Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Odejście od jednostronnej komunikacji na rzecz angażującego dialogu, stawianie pracowników w centrum, zachęcanie ich do wyrażania opinii oraz prowadzenie intranetu niczym serwisu informacyjnego, to filary, na których oparty został nowy model komunikacji w Generali. Po jego wdrożeniu w niecały rok osiągnięto 300% wzrost czytelnictwa intranetu. Dziś Gecon – firmowy intranet Generali – ma moc!

O kulisach jego wdrażania rozmawiałam z Pawłem Wróblewskim, Kierownikiem ds. Komunikacji wewnętrznej i zaangażowania w Generali. Paweł podzielił się też wskazówkami, jak przekonać pracowników do wyrażenia zgody na publikację ich zdjęć.

Paweł Wróblewski, Kierownik ds. Komunikacji wewnętrznej i zaangażowania w Generali

Gecon ma moc!

Maja Biernacka: Może zacznijmy od początku. Skąd w ogóle pomysł na zmianę podejścia w komunikacji? Co było dla Ciebie ważne i jaki cel sobie postawiłeś?
Paweł Wróblewski: Gdy w marcu 2017 roku dołączyłem do Generali postanowiłem wykorzystać intranet do wprowadzenia dwustronnego modelu komunikacji. Marzyłem o tym, aby intranet stał się miejscem, które będzie chętnie odwiedzane każdego dnia, ale też pozwoli stworzyć wokół niego wyjątkową społeczność, tak samo, jak wyjątkowi są nasi Pracownicy.

Maja: Zanim opowiesz o szczegółach, powiedz tylko czy to się udało?
Paweł: Tak i bardzo się z tego cieszę! Choć mamy jeszcze wiele do zrobienia, to z pewnością dziś nasz intranet – odwołując się do metafory z tytułu – przypomina bardziej las tropikalny niż suchą glebę. Jest on pełen wiadomości z życia firmy, w każdym poście można zobaczyć i poznać naszych Pracowników i co najważniejsze jest miejscem wielu wspólnych interakcji. Gecon stał się przestrzenią, dzięki której wszyscy w Generali możemy być bliżej siebie, co jest wyjątkowe, a momentami nawet magiczne.

Maja: Na czym dokładnie polega nowy model komunikacji. Co zmieniliście i z jakimi wyzwaniami się to wiązało?
Paweł: Nowy model komunikacji to wiele różnych zmian – od wyglądu pierwszej strony, po przeniesienie niektórych sekcji na główną stronę. Jednak za najważniejsze uważam dwie z nich.
Pierwsza dotyczy zamieszczania postów, w których tytułowe zdjęcia pobierane głównie ze stocka, zamieniłem na zdjęcia naszych Pracowników. Taka forma ożywiła intranet, ale też dała możliwość pokazania osób, które są ambasadorami danego temu. To bardzo ułatwia kontakt, skraca dystans i daje możliwość otrzymania w szybki sposób informacji zwrotnej kierowanej do właściwej osoby.

Maja: Zanim przejdziesz dalej, zatrzymajmy się na chwilę. Powiedziałeś, że każdy post publikowany jest ze zdjęciem Pracownika. Skąd je bierzesz i jak je zdobywasz? Wielu uczestników moich szkoleń i klientów projektowych, mówi, że ma z tym problem w ich firmach.
Paweł: Zgadza się i na początkowym etapie też nie było to proste zadanie. Nie ma co ukrywać, że wiązało się to z dużym oporem i niechęcią. Każda z osób, która chciała coś zakomunikować, nie była – mówiąc kolokwialnie – chętna do „pokazywania się”. To zupełnie zrozumiałe i naturalne. Byłem jednak pozytywnie nastawiony i za każdym razem starałem się zrozumieć, z czego wynika niechęć. Rozwiewałem obiekcje i zachęcałem do spróbowania, pokazując i tłumacząc, dlaczego to ważne oraz mówiąc, jakie wynikają z tego korzyści. Było to zadanie wymagające czasu, cierpliwości i też nie zniechęcania się początkowym negatywnym nastawieniem Pracownika. Jednak było warto!

Kluczem do rozwoju intranetu w Generali było m.in. pokazywanie pracowników na zdjęciach. W rok osiągnięto 300% wzrost czytelnictwa

Maja: Dobrze to słyszeć! Gdy dokładnie to samo powtarzam uczestnikom szkoleń i klientom, odnoszę wrażenie, że nie do końca mi wierzą. Teraz mam kolejny dowód. Jaki był kluczowy argument, którego używałeś?
Paweł: Gdy okazało się, że posty ze zdjęciami Pracowników czytają się bez porównania lepiej oraz gdy sam Pracownik widział, że wiadomość z nim została wyświetlona np. ponad 2500 razy, miał nie tylko wiele satysfakcji, ale też co najważniejsze – uświadamiał sobie, że docieramy z przekazem! A taki był przecież jego/jej cel i taki też jest cel komunikacji. Właśnie to sprawiło, że nasz intranet nabrał kolorów, a coraz liczniej dodawane komentarze czy lajki, sprawiły, że serce intranetu zaczęło bić!

Maja: Dokładnie! Robię to samo. Pokazuję wyniki, aby udowodnić, że działanie miało sens. Mówiłeś jeszcze o drugiej ważnej zmianie. Co to było?
Paweł: Tak, wiązała się ona z przeniesieniem całej komunikacji kierowanej do Pracowników z emaila do intranetu. To też nie było łatwe zadanie, gdyż większość osób uważała (zresztą słusznie), że intranet nie był czytany. Jednak w połączeniu z zamieszczaniem postów ze zdjęciami Pracowników, szybko zaczęło się to zmieniać. Intranet umacniał się z każdym dniem, a ja z dumą mogłem donosić o kolejnych rekordach wyświetleń postów. Przynosiło to wszystkim wiele radości.

Maja: Czyli misja wykonana. Jakie korzyści przynoszą Wam te zmiany?
Paweł: Zacznę od tego, że przeniesienie komunikacji do intranetu pozwoliło nam na wykorzystywanie jego funkcji – a jest ich wiele, gdyż nasz intranet oparty jest na Confluencie. W emailu, który kierowany był do wszystkich Pracowników, trudno było odpowiedzieć wszystkim osobom, do których skierowana była wiadomość. W Geconie jest to możliwe! Mało tego, możesz także obserwować wybraną dyskusję, brać w niej czynny udział czy zamieszczając komentarz, oznaczyć osobę, o której wspominasz, aby także zabrała głos lub odniosła się do omawianego tematu.

Mogę śmiało powiedzieć, że największą wartością płynącą z takiej formy jest wzajemny dialog i tym wspieranie zaangażowania. To właśnie komentarze dodawane przez Pracowników są swoistym kamieniem węgielnym, położonym pod fundament naszej strategii. Opinie w nich wyrażane, a także wnioski płynące z prowadzonych dyskusji, pozwalają nam nie tylko na doprecyzowanie niektórych kwestii, ale też dzięki nim Pracownicy mogą zmieniać otaczającą nas rzeczywistość.

Maja: Możesz podać jakiś przykład?
Paweł: Oczywiście – na myśl przychodzi mi jeden z pierwszych postów, który wspólnie z osobami z Działu Administracji na gorąco moderowaliśmy. Dotyczył on likwidacji indywidualnych śmietników na rzecz ekowysp. Były to śmietniki, w których można było segregować śmieci. Intencja i sam pomysł zaczerpnięty z innych firm były jak najbardziej słuszne i wartościowe, jednak wywołały falę krytyki i niezadowolenia, które dotyczyły pokonywania zbyt dużych odległości od miejsca pracy do nowej lokalizacji śmietnika (ekowyspy). Jednak właśnie dzięki zamieszczonym komentarzom, pierwotne rozwiązanie można było zmodyfikować i dostosować do potrzeb, nie rezygnując z głównej idei, jaka towarzyszyła temu pomysłowi.

Maja: Dialog okazał się dobrym rozwiązaniem. Mówiłeś mi, że w Generali wykorzystujecie model open – read – share (pisałam o nim tutaj: Trzystopniowy model angażowania pracowników w korzystanie z narzędzi komunikacji wewnętrznej). Czy oprócz niego robicie coś jeszcze, aby Pracownicy chętniej korzystali z intranetu?
Paweł: Wspomniany i opisywany model jest mi szczególnie bliski. Dlatego też oprócz pisania w atrakcyjny i przyjazny sposób, przy każdym poście, na wyciągnięcie myszki, nasz Pracownik ma dostępny guzik „share”. Wystarczy jedno kliknięcie, aby do wybranych przez siebie osób przesłać posta i podzielić się tym samym interesującą informacją.
To oczywiście nie jedyna opcja – aby Pracownicy mogli poznawać funkcje intranetu, do większości postów dodaję wskazówki. Pokazuję w nich możliwości naszego Gecona.
 
Maja: Wspomniałeś też, że intranet traktujesz jak serwis informacyjny. Co przez to rozumiesz?
Paweł: Zgadza się. Chcę, żeby to miejsce żyło i Pracownicy mogli znaleźć w nim ciekawe i pomocne informacje. Dlatego też praktycznie każdego dnia pojawiają się nowe wpisy, a na zamieszczane komentarze odpowiadam w ciągu kilku minut. Dbam także o to, aby po danym wydarzeniu, można było szybko obejrzeć zdjęcia. Tak jak np. po ostatnim spotkaniu Pracowników z Prezesem Generali i szefem całego naszego regionu. Zdjęcia w intranecie opublikowałem po około 10 minutach od zakończenia spotkania.

Gecon - intranet Generali

Maja: Czego jeszcze oprócz bieżących informacji można dowiedzieć się z Waszego intranetu?
Paweł: Oprócz codziennych newsów z życia firmy czy naszej Grupy, poznać możesz aktualne oferty pracy, zgłosisz się na otwarte szkolenie z interesującego Ciebie tematu, a Menadżer może za jego pośrednictwem samodzielnie zapisać się na cykl warsztatów dla kadry zarządzającej, widząc nie tylko dostępność miejsc, ale też kto z jego/jej kolegów weźmie udział w danym szkoleniu.

Korzystamy z wielu przydatnych funkcji, które ułatwiają pracę. Ostatnio każdy z Pracowników mógł za pośrednictwem intranetu wybrać dogodny dla siebie termin odbioru PIT-u. Dzięki temu całą akcję przeprowadziliśmy sprawnie i wygodnie dla każdej ze stron. Nie było żadnych kolejek i czekania na znalezienie dokumentu, gdyż wszystko już czekało na naszego Pracownika.
 
Oczywiście myślę o kolejnych rozwiązaniach, takich jak wprowadzenie forum. To pomysł, który podesłał jeden z Pracowników, a dzięki wykorzystaniu sondy i głosowaniu okazało się, że wielu z nich także chce, aby taka opcja pojawiła się w naszym Geconie. Już nie mogę się doczekać, jak wdrożymy to rozwiązanie!

Maja: A jak do nowego modelu komunikacji podchodzi zarząd? Czy też czynnie wspiera nową formę komunikacji?
Paweł: Zdecydowanie! Mam wiele przykładów, które pokazują, że dla Zarządu to także ważny kanał komunikacji. Zacznę od samego Prezesa – Pana Andrei Simoncellego, który jest mocno zaangażowany w komunikację. Wie nie tylko o każdym zamieszczonym poście, ale też szczególnie interesuje się tymi, które wywołują większe dyskusje. Jest bardzo zainteresowany pojawiającymi się głosami i wyrażanymi opiniami, co uważam za wyjątkowe.

Cieszy mnie także zaangażowanie Członków Zarządu. Oni także śledzą prowadzone dyskusje, a niekiedy także biorą w nich udział. Dodam też przy okazji, że podczas ostatniej sesji zdjęciowej, którą robiliśmy dla części Członków Zarządu, każda z osób, oprócz standardowego zdjęcia, zapozowała także w inny mniej formalny sposób (np. trzymając zaciśnięte kciuki). Dzięki wykorzystaniu takich niestandardowych zdjęć możemy wzmacniać nasz przekaz.

Maja: Czyli kadra kierownicza jest u Was przykładem. A gdybyś miał na zakończenie sprowadzić nową formę komunikacji do jednego hasła, to jakie stwierdzenie przychodzi Ci na myśl?
Paweł: Zdecydowanie mam takie hasło w głowie. Nasza szefowa – Krystyna Matysiak, która pełni funkcję Członka Zarządu odpowiedzialnego za Serwis i HR, mówiąc o roli tego ostatniego Zespołu, przywołuje bardzo często nasze wewnętrzne hasło: „HR – jesteśmy dla Was!”. I to właśnie ono przychodzi mi na myśl, gdyż w 100% odzwierciedla podejście do naszego modelu komunikacji.

Gecona tworzymy po to, aby w oparciu o dialog, partnerstwo, wzajemny szacunek, dzielenie się pozytywną energią i pisanie w przyjazny sposób, stawiając przy tym w centrum naszych Pracowników – być bliżej siebie.  

Maja: Paweł, bardzo dziękuję Ci za interesującą rozmowę! Zdradziłeś nam wiele pomysłów na rozkręcenie firmowego intranetu i budowanie zaangażowania pracowników. Powodzenia w dalszym rozwijaniu Gecona!

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga,
• newsletter – raz w tygodniu nowy wpis z bloga w Waszych skrzynkach e-mailowych (zapisy – prawa kolumna bloga, sekcja newsletter),
• szkolenia z komunikacji wewnętrznej – terminy najbliższych szkoleń otwartych, ofertę szkoleń zamkniętych i sesji indywidualnych.

Grafiki: Generali; zdjęcia tytułowe: Pixabay.com