Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Program tv z 9-letnią prowadzącą. Zobacz, jak BGK zakomunikował nowe firmowe wartości

Dziś mam dla Was hit. Program tv na żywo z 9-letnią prowadzącą, która odpytuje zarząd. Do tego 60 zespołów firmy zaangażowanych w projekt. Obecność zarządu obowiązkowa. Brzmi jak niemożliwe? Możliwe, w Banku Gospodarstwa Krajowego. Poczytajcie i pooglądajcie, jak Zespół Komunikacji Wewnętrznej zorganizował komunikację zmiany firmowych wartości. Ja biję brawo za kreatywność, wykonanie i wyniki – o nich też jest na końcu mojego wywiadu z Piotrkiem Millerem, Ekspertem komunikacji wewnętrznej w tym banku.
 

Na początek 3 słowa wprowadzenia. Bank Gospodarstwa Krajowego jest polskim bankiem rozwoju – jedyną taką instytucją w naszym kraju. Ich misją jest wspieranie zrównoważonego rozwoju społeczno-gospodarczego Polski.

W Zespole Komunikacji Wewnętrznej pracuje 8 osób: Patrycja Tomaszewska, Monika Grządziel, Ania Mikułowska, Kamila Przybysz, Asia Kula, Łukasz Czerchawski i Piotr Miller, który udzielił mi tego wywiadu. Szefem zespołu jest Edyta Blachowska.

Wśród narzędzi komunikacji bank ma: intranet, digital signage, newsletter, MS Teams, spotkania, mailingi, tapety na komputery, sms-y, gadżety i akcje specjalne.

A to mój rozmówca, Piotrek:

Piotr Miller, Ekspert ds. komunikacji wewnętrznej w Banku Gospodarstwa Krajowego (LinkedIn)

Maja: Zanim zaczniemy na dobre rozmowę, powiedź nam proszę, jak obecnie wygląda życie w BGK w pandemii? Pracujecie zdalnie, hybrydowo? A jak było w czerwcu, gdy zrealizowaliście Wasz super projekt poświęcony wartościom?

Piotrek Miller: W Banku Gospodarstwa Krajowego od początku pandemii dbamy o zdrowie pracowników. Na początku pandemii decyzją zarządu i sztabu kryzysowego pracownicy przeszli na pracę zdalną. Gdy sytuacja pandemiczna uspokoiła się, tak jak większość organizacji przeszliśmy na system hybrydowy. Pracujemy tak do dziś.

Maja: Projekt, o którym będziemy rozmawiać, dotyczy Waszych nowych firmowych wartości. Jak powstały nowe wartości i skąd w ogóle pomysł na ich zmianę?

Piotrek: Końcówka 2020 i początek 2021 roku był dla nas bardzo intensywny. W tym czasie zarząd pracował nad nową strategią banku a my nad jej komunikacją. Poza nową strategią zaktualizowana została również misja, wizja oraz wartości.

W wypracowywanie wartości departament HR zaangażował pracowników uczestniczących w projekcie talentowym — Bank Talentów, wyższą kadrę menedżerską oraz zarząd. Istotne było to, aby pracownicy uczestniczyli przez cały czas w procesie ich tworzenia. Jesteśmy wyjątkową organizacją, która dużą uwagę zwraca na postawę. Jej ocena stanowi 50% oceny rocznej każdego pracownika.


3 nowe wartości Banku Gospodarstwa Krajowego to: otwartość, zespołowość i odpowiedzialność

Maja: Jak teraz brzmią Wasze wartości?

Piotrek: Nowe wartości, czyli otwartość, zespołowość i odpowiedzialność są przede wszystkim wyższym poziomem poprzednich: profesjonalizmu, partnerskiej współpracy, zaangażowania. Do każdej wartości przypisany jest katalog zachowań, do którego ułożona jest skala. Na jej podstawie pracownik w prosty i szybki sposób wykona samoocenę przed spotkaniem podsumowującym ocenę roczną.

Maja: Czyli nie tylko pracownik określa przed oceną roczną, które jego działania wpisują się w daną wartość, ale też jest do tego kilkustopniowa skala oceny przypisana do każdej wartości. Bardzo dobre rozwiązanie z tą skalą. A na jakie etapy podzieliście plan komunikacji? Jakie były cele poszczególnych etapów?

Piotrek: Plan komunikacji zaplanowaliśmy na 3 etapy: znam, rozumiem, stosuję. Naszym celem było, aby pracownicy najpierw zapamiętali wartości, następnie je zrozumieli, a na koniec je stosowali. Do każdego z etapów przygotowaliśmy oddzielne działania i plan komunikacji.

Maja: Świetny podział z tym znam, rozumiem i stosuję. A co zaplanowaliście w tych etapach?

Piotrek: Pierwszy etap rozpoczęliśmy, tworząc zespół, który wypracował wartości. Pani Prezes ogłosiła je podczas wydarzenia online, na którym ogłoszono nową strategię, misję i wizję. Po wydarzeniu opublikowaliśmy je w intranecie na witrynie poświęconej nowej strategii, na tapecie PC, a na ekrany digital signage dodaliśmy animację. Zgodnie z planem nasze nowe wartości pracownicy mieli zawsze pod ręką.


Prezes BGK, Beata Daszyńska-Muzyczka podczas wirtualnego wydarzenia ogłosiła nową strategię biznesową banku oraz misję i wartości. Wydarzenie to dało początek do komunikacji nowych wartości organizacji

Drugi etap to Tydzień Wartości czyli wewnętrzna telewizja pt. #ToDziecinnieProste. Przygotowania do jej uruchomienia trwały ponad miesiąc. W tym czasie stworzyliśmy studio, przeprowadziliśmy casting wśród pracowników i ich dzieci na prowadzących wydarzenie, natomiast Pani Prezes postawiła przed pracownikami specjalne wyzwanie. Polegało ono na przygotowaniu przez pracowników w swoich jednostkach prezentacji na temat naszych bankowych wartości – jej forma miała być dowolna, a ich prezentacja miała nastąpić w naszym telewizyjnym studio. Zależało nam na tym, aby pracownicy zaangażowali się w ten projekt.

Maja: Studio tv – tego jeszcze na moim blogu nie było. Jak wyglądała komunikacja Tygodnia Wartości #ToDziecinieProste?

Piotrek: O Tygodniu Wartości poinformowała jako pierwsza Prezes banku w mailingu do pracowników. Po nim na witrynie poświęconej wartościom dodaliśmy szczegóły wydarzenia i castingu. Casting polegał na przesłaniu filmu, w którym pracownik lub jego pociecha mówi, czym dla niego jest otwartość, zespołowość i odpowiedzialność. Filmy z dziećmi był tak fantastyczne, że postanowiliśmy wykorzystać je później przy promocji wydarzenia na chwilę przed startem telewizji. W komunikacji posługiwaliśmy się hashtagiem #ToDziecinnieProste. Chcieliśmy nim zwrócić uwagę pracowników, że wartości uczymy się od dziecka, od dzieci ich również wymagamy. O Tygodniu Wartości szybko zrobiło się głośno w organizacji. A my chcieliśmy, aby ten tydzień był wesoły i … dziecinny.


Tydzień Wartości trwał 7 dni roboczych. Każdego dnia rano zaczynał się od programu tv na żywo

Maja: Ryzykowne to wykorzystanie dzieci, które są nieprzewidywalne, ale też słodkie w tej swojej spontaniczności. Jak wyglądał ten program tv?

Piotrek: Tydzień Wartości trwał 7 dni roboczych. Telewizja była transmitowana na żywo. Było to duże wyzwanie dla prowadzących: Asi i Mikołaja – pracowników banku oraz Martynki – 9-letniej córki naszego pracownika. Pierwsze 6. dni rozpoczynaliśmy od wywiadu Martynki z innym członkiem zarządu. Po wywiadzie pokazywaliśmy sondę wśród dzieci pracowników na temat naszych wartości.


Prowadzącą program tv była 9-letnia Martynka, córka jednego z pracowników banku. Wspierali ją prowadzący Asia i Mikołaj, pracownicy banku. Na zdjęciu od lewej prowadzący Mikołaj i Martynka oraz przepytywany członek zarządu, Radosław Kwiecień

Maja: Brzmi świetnie. A jakie zadania miały zespoły? Wspominałeś o tym, że Pani Prezes rzuciła im wyzwanie zespołowego przygotowania prezentacji.

Piotrek: Kolejny punkt naszego programu był poświęcony prezentacjom departamentów. Przez 6 dni departamenty z innego obszaru prezentowały, czym dla nich są nasze wartości. Muszę przyznać, że prezentacje były fantastyczne! Pracownicy dali popis swojej kreatywności. Jeden z departamentów przygotował np. teatrzyk kukiełkowy, inny napisał piosenkę na temat wartości. Było pięknie i różnorodnie. W prezentacjach nie zabrakło dzieci pracowników, które im pomagały przy tworzeniu materiałów. Na koniec wystąpień zespołów ogłosiliśmy konkurs na najlepiej departament, który w najciekawszy sposób zdaniem pracowników przygotował prezentację na Tydzień Wartości.


Zespoły dostały od Pani Prezes zadanie przygotowania prezentacji na temat wartości. Jeden z zespołów wymyślił teatrzyk kukiełkowy


Inny zespół „zatańczył” wartości

Maja: I co mnie zaskoczyło bardzo pozytywnie – do projektu zaprosiliście też seniorów – osoby, które przez wiele lat pracowały w Banku Gospodarstwa Krajowego, ale są już na emeryturze. Jakie mieli zadania?

Piotrek: Dokładnie tak! Ostatniego dnia wydarzenia oddaliśmy czas antenowy naszym seniorom, wolontariuszom, uczestnikom Banku Talentu oraz bractwom sportowym. Dzięki temu w Tydzień Wartości zaangażowaliśmy wszystkich pracowników banku. Siódmy dzień Martynka rozpoczęła wywiadem z przedstawicielką naszych seniorów. Był to wspaniały wywiad, w którym spotkały się 2 pokolenia. Nasi seniorzy nie zapomnieli również o przygotowaniu prezentacji. Wspaniałego i wzruszającego wywiadu udzieliła też jedna z naszych wolontariuszek. Tym razem pytania zadawała organizatorka programów wolontariackich – Asia Kuli. Ostatni dzień był po prostu inny. Wyjątkowy.


A tak wyglądała tapeta z nową strategią biznesową na pulpitach komputerów pracowników banku

Maja: Brzmi to jak jedna wielka mobilizacja wszystkich pracowników. A jak wykorzystaliście inne narzędzia komunikacji wewnętrznej? Co tu zaplanowaliście?

Piotrek: Przez cały czas korzystaliśmy z intranetu, gdzie zamieszczaliśmy wszystkie nagrania z naszej telewizji oraz ekranów digital signage. W stopce szablonów mailingowych, na ekranach drukarek oraz wygaszaczach komputerowych zamieściliśmy symbole naszych wartości. Dodatkowo na koniec Tygodnia Wartości wysłaliśmy podsumowujący newsletter. Pracownicy otrzymali również wlepki, które mogli nakleić na swoje laptopy.


O bieżących działaniach w ramach Tygodnia Wartości pracownicy dowiadywali się m.in. z newslettera

Maja: Intensywnie! To działo się w obszarze „znam” i „rozumiem”. A co zaplanowaliście w ramach obszaru „stosuję”?

Piotrek: W ostatnim etapie sprawdzaliśmy, jak pracownicy stosują się do wartości. Na samym początku postanowiliśmy wyróżnić tych, którzy są najlepiej oceniani przez pracowników i zarząd. Zorganizowaliśmy plebiscyty Filary Kultury (tu laureatów wskazują pracownicy) oraz Filary BGK (tutaj laureatów wskazuje zarząd). Wyróżniliśmy łącznie 12 pracowników. Swoje nagrody odebrali podczas corocznej gali Dzień Pracownika. Nagrody wraz z laudacjami wręczali członkowie zarządu.


Pracownicy mogli zgłaszać swoich kandydatów w firmowym konkursie Filary Kultury

Kolejnym krokiem jest proces oceny pracy, w której przełożony podsumowuje z pracownikami rok, ale nie tylko pod kątem realizacji celów zawodowych, ale również ich postawy w pracy. Ten etap zamknęliśmy z końcem stycznia 2022 roku.

Maja: A czy mierzyliście efekty tego projektu? Jak ocenili go pracownicy?

Piotrek: Wszystkie nasze działania mierzymy. Robimy to dlatego, żeby móc wyciągnąć wnioski na przyszłość. Pozwala to realizować kolejne projekty jeszcze lepiej. W wydarzeniu, gdzie ogłosiliśmy wartości, wzięło udział 85% wszystkich pracowników. W TV prezentowało się 60 departamentów. Jej oglądalność wyniosła 75% wszystkich pracowników. Po wydarzeniu zbadaliśmy wiedzę na temat wartości – 99% respondentów zna i rozumie wartości.


Projekt #ToDziecinnieProste był na shortliście European Excellence Awards 2021

Maja: WOW! Wyniki do pozazdroszczenia! A gdybyś miał podsumować ten projekt, co dał Wam? Nie tylko całemu bankowi, ale i Zespołowi Komunikacji Wewnętrznej i Tobie.

Piotrek: Było to wyjątkowe doświadczenie. Projekt pomógł organizacji zintegrować pracowników po pandemii. Pracownikom pokazał, w jaki sposób te same wartości rozumieją ich koleżanki i koledzy z zespołu, departamentu oraz z całego banku. Nam jako organizatorom uświadomił, że warto myśleć nieszablonowo i angażować pracowników. Wtedy projekt może nie jest #DziecinnieProsty, ale na pewno wyjątkowy i po prostu nasz. Dla mnie ten projekt był niesamowitym doświadczeniem.

Z tego miejsca chciałbym podziękować wszystkim, którzy byli zaangażowani w projekt: Asi Kuli, Magdzie Sopieli, Monice Grządzieli, Patrycji Tomaszewskiej, Karolinie Kiliszek, Mikołajowi Korchowowi oraz Martynce. Tego wszystkiego jednak by nie było bez otwartych na nasze pomysły szefowych: Edycie Blachowskiej oraz Izie Mościckiej – dziękuję zarówno za otwartość, wiarę w powodzenie projektu jak i wsparcie.

Maja: To ja biję głośne brawa! Nie tylko za pomysł, ale i za wyniki! Gratulacje! I bardzo dziękuję, że zgodziłeś się opowiedzieć o tym projekcie na moim blogu. Będę dalej śledziła Wasze kolejne akcje, którymi często chwalicie się na LinkedInie.  

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
szkolenia otwarte i kursy na platformie z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Grafiki: BGK