Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Regularna komunikacja wewnętrzna to nie 3 razy w tygodniu

Po artykule o transparentności (znajdziesz go tutaj), która jest 1 z 3 filarów komunikacji wewnętrznej, dziś czas na drugi filar – REGULARNOŚĆ. Na końcu czeka też na Was edytowalna matryca do pobrania do pracy nad tymi fundamentami.

Regularnie, czyli jak często?
Czym jest regularna komunikacja wewnętrzna? Regularnie, czyli ile razy w tygodniu? Czy to faktycznie ma aż takie znaczenie? Tak, ma, ale ważniejsze od tego, ile razy, jest to, co wtedy komunikujemy. Czyli wracamy do podstaw: nie ilość a jakość ma znaczenie.

Cofnijmy się jednak do definicji. Co to znaczy regularny? Słownik języka polskiego PWN mówi, że regularny to znaczy powtarzający się w ściśle określonych lub jednakowych odstępach czasu, wykonywany lub odbywający się według ustalonego planu i zgodny z określonymi regułami.
Dosyć szerokie jest to pojęcie.
 
To teraz pytanie do Was: czy komunikacja wewnętrzna w Waszych firmach pasuje do tej definicji? Czy jest zaplanowana? Czy odbywa się według reguł? Bo samo dystrybuowanie komunikatów to za mało. Wysyłanie 3 razy w tygodniu treści, na które nikt nie czeka, to marna komunikacja. Plan, reguły, zasady są też ważne, jeśli chcemy dobrze realizować ten fundament w komunikacji wewnętrznej.
 
W regularnej komunikacji nie chodzi tylko o częste publikowanie informacji w wewnętrznych gazetach czy intranetach. Regularna komunikacja wewnętrzna to nie regularne generowanie wielu treści. Generowanie treści, na które nikt nie czeka albo które nic nie wnoszą, to bardziej spamowanie niż komunikowanie.

Regularna komunikacja to generowanie właściwych treści. I tu dochodzimy to sedna tego fundamentu. Regularnie, czyli jak często? Nie znam odpowiedzi na to pytanie, ponieważ to nie ja jestem uczestnikiem procesu komunikacji w Waszych firmach. Zapytajcie więc tych, którzy w tym procesie są kluczowi. To nadawcy i odbiorcy, czyli pracownicy.
Podobnie jest z odpowiedzią na pytanie, co to znaczy właściwy content, na który pracownicy czekają. Zapytajcie się ich! Choć tu mogę podpowiedzieć, na co warto zwrócić uwagę. Pracownicy czekają na komunikaty ich dotyczące, czyli tzw. komunikaty z obszaru JA. Jeśli w Waszych komunikatach dany pracownik nie zobaczy siebie, elementów dla siebie, to nie będzie sięgał po takie treści. Dlatego nie mówicie o wielkich strategiach biznesowych czy firmowych wartościach – powiedzcie, co to oznacza dla pracownika, który na co dzień pracuje przy linii produkcyjnej lub dla osoby, która przez 8h siedzi przed komputerem. Przygotuję o tym oddzielny wpis.  

Czy Twoja komunikacja jest regularna?
To teraz, gdy mamy już definicję regularnej komunikacji w firmie, odpowiedzcie sobie na pytanie: czy w Waszych firmach komunikacja wewnętrzna jest regularna? Macie plan na nią? Jest powtarzalna częstotliwość? Są treści odpowiedniej jakości? Są treści z perspektywy JA? Jeśli tak, to super, ale i nawet wtedy polecam Wam rzucić okiem na moje podpowiedzi poniżej, na co warto zwrócić uwagę, gdy chcemy usprawnić ten fundament komunikacji wewnętrznej.

Aby popracować na regularnością komunikacji w firmie, powinniśmy przeanalizować ją w 4 obszarach:
•    narzędzia (czy są regularnie wykorzystywane; czy pracownicy je znają i regularnie z nich korzystają; czy narzędzia są regularnie modyfikowane, czyli dopasowywane do zmieniającej się sytuacji w firmie i za oknem np. pandemia; czy są regularnie promowane i czy jest prowadzona regularna edukacja na temat ich możliwości; badanie ich stanu także powinno być regularne)
•    przekaz (czy masz zdefiniowaną regularność w kontekście przekazu; czy jest on regularnie dystrybuowany, według planu, na czas, regularnie powtarzany i sprawdzany; czy odpowiada na oczekiwania odbiorców – tu jest JA)

•    uczestnicy (w tej części oceń, jak wygląda regularność w komunikacji góra-dół, dół-góra, także komunikacja pozioma między np. zespołami; zastanów się, czy jest regularna obecność w komunikacji kluczowych osób z kadry kierowniczej; czy pracownicy są stale angażowani w komunikację; czy dzielą się informacjami i wiedzą; czy ich potrzeby są badane)
•    proces (czy procesy komunikacji są spisane i regularne wykorzystywane, sprawdzane i mierzone, by potem je odpowiednio modyfikować, dopasowując do sytuacji, np. w trakcie pandemii)

Mam nadzieję, że udało mi się pokazać Wam, że regularność w komunikacji to ważny fundament i że pod tym prostym słowem kryje się zdecydowanie więcej niż tylko publikowanie komunikatów 3 razy w tygodniu w wewnętrznych mediach. Jeśli jednak Wasza regularność sprowadza się do komunikacji 3 razy w tygodniu, być może tu leży problem jej niskiej efektywności.

A do pracy nad tym i pozostałymi fundamentami komunikacji, możecie użyć mojej edytowalnej matrycy, która czeka na Was tutaj.

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
szkolenia otwarte z komunikacji wewnętrznej (także online)
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

fot. Pixabay.com