Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Ile grup docelowych wyszczególniliście w komunikacji wewnętrznej w swojej firmie? Jedną, która nazywa się pracownicy? Jest ich zdecydowanie więcej.

W poszukiwaniu grup docelowych
W komunikacji wewnętrznej podobnie jak w public relations, marketingu czy employer brandignu można wyszczególnić kilka grup docelowych, do których kierujemy nasze działania komunikacyjne. Każda z tych grup jest inna, każda ma inne cechy, które wpływają na to, jak odbiera nasze komunikaty, ale też jak komunikuje się z otoczeniem. Bez tej wiedzy nasze kolejne działania w obszarze komunikacji wewnętrznej mogą być jak strzelanie kulą w płot. Trafi, odbije się i tyle.
Dlatego zanim zaczniemy prace nad planowaniem działań komunikacji wewnętrznej, poszukajmy grup docelowych w naszej organizacji.

Czy wszyscy pracownicy są tacy sami? Czy osoby zajmujące różne stanowiska, pracujące w różnych działach, miastach, zajmujące różne szczeble w strukturze firmy są takie same? Oczywiście, że nie. Inaczej scharakteryzujemy grupę kadry kierowniczej średniego szczebla, jeszcze inaczej komunikuje się najwyższa kadra zarządzająca, a inaczej powinniśmy mówić do pracowników call center czy pracowników produkcji. Dlatego zadanie numer 1 – wyszczególniamy grupy docelowe prowadzonych działań komunikacji wewnętrznej i je nazywamy np. kadra kierownicza najwyższego szczebla, pracownicy produkcji w lokalizacji 1, pracownicy produkcji w lokalizacji 2 itp.

Tworzymy persony
Gdy wiemy, z jakimi grupami docelowymi mamy do czynienia, budujemy tzw. persony, czyli zastanawiamy się, jakimi cechami odznacza się każda z tych grup. To zadanie numer 2. Persona to fikcyjna postać, przedstawiciel danej grupy docelowej, któremu przypisujemy zbiór cech właściwych dla danej grupy. Możemy dać jej imię, określić miejsce w strukturze firmy, sprawdzić, jak spędza czas w pracy, gdzie bywa w firmie, co lubi, jakich informacji poszukuje i gdzie, jaki ma styl komunikacji, które tematy są dla niej najważniejsze itd. Im lepiej poznamy nasze grupy docelowe, tym łatwiej będzie nam później dopasować przekaz i narzędzia, by trafiły do danych pracowników. Zbieramy więc wszystkie informacje, które pomogą nam w komunikacji z daną grupą pracowników.

Poniżej znajdziecie 2 przykłady person i ich krótką charakterystykę w zakresie komunikacji za pośrednictwem intranetu. Te persony, do stworzenia których Was zachęcam, powinny pokazywać całokształt działań w komunikacji wewnętrznej, nie tylko w zakresie jednego narzędzia.

Źródło: artykuł How to Guide for Creating Intranet User Personas
 

Źródło: prezentacja Extend IBM Connections to a Social Intranet with Internal Communications, Employee Relations and Custom Applications

Jeśli mamy taką możliwość, warto po spisaniu charakterystyki danej grupy, nanieść najważniejsze wnioski do tabeli, czy zaprezentować je w formie graficznej. Łatwiej potem wracać nam do takich danych, są czytelniejsze, łatwiej też porównywać grupy ze sobą. Jeśli nie macie pod ręką grafika, który mógłby coś takiego stworzyć, możecie takie persony wykonać sami np. w narzędziu do budowania prostych grafik czy nawet w wordzie. W internecie można znaleźć wiele przykładów takich person jako inspiracji – sprawdźcie np. tutaj.

Mamy persony i co dalej?
Kiedy już dowiemy się dokładnie, jakimi cechami charakteryzują się kolejne grupy docelowe, możemy pójść krok dalej. Planując działania komunikacji wewnętrznej (zobacz wpis „Jak stworzyć plan komunikacji wewnętrznej”), np. akcję informacyjną do pracowników, warto sprawdzić, co wyszło nam w charakterystyce takiej persony i według tej instrukcji dopasować przekaz i dobrać narzędzia komunikacji wewnętrznej.

Dlaczego warto poświęcić czas na scharakteryzowanie grup docelowych?
Przede wszystkim po to, aby wiedzieć, z kim prowadzicie dialog. Persona pozwala nam spojrzeć na świat oczami grupy docelowej i dostrzec w nim to, co jest szczególnie ważne dla danej grupy. Również po to, aby efektywniej planować działania komunikacyjne, by były one właściwie dopasowane do danej grupy. Dzięki temu będziemy bardziej skuteczni, a nasze działania będą miały szansę odpowiedzieć na oczekiwania grupy docelowej i być przez nie zauważone i zrozumiane. Poza tym wykonanie takiej pracy i odnoszenie się do niej w późniejszych działaniach świadczy o strategicznym podejściu do komunikacji wewnętrznej.

Budowaliście kiedyś persony dla swoich grup docelowych w komunikacji wewnętrznej? Jeśli mielibyście ochotę pochwalić się nimi, zapraszam do kontaktu.

*****************

Wpisy z bloga na bieżąco:
-> Facebook bloga,
-> newsletter – jeśli wolicie dostawać je e-mailem, to raz w tygodniu wysyłam newsletter z nowym wpisem wprost do Waszych skrzynek. Zapisać można się na niego poprzez formularz, który jest w prawej kolumnie bloga.

Sprawdźcie również terminy najbliższych szkoleń z komunikacji wewnętrznej.

Pozdrawiam
Maja Biernacka
bee DIFFERENT
agencja komunikacji wewnętrznej
Poznań
 
Fot. MB/Poznań