Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

To wpis z dedykacją dla jednego z moich ostatnich klientów. Podczas całodniowego spotkania, podczas którego móżdżyliśmy się nad nową strategią komunikacji wewnętrznej w ich firmie, padł temat roadshowów, na które chcieliby wysłać zarząd i tego, jak dobrze zorganizować takie wizyty. Wtedy też w mojej głowie pojawił się pomysł na ten wpis.

Czy roadshowy są skuteczne?
Według corocznego badania stanu komunikacji wenwętrznej State of the Sector (więcej o wynikach tego badania możecie przeczytać tutaj: Najskuteczniejsze narzędzia komunikacji wewnętrznej – wyniki badania State of the Sector 2019) konferencje, roadshowy czy townhalle dla wszystkich pracowników są bardzo skuteczne. 85% badanych wskazało to rozwiązanie jako bardzo efektywne i całkiem efektywne. Jeszcze więcej osób, bo aż 88%, wybrało to rozwiązanie, ale jako dedykowane tylko kadrze kierowniczej. Komunikacja bezpośrednia jest bardzo skuteczna. Oczywiście jeśli takie spotkanie jest dobrze zorganizowane i przemyślane.

Więcej informacji o wynikach ostatniego badania State of the Sector znajdziecie tutaj

Jak dobrze zorganizować roadshow?
Roadshow to wizyty – zazwyczaj najwyższej kadry kierowniczej – w oddziałach firmy. Choć pewnie można uznać, że zaplanowane wizyty w kolejnych departamentach centrali to także roadshow.
Aby takie spotkania wypadły dobrze, warto odpowiednio wcześniej zabrać się za ich zaplanowanie. Pójścia na żywioł zdecydowanie nie polecam. Ani odwiedzjący ani odwiedzani mogą nie czuć się komfortowo i spotkanie może wypaść blado. Szkoda czasu.

Aby zwiększyć nasze szanse na sukces, warto zwrócić uwagę na kilka kwestii:
1.    Odwiedzający – zacznijmy od ustalenia, kto ma wybrać się w takie tournée po regionie. Czy tylko prezes, a może cały zarząd i wtedy można ich podzielić, tzn. jednego wysłać do jednej lokalizacji, kolejnego do innej.

2.    Cel spotkania – konieczne jest określenie, po co organizujemy takie spotkanie. Być może zorganizowaliśmy audyt komunikacji wewnętrznej i pracownicy powiedzieli nam w nim, że oczekują większej widoczności i obecności zarządu w komunikacji. A może chcemy budować wizerunek zarządu albo poprawić stopień doinformowania pracowników lub zebrać informacje zwrotne od nich. Koniecznie określmy cel takiego roadshowu i mówmy o tym zarówno odwiedzającym, jak i odwiedzanym.  

3.    Rodzaj spotkania – powinniśmy też określić, jak będzie wyglądało takie roadshowowe spotkanie. Czy będzie to wyciągnięcie pracowników od pracy i zamknięcie ich z prezesem w sali, gdzie na spokojnie będą mogli porozmawiać. Czy może wyznaczymy miejsce na hali fabryki i zaprosimy chętnych. A może zaplanujemy przechadzkę prezesa po firmie i tylko uściski dłoni i krótkie wymiany zdań. Warto też zastanowić się, co to ostatnie nam da.

4.    Harmonogram – planując terminy, warto uwzględnić wydarzenia w miejscach, które kadra kierownicza ma odwiedzić podczas roadshowu. U nas w centrali może się akurat nic nie dziać, ale w regionie może to być czas wzmożonej pracy lub mogą mieć zaplanowane inne ciekawe wydarzenie, które ich w tym czasie pochłonie.  

5.    Przygotowanie scenariusza – bardzo polecam poświęcenie czasu i energii na przygotowanie dobrego, kompletnego i szczegółowego scenariusza, gdzie zaplanujecie krok po kroku, co będzie się działo wraz z rozpisaniem osób, ich roli, czasu i miejsca.

6.    Przygotowanie odwiedzających – warto też poświęcić czas na omówienie wizyty z osobami, które pojadą na roadshowy. Koniecznie trzeba zaplanować, co będzie działo się na miejscu (tu pomocny będzie ww. scenariusz), czy będą materiały towarzyszące np. prezentacja, jakie pytania mogą paść – warto przygotować się na nie wcześniej. Jest też do zaplanowania i omówienia logistyka takich wyjazdów. Być może członkowie zarządu będą też potrzebowali mini szkolenia, aby poczuć się pewniej podczas takiego spotkania.

7.    Materiały towarzyszące – aby ułatwić kadrze przejście przez takie spotkanie, ale też pracownikom udział w nim, rozważcie przygotowanie np. prezentacji, przez którą podczas takiego roadshowowego spotkania przejdzie zarząd. Mamy wtedy też większą pewność, że wszyscy członkowie zarządu w różnych lokalizacjach będą mówić to samo albo chociaż wg takiego samego schematu. Będzie im łatwiej. A może zabiorą ze sobą inne materiały, np. ulotki, gadżety, ankiety itp. To musimy zaplanować w zależności od celu spotkania i naszego pomysłu na jego przebieg.

8.    Promocja spotkania – koniecznie musimy zadbać o poinformowanie pracowników, że takie spotkanie będzie miało miejsce. Nawet jeśli będzie to tylko przechadzka prezesa po firmie i kurtuazyjne przywitanie się i podanie ręki, warto by pracownicy byli przygotowani. Po pierwsze po to, aby dowiedzieli się wcześniej, jak wygląda zarząd, aby nie było wpadki, że nie wiedzą, z kim się witają (uwierzcie mi, na szkoleniach wciąż słyszę o takich przypadkach, sama też znam kilka historii z mojego podwórka). Ale również po to, aby zmniejszyć zaskoczenie pracowników, gdy prezes zawita w ich progi. Ostatnio podczas Jarmarku Wielkanocnego wpadłam na polityka Leszka Millera.

To ostania osoba, której spodziewałabym się w niedzielne południe pod Poznaniem na jarmarku. Gdyby mnie ot tak zagadał, jak robił to z innymi osobami, podejrzewam, że przez zaskoczenie nie byłabym w stanie nic powiedzieć, oprócz dzień dobry. Dlatego uprzedźcie Waszych pracowników o planowanej wizycie.
Do promocji takiego wydarzenia warto też zaangażować szefów pracowników, którzy zostaną odwiedzeni. Będą mogli odpowiadać na pytania podwładnych dot. tego spotkania, budować swoją pozycję i pewnie też będą zaangażowani w organizację przedsięwzięcia i obecni podczas jego realizacji.

9.    Przebieg spotkania – to warto dobrze opisać w scenariuszu: ile potrwa, jakie będzie miało etapy, kto i kiedy, co robi i dlaczego itd. Pamiętajmy o celu takiej wizyty.

10.    Pytania od pracowników – jeśli zdecydujemy się na dialog z pracownikami podczas roadshowu (polecam!), nie dość, że warto zaplanować FAQ (opisuję poniżej), ale także warto uprzedzić pracowników i zarząd o takiej formie spotkania. Niech pracownicy zastanowią się, jakie chcieliby zadać pytania. Być może warto zebrać je od nich wcześniej, aby nie obawiali się zapytać wprost podczas spotkania, ale też po to, aby dać sobie czas na przygotowanie odpowiedzi. Tylko niech zarząd nie czyta tych odpowiedzi! Bo wyjdzie sztucznie.

11.    FAQ – niezbędne będzie przygotowanie potencjalnych pytań, które mogą paść podczas takiego spotkania i odpowiedzi na nie. Wiele takich pytań możemy przewidzieć. Tak, pytanie o premie i podwyżki też uwzględnijcie.  

12.    Towarzyszenie – warto, abyśmy my także zaangażowali się w udział w spotkanie. Nie tylko je organizowali, ale także pojechali na miejsce i czuwali nad jego przebiegiem. Zbierzemy nowe doświadczenia, aby jeszcze lepiej zorganizować kolejny roadshow.

13.    Relacja z wydarzenia – warto także przygotować relacje z roadshowu, aby pokazać pracownikom, jak to wyglądało, jak przebiegało i jakie były jego efekty. Wypowiedzi obu stron spotkania powinny znaleźć się w takich relacjach.

Co dodalibyście do tej listy? Co się sprawdza u Was podczas roadshowów? Dajcie znać na Facebooku bloga lub komentarzach poniżej.
A tutaj dla przypomnienia mój artykuł o tym, jak zorganizować townhall: Przemyśl organizację town hall meeting. To inny rodzaj spotkania, ale część podpowiedzi sprawdzi się także podczas roadshowu.

Fot. Pexels.com