Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Praca nadziewana korzyściami – onboarding w firmie Wedel

Bardzo zależało mi na tym wywiadzie, ponieważ proces, jaki zastosowały Kasia i Ewa podczas wypracowywania nowego onboardingu w ich firmie, jest idealny. Zapraszam Was do firmy Wedel, gdzie poznamy kulisy projektowania nowego procesu wdrażania pracowników do pracy w onlinowych czasach.

Zanim jednak to, 3 słowa o samej firmie. Wedel to słodka firma, której przedstawiać Wam nie muszę. To kultowa marka i jeden z trzech  liderów branży czekoladowej w Polsce, który w 2021 roku świętuje 170-lecie istnienia. W działającej od lat 30. XX w. fabryce na warszawskim Kamionku, powstają legendarne produkty jak Ptasie Mleczko®, czekolada Jedyna czy ręcznie dekorowany Torcik Wedlowski.

Firma zatrudnia blisko 1300 osób. To pracownicy Wedla są autorami zmian. Skutecznie pomaga w tym kultura organizacyjna, w którą wpisane jest kwestionowanie statusu quo, otwartość na zmiany i nieustanne usprawnianie procesów. Podejście to obejmuje także obszar HR. W ostatnim czasie, aby odpowiadać na aktualne wyzwania, wdrożono nowe rozwiązania cyfrowe, m.in. w procesie onboardingu. Wszystko po to, aby poprawić komfort wprowadzania nowych pracowników do firmy.

W Wedlu funkcjonuje kilka kanałów komunikacji wewnętrznej, m.in. plakaty i plazmy w przestrzeni produkcyjnej, e-tygodnik, mailingi, wewnętrzna platforma Twój Wedel oraz kwartalnik „Temperówka”, którego nazwa pochodzi od urządzenia do temperowania, czyli krystalizacji masła kakaowego w czekoladzie – to jeden z najważniejszych etapów produkcji czekolady.

O nowym procesie onboardingu pracowników i znaczeniu komunikacji opowiedziały mi przedstawicielki Wedla: Ewa Sokolik, Kierownik Rekrutacji i Katarzyna Górka, Specjalista Rekrutacji, które odpowiadały za przygotowanie i realizację projektu.


Ewa Sokolik, Kierownik Rekrutacji w LOTTE Wedel

Katarzyna Górka, Specjalista Rekrutacji w LOTTE Wedel

Maja: Dziewczyny, zacznijmy od czasów przed onboardingowych. Jak wyglądało przyjęcie nowego pracownika do pracy w Waszej słodkiej firmie?

Ewa: Za sukcesem Wedla stoją ludzie, dlatego chcemy, żeby każdy pracownik czuł się u nas dobrze – przykładamy ogromną wagę do stworzenia wyjątkowej atmosfery, budowania współpracy. Odzwierciedla to jedna z naszych organizacyjnych wartości tj. „Czuję radość z pracy i w pracy”. Moment „wejścia do Fabryki Czekolady” jest naprawdę magiczny! Bardzo zależy nam na tym, aby przyjazny klimat towarzyszył nowemu pracownikowi od samego początku.

Wcześniej mieliśmy w Wedlu opracowany plan pierwszego dnia pracy. Jednak na przestrzeni lat zaszło wiele zmian organizacyjnych: od 2016 r. liczba osób zatrudnianych w każdym miesiącu wzrosła ponad dwukrotnie, zmieniły się też wewnętrzne kompetencje działów. Dodatkowo zmotywowały nas realia pandemii, kiedy przeszliśmy częściowo na pracę zdalną i ograniczyliśmy spotkania na żywo. Wiedzieliśmy, że to jest ten czas, kiedy musimy zająć się uporządkowaniem i odświeżeniem naszego procesu oraz wprowadzeniem rozwiązań zdalnych.

Kasia: W proces zaangażowanych było wiele osób z różnych działów, m.in. Administracji, IT, Kadr, Szkoleń. Chcieliśmy, żeby wszystkie te osoby czuły się współtwórcami projektu. Co więcej, przed powołaniem specjalnego zespołu projektowego, odpowiednią rangę nadał mu Komitet Sterujący, który określa priorytety firmy. Dzięki temu zyskaliśmy dużą promocję wewnętrzną oraz wsparcie i zaangażowanie menedżerów wyższego szczebla.

Maja: A jak wyglądały prace nad tym procesem. Wiem, że skorzystaliście z metody service design.

Ewa: Punktem wyjścia w opracowywaniu nowego procesu było dla nas zaadresowanie 4 aspektów onboardingu w zakresie: proceduralnym i technicznym, związanym z oczekiwaniami i zadaniami na stanowisku, integracją zespołową oraz wdrożeniem w kulturę organizacyjną. Do fazy badawczej i koncepcyjnej zastosowaliśmy nową dla nas metodę service design. Zależało nam na tym, by odpowiedzieć na realne problemy i potrzeby w organizacji.

Ogromną wagę przyłożyliśmy do początkowego etapu – chcieliśmy bardzo dobrze poznać punkt widzenia każdej z zaangażowanych w onboarding grup. Przeprowadziliśmy ok. 60 wywiadów ze wszystkimi uczestnikami procesu: nowymi pracownikami, którzy dołączyli do nas w ciągu ostatniego pół roku, przełożonymi tych osób, osobami zaangażowanymi w zatrudnienie, przygotowanie sprzętu oraz przekazanie niezbędnej na początek wiedzy organizacyjnej. Grupa pracowników była zróżnicowana – byli to reprezentanci różnych stanowisk, na wyższym i niższym szczeblu, również tacy, którzy w ostatnim czasie zmienili swoją rolę w organizacji. Wszystkie działania zrealizowaliśmy online.

W materiałach onboardingowych wystąpili pracownicy firmy LOTTE Wedel

Maja: Super, mocne przygotowanie do fazy projektowania. Tak właśnie powinien zaczynać się ten proces. Czyli nie projektujemy procesu, bo nam się wydaje, że tak będzie dobrze, tylko badamy realne potrzeby. Co zrobiliście potem?

Kasia:. Wytypowaliśmy w organizacji 3 grupy pracowników: z biura, sprzedaży i produkcji. Każda z nich ma nieco inną specyfikę i potrzeby, dlatego nasz zespół projektowy podzieliliśmy na streamy (kanały), z których każdy zajmował się dedykowanym obszarem. Każdy stream, składający się z przedstawicieli różnych działów, opracował wyzwania projektu, mapę ekosystemu procesu oraz persony swojej grupy: określił typowe motywacje, umiejętności i potrzeby w procesie zatrudnienia. Bazowaliśmy na wnioskach, które wyciągnęliśmy z wywiadów, o których wspomniała Ewa.

Ewa: Kolejnym krokiem było opracowanie employee journey, czyli ścieżki nowego pracownika w firmie. W każdym z naszych obszarów wygląda to nieco inaczej, ale w każdej grupie są też wspólne etapy. Ta ścieżka zaczyna się już w momencie rekrutacji tj. pierwszego kontaktu z przedstawicielem firmy i rozmowy o przyszłych obowiązkach. Następnie prezentujemy ofertę pracy i podpisujemy z kandydatem list intencyjny. Przesyłamy też szczegółowe informacje o naszych benefitach. Kolejnym krokiem jest przygotowanie wszelkich spraw formalnych: dokumentów do zapoznania się i wypełnienia, przygotowanie narzędzi pracy.

Dopiero teraz dochodzimy do pierwszego dnia pracy, kiedy na nowego pracownika czeka sporo zadań: szkolenia obowiązkowe, spotkanie z szefem i zespołem, zapoznanie z harmonogramem wdrożenia. Szczególnie zależy nam, aby od samego początku, na każdym kroku, wprowadzać nowe osoby w klimat i kulturę organizacyjną Wedla oraz budować zrozumienie wartości firmy.

Maja: Świetny pomysł. Fajnie, że na start podpisujecie list intencyjny, aby dać nowej osobie poczucie, że proces formalny właśnie się rozpoczął. To też integruje tę osobę z firmą i daje jej pewność, że spokojnie może opuścić obecne miejsce pracy. A co było dla Was kluczem przy projektowaniu tego procesu?

Ewa: Według mnie najważniejsze było towarzyszące nam cały czas pytanie: „dlaczego?”. Nie odpuszczaliśmy i drążyliśmy wnikliwie, by poznać przyczyny i mechanizmy wszystkich zachowań i trudności napotykanych przez nowych pracowników oraz osoby zaangażowane w proces wdrożenia. Na przykład, dotychczas przyjmowaliśmy pracowników 4 razy w miesiącu. Widzieliśmy, z jakimi to się wiąże nakładami czasu i pracy w organizacji. I tu pomogło nasze kluczowe pytanie: „dlaczego?”. Dlaczego zatrudnialiśmy co tydzień? Nikt już nie pamiętał – tak się przyjęło, tak się wszyscy przyzwyczaili. Udało nam się ograniczyć tę liczbę do 2 dni – na początku i w połowie miesiąca. W ten sposób powstał kalendarz zatrudnienia na cały 2021 rok. Dzięki takiemu podejściu oszczędzamy czas wszystkich osób zaangażowanych w onboarding, m.in. w prowadzenie szkoleń, przygotowywanie dokumentów, organizację spotkań, komunikację.

Maja: Prosta zmiana, a jakie oszczędności. Wiem, że podzieliliście prace na kilka obszarów. Przejdźmy przez nie. Zdradźcie nam, co zrobiliście w obszarze, który nazwaliście: przegląd procesu zatrudnienia i narzędzi?

Kasia: Przy przeglądzie procesu zatrudnienia każdy ze streamów opracował dla swojej grupy dedykowany proces od złożenia oferty pracy do wdrożenia kandydata. Kluczowym było dla nas doprecyzowanie ról i odpowiedzialności w tym procesie, a także zaadresowanie potrzeb, które usłyszeliśmy podczas wywiadów – zarówno ze strony nowych pracowników, jak i działów wspierających onboarding. Następnie stworzyliśmy agendę pierwszych dni pracy, które z jednej strony są dostosowane do warunków pracy każdego obszaru, a z drugiej strony zawierają punkty styku – to zadanie było dla nas największym wyzwaniem. Sporządziliśmy też system informowania o nowym pracowniku. Wiemy, jak ważne jest ciepłe przyjęcie w firmie, dlatego rozsyłamy specjalny mailing, w którym przedstawiamy nowe koleżanki i kolegów.

Powitalny mail onboardingowy

Ewa: Kolejnym krokiem był przegląd informacji, potrzebnych nowemu pracownikowi. Przygotowaliśmy atrakcyjne materiały – m. in. mailingi, nawiązujące do naszego EVP i czekojęzyka, welcome packi, książeczkę na temat benefitów czy wiadomość powitalną od Zespołu Zarządzającego. Na wewnętrznej platformie komunikacyjnej stworzyliśmy też specjalną zakładkę „ABC nowego pracownika”, gdzie wszystkie aktualne materiały są dostępne w jednym miejscu. Wszyscy pracownicy otrzymują pendrive z wewnętrznymi regulaminami, a osoby z produkcji dodatkowo – kilkunastostronicową broszurę z najważniejszymi informacjami o firmie, powitaniem Dyrektora Zarządzającego, mapkami, jak poruszać się po Fabryce oraz zasadami pracy.

Powitanie nowych pracowników przez kadrę zarządzającą

Maja: Kolejnym etapem było określenie i zebranie informacji potrzebnych nowemu pracownikowi i zaplanowanie odpowiednich szkoleń. Co dokładnie zrobiliście w tym etapie?

Ewa: Wiedzieliśmy, że mamy, na czym bazować, nie budowaliśmy od początku. Zweryfikowaliśmy wszystkie materiały, które do tej pory funkcjonowały w Wedlu. Następnie stworzyliśmy nową matrycę szkoleń – wyznaczyliśmy, jakie spotkania powinny być obowiązkowe, a jakie dodatkowe. Opracowaliśmy też listę kursów dedykowanych do określonego stanowiska.

Kasia: Wówczas przygotowaliśmy kalendarz szkoleń na cały rok 2021. To pozwoliło nam na zautomatyzowanie żmudnych zadań, takich jak tworzenie planu wdrożenia przy każdym zatrudnieniu czy generowanie linków na spotkania zdalne. Co ciekawe, sami wzięliśmy udział w dotychczasowych szkoleniach. Sprawdziliśmy, jakie są ich mocne i słabe strony. Dużym wyzwaniem były realia pracy zdalnej i dostosowanie programu do trybu online.

Ewa: Przeprowadziliśmy również specjalne szkolenia dla naszych wewnętrznych trenerów. Chcieliśmy ich wesprzeć i jak najlepiej przygotować do nowej sytuacji. Forma zdalna różni się od spotkania stacjonarnego w sali, dlatego zależało nam na zapewnieniu trenerom komfortu i właściwych narzędzi. Dlatego poznali oni metody budowania zaangażowania oraz aktywizacji uczestników, przekazywania wiedzy, a także radzenia sobie z trudnymi sytuacjami podczas szkoleń zdalnych.

Fragment onboardingowej broszury z benefitami

Maja: Bardzo podoba mi się pomysł wzięcia udziału w szkoleniach, by sprawdzić, co jeszcze można w nich usprawnić. A jaką rolę w tym procesie onboardingu odgrywa Wasza kadra kierownicza?

Ewa: Wiedzieliśmy, że kadra kierownicza to kluczowy interesariusz. To przełożony jest odpowiedzialny za przyjęcie pracownika do zespołu. Odpowiada zarówno za kwestie techniczne, ale również za wymiar ludzki. Zależało nam, by pokazać menadżerom, jak ważną rolę odgrywają w tym procesie i co oni mogą zrobić, by rozpoczęcie pracy w Wedlu było czystą przyjemnością i wiązało się z samymi dobrymi wspomnieniami.

Kasia: Stworzyliśmy kompleksowe materiały wspierające kierowników w procesie wdrożenia nowego pracownika. Na naszej wewnętrznej platformie powstała specjalna podstrona „ABC Menedżera”, gdzie wszystkie te treści są zebrane, uporządkowane i łatwo dostępne. Powstała także checklista dla menedżera, w której przeprowadzamy kierownika przez cały proces, wskazując zadania do wykonania w odpowiednim czasie.  Przygotowaliśmy krótki opis dobrych praktyk, w których przybliżamy, jak mówić o kulturze organizacyjnej, o roli pracownika, jak wspierać w pierwszych dniach i pomóc mu odnaleźć się w zespole. I co ważne – jak zrobić to właściwie w trybie zdalnym.

Maja: Zadbaliście o każdy aspekt. Jak monitorujecie i oceniacie, czy onboarding się sprawdza? Szczególnie teraz w pandemii.

Kasia: Od początku wiedzieliśmy, że monitorowanie efektów to bardzo ważny etap. W ubiegłym roku, jeszcze przed wdrożeniem zmian, zebraliśmy opinie pracowników o dotychczasowym procesie. Dzięki nim mamy punkt odniesienia i możemy zweryfikować efektywność nowych działań. Zaplanowaliśmy zbieranie informacji zwrotnej po 2 tygodniach i po 3 miesiącach pracy. Pierwsze ankiety dotyczą stricte technicznych kwestii: odbytych szkoleń, dostępności narzędzi pracy, organizacji pierwszych dni pracy. Po 3 miesiącach pytamy już głównie o poczucie zintegrowania z organizacją. Pracownicy sprzedaży, ze względu na nieco inną specyfikę wdrożenia w nową rolę, otrzymują dodatkową ankietę po 6 miesiącach od zatrudnienia.

Ewa: Od początku roku w nowym procesie wdrożyliśmy już 16 pracowników sprzedaży i biura. Przeprowadziliśmy wśród nich pierwsze badania ankietowe. Z ogromną ciekawością czytamy ich wyniki, bo zgodnie z powszechną u nas kulturą feedbacku, a także praktyką nieustannego doskonalenia procesów Kaizen, chcemy stale usprawniać wprowadzane rozwiązania. Dlatego opinie załogi są dla nas niezwykle ważne.

Maja: To na koniec chciałabym jeszcze, abyście powiedziały, jakie 3 wskazówki dałybyście osobom, które stoją przed wyzwaniem zaprojektowania onboardingu w ich firmie.

Ewa: Przede wszystkim – mimo że początkowa faza jest żmudna, trudna i wymaga cierpliwości - nie rezygnujcie z niej. Bez tego etapu nie stworzycie optymalnie działającego procesu. Po drugie, podejdźcie do całego projektu z ogromną otwartością i ciekawością. Zadawajcie kluczowe pytanie „dlaczego” i pracujcie stale, nie zakładając zakończenia prac. Proces ciągle będzie ewoluował – tak jest też u nas! Po trzecie, korzystajcie z doświadczeń pracowników, angażując ich w proces tworzenia wymarzonego onboardingu. Dzięki temu wszyscy będą mogli czuć się współautorami nowych rozwiązań i podpowiedzą Wam wiele ciekawych pomysłów. Konsultujcie je szeroko i zdobywajcie nowych wewnętrznych ambasadorów, a stworzycie program, odpowiadający potrzebom pracowników i firmy.  

Kasia: Zgadzam się z tym wszystkim, co wskazała Ewa. A od siebie dodam, że wdrażając nowy proces, warto bezpośrednio o nim opowiedzieć i pomóc przejść przez zmiany osobom, które w nim uczestniczą. My, oprócz komunikacji mailowej, organizujemy webinary i szkolenia dla menedżerów. Dzięki nim na bieżąco otrzymujemy feedback i rozmawiamy z kierownikami zatrudniającymi nowych pracowników. Tworząc przestrzeń do komunikacji, zyskacie dodatkowe pomysły i pytania, udoskonalicie swój proces – zobaczycie, co jest niejasne i co jeszcze warto zmienić.

Maja: Ja też podpisuję się pod tymi wskazówkami. Dziewczyny, bardzo Wam dziękuję za poświęcony na wywiad czas i chęć podzielenia się Waszymi doświadczeniami. Powodzenia w dalszych działaniach!

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
szkolenia otwarte z komunikacji wewnętrznej (także online)
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

grafiki: Wedel