Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Onboarding pracownika działu komunikacji wewnętrznej

Jak onboardingować (nawet nieźle wygląda to słowo) nas, specjalistów od komunikacji wewnętrznej. Niektóre kroki będą takie same jak dla innych, nowych pracowników. Pamiętajmy jednak, że plan wdrożenia do pracy zawsze powinien być dopasowany do stanowiska. Co jest szczególnie ważne w przypadku onboardingu pracowników działu komunikacji?

Onboarding powinien być organizowany w każdej firmie. Aby tzw. „candidate experience” było na jak najwyższym poziomie, powinniśmy zadbać o to, aby nowy zatrudniony m.in.:
•    otrzymał wszystkie niezbędne informacje o firmie, a także dotyczące jego obowiązków,
•    poznał zespół,
•    miał przydzielonego opiekuna, czyli osobę, do której może zwrócić się ze wszystkimi pytaniami; może to być przełożony lub osoba z zespołu, w którym będzie pracował,
•    czuł się komfortowo podczas pierwszych dni pracy.

Na jakie elementy powinniśmy zwrócić uwagę, gdy wprowadzamy do pracy osobę zajmującą się komunikacją wewnętrzną?

INFORMACJE: Na pewno bardzo ważne będą informacje dotyczące narzędzi komunikacji, jakie wykorzystywane są w organizacji. Nowy specjalista ds. komunikacji wewnętrznej powinien również dobrze poznać bieżące działania komunikacyjne, a także plany na najbliższe miesiące. Ważna będzie wiedza dotycząca głównych przekazów, które regularnie pojawiają się w komunikacji i na które położony jest największy nacisk (np. w tym roku firma utrwala wśród pracowników nowe zasady związane z zarządzaniem albo skupia się w komunikacji na celach nowej strategii). Warto opowiedzieć nowej osobie o działaniach, które już podejmowaliśmy, np. wewnętrznych kampaniach, akcjach i konkursach.

BADANIA: Jeśli nie są to poufne dane, nowy członek zespołu komunikacji powinien mieć także możliwość zapoznania się z badaniami dot. komunikacji w firmie, badaniem nastrojów pracowników, ich zaangażowania itp. Dzięki temu będzie mógł w lepszy sposób dopasowywać komunikaty oraz planować działania.

POZNANIE INNYCH DZIAŁÓW: W niektórych firmach lub w przypadku konkretnych stanowisk onboarding wydłuża się po to, aby nowy zatrudniony mógł dokładniej poznać działy lub całe piony, obszary w firmie. Takie działanie jest kluczowe w przypadku pracowników zajmujących się komunikacją wewnętrzną. Powinno być jednym z najważniejszych punktów przygotowania do pracy w firmie. W trakcie tego etapu należy upewnić się, że:

•    pracownik pozna wszystkie kluczowe dla działań komunikacyjnych zespoły. Które działy dokładnie? To zależy od specyfiki firmy. Ale nie zaszkodzi, aby poznał wszystkie. Warto rozłożyć ten proces w czasie;

•    jeśli główną działalnością biznesową firmy jest np. produkcja, sprzedaż lub transport, to pracownik powinien poznać sposób funkcjonowania organizacji w tych obszarach. Niech spędzi miesiąc na produkcji, jeśli jesteśmy siecią drogerii – w jednej lub dwóch naszych placówek, a jeśli świadczymy usługi z branży logistycznej, warto, aby przeznaczył czas na pracę w magazynie. Wiem, że to wydłuży onboarding i odciągnie nowego pracownika od sedna jego pracy, ale poznanie funkcjonowania firmy poprzez przebywanie w innych działach i wykonywanie zadań, które są fundamentem dla firmy – zaprocentuje w przyszłości lepszym zrozumieniem organizacji i ludzi w niej pracujących. Znam sieć hoteli, w której każdy pracownik – niezależnie od tego, na jakie stanowisko został przyjęty, spędza tydzień sprzątając pokoje oraz firmę handlową, której każdy pracownik musi odbyć staż w sklepie. To naprawdę procentuje. Dla nas, specjalistów od komunikacji poznanie pracowników i najważniejszych procedur biznesowych to punkt obowiązkowy;

•    otrzyma wcześniej informacje, w jakim celu to robi. Jest to bardzo ważne, ponieważ praca w różnych działach czy obszarach jest specyficzna, często wygląda inaczej niż sobie to wyobrażamy. Nowa osoba powinna wiedzieć, że aby właściwie planować komunikację skierowaną do tej grupy pracowników, musi zwrócić uwagę, jaki jest rytm ich pracy, co robią, z jakimi narzędziami komunikacji mają kontakt (punkty styku z komunikacją wewnętrzną), a z jakich rzeczywiście korzystają, co ich ciekawi, o czym rozmawiają i co wywołuje u nich najwięcej pytań. Takiego doświadczenia nie jest w stanie zastąpić zapoznanie się z badaniem czy opowiedzenie przez innego pracownika.

Przedstawiony przeze mnie przykładowy plan onboardingu zajmie trochę czasu, ale z drugiej strony jest inwestycją, która na pewno się zwróci. Dzięki przejściu przez wszystkie wyżej wymienione etapy, nowy członek zespołu będzie odpowiednio planować aktywności komunikacyjne i łatwiej będzie mu skuteczniej dopasowywać je do poszczególnych grup pracowników. To przełoży się na większą efektywność prowadzonych działań komunikacyjnych, a co za tym idzie – ich mniejsze koszty.

Dodatkowo, przygotowując nową osobę, możemy zbriefować ją w taki sposób, aby wykorzystała czas onboardingu również z pożytkiem dla działu komunikacji. Dzięki rozmowom z pozostałymi zatrudnionymi, a także obserwacji sposobu ich pracy, może spojrzeć świeżym okiem na strategię, plany, stworzone już persony czy bieżące działania zespołu komunikacji. Po powrocie do swojego docelowego działu nowy pracownik będzie w stanie dostarczyć nam wielu cennych informacji.

Szerzej o onobardingu pisałam także we wpisie Onboarding, czyli witamy na pokładzie firmy:
•    część 1
•    część 2

A jak u Was wygląda onboarding? Może są tam nietypowe działania, które nie są popularne w innych firmach? Dajcie znać w komentarzu poniżej lub na Facebooku bloga.

Grafika: Pixabay.com