Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Onboarding, czyli witamy na pokładzie firmy – cz. 1

Był rok 2005. Dostałam pracę w telewizji TVN. Zostałam zaproszona do Krakowa na około dwutygodniowe szkolenie (tak to nazwano), podczas którego miałam pomagać w przygotowaniu swojego pierwszego programu telewizyjnego.

Po 9 godzinach podróży pociągiem z Poznania dotarłam do Krakowa. Prosto z dworca pojechałam do TVN na ul. Płk. Dąbka. Mój pierwszy dzień w pracy był… to był najszybszy onboarding, przez jaki przeszłam w swojej karierze zawodowej. Najpierw mój szef podał mi do ręki kilka wydrukowanych kartek papieru, mówiąc w kilku słowach, co jest na każdej z nich. Trwało to może 3 minuty, po czym zapytał, czy mam jakieś pytania. Byłam zmęczona po długiej podróży, więc nie byłam w stanie wydusić z siebie słowa. Po czym zabrał mnie na jedno z wyższych pięter wieżowca TVN-u, gdzie pewien pan dał mi do podpisania dokument. Było tam napisane, że zapoznałam się ze wszystkimi dokumentami. Miałam złożyć swój podpis. Zapytałam, o jakie dokumenty chodzi, przecież nic jeszcze nie przeczytałam. Wtedy wskazano mi z uśmiechem na twarzy na wielki segregator wypchany papierami. No tak, pomyślałam, nikt pewnie tego nie czyta, od razu wszyscy podpisują dokument. Potem zaprowadzono mnie do redakcji i życzono powodzenia. To byłoby na tyle w kwestii ówczesnego onboardingu. Co prawda, spotkałam się tam potem z życzliwością kilku osób, które nieraz prowadziły mnie za rękę w tych pierwszych dnia, ale przyznacie, że wdrożenie nowego pracownika do pracy redakcyjnej było ekspresowe. Tłumaczyłam sobie to specyfiką pracy dziennikarzy. I do dziś nie wiem, skąd wzięłam w sobie tyle determinacji, by przetrwać ten czas i zakończyć go z sukcesem. Wierzę, że dziś onboarding w TVN-ie wygląda lepiej.

Jak powinien wyglądać dobry onboarding? Przygotowywałam nie tak dawno w ramach działań komunikacji wewnętrznej i employer brandingu onboarding dla jednej z poznańskich firm. Pracowałam z tamtejszym HR Managerem, bardzo otwartą na nowe pomysły osobą, która chciała uporządkować proces przyjmowania do pracy nowych pracowników.

Poniżej kilka przykładów działań, które zaplanowałyśmy do pierwszego dnia onboardingu:

  1. W dokumencie onboardingowym dokładnie spisałyśmy, jak będzie wyglądać komunikacja na linii firma-nowo zatrudniony pracownik od czasu złożenia kandydatowi oferty pracy. Określiłyśmy, kto i za co odpowiada, kto przygotowuje dokumenty, kto kontaktuje się z kandydatem, jakie informacje musi nowy pracownik dostarczyć itd. Wszystko znalazło się w konkretnych ramach czasowych. 
  2. Opisałyśmy, jak ma wyglądać pierwszy dzień pracy nowej osoby godzina po godzinie. Co dzieje się z nowym pracownikiem, gdy przekroczy próg firmy, skąd ma wiedzieć, na którą godzinę przyjść i do kogo się zgłosić, kto go powita i co będzie działo się dalej.
  3. Zaplanowałyśmy dokładnie pierwszy dzień. Były to spotkania z przedstawicielami różnych działów firmy, którzy opowiadali o tym, czym zajmuje się ich zespół i z jakimi sprawami można się do nich zgłosić. Jedno z takich spotkań prowadził szef firmy (członek zarządu), który opowiadało także o misji, wizji i firmowych wartościach. Zaplanowałyśmy komunikację z tymi osobami.
  4. Dokładnie zaplanowałyśmy, kto zajmie się pracownikiem, gdy spotkania skończą się. W tym modelu to przełożony miał odebrać pracownika, przedstawić go całej firmie, robiąc rundkę po kolejnych pokojach.  
  5. Oprócz przechadzki po firmie, przełożony zobowiązany był do poinformowania wszystkich pracowników mailowo o nowej osobie i krótkim przedstawieniu jej. Informacja o tym pojawiała się także w firmowym intranecie wraz ze zdjęciem nowego pracownika i krótkim opisem.
  6. Wyznaczony był też czas na sprawy administracyjno-techniczne (komputer, dostępy, konto mailowe itp. ) z dokładnym opisaniem, kto za to odpowiada, ile to trwa i jak się odbywa.
  7. Wyznaczony został wraz z przełożonym nowej osoby tzw. mentor/opiekun nowego pracownika. Miał czuwać nad nową osobą w pierwszych tygodniach pracy, to do niej nowy pracownik miał zgłaszać wszystkie pytania i problemy.
  8. Po wycieczce po firmie przełożony przedstawiał nowemu pracownikowi opiekuna i mówił, jak będzie wyglądała współpraca między nimi w najbliższym czasie. Ustalane było to, z kim nowy pracownik powinien spotkać się w najbliższych dniach, by dobrze wdrożyć się w nowe zdania.
  9. Na koniec ta trójka (nowy pracownik, przełożony i opiekun) miała udać się na sponsorowany przez firmę obiad do bufetu, by wspólnie zakończyć pierwszy dzień pracy nowego pracownika.

Tak dokładnie rozpisany i zaplanowany onborading powinien mieć swoje stałe miejsce w działaniach komunikacji wewnętrznej firmy. Z powodzeniem można go wpisać w strategię komunikacji firmy. Jest też ważnym elementem budowania wizerunku firmy wśród pracowników. W tym opisywanym projekcie skończony dokument został opublikowany w części HR intranetu i dostępny był dla wszystkich zainteresowanych osób.     

Ale to był dopiero pierwszy dzień onbroadingu. To nie koniec procesu wdrażania nowych pracowników. Nasz projekt zakładał także kolejne działania, w tym zbieranie feedbacku. Ale o tym w kolejnym wpisie. Zapraszam na Onboarding, czyli witamy na pokładzie firmy - cz. 2.

A gdybyście szukali informacji i inspiracji w budowaniu podręcznika dla nowych pracowników, to zapraszam tutaj:

Tradycyjnie zapraszam też na Facebooka bloga, gdzie można śledzić kolejne wpisy. Jeśli macie ochotę podzielić się tym, jak onboarding wygląda w Waszej firmie, zapraszam do kontaktu.

Fot. MB/ Dharamsala, Indie