąco! Nic fajnego. Strażakiem nie zostałam, choć potem nieraz w pracy gasiłam pożary… komunikacyjne.

Ci, z Was, którzy mieli okazję mnie poznać osobiście, posłuchać podczas szkoleń czy współpracy, wiedzą, że jestem zwolenniczką planowania. Strategie, plany, rozpiski działań, mapy myśli, check listy  to ja. I chociaż w mojej pracy trudno uniknąć spontanicznych działań, zdecydowanie bardziej wolę pracować według planu. Widzę po prostu lepsze efekty mojej pracy przy takim podejściu. Nie lubię, gdy coś nagle wybucha, gdy niespodziewanie dowiaduję się o jakimś firmowym projekcie, który wymagał dobrego skomunikowania, a teraz już nie ma czasu na planowanie działań, trzeba szybko działać. Skutek? Jakiś jest, ale zawsze wtedy żałuję, że zmarnowano potencjał komunikacyjny, jaki był w tym projekcie. Jeśli tak jak ja nie lubicie gasić pożarów, ten wpis jest dla Was. A na jego końcu jest zaproszenie do wspólnego planowania.

Dlaczego warto w komunikacji wewnętrznej działać według planu?
Gdy planujemy działania, mamy czas na analizę, przemyślenie kolejnych kroków, przewidzenie ich skutków. Mając czas na planowanie, możemy skonsultować działania z innymi, dać sobie przestrzeń na kreatywne podejście, bez presji i pośpiechu. Z gotowym planem łatwiej kontrolować kolejne kroki do wykonania. Plan to nasz drogowskaz, zbiór wskazówek działania. Dzięki takiemu podejściu, osiągamy lepsze efekty.

Czym plan komunikacji różni się od strategii?
Strategia komunikacji wewnętrznej to całościowe spojrzenie na komunikację, nasze kompleksowe działania komunikacyjne ujęte w dłuższym okresie czasu. Plan komunikacji z kolei dotyczy jednego, wybranego działania z wielu, które mamy do wykonania np. w ramach strategii. Może być on poświęcony dużemu projektowi, który jest realizowany w firmie, wydarzeniu czy innej akcji. Dla przykładu, zarząd przygotowuje się do ogłoszenia nowej strategii firmy rozpisanej na 3 lata. I my jako specjaliści od komunikacji wewnętrznej powinniśmy wtedy opracować plan komunikacji takiej strategii, aby każdy pracownik wiedział, jak ta strategia wpływa na jego codzienną pracę i co ma robić, aby przyczynić się do jej realizacji.

Jak zbudować plan komunikacji wewnętrznej?
Do budowania planów komunikacji (podobnie jak do budowania strategii) wykorzystuję tabelki. Wciąż zbieram takie, podglądam, jak robią to inni, modyfikuję te, które mam i tworzę nowe. W planie komunikacji powinniśmy zdefiniować:
•    cel działań (DLACZEGO)
•    grupę docelową (DO KOGO)
•    działania do zrealizowania (CO)
•    sposób ich realizacji (JAK)
•    wykonawców (KTO)
•    harmonogram (KIEDY)
•    budżet (ILE)
•    oczekiwane efekty (EWALUACJA)

Co powinniśmy wiedzieć, zanim zaczniemy planować działania komunikacji wewnętrznej?
Aby stworzyć skuteczny plan działania, musimy dobrze znać firmę, w której pracujemy. Powinniśmy poznać tych, do których kierujemy działania i na których chcemy oddziaływać, czyli musimy poznać naszą grupę docelową. Jak to zrobić? Najlepiej byłoby zbudować persony lub matrycę odbiorców. O budowaniu person pisałam już tutaj.
Jeśli znamy dobrze naszych odbiorców, wiemy, co na nich działa, z których narzędzi korzystają, jaki styl komunikacji preferują itd. Dzięki takim informacjom, możemy zbudować dopasowany do danej grupy plan komunikacji i dzięki temu skuteczniej na nią oddziaływać.  

Powinniśmy też dobrze poznać narzędzia, którymi dysponujemy. Rozróżniać, które są push, a które pull (pisałam o tym tutaj), które jaki mają zasięg, które są jednokierunkowe, a które dają szansę na dialog itd. Mi w poznawaniu narzędzi, którymi dysponuje dana firma i porządkowaniu wiedzy o nich, pomaga (znowu) prosta tabelka zwaną matrycą narzędzi komunikacji.

Zachęcam Was do poświęcenia czasu na poznanie Waszych grup docelowych, narzędzi i innych komunikacyjnych kwestii, by móc zaplanować działania i spisać je, a dopiero potem przejść do ich wykonania. Oczywiście w wybranych sytuacjach działanie ad hoc, z doskoku, w przerwie w pracy nad innymi działaniami też może czasami przynieść dobre skutki. Pytanie tylko, czy chcemy być „czasami” skuteczni czy świadomie realizować komunikację wewnętrzną.
Zachęcam Was do planowania. Z czasem zobaczycie, że takie podejście prowadzi do lepszych wyników.
   
A jak Wy planujecie działania komunikacji wewnętrznej? Jakie macie sposoby? Czy są tu też miłośnicy tabelek? Dajcie znać na Facebooku bloga lub w komentarzu poniżej.

Zaproszenie do wspólnego planowania

Jeśli macie ochotę poplanować komunikację wewnętrzną ze mną, zapraszam na moje szkolenie poświęcone właśnie planowaniu działań komunikacji wewnętrznej. Zebrałam tam m.in. wszystkie moje tabelki, na których będziemy ćwiczyć, jak planować, by odnosić lepsze efekty i być skuteczniejszym specjalistą ds. komunikacji wewnętrznej. Podzielę się także pomysłami, które przywiozłam ze szkolenia w tym temacie, na którym byłam w Wielkiej Brytanii w Institute of Internal Communication.

Szczegóły dot. najbliższych edycji znajdziecie tutaj.
 

Zdjęcie: Pixabay.com; grafika: Przecinek.com