Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Pytałam Was ostatnio na LinkedIn o ciekawe przykłady onboardingu. Oto jeden z nich, opowiedziany mi przez firmę Future Processing z Gliwic.

 
FP Park

Ich inicjatywa "FPAdventure" została nagrodzona w kategorii „Najlepszy program wdrożenia nowego pracownika” w konkursie „Siła Przyciągania” zorganizowanym przez „Puls Biznesu”, Grupę Work Service i PwC.

Jak zorganizowali ten proces? Poczytajcie, co powiedzieli mi: Daria Sobaszek-Dębska, Senior Marketing&Employer Branding Specialist, Marta Zwolińska, Senior Internal Communication Specialist oraz Katarzyna Lipka i Filip Kałamaga, którzy jako Product Manager’owie rozwijają wspólnie system Intra, w którym w postaci jednego z modułów wdrożony został autorski, bazujący na doświadczeniu firmy onboarding.

 
Na zdjęciu od lewej Daria, Marta, Filip

Kasia Lipka

Maja Biernacka: Zanim opowiecie nam o Waszym onboardingu, prośba o kilka słów o Waszej kosmicznej firmie.
Daria Sobaszek-Dębska: Jesteśmy firmą wytwarzającą oprogramowanie dla klientów na całym świecie. Naszą misją jest zmienianie świata na lepsze poprzez dostarczanie zaawansowanych technologicznie rozwiązań poprawiających komfort życia, zwiększających bezpieczeństwo mieszkańców miast, czy zapobiegających marnowaniu wody i żywności. A ponieważ sky is the limit, to niedawno weszliśmy w skład konsorcjum FP Space i sięgnęliśmy także po projekty dla branży kosmicznej.
Zależy nam, by nasza firma była nie tylko miejscem, gdzie dobrze się pracuje, ale przede wszystkim, która gromadzi ekspertów gotowych podjąć ciekawe wyzwania technologiczne. Obecnie nasz zespół liczy ponad 900 osób.

Sala klubowa, na ścianach której umieszczane są zdjęcia pracowników

Maja: Czy macie stałe terminy przyjmowania do pracy nowych osób? IIe osób rocznie bierze udział w onboardingu?
Daria: Nowozatrudnione osoby standardowo dołączają do nas na początku oraz w połowie miesiąca. W 2017 roku zatrudniliśmy blisko 200 osób, a każda z nich wzięła udział w naszym programie onboardingowym.

Maja: A czy Wasz onboarding przewiduje działania skierowane do nowego pracownika jeszcze zanim pojawi się pierwszego dnia w pracy?
Daria: Nasz onboarding zaczyna się już na etapie procesu rekrutacji. Od samego początku kontakt z kandydatem budujemy w oparciu o nasze firmowe wartości: zwracamy się do siebie na "ty", stawiamy na relacje i budowanie dojrzałej, partnerskiej współpracy. Kandydaci korzystają ze stworzonego z myślą o nich portalu rekrutacyjnego, na którym sami wskazują dogodne dla siebie terminy spotkań. Mogą także poznać nasze rekruterki jeszcze przed spotkaniem, wchodząc na naszą zakładkę kariera. Zawsze to raźniej w tak stresującej sytuacji spotkać znajomą twarz!

W FP zależy nam, by przeciwdziałać negatywnym emocjom towarzyszącym pierwszemu dniu pracy i zmniejszać barierę wejścia do organizacji. Dlatego jeszcze przed oficjalnym startem nowa osoba otrzymuje przewodnik "FPAdventure", który w lekki i przystępny sposób opowiada o tym, kim jesteśmy i jak pracujemy oraz czego może się spodziewać przekraczając nasze progi.

 
"Trzeba wiedzieć" - okładka odświeżonego firmowego przewodnika na start - "FPAdventure", który już wkrótce ujrzy światło dzienne
 
Przedpremierowy fragment przewodnika "FPAdventure"

Każda nowa osoba otrzymuje też spersonalizowanego maila z informacjami odnośnie terminu i godziny rozpoczęcia pracy, nazwy projektu, nowego lidera oraz ankietę, na podstawie której przygotowujemy umowę i inne dokumenty kadrowe. Dodatkowo nasi nowi koledzy otrzymują dostęp do poczty firmowej oraz naszego Intranetu, za pomocą którego mogą jeszcze przed rozpoczęciem pracy, zaangażować się w życie firmy.

Maja: Sporo! I pierwszy raz słyszę o dostępie do emaila i intranetu przed przyjściem do pracy. A jak zorganizowany jest pierwszy dzień pracy nowego pracownika?
Daria: Każdy nowy pracownik zostaje powitany przez swój nowy zespół, czeka na niego gotowe stanowisko pracy oraz welcome pack, a w nim m.in. pyszne czekoladki opisujące nasze benefity.  Pierwszy tydzień w FP upływa pod znakiem szkoleń wdrażających do organizacji i do roli, a niektóre z nich, np. wycieczka po firmie, mogą odbyć się już pierwszego dnia.

Mamy też wsparcie dla lidera (przełożonego). Mając na uwadze, że pierwsze dni zatrudnienia mogą być stresujące także dla lidera, stworzyliśmy poradnik, będący zbiorem wskazówek i pomysłów, w jaki sposób lider może zadbać o dobre relacje w zespole i jak najlepiej przygotować się na przyjście nowej osoby.

Choć jest nas ponad 900, to nie chcemy być anonimowi, dlatego naszą tradycją jest mailowe przedstawianie się na forum. Naszych nowych kolegów zachęcamy do wysłania powitalnego maila, w którym poza imieniem, nazwiskiem i projektem warto podzielić się też swoimi pasjami.
Zależy nam, by nasi nowi koledzy wiedzieli, że wszyscy tu na nich czekamy i to nie tylko dlatego, że pewnie przyniosą ciasto na powitanie.

 
"Welcome pack" dla nowego pracownika na słodki początek. Zachęca do przełamania "pierwszych lodów" poprzez podzielenie się z innymi pracownikami

Maja: I jak reagują nowe osoby? Wysyłają takie emaile czy wstydzą się jeszcze pierwszego dnia?
Daria: Większość naszych nowych kolegów i koleżanek podchodzi do tej tradycji bardzo entuzjastycznie i wysyła maila powitalnego jeszcze przed rozpoczęciem pracy! To są bardzo fajne wiadomości, w których ludzie otwarcie piszą o swoich zainteresowaniach i dotychczasowym doświadczeniu.  Pamiętam, ile radości sprawiły mi odpowiedzi od jeszcze nieznanych mi osób, które pisały, że witają na pokładzie i cieszą się na współpracę. To było naprawdę bardzo budujące.

Maja: Filip Kałamaga, Wasz Product Manager, którego poznałam na jednej z międzynarodowych konferencji, zdradził mi, że w Wasz onboarding zaangażowany jest również CEO? Jakie zadania macie dla niego?
Marta Zwolińska: Jak przystało na firmę, którą zakłada się z kolegami na studiach, nasz CEO, Jarosław Czaja (do którego mówimy Jaro), przez pierwsze lata sam był "facetem od HR-u", czyli rekrutował i wprowadzał ludzi. To oczywiście historie sprzed kilkunastu lat, ale po dziś dzień ma osobisty kontakt z każdą nową osobą w firmie, poza jakimiś losowymi przypadkami. Jest wizjonerem i generalnie "żyje w przyszłości", więc kontakt z "nowymi" przydaje mu się jako element bycia w firmie "tu i teraz" (śmiech). Od wielu lat nasz szef ma spotkania z nowymi osobami po zakończeniu 3-miesięcznego okresu próbnego. Jest na nich tylko on i grupa kilkunastu ostatnio zatrudnionych. Ludzie mówią mu o plusach i minusach, jakie odczuwają, a on odpowiada na pytania i uwagi. Dodatkowo od jakiegoś 1,5 roku ostatni etap rozmów rekrutacyjnych, czyli spotkanie z szefem, zastąpiliśmy śniadaniem. Odbywa się ono po pierwszym tygodniu pracy nowych osób i można na nim porozmawiać na niezobowiązujące tematy i zjeść coś w naszej restauracji. Ta forma pozwala też lepiej zintegrować się "nowym" między sobą, co jest nieocenione.

Maja: A kolejne dni i tygodnie – jak tu wygląda wdrażanie do pracy?
Marta: W pierwszym tygodniu grupa „przewodników” prowadzi tematyczne szkolenia. Składają się one z 5 części:

Obszary "FPAdventure"

Kasia Lipka: Dojście do tego, w jaki sposób wdrażać nowych pracowników, było budowane latami i jesteśmy bardzo dumni, że nasze starania zauważone zostały również na zewnątrz. "FPAdventure" została doceniona w konkursie: „Najlepszy program wdrożenia nowego pracownika”. Tym, co przyciągnęło uwagę jury, to sposób, w jaki wdrażamy pracowników oraz zaangażowanie jakie przykładamy do ich rozwoju.
Cały czas staramy się ulepszać nasz onboarding, słuchać tego co nowi pracownicy mają nam do powiedzenia oraz poszukiwać obszarów, w których można go rozszerzyć. Ostatnio pojawił się pomysł na onboarding dla mam wracających do pracy. :)

Maja: Super. Co dokładnie zawiera?
Marta: To testowe wdrożenie o banalnej formie. Wolałabym mówić o nim, jak już będzie "śmigać", no ale możemy dla Ciebie uchylić rąbka tajemnicy. To jest tak prosta rzecz, jak tylko się da. Jej głównym składnikiem jest empatia :-) W tym wdrożeniu chodzi na wysokim poziomie o to, żeby pokazać wracającej po urlopie mamie, że rozumiemy, że to trudny czas, że to normalne, że i firma się w czasie urlopu zmieniła i że ona, jako człowiek, ma pewnie na nowo świat poukładany w głowie.

Mały prezent dla rodziców od Future Processing

Z czego to się składa: z 3 dokumentów i upominku niespodzianki. Jest dokument z FAQ formalno-kadrowym przygotowany z kadrami (wiedza praktyczna), jest dokument wysyłany liderowi, który pokazuje mu dobre praktyki (jak przygotować "mamę" i zespół do jej powrotu, np. by określili, jakie są w praktyce możliwości alternatywnej formy pracy - zadaniowo? zdalnie? część etatu itp.), jest wreszcie prezentacja dla mamy, która zachęca ją do tego, by "wgrać sobie aktualny obraz firmy" i podpowiada, jak to zrobić (np. gdzie na Intranecie są najważniejsze informacje, ale też zapraszając ją na szkolenie o biznesie).

Druga rzecz to zachęcamy mamę, by sama ponownie przywitała się z zespołem oraz skorzystała (jeśli jeszcze tego nie zrobiła) z dołączenia do miejsc, które łącza grupę rodziców w FP (przedszkole, grupa „wymiankowo / wspierająca”). Przypominamy też o kontakcie z HR-em, jeśli w czasie urlopu mama odkryła nowe supermoce i ma ochotę zmienić rolę. Miła niespodzianka to kubek na ciepłą (!) kawę i bon do naszego SPA.

Baby boom w FP

W opracowaniu uczestniczyły m.in. osoby, które same także niedawno wracały z takiego urlopu, więc myślę, że podstawowego składnika, empatii, w tym onboardingu nie brakuje. Już latem i jesienią czekamy na kolejne koleżanki, a że baby boom nas nie omija, to mam nadzieję, że ten prosty sposób witania mam, dobrze wpłynie na... wszystkich. :)

 
Jedna z niespodzianek dla rodziców FP po narodzinach malucha

Maja: Filip Kałamaga zdradził mi na LinkedIn, gdy szukałam fajnych casów o onboaringu, że wisienką na torcie onboardingowym jest gra HelloFP. Na czym polega?
Marta: Znowu zacznę od historii. :) Gdy zaczynałam pracę w FP, ponad 4 lata temu, dostałam analogowe „HelloFP”, zwykłą kartkę, na której były 3 listy: początkujący / średniozaawansowany / fest pochytany (coś w ten deseń). Każda lista zawierała kilkanaście wydarzeń, których prawdopodobnie doświadczę w okresie wdrażania się w firmę. Faktycznie po jakimś czasie patrzyłam na listę i mogłam odznaczyć prawie wszystko, co było na niej napisane. Te zachowania to działania moje albo innych w stosunku do mnie, które w taki bardzo praktyczny sposób pokazywały, co to jest za firma, jaką ma kulturę.
Po latach analogu przenieśliśmy ten koncept online i tak powstała gra wdrożeniowa, która była naszym wewnętrznym projektem.

Maja: A zbieracie feedback po onboardingu?
Marta: Prosty sposób, po wycieczkach wysyłamy ankietkę na SharePoincie. Możemy zdradzić, że trzymamy wysoki (a nawet bardzo wysoki) poziom! Poza oceną w skali, zbieramy też komentarze, no i oczywiście "przewodnicy" szkoleń wdrożeniowych zbierają wrażenia w czasie rozmów z ludźmi.

Maja: Skoro mowa o SharePoincie, to Wasz intranet Intra, o którym pisałam już na blogu (Intranet na sprzedaż. MyFuture w firmie Future Processing), ma moduł onboardingowy?
Kasia: Wykorzystując najlepsze praktyki, zaczerpnięte z doświadczenia we wdrażaniu przez ostatnie lata nowozatrudnionych przygotowaliśmy zestaw „zadań na start” – grę wdrożeniową. Idea modułu oparta jest na grywalizacji. Każdy z nas wie, jak bardzo stresujące są pierwsze kroki w nowej firmie, dlatego postanowiliśmy rozładować nieco napięcie, wykorzystując szereg kreatywnych rozwiązań wspomagających łatwe nawiązywanie znajomości, wdrożenie się pracowników oraz zaangażowanie w życie firmy.  

Na sam początek nowy członek zespołu ma za zadanie napić się wspólnie ze współpracownikami kawy, polubić zdjęcie ze wspólnej galerii czy podziękować komuś za pomoc poprzez wysłanie Kudo Kartki.

[przyp. Kudo kartka polega ona na stworzeniu w ramach organizacji mechanizmu, który pozwala na przekazywanie sobie nawzajem podziękowań za dobrze wykonaną pracę. Podziękowania te wyrażane są w formie papierowych bądź elektronicznych kart typu kudo. Jeśli chcecie dowiedzieć się więcej, sprawdźcie artykuł Kudo cards w praktyce].

 
Przykładowa Kudo karta

Nowa osoba staje się członkiem zespołu już od pierwszego dnia i może korzystać z szeregu możliwości, jakie oferuje firma: biblioteki, zajęć językowych, sekcji zainteresowań (np. biegowej :) ), wypożyczalni gier planszowych, obiadów w restauracji Progress Bar, siłowni, SPA czy przedszkola dla swoich pociech. Nasza komunikacja wewnętrza i wszystkie te udogodniana powiązane są ze sobą funkcjonującym w ramach FP Intranetem, w którym w jednym miejscu zgromadzone są kluczowe informacje, a nowy pracownik od samego początku uczestniczy w życiu firmy. Na stronie głównej zamieszczone są najświeższe wydarzenia, w wewnętrznej wyszukiwarce można znaleźć wszystkie potrzebne informacje, a dzięki odpowiednim sekcjom na stronie głównej załatwić formalności, takie jak: zgłoszenie problemu do odpowiedniego działu, rozliczenie delegacji, zawnioskowanie o urlop, zamówienie obiadu, potrzebnego sprzętu, wypożyczenie książek itp.

Marta: Zaletą tej gry z perspektywy wdrożenia jest wg mnie przede wszystkim to, że te zadania powtarzają wiele informacji, które nowa osoba dostaje na samym początku pracy. A wiadomo, że zapamiętać po 1 tygodniu pracy da się tylko część. Gra wdrożeniowa rozkłada informacje w czasie na kilka miesięcy i jest takim impulsem, który przypomina "zobacz, tu możesz zrobić coś takiego, skorzystaj, jak chcesz". Ma to szczególne zastosowanie w przypadku coraz liczniejszych firm, które oferują swoim pracownikom naprawdę dużo możliwości i spamiętać się tego nie da.

Filip Kałamaga: Może najlepiej będzie, jak pokażę, jak to wygląda w praktyce.
Na zdjęciu poniżej możecie zobaczyć, jak wygląda moduł onboardingu po przejściu pierwszego etapu adaptacji.

Moduł onboardingowy w intranecie Intra przygotowanym przez Future Processing

Oczywiście wzięliśmy pod uwagę to, że każda firma posiada wypracowane już przez siebie najlepsze praktyki, dlatego cały proces jest w 100% konfigurowalny. Zarówno nazwy etapów, jak i zadania, za które przyznawane są punkty, można w pełni dostosować do własnych potrzeb.

Uwieńczeniem całego procesu onboardingu jest ankieta, za pomocą której łatwo i szybko zbieramy feedback. Dzięki temu możemy cały czas doskonalić nasz proces, by kolejni pracownicy jeszcze płynniej rozpoczynali pracę w naszej organizacji.

Aby zwiększyć skuteczność, ustawiliśmy automatyczne powiadomienia emailowe kończące cały proces onboardingu. Wszystkie odpowiedzi są przez nas zbierane i analizowane w celu ciągłego udoskonalania procesu wdrażania nowych pracowników.

Maja: Bardzo dziękuję Wam za poświęcony czas i tak otwarte podzielenie się z nami Waszym procesem wdrażania do pracy nowych pracowników.
Future Processing: My również bardzo Ci dziękujemy.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga,
• newsletter – raz w tygodniu nowy wpis z bloga w Waszych skrzynkach e-mailowych (zapisy – prawa kolumna bloga, sekcja newsletter),
• szkolenia z komunikacji wewnętrznej – terminy najbliższych szkoleń otwartych, ofertę szkoleń zamkniętych i sesji indywidualnych.

Zdjęcia i grafiki: Future Processing