Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Reaktywna czy proaktywna – która komunikacja jest lepsza?

Na które podejście warto postawić w komunikacji wewnętrznej? Co możemy dzięki nim osiągnąć?

Możemy wyróżnić 2 podejścia do komunikacji wewnętrznej w zależności od przyjętej postawy.

Komunikacja reaktywna
Jeśli nasze podejście do komunikacji wewnętrznej jest reaktywne, oznacza to, że podejmujemy działania w reakcji na powstałe wydarzenia. Nie działamy aktywnie zanim do nich dojdzie, nie  wychodzimy z inicjatywą, nie przygotowujemy planów działań. Czekamy na pojawienie się danego wydarzenia i wtedy zastanawiamy się, co możemy zrobić.

Przykładem takiego podejścia jest sytuacja, kiedy zarząd zastanawia się, czy poinformować o wybranej kwestii pracowników. Z jakichś względów postanawia to przemilczeć. Informacja w okrojonym zakresie przedostaje się jednak do pracowników w sposób niekontrolowany. Powstają plotki na ten temat. Jeśli dopiero w tym momencie zarząd uzna, że poinformuje jednak pracowników, trudniej będzie nam sterować takim komunikatem i jego odbiorem. Zdarza się jednak tak – o zgrozo – że zarząd uznaje, że już nie warto informować oficjalnie pracowników, skoro i tak informacja przedostała się do nich w zniekształconej formie. Teraz możemy już tylko gasić pożary, tłumaczyć się, wyjaśniać to, co już i tak krąży po firmie w formie plotki. Nie mamy czasu na przemyślenie planu działania, musimy działać natychmiast. A skoro nie mamy czasu na przygotowanie się – często działamy w takiej sytuacji pod presją i nieskutecznie.

Jak wtedy reagują pracownicy? Widzą spóźnienie zarządu i działu komunikacji w reakcji. Mogą nie rozumieć, dlaczego nie poinformowano ich wcześniej oficjalnymi narzędziami. Taka sytuacja może rodzić kolejne plotki i domysły – być może zarząd chciał coś przed pracownikami ukryć. Trudno przy takim podejściu do komunikacji wewnętrznej budować zaufanie do kadry kierowniczej.

Komunikacja proaktywna
A teraz odwróćmy sytuację i przeanalizujmy, co mogłoby się wydarzyć, gdyby podejście do komunikacji wewnętrznej było w naszej firmie proaktywne. Możemy je także nazwać strategicznym.

Wiemy, że w firmie planowany jest projekt, zmiana czy wydarzenie. Wie o tym na razie zamknięta grupa osób zaangażowana w to organizacje tego przedsięwzięcia. Jako specjaliści od komunikacji wewnętrznej zostaliśmy włączeni w projekt, ponieważ odpowiadamy za przygotowanie planu komunikacji. Opracowujemy plan, który możemy przedstawić reszcie zespołu projektowego i skonsultować go z nimi. Mamy czas na zaplanowanie działań i opracowanie materiałów w poszczególnych narzędziach. Wiemy, co i jak będziemy komunikować. Wiemy, że zaplanowane działania zrealizują cel, jaki nam postawiono w tym zadaniu.

Rozpoczynamy informowanie pracowników. Monitorujemy ich reakcje, więc możemy na nie odpowiadać, jeśli powstają np. wątpliwości. Jeśli jakaś kwestia będzie wymagała doprecyzowania czy dodatkowego wytłumaczenia, jesteśmy w stanie sprawnie to zrobić, ponieważ znamy założenia projektu i osoby, które w nim uczestniczą, wiec szybko możemy zdobyć potrzebne informacje. W idealnej sytuacji mamy też opracowany FAQ, więc gdy tylko pada dodatkowe pytanie od pracownika, sięgamy do przygotowanej wcześniej ściągi.

Dzięki przygotowanemu wcześniej planowi, działamy strategicznie, a nie wymyślamy ad hoc, co zrobimy. Możemy w sposób przemyślany wesprzeć działania firmy, jej cele i realizowane projekty. Pracownicy mają poczucie, że nie muszą nasłuchiwać na korytarzach, co dzieje się w firmie i czekać na plotki. Wiedzą bowiem, że gdy wydarzy się coś istotnego, zostaną o tym poinformowani w oficjalny sposób. Mogą skupić się na pracy. Mają poczucie, że zarząd czuwa nad tym, co dzieje się w firmie i gdy zajdzie taka potrzeba, poinformuje ich o zmianach za pośrednictwem np. zespołu ds. komunikacji.

Którą opcję wybrać?
Powinniśmy budując swoją komunikacyjną pozycję w organizacji, dążyć do realizowania jak najczęściej proaktywnych działań. Wychodźmy z inicjatywą, pokazujmy osobom decydującym zalety takiego podejścia i wady braku działania czy działania ad hoc. Wtedy będziemy dla organizacji partnerem w zakresie komunikowania a nie tylko wykonawcą usług.

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga,
• newsletter – raz w tygodniu nowy wpis z bloga w Waszych skrzynkach e-mailowych (zapisy – prawa kolumna bloga, sekcja newsletter),
szkolenia z komunikacji wewnętrznej – terminy najbliższych szkoleń.

Fot. MB/Poznań