Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Pracownicy nie znają się, nie wiedzą, kto co robi. Komunikacja między zespołami szwankuje. Co zrobić?

Zdarza się, że w badaniach, które realizuję dla Was, wychodzi mi, że pracownicy nie znają się, nie wiedzą, co z kim załatwić, dużo czasu zajmuje im szukanie odpowiednich osób. Niestety częsta rotacja, pandemia, home office i zarobienie w pracy nie pomagają dobremu poznaniu się pracowników. Komunikacja pozioma wypada słabo. A gdy patrzymy na nią tak, jak powinniśmy, czyli do strony biznesowej, to przecież tu jest codzienna współpraca, tu są projekty, tu są wyniki, tu są pieniądze. To kluczowy obszar dla działania każdej firmy, dlatego trzeba dbać o niego nieustannie. Jak? Kilka podpowiedzi ode mnie.

1.    Struktura organizacyjna w intranecie lub innym narzędziu. Ma być i koniec. Najlepiej w intranecie, jak drzewo, po którym można chodzić. Nic więcej tu nie napiszę, ponieważ temat ten szeroko opisałam we wpisie Struktura organizacyjna w intranecie – ciekawe rozwiązania. Wróć do niego po lekturze tego wpisu, jeśli to case dla Ciebie. I skończcie z tymi PDF-ami ze strukturą albo tekstami, że zbyt częste aktualizacje sprawiają, że się nie da. Heloł, mamy 2022 r., da się i trzeba to zrobić albo dalej Wasze firmy będą traciły pieniądze, ponieważ pracownicy nie znają się.  

Przykłady struktury organizacyjnej w intranecie, po której można „chodzić” (źródło: blkpros.com). Więcej w moim wpisie Struktura organizacyjna w intranecie – ciekawe rozwiązania

2.    Uzupełnione profile pracowników. Jak wyżej. Maja być i koniec. Odsyłam po więcej do powyższego wpisu o strukturze organizacyjnej w intranecie. 

3.    Integracja między zespołowa – między biznesowa. Jaki jest sens wysyłania na integrację zespołów, które dobrze ze sobą współpracują? Albo całych zespołów? Tak, wiem, zawsze mogą pracować ze sobą lepiej. Warto jednak tak dobrać zespoły, które mają się zintegrować, aby wybrać do integracji te podmioty, które współpracują ze sobą za mało z biznesowego punktu widzenia albo w ich współpracy pojawiają się problemy.

Wtedy podczas takiej integracji warto zaplanować działania zmierzające nie tylko na poznanie się lepiej jako ludzie, ale poznanie też swoich zadań i projektów, aby lepiej zrozumieć, czym drugi zespół zajmuje się, co jest dla niego priorytetem, z jakich narzędzi korzysta, jakimi zasobami dysponuje i jak to wpływa na inne zespoły. Wtedy ma to sens dla usprawnienia komunikacji poziomej.

4.    Pokazywanie, co robią inne zespoły i pracownicy. Warto też zaplanować więcej działań w wewnętrznych mediach, aby częściej pokazywać zespoły, projekty i pracowników. Jest wtedy szansa, że inne zespoły lepiej je poznają i zrozumieją, co przełoży się na usprawnienie komunikacji poziomej. Wideo prezentacje, konkursy na najciekawsze zaprezentowanie się zespołów, ale też wywiady o nowych projektach, głównych zadaniach zespołów itp. są tu bardzo mile widziane.

5.    Więcej miejsca na projekty i dla zespołów podczas dużych spotkań dla wszystkich pracowników. Kolejnym miejscem, które może dobrze się sprawdzić do pokazywania, co robią inne zespoły, są duże spotkania, np. town hall meeting, gathering meeting czy inne. Komunikacja bezpośrednia jest najskuteczniejsza, wykorzystacie to. To jednak, z czym się czasami spotykam w ocenie pracowników, to niedawanie szansy na zaprezentowanie się wszystkim zespołom. I te zespoły potem w badaniu piszą lub mówią, że to nie fair, że są pomijani, że czują się przez to mniej ważni dla firmy. Zaplanujcie takie wystąpienia dobrze.

 


6.    Akcje specjalne np. drzwi otwarte zespołów. Możecie też pomyśleć o organizacji akcji specjalnych, jak np. drzwi otwarte zespołów i zaproszenie na nie innych osób czy zespołów, czy np. zamiana stanowisk czy biurek, aby lepiej się poznać.

7.    Zwrócenie uwagi zespołom i kadrze kierowniczej, że to problem i zachęcanie do szukania rozwiązań. Zespoły zazwyczaj czują, że komunikacja z innymi zespołami im nie idzie, ale jakoś tak dziwnie nie zatrzymują się, aby się temu przyjrzeć i zastanowić się, jak można to naprawić. To zadanie dla kadry kierowniczej. Jeśli macie wyniki badania, które to pokazuje czarno na białym w liczbach i z cytatami pracowników, koniecznie pokażcie to kadrze, aby mieli świadomość, gdzie leży problem. Choć wg mnie oni to wiedzą, ale z jakiegoś powodu czasami mało robią, aby to zmienić. Ten powód to bardzo często brak czasu, za dużo asapów i dealinów.

No niestety, jeśli chcemy usprawnić komunikację poziomą, czyli codzienną współpracę biznesową, musimy się zatrzymać, zaplanować zmiany i je wdrożyć. Zysk będzie jednak spory – bo to tu są pieniądze z realizacji projektów biznesowych, tu też jest satysfakcja ze współpracy, a co za tym idzie i z komunikacji.

8.    Nastawienie na granie do wspólnej bramki, a nie bycie dla siebie drużyną przeciwną. Niestety często też od Was słyszę, że w Waszej firmie nie ma jednej drużyny, że pracownicy i zespoły nie grają do jednej bramki, że obserwujecie to już nawet na poziomie członków zarządu – każdy dba tylko swój pion i konkuruje z innym. Nie brzmi to dobrze. To bardzo duży problem, który powinien być szybko zaadresowany.

Problem leży wysoko na poziomie zarządu i w kulturze organizacyjnej. Taka postawa pracowników to ogromna starta dla wszystkich, także dla klientów. Naprawdę nie rozumiem, dlaczego firmy nie przeciwdziałają temu skutecznie. Obawiam się, że znowu mają za mało czasu, za dużo asapów i dealinów. Ale czy takie prowadzenie biznesu ma sens? Czy nie lepiej zwolnić na chwilę, zrobić porządki, nadać firmie nowy kierunek i zbierać profity? Brzmi sensownie, prawda?

To moje pomysły na usprawnienie komunikacji poziomej. Jeśli macie jeszcze inne – najchętniej te sprawdzone – to dajcie znać, chętnie dopiszę lub – jeśli to był duży projekt – chętnie przeprowadzę z Wami wywiad na bloga.   

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
szkolenia otwarte i kursy na platformie z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Fot: Pixabay.com