Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Jak pewnie wiecie, budowanie strategii to ja. Robię to chętnie, non stop i wciąż szukam nowych rozwiązań w tym obszarze. Czasami słyszę od Was, że cele bierzecie ot tak z głowy. Głowa jest ok, ale te cele powinny zostać wygenerowane z głowy na podstawie konkretnych działań, a nie jako wróżenie z fusów czy szklanej kuli. Skąd więc wziąć cele do strategii? Przybywam z podpowiedziami.

Cele w strategii komunikacji wewnętrznej
Zacznijmy jednak od początku. Czym są te cele w strategii? Cele w strategii to nasze światełko (albo światełka, jak wolicie) w tunelu, do którego chcemy dojść. To parasol spinający nasze komunikacyjne działania, które mamy wykonać, by usprawnić komunikację i by pchnąć ją do przodu we właściwym kierunku. Do nich dobieramy cele operacyjne, czyli naszą taktykę realizacji tych celów, ale o tym innym razem.  

Waga celów strategicznych
Cele są kierunkowskazem dla naszych działań. Więc ich prawidłowe zdefiniowanie jest bardzo ważne. Nie można ot tak ich sobie wymyślić i działać. Tzn. można, ale pytanie, gdzie Was to zaprowadzi i czy macie czas i pieniądze na takie eksperymenty. Bo niekoniecznie zaprowadzi Was ta droga do usprawnienia komunikacji wewnętrznej.

Mam zasadę, że nie pracuję nad strategią z firmami, które nie wiedzą, na czym stoją w komunikacji, tzn. nie zbadały tego. Przez te odmowy przeszło mi koło nosa pewnie kilka projektów, ale nie wyobrażam sobie wypracowywać rozwiązań usprawniających, podpisywać się pod nimi i patrzeć potem, jak niewiele w firmie zmieniają, bo cele były oparte na błędnych przesłankach. Tak jest, kiedy bazujemy na „wydaje nam się, że…”, „podejrzewamy, że…”. To nie dla mnie. Ja poproszę konkrety – zebrane i przeanalizowane opinie dużej grupy pracowników.

Od tego są badania i to one dają podstawy do definiowania celów komunikacji wewnętrznej. To w wynikach badania widać, co działa, a co nie i czym trzeba się zająć, by to zmienić.   

Skąd brać cele do strategii
To teraz konkrety. Cele do strategii komunikacji wewnętrznej formułujemy:

1.    z diagnozy stanu komunikacji wewnętrznej – co warto tu zrobić:
•    wykonać analizę SWOT
•    przeanalizować grupy docelowe (robimy persony lub matrycę odbiorców)
•    przeanalizować dostępne narzędzia komunikacji (tu robimy matrycę narzędzi)
•    sprawdzić, co wyszło w innych badaniach (np. HR, EB, PR, kultury organizacyjnej itp.)
•    rzucić okiem na trendy
•    jeśli możemy, robimy benchmark (czyli porównujemy się do innej firmy maksymalnie podobnej do naszej)
•    i klucz: robimy badanie (audyt komunikacji wewnętrznej)

Jeśli chodzi o audyt, to najlepszy jest pełen audyt, który u mnie składa się z 4 części:
•    analiza desk research (zazwyczaj narzędzi)
•    badanie jakościowe (wywiady indywidulane lub grupy fokusowe)
•    executive interviews (badanie jakościowe z kadrą kierowniczą)
•    badanie ilościowe (ankiety)

I po takiej analizie – szczególnie mając wyniki badania komunikacji wewnętrznej – bardzo dobrze widać, co jest do poprawy. Bierzemy te problemy czy wyzwania i zamieniamy na cele strategiczne. To dla mnie najważniejsza droga do ich prawidłowego formułowania.

To teraz zestawcie sobie to z celami formułowanymi z głowy na zasadzie „wydaje nam się, że…”.  Nawet jeśli w tej głowie jest dużo, to na pewno nie tyle, co daje taka profesjonalna diagnoza.

2.    ze strategii biznesowej firmy – kolejny ważny punkt to strategia biznesowa firmy (jeśli jest, bo z tym też różnie bywa). Sprawdzamy, co w niej jest, jakie są główne założenia i kierunku rozwoju firmy. I koniecznie pod te cele biznesowe dopasowujemy nasze cele. Tzn. wszystkie cele komunikacji wewnętrznej powinny być spójne ze strategią biznesową firmy. To nie może być tak, że my w komunikacji robimy swoje, a biznes idzie w innym kierunku. Nie po to nas zatrudnili.

To, co robi każdy dział, powinno przyczyniać się do realizacji tej strategii. Wiem, że na pierwszy rzut oka może Wam się wydawać, że ciężko to połączyć. Poświęćcie temu czas i na pewno takie połączenia znajdziecie.

Z tych dużych celów biznesowych bierzemy też cele do naszej strategii komunikacji wewnętrznej. Np. jeśli firma przechodzi transformację digitalową i obejmuje ona wiele działów i procesów, to my w naszej strategii komunikacji też możemy (a nawet powinniśmy) to wpisać, nawet jeśli nie wynika to z diagnozy. Czyli cele dla biznesu wpływają na cele strategii komunikacji wewnętrznej.
   
3.    ze szklanej kuli – jest jeszcze trzecia opcja stawiania celów do strategii komunikacji wewnętrznej, której nie polecam, choć wiem, że czasami jest stosowana. Różne nazwy przybiera, nazwijmy ją na potrzeby tego wpisu: cele strategii komunikacji wewnętrznej wyczytane ze szklanej kuli. To właśnie tu jest „nam się wydaje, że u nas w komunikacji nie działa to i to” albo „podejrzewamy, że chodzi o to” i moje ulubione: „ale my wiemy, co u nas nie działa”.

Tak, wiem, sporo pewnie wiecie, ale wróćcie jeszcze raz do p. 1 – wiecie to wszystko? Przeanalizowaliście w głowie to wszystko? Na podstawie tego wyciągnęliście wnioski? Jeśli nie, to coś tam wiecie, ale można zdecydowanie wiedzieć więcej. A nawet warto, by postawić właściwe cele. Takie, które gdy je zrealizujecie, faktycznie poprawią stan komunikacji wewnętrznej. Tego punktu nie polecam. Nr 1 i 2 są obowiązkowe.

Dodatkowa lektura: Jak połączyć komunikację wewnętrzną ze strategią firmy.

Do pomocy
A gdybyście chwili dowiedzieć się więcej o tym, jak prowadzić badania, to zapraszam na moje szkolenie z audytu komunikacji wewnętrznej. Mam też szkolenie z budowania strategii, gdzie jest bardzo dużo przykładów działań firm. Kalendarz szkoleń jest tutaj. A jeśli szukacie wsparcia w wykonaniu audytu i zbudowaniu strategii, polecam się do współpracy. Więcej o mnie tutaj. Audyty i strategie robiłam m.in. dla takich firm:

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
• szkolenia otwarte z komunikacji wewnętrznej (także online)
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Fot. główne: Pixaba.com; grafika: Przecinek.com