Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Jak zorganizować rewitalizację intranetu? Jak podejść do zmian, by efekt naszych działań odpowiadał na realne zapotrzebowania pracowników?
Zapraszam do prześledzenia drogi, którą warto przejść, rewitalizując intranet.

1.    Nie zgaduj, czego chcą pracownicy. Nawet jeśli kilka osób zasugerowało Ci na przestrzeni ostatnich tygodni czy miesięcy, że warto wprowadzić konkretną funkcjonalność i byli w tym bardzo przekonujący, nie znaczy to, że większość pracowników też by ją chciała, że będzie ona użyteczna i usprawni pracę zespołów w zakresie komunikacji.
2.    Zapytaj pracowników, jakich zmian oczekują. Intranet to także narzędzie do ich pracy, więc powinien spełniać ich oczekiwania i wspierać ich codzienną pracę. Oni najlepiej wiedzą, jakie zmiany będą pożądane i dlaczego warto je wdrożyć. Warto poświęcić czas na zorganizowanie chociaż prostego i szybkiego audytu komunikacji wewnętrznej w zakresie intranetu i/lub badań fokusowych, na które zaprosimy przedstawicieli kilku różnych zespołów firmy. Warto też wcześniej samemu poznać najnowsze trendy w zakresie intranetów, by móc pracownikom podpowiedzieć nowe rozwiązania.
3.    Gdy poznasz wyniki audytu komunikacji czy badań fokusowych, odpowiedzi na pytanie, jakie zmiany trzeba wprowadzić w obszarze intranetu, przyjdą same. Wystarczy je spisać i przeanalizować realność wdrożenia.
4.    Na podstawie uzyskanych wyników, sprawdź, czy oczekiwane zmiany wpisują się w strategię komunikacyjną i strategię biznesową firmy. Czy może wychodzą poza strategię komunikacji i zahaczają o strategię employer brandingu czy HR? Spójrz na wyniki z szerszej perspektywy i zastanów się, kogo jeszcze mogą te wyniki zainteresować, które zespoły powinny je poznać, dla kogo zebrane od pracowników opinie mogą być cenne.
5.    Spisz, które elementy zostaną wdrożone w nowej wersji intranetu, które wymagają rewitalizacji, a które należy zamknąć. Dobrze opisz nowe funkcjonalności. Wyceń tę pracę. Określ nie tylko budżet, ale i harmonogram prac.
6.    Pozostaje podjęcie decyzji, kto będzie odpowiadał za taką rewitalizację, kto znajdzie się w zespole projektowym, czy może konieczne będzie zatrudnienie do współpracy firmy zewnętrznej.
7.    Po wdrożeniu zmian, zanim ogłosić sukces, sprawdź na wybranej grupie kilku osób, czy wszystko działa i jest intuicyjne w korzystaniu.

Na co warto zwrócić uwagę, realizując projekt rewitalizacji intranetu
Przeanalizowanie poniższych zagadnień pomoże w dobrym zorganizowaniu prac nad nową wersją intranetu:
•    Określ cel rewitalizacji i cel, jaki stawiasz temu narzędziu po wprowadzeniu zmian.
•    Określ sposoby ewaluacji skuteczności i efektywności działania narzędzia po rewitalizacji.
•    Przygotuj plan komunikacji, podczas którego poinformujesz wszystkich użytkowników o wprowadzonych zmianach. Pamiętaj, by odwołać się do audytu – warto wtedy zaznaczyć, że np. dana funkcjonalność została wdrożona, ponieważ oczekiwała jej większość pracowników. To daje pracownikom poczucie sprawczości i pokazuje, że firma faktycznie ich słucha i jest zainteresowana poznaniem ich zdania i pomysłów usprawnień pracy.
•    Na start nowego intranetu przygotuj samouczki, opisy nowych funkcjonalności, wideo itp.
•    Zorganizuj grupę testerów wprowadzonych zmian zanim odasz nowy intranet w ręce wszystkich użytkowników.

Cechy dobrego intranetu
Aby zmieniony, nowy intranet pasował do obecnego wieku, czyli był web 2.0 powinien zawierać kilka ważnych elementów. Rozważ, czy Twoja firma jest gotowa do wprowadzenia takich funkcjonalności. To, że są one sugerowane przez specjalistów od intranetów i komunikacji wewnętrznej, nie oznacza, że każda firma powinna je mieć. W niektórych organizacjach po prostu nie sprawdzą się albo nie ma tam dla nich jeszcze właściwej przestrzeni.
Co oznacza dobry intranet? To narzędzie, które jest atrakcyjne (pod względem treści, formy, stylu, layoutu itp.) i przede wszystkim użyteczne dla odbiorców.

Tworząc intranet, warto wziąć pod uwagę następujące aspekty i funkcjonalności:
1.    Możliwość publikacji w intranecie przez wszystkich jego odbiorców (warto wydzielić przestrzeń, gdzie pracownicy mogą publikować własne newsy, ogłoszenia, gdzie zespoły mogą zakładać swoje strony itp.), a także określić ścieżkę publikacji np. newsów na stronie głównej.
2.    Każdy pracownik jest twórcą i jednocześnie odbiorcą treści.
3.    Możliwość implementacji plików audio i wideo.
4.    Możliwość komentowania udostępnianych treści, możliwość dzielenia się nimi.
5.    Wersja mobilna, responsywana intranetu.
6.    System powiadomień o nowych publikacjach wraz z możliwością zapisania się na konkretne alerty.  
7.    Miejsce do dzielenia się wiedzą wśród pracowników (np. wiki).
8.    Miejsce, gdzie grupy zainteresowań mogą wymieniać się ważnymi dla nich informacjami.
9.    Dobra wyszukiwarka dokumentów, projektów, newsów, pracowników i kontaktów do nich.
10.    Książka adresowa wraz ze strukturą firmy oraz wyszukiwarką.
11.    Personalizowane profile pracowników, gdzie oprócz danych kontaktowych mogą napisać kilka słów o sobie.
12.    Personalizowany intranet lub jego strona główna (pracownik sam decyduje, które moduły chce widzieć lub część modułów jest obowiązkowa i widzą je wszyscy, a pozostałe elementy każdy pracownik dobiera według uznania i zapotrzebowania).
13.    Intranet jako narzędzie ułatwiające współpracę a nie tylko do pobierania dokumentów. Połączenie z innymi systemami firmy (intranet jako workflow).
14.    Intranet jako miejsce, gdzie można znaleźć ekspertów, którzy pokazują swoją wiedzę, dzielą się nią.
15.    Przestrzeń do gromadzenia know-how firmy.
16.    Możliwość poznania innych pracowników także od strony prywatnej (integracja).

Co dopisalibyście do tej listy?
Zapraszam także na Facebooka bloga, gdzie można śledzić kolejne wpisy.

Fot. Bartek & Michasia/ Złotniki Lubańskie