mar
5
2015
Skrzynka pytań w firmie – jak ją zorganizować?
Skrzynka pytań w firmie to narzędzie służące komunikacji dół-góra, czyli skierowanej od pracowników w kierunku kadry zarządzającej.
Może mieć formę elektroniczną – czyli pytania przesyłamy na wskazany adres mailowy lub zostawiamy w dedykowanym miejscu poprzez zalogowanie się. Może też mieć formę bardziej tradycyjną w postaci metalowej skrzynki na listy czy odpowiednio oznaczonego kartonowego pudełka wywieszonego w wybranym miejscu w firmie.
Jak dobrze zorganizować skrzynkę pytań?
- Jeśli decydujemy się na klasyczne rozwiązanie i wieszamy skrzynkę w biurze, zastanówmy się, gdzie powinna być umieszczona i w jakiej liczbie. Nie polecam miejsc, gdzie wszyscy widzą, kto wrzuca liścik do skrzynki (chyba, że mamy wysoce otwartą kulturę organizacyjną w firmę i nikt nie będzie obawiał się zostawić trudnego pytania w skrzynce, w co wątpię). Warto ulokować ją w takim miejscu, gdzie można swobodnie, anonimowo, bez większego skrępowania wrzucić do niej pytanie.
- Dobrze oznaczmy skrzynkę pytań – niech będzie widoczna i niech nikt nie ma wątpliwości, patrząc na nią, do czego służy. Niech zachęca sama sobą do wrzucania pytań. Czyli dobrze byłoby, aby znalazło się na niej kilka słów wyjaśnień w postaci np. hasła. Warto także zaznaczyć, gdzie można znaleźć szersze informacje na temat działania skrzynki pytań, bo takie narzędzie komunikacji powinno mieć prosty regulamin.
- Jeśli zdecydujemy się na zbieranie pytań drogą mailową, nie zmuszajmy pracowników do wysyłania maila bezpośrednio na adres mailowy konkretnej osoby. Lepsze jest stworzenie aliasu@. Oczywiście każdy użytkownik skrzynki pocztowej zdaje sobie sprawę z tego, że za każdym aliasem mailowym jest człowiek, ale starajmy się niwelować bariery psychologiczne, które mogą powstrzymać pracownika przed zadaniem pytania.
- Uruchamiając wersję mailową, warto ustawić autorespondera (oczywiście lepszym rozwiązaniem byłoby odpowiadanie osobiście na każdego nadesłanego maila, ale przy dużej liczbie pytań, może to być uciążliwe). W autoresponderze warto napisać, że dziękujemy za nadesłane pytanie, dodajmy, gdzie znajdzie się odpowiedź na nie i kiedy.
- Warto, aby nasza skrzynka pytań miała regulamin. Najlepszym miejscem do jego publikacji wydaje mi się intranet (lub repozytorium dokumentów), gdzie każdy może w niegraniczony sposób sprawdzić, jakie zasady panują przy użyciu tego narzędzia komunikacji. W przypadku, gdy mamy grupę pracowników, którzy nie mają dostępu do intranetu, można reguły komunikacji zawrzeć w magazynie firmowym, umieścić na tablicy informacyjnej czy w trakcie promocji skrzynki pytań opisać zasady na plakatach czy ulotkach.
- Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby w firmie funkcjonowały obie wersje - elektroniczna i tradycyjna.
Kiedy warto wdrożyć skrzynkę pytań:
- gdy nie mamy innych narzędzi komunikacji wewnętrznej relacji dół – góra,
- gdy chcemy usprawnić komunikację pracowników z kadrą zarządzającą,
- gdy chcemy poznać wątpliwości, problemy i sugestie pracowników,
- gdy chcemy dać pracownikom poczucie, że ich zdanie i opinie są dla firmy ważne,
- gdy wprowadzamy zmiany i chcemy rozwiać wątpliwości,
- gdy kontakt z kadrą kierowniczą jest utrudniony/ograniczony dla szeregowych pracowników,
- czy pracownicy obawiają się pytać wprost,
- gdy inne narzędzia komunikacji dół – góra zawiodły,
- gdy mamy otwartą kulturę komunikacji i nie boimy się odpowiadać na trudne pytania.
Zapraszam także na Facebooka bloga.
Fot. MB/Indie, Mumbai